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Schnittstellen zwischen HR5 & ER8
  1. HR5 Mitarbeiter > ER8 User
  2. HR5 Kostenstellen > ER8 Kostenstellen
  3. ER Benutzerprofile/Mandanten > ins HR für Zuweisung
  4. ER8 Bewerber > werden zu HR5 Mitarbeitern
  5. Grundsätzliches: Feldermapping
1.) Schnittstelle HR5 Mitarbeiter - Benutzerexport ins ER8

Das Grundprinzip der Schnittstelle ist, dass Mitarbeiter aus dem HR5 zu Usern im ER8 werden können. Dabei werden neue HR Mitarbeiter automatisch als ER-Benutzer angelegt. Änderungen an den HR-Mitarbeiterdaten – z.B. die Anschrift oder Geschäfts-Telefonnummer des Mitarbeiters – werden beim entsprechenden ER-Benutzer aktualisiert und ausgeschiedene Mitarbeiter führen zur Deaktivierung des entsprechenden Benutzers im ER.

Die Schnittstelle wirkt partiell. Das heißt, es können im ER weiterhin auch Benutzer losgelöst vom HR gepflegt werden. Diese Benutzer sind dann nicht mit einem Mitarbeiter aus dem HR verknüpft. Ebenso ist es möglich, dass nur einige bestimmte Felder der ER Benutzer mit Mitarbeiterdaten aus dem HR aktualisiert werden, andere Benutzerdaten-Felder wiederum weiterhin manuell im ER zu pflegen sind.

Primär ist die Schnittstelle für das automatische Anlegen von Fachentscheidern gedacht, so dass z.B. Mitarbeiter, die im HR Führungskräfte sind, automatisch zu Fachentscheidern im ER werden, doch im Prinzip können Mitarbeiter beliebiger Benutzerprofile zu Usern im ER werden. Auch ist es möglich, einzelnen Mitarbeitern individuell in ihrer Akte ein ER Benutzerprofil zuzuweisen (Feld "User Sync ER" in der Personalakte, s. weiter unten).

Die Schnittstelle wird aus dem HR angestoßen – das HR5 ist also das führende System. Dabei werden gemäß der Schnittstellen-Einstellung zyklisch (im Standard alle 5 Minuten!) immer alle Daten komplett übertragen (sog. 'Bulk-Update'). Alle HR-Mitarbeiterfelder, die für die Schnittstelle gekennzeichnet sind, werden pro Synchronisierung von den betreff. Mitarbeitern gemäß Benutzerprofil-Mapping eingesammelt und überschreiben die entsprechenden Daten bei den gemappten ER-Benutzern.

Die Verknüpfung der ER-Benutzer mit den HR-Mitarbeitern bietet Ihnen somit den Komfort, die relevanten Daten nur noch an einer Stelle (d.h. in einem System) pflegen zu müssen.
Hinweis

Voraussetzung für das Mapping ist, dass im HR die Schnittstelle für den Import der ER8 Benutzerprofile aktiviert ist. Sprechen Sie hierzu ggf. Ihren rexx Consultant, bzw. den support an.
Algorithmus zum Abgleich HR5-Mitarbeiter vs. ER8-Benutzer

Wenn o.a. Schnittstelle erstmalig aktiviert wird, sammelt sie diverse Informationen aus den Mitarbeiterakten, bzw. Feldern der gemappten Benutzerprofile ein, und überträgt diese an Ihr ER8.

Im ER wird anhand der HR Personal-ID geprüft, ob der Benutzer schon im Übertragungsstream vorhanden ist. Wenn ja, werden die Feldwerte dieser Personal-ID in die entsprechenden ER-Benutzerfelder geschrieben.

Wird die Personal ID aus dem HR5 bei keinem Benutzer in ER gefunden, wird geprüft, ob der aus dem HR kommende Benutzername in den ER-Benutzerdaten existiert. Ist dies der Fall, werden die HR-Daten (incl. der Personal-ID) beim Benutzer im ER eingetragen, so dass beim nächsten Zyklus dieser user direkt anhand der Personal-ID erkannt wird.

Wird für einen Übertragungs-Datensatz im ER weder eine Personal-ID, noch ein deckungsgleicher Benutzername gefunden, wird im ER ein neuer Benutzer mit den aus dem HR gelieferten Daten angelegt.

Erhält ein Mitarbeiter im HR ein Austrittsdatum, so wird das HR Feld "Login rexx HR aktiv bis" automatisch auf

das Austrittsdatum gesetzt. Die Schnittstelle überträgt dies wiederum an das ER, so dass mit dem Austritt des Mitarbeiters aus dem HR auch sein Loginzugang im ER endet. Wird "Login_bis" im HR trotz Austritt wieder auf ein gültiges Datum gesetzt, so wird auch im ER das "Login_bis" entsprechend gültig gesetzt.
Individuelle Benutzer mappen

Wie vorangehend erwähnt ist es ebenso möglich, einzelne HR5-Mitarbeiter für das Mapping vorzusehen, wenn z.B. ein Mitarbeiter im HR ein Profil hat, dass keinerlei Entsprechung zu den Benutzerprofilen im ER aufweist.

Hierfür steht das Feld „User Sync ER“ in der HR Mitarbeiterakte, dessen Einstellung zudem Vorrang gegenüber dem Benutzerprofil-Mapping hat, zur Verfügung.

Dieses Feld ist eine Selectbox mit den Benutzerprofilen aus dem ER. Wird hier ein Profil gewählt, so wird der Mitarbeiter immer ins ER gesynct und mit dem gewählten Benutzerprofil im ER angelegt. Steht das Feld auf „nein“, so wird der Mitarbeiter nicht mit Ihrem ER synchronisiert, auch wenn er im HR ein Benutzerprofil aufweist, das ein Mapping für das ER enthält.

Generell empfehlen wir jedoch, das Benutzer-Mapping standardmäßig auf Profilebene durchzuführen, da dies zu einer höheren Automatisierung der Userverwaltung im ER führt.
Achtung!

Besonderheit Passwort: Wenn die o.a. Schnittstelle aktiviert ist, führt eine Änderung des Passwortes im ER auch zu einer Änderung des Passwortes im HR. Es ist unabhängig davon, ob die Passwortänderung im ER über die „Passwort vergessen“-Funktion stattgefunden hat oder von dem Benutzer im Backend (Kachel „Optionen“) manuell vorgenommen wurde.
2.) Kostenstellen mappen

Auch die Kostenstellen der rexx HR5 Mitarbeiter und rexx ER8 Benutzer können zentral aus Ihrem rexx HR heraus gesteuert werden. Die Schnittstelle überträgt die Kostenstellen aus dem HR dabei additiv zu den Kostenstellen, die im ER bereits in den Systemdaten angelegt wurden. So ist es möglich, dass im ER weitere (andere) Kostenstellen als im HR bestehen.
Hinweis: Im ER8 sind Kostenstellen, die aus dem HR kommen, nicht in den Systemdaten zu bearbeiten oder zu löschen.

Die Kostenstellen im ER sind mandantenabhängig. Genau wie bei den Benutzerdaten die Mandantanzuordnung aus den HR-Orgeinheiten abgeleitet wird, wird die Mandantenzuordnung der Kostenstellen aus dem HR Feld „rexx ER Mandant“ in der Kostenstellenakte gebildet.

Im ER8 sind Kostenstellen mehrsprachig, im HR jedoch nicht. Daher überträgt die Schnittstelle die HR-Kostenstellenbezeichnung gleichermaßen in alle Feldsprachen der ER-Kostenstellen.
Wichtig:

Wenn die Kostenstellen-Schnittstelle im HR aktiviert ist, muss es im HR auch ein Mandantenmapping geben. Ist die Kostenstellen-Schnittstelle nicht aktiv, so erfolgt im ER auch keine Aktualisierung der Benutzerkostenstellen – dass Kostenstellen-Feld kann dann in den ER Benutzerdaten frei bearbeitet werden.
3.) Benutzerprofile / Mandanten mappen

Die Mandantenzuordnung für das ER8 kann ebenfalls bereits im HR5 vorgenommen werden. Dies wird dann beim Benutzerexport aus dem HR ins ER berücksichtigt.

Mandanten sind im ER unabhängig von Benutzerprofilen – ein Benutzerprofil kann bei verschiedenen Mandanten angelegt sein. Im ER findet die Mandantenzuordnung auf Benutzerebene (in der Benutzerakte) statt. Daher benötigt rexx HR ein Mapping auf die ER-Mandanten.

Die Mandantenzuordnung im HR erbt sich durch den Orgtree nach unten durch. Eine untergeordnete Orgeinheit hat somit automatisch dieselbe Mandantenzuordnung, wenn hier keine eigene Mandantenzuordnung eingetragen wurde.

! Ein Benutzer im ER, der über die Schnittstelle aktualisiert wird, erhält seine ER-Mandantenzuordnung also aus der Orgeinheit, der er im HR als Mitarbeiter zugeordnet ist.

Das Mandantenmapping im HR auf Orgebene muss immer ausgeführt werden, auch wenn Ihr korrespondierendes ER nur einen Mandanten aufweist. Üblicherweise erbt ein HR Mitarbeiter im rexx die ER-Mandantenzuweisung (für seine Benutzerrolle im ER) von seiner Orgeinheit. Die entsprechende ER-Mandantenzuweisung ist in der Mitarbeiterakte hinterlegt. Steht ein `*´ hinter dem Feldbezeichner „rexx ER Mandant“ bedeutet dies, dass die Mandantenzuweisung von der Orgunit geerbt wurde.

Screenshot: Ausschnitt aus einer Personalakte


Individuelles Mandantenmapping

Auch ist es möglich, in der Mitarbeiterakte in den Mandantenfeldern eine direkte Zuweisung zu einem ER-Mandanten durchzuführen. Ist beim Mitarbeiter individuell ein ER-Mandant hinterlegt, so hat dies Vorrang gegenüber dem ER-Mandanten seiner Orgeinheit. Diese individuelle Mandantenzuweisung kann erforderlich sein, wenn sich zwischen den HR Orgunits und den ER-Mandanten absolut kein Bezug herstellen lässt. Generell ist die Zuweisung per Orgunit natürlich wesentlich pflegeleichter, als die Manuelle.

Das Mitarbeiteraktenfeld "User Sync ER" zeigt an, ob/wie ein Mitarbeiter auf ein ER8-Benutzerprofil gemappt ist. Ein Sternchen hinter dem Feldbezeichner "User Sync ER*" bedeutet, dass dieser Mitarbeiter nicht direkt einem ER-Benutzerprofil zugewiesen wurde, sondern dass das ER-Benutzerprofil aus dem Mapping seines HR-Benutzerprofils auf ein ER-Profil vererbt wurde.

Die vorangehend beschriebene Mandantenzuweisung des Benutzerprofils kann ebenfalls in der Personalliste in der Spalte "Benutzerprofil ER" angezeigt werden. Die Spalte zeigt entweder
  • das ER-Profil, das in der Mitarbeiterakte direkt zugeordnet wurde, oder
  • das ER-Profil aus dem Mapping des HR-Profils, oder
  • es bleibt leer, wenn in der Mitarbeiterakte das Feld "User Sync ER" auf "nein" gesetzt wurde oder sonst kein Mapping vorliegt.
Tipp!

Über den Filter "Benutzerprofil ER" läßt sich leicht herausfiltern, welche Mitarbeiter als ER-Benutzer synchronisiert werden.
4.) Bewerbungsimport aus dem ER8
Hinweis!

Voraussetzung für dieses Feature ist natürlich der Einsatz des rexx Enterprise Recruitment (ER8).

Im Bubblemenü findet sich (bei aktivierter Schnittstelle) im Bereich 'Workcenter' der Direktlink „Bewerbungsimport“.

Hier kann ein - zuvor aus dem ER für den Export zum HR vorgesehener - Bewerber als Mitarbeiter in das HR5 importiert werden.


Die Tatsache, dass Bewerbungen aus dem ER ins HR importiert werden können, ist für 'rexx Kenner' nichts Neues. Aufgrund der zusätzlichen Informationen aus dem HR, die u.a. beim Stellenantrag oder beim Direktübertrag einer Stelle

an das ER übergeben werden können, wird der Import jetzt aber noch komfortabler:
  • Der Import kennt die zugehörige Stelle, auf die der Bewerber gehört, und belegt sie im Setup vor.
  • Der Import kennt das notwendige Personal-Setup, wenn dieses im zugehörigen Stellenantrag als Feld im Antrag enthalten war (beim Direktübertrag einer Stelle ist dies hingegen nicht möglich).
  • Wird ein Bewerber aus dem ER im HR auf eine Stelle importiert, die mit einer Jobausschreibung im ER verknüpft ist, wird der Prozessstatus der Stelle von „Recruitment laufend“ wieder auf „Kein Prozess“ zurückgesetzt.
Manchmal kann es zudem sinnvoll sein, dem Import Notizen mitzugeben. Z.B. wurde mit dem Bewerber vereinbart, dass Umzugskosten erstattet werden. Dies kann in der Bewerbungsakte im „rexx HR Import“ hinterlegt werden:

Diese Notiz wird beim Import im HR dann als zu bestätigender Layer eingeblendet und als zusätzlicher Bereich im Personal-Setup angezeigt.
Eintrittsdatum: Standardmäßig wird im Personal-Setup beim Anlegen von neuen Personal und auch beim Bewerbungsimport als Eintrittsdatum der nächste Monatserste vorbelegt. Innerhalb der ER Jobakte existiert zudem das Feld „Geplanter Eintritt“, welches auch im HR als Workflow-Zusatzfeld zur Verfügung steht und demzufolge im Rahmen eines Stellenantrags vorbelegt und für den Job an das ER übergeben werden kann.

Das geplante Eintrittsdatum eines Jobs sagt aber nicht unbedingt etwas über den tatsächlichen Eintritt eines neu angeheuerten Bewerbers aus. Ebenso wird die Setup-Vorbelegung beim Bewerbungsimport mit dem nächsten Monatsersten häufig daneben liegen, da mit dem eingestellten Bewerber ein anderes Eintrittsdatum vereinbart wurde.

Um ein konkret vereinbartes Eintrittsdatum aus dem ER in das HR übergeben zu können, gibt es im ER das interne Bewerbungsfeld „Tatsächlicher Eintritt“. Wird hier das vereinbarte Eintrittsdatum eingetragen, erfolgt beim Bewerbungsimport im HR mit diesem Datum die Vorbelegung für das Eintrittsdatum und - falls die Zeiterfassung aktiv ist - auch für „Startdatum Zeiterfassung“.
Felder mappen: Um festzulegen, welche ER Bewerberdaten beim Import ins HR in welche Felder der Personalakte gespeist werden sollen, sind die Feld ID's der ER Felder (>Vorgabewerte) in das HR zu übernehmen (s. auch Punkt 5. unten).

Hierfür werden im ER die Feld ID's der betreffenden Felder ermittelt, die per Schnittstelle in das HR5 fließen sollen. Diese ER Feld ID ist bei den Personaldaten in HR5 via 'Felderkonfiguration (Personal)' einzutragen.
5.) Felder mappen

Nebst den Mandanten und Benutzerprofilen ist ebenfalls festzulegen, welche HR5-Mitarbeiterfelder per Schnittstelle zu übertragen und auf welche ER8 Benutzerdatenfelder die Werte zu überschreiben sind. Dies sollte in Zusammenarbeit und Abstimmung mit Ihrem rexx HR Consultant gestaltet werden.

Zunächst werden hierfür im ER die Feld ID's der Benutzerfelder ermittelt, die per Schnittstelle aus dem HR kommen sollen. Die Feld ID findet sich im ER in den Systemdaten > Felderkonfiguration (Benutzer) als erste Spalte. Diese ER Feld ID ist bei den Personaldaten in HR5 via 'Felderkonfiguration (Personal)' einzutragen. Bei Selectboxfeldern muss zusätzlich zum Feldmapping „Externe Systeme“ ein Mapping der Selectbox-Optionen vorgenommen werden.

Die gemappten Felder sind dann im ER8 zum einen in der Felderliste der Benutzer Felderkonfiguration in der Spalte „Sync rexxHR“ zu erkennen, zum anderen werden diese Felder auch in der ER8 Benutzerakte durch ein hintenangestelltes „(HR)“ gekennzeichnet:

Bild
Hinweis:

Die ER Benutzerfelder „Organisation“ und „Stelle“ sind 'hart' mit den jeweiligen Mitarbeiterdaten im HR vernetzt. Sitzt ein Mitarbeiter im HR auf mehr als einer Stelle, wird die Stelle mit dem höheren %-Anteil als Stellenbezeichnung im ER übernommen und entsprechend auch die Organisation in ER gesetzt. Ist der Stellenanteil für alle Stellen eines Mitarbeiters identisch ist, wird die Stelle mit der niedrigsten Stellen ID aus rexx HR herangezogen.

Weitere Felder, die zwischen dem HR und ER fest vernetzt sind:
  • Personal ID
  • Benutzername
  • Passwort
  • Benutzerprofil
  • Kostenstelle(n)
  • Foto
  • Signatur
  • Aktiv bzw. Login_von/bis: Dieses ER-Feld wird gem. der Login-Logik rexx HR (aktiv von/bis) belegt (s.o.)
Bei diesen rexx HR Feldern ist in der Personal Felderkonfiguration des HR im Feldbereich „Externe Systeme“

die Anzeige „rexx ER Benutzerexport-Mapping“ daher ausgeblendet – es muss und kann kein manuelles Mapping stattfinden!
Hinweis:

Da das ER8 keine mehrsprachigen Felder unterstützt (Anzeige immer in Anwendersprache) wird die HR5-Stellenbezeichnung im ER in der Sprache übernommen, die für das ER als Systemsprache definiert ist.

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