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Erstdatenimport - Neuanlage Personal

Zum Erstdatenimport aus Ihrem Altsystem stellt rexx eine aus Ihrem HR zu generierende Liste zur Verfügung. Diese ist für den Import zwingend zu nutzen.
1. Zusammenspiel rexx Personal / user Setup Importfunktion

Der automatische rexx-Stammdatenimport spielt direkt mit den Setups zusammen. Es können nur Felder importiert werden, die sich im Setup befinden (weil die Importroutinen das Setup durchlaufen)!

Sollen beim initialen Import Personal-Felder importiert werden, die nicht im rexx Standard-Setup-Template enthalten sind, muss zunächst das Setuptemplate also zunächst um diese Felder erweitert werden.
2. Wichtiges beim Erstellen der Importdatei
Achtung!

Es dürfen auf gar keinen Fall in der erzeugten rexx Import-Datei manuell Spalten gelöscht, verschoben oder hinzugefügt werden. Dies wird unweigerlich zu Validierungsfehlern (sh. dazu weiter unten) der Importroutine führen, so dass der Import nicht durchgeführt werden kann.

Wichtig ist zudem, dass nach den letzten Zeilen der Ihrerseits befüllten Importdatei auch wirklich nichts mehr folgt. Bei Excel kann es vorkommen, dass trotz Löschung noch unsichtbare Teil-Daten zurückbleiben. Dann erkennt der rexx Import nicht das wirkliche Dateiende und es folgt i. d. R. wieder die Meldung eines Validierungsfehlers.

Daher prüfen Sie bitte vor Übersendung an rexx nochmals die Exceldatei, markieren unterhalb der letzten befüllten Zeile ca. 100 Leerzeilen, entfernen diese via "alles löschen" und Speichern anschließend. So stellen Sie sicher dass dort kein versteckter 'Datenmüll' liegt.
3. Importdatei: Leitungsposition, Benutzername, Passwort, Email, Personalnummer

Oben genannte Spalten sind keine Pflichtfelder. Sie müssen nur befüllt werden, wenn die Werte, die nach dem jeweiligen Setup ("Schema") automatisch gebildet werden, überschrieben werden sollen. Bei "Leitungsposition" ist das Regelwerk so, dass wenn in der Importdatei nichts eingetragen wurde, der Wert "Leitungsposition" aus der zugeordneten Jobfamilie übernommen wird.
4. Jobfamilien

Die Jobfamilie ist eine von Ihnen via Listenwerten zu befüllende Pflichtspalte in der Importdatei. Bevor es mit dem Import losgehen kann, müssen die Jobfamilien also in rexx definiert sein, da sie sonst nicht in der Importdatei erscheinen. Das Einpflegen der Werte erfolgt durch den Kunden.

Auch wenn Jobfamilien aktuell noch keine Rolle in Ihrem System spielen sollten, sollten mindestens zwei Jobfamilien im System hinterlegt werden.

Hintergrund: In der Jobfamilie kann das Feld "Leitungsposition ja/nein" gesetzt werden. Steht dieses auf "ja", bedeutet dies, dass alle aus der Jobfamilie generierten neuen Stellen den Wert "Leitungsposition=ja" erben. Damit werden die Stelleninhaber automatisch zu Vorgesetzten. Dies erleichtert später die Arbeit im System, da bei neu angelegten Stellen nicht mehr daran gedacht werden muß, hier Leitungsposition=ja zu setzen.

Es sollte von Beginn an also mindestens zwei Jobfamilien in Ihrem rexx HR geben: Eine mit Leitungsposition=ja und eine mit Leitungsposition=nein.
5. Stellen

Die Stellenbezeichnung ist in der Importdatei eine optionale Spalte. Wird sie nicht befüllt, benennt die Importfunktion die Stelle automatisch exakt so, wie die Jobfamilie heißt. Ist das System mehrsprachig, wird je Sprache eine Spalte in der Importdatei erzeugt. Die Stelle wird gem. der Spezifikation der Jobfamilien zu einer Leitungsstelle oder eben nicht.
Hinweis: Ein in der Importspalte "Leitung" eingetragener Wert überschreibt die Spezifikation der Jobfamilie.
6. Befristung

Die Felder "Befristung" und "Befristungsgrund" gehören zu den Systemfeldern der Setup-Templates. Daher erscheinen diese - als optionale Angaben - von vornherein in der aus rexx HR erzeugten Importdatei.
Achtung!

Wird im Setup-Template für die "Befristung" von Ihnen ein Regelwerk hinterlegt - z.B. 12 Monate - so wird aufgrund dieser Regel dann im ausgeführten Setup via rexx Bubble > "Neues Personal" ein Datum berechnet. Beim Anlegen neuen Personals wird für die Befristung dann also keine Zahl/Zeiteinheit dargestellt, sondern ein konkretes Datum (das natürlich überschrieben werden kann). Von daher muss in der "Befristungs"-Spalte der Importdatei ebenfalls ein Datum gesetzt werden (kein Pflichtwert). Bleiben die Befristungsspalten der Importdatei leer, so berechnet sich die Befristung gem. der o.a. Festlegungen im zugehörigen Setup.
7. Probezeit

Die Probezeit wird nicht als Erfassungsspalte in der Importdatei angeboten. Ebenso wenig steht sie als eigenes Feld im Setup zur Verfügung. Die Probezeit wird beim Setup "Neues Personal" automatisch gem. des Regelwerks des zugehörigen Setup-Templates berechnet.
8. Import durchführen

Bevor die rexx Importdatei erzeugt wird, müssen die Setups, die Orgeinheiten/Orgtree sowie die Jobfamilien im System hinterlegt sein.

rexx erzeugt dann für Sie die Importdatei. Diese enthält alle Felder der in rexx hinterlegten Setup-Templates als Spalten. Zudem werden für bestimmte Spalten der Importdatei (z.B. Personal Setup, Organisation, Jobfamilie sowie alle Selectboxfelder) sog. "List-Values" erzeugt, welche dann in Form einer Auswahlliste in der übersandten Datei wählbar sind.

D.h. beim Befüllen der Excel-Datei muß in diesen Feldspalten einer der vorgegebenen Werte gewählt werden.
Wichtig! Die Importroutine validiert gegen diese Listenwerte und lehnt den Import ab, wenn ein Wert gegen die Validierung verstößt (also z.B. keine gemäß Listenwert erlaubte Eingabe). Daher ist beim Befüllen der Datei sehr genau und penibel zu arbeiten.
9. Komplettlöschung / Import wiederholen

In Ausnahmefällen kann der Import bei Bedarf wiederholt werden, so dass Mitarbeiter z.B. schrittweise importiert werden können (wenn z.B. eine Org.unit erst später ins System integriert werden soll).

Zudem besteht die Möglichkeit, alle Mitarbeiter eines Systems mit allem 'drum und dran' komplett zu löschen. Dies kann - im Bedarfsfall - nur durch rexx erfolgen.

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