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Workflows


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Achtung:

Die Pflege der Workflows ist neben dem "Org.Management", und dem "Personal / User Setup" eine der elementar wichtigsten Grundlagen für den Aufbau Ihres rexx HR! Sind diese drei Bausteine vorab detailliert/präzise angelegt, ist der Grundstein für die zahlreichen Funktionen, die auf diesen drei Bausteine aufbauen, im rexx HR gelegt.

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Ein Workflow (kurz: 'WF') ist die Definition eines Genehmigungsprozesses in rexx HR. Hier können Sie für folgende standardisierte und fest vorgegebene Workflowtypen diesen Prozess in punkto Genehmigungsreihenfolge, zu genehmigende User und Portalsichtbarkeit festlegen und später auf Wunsch für bestimmte Personal / User Setups hinterlegen.


Um die Genehmiger eines Antrags auszumachen, wird in der Personalakte des Antragsstellers geschaut, ob dieser direkt einem entsprechenden Workflow zugewiesen ist. Wenn nicht, wird der Workflow über die Stelle vererbt.

Folgende Workflowtypen sind im rexx HR vorhanden: Achtung:

Die oben aufgeführten Workflows sind modul- und vertragsabhängig!



Neuen Workflow anlegen:


Sie können im rexx HR beliebig viele Workflows definieren (auch pro Workflowtyp).

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Im 1. Schritt legen Sie "nur" die Grunddaten fest, wie z.B. Bezeichnung, Status, Sichtbarkeit im Portal(*) und hinterlegen den Workflowtypen (Abwesenheit, Stammdaten etc.), der mit dem neuen Workflow bedient werden soll.


(*) Hinweis: Ein Antrag im/aus dem Backend wird nicht im Portal angezeigt. Nur im Portal ausgelöste Anträge werden (je nach Einstellung) auch dort angezeigt. Die Einstellung "Sichtbar im Portal" bezieht sich somit allein auf Workflows, die im Portal gestartet werden und steuert, ob die folgenden Zwischenschritte eines Antrags für den Antragsteller im Portal sichtbar sind, oder nicht. Damit kann unterbunden werden, dass ein Antragsteller erkennt, wo der Workflow gerade hängt, so dass er z.B. nicht sieht, dass Führungskraft XY sehr lange benötigt, um den Antrag zu bearbeiten.


Die beiden Rubriken 'Zuordnung' und 'Definition' können nach dem ersten Speichern mit entsprechenden Werten befüllt werden:

Bild"Zuordnung"

Hier kann der User nun diesen Workflow dem bestehenden Personal zuweisen, wenn dies nicht schon durch das Personal / User Setup vorab geschen ist. Zudem können Sie diesen Workflow für gesamte Stellen freigeben und auch bestehendem Personal / User Setups zuweisen.

Die drei vorbenannten Einstellungen sind optional und müssen nicht vorausgewählt werden, da die Zuordnung auch innerhalb der Prozesse (z.B. 'Personal anlegen') erfolgen kann.

"Definition"

Hier kann der User die Genehmigungsschritte (mehrere Schritte möglich, z.B. 2-stufiger Genehmigungsprozess) und Ebenen festlegen. Die Genehmigung kann in Reihe (parallel) oder stufenartig (seriell) erfolgen.

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> Ist die Quelle ausgewählt, erscheinen die der Quelle zugrunde liegenden Fallbackempfänger zur Auswahl und werden bei entsprechender Auswahl anschließend angezeigt.


> Mögliche Quellen sind Manager, Benutzer, Benutzerprofile, Empfangsgruppen, Vertreter (sh. weiter unten Abschnitt 'Vertreter bei Abwesenheitsanträgen') oder frei definierbar ( sh. weiter unten Abschnitt 'Nicht deterministische Workflows').

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Bei Hinterlegung eines Fallbacks wird sichergestellt, dass auch bei z.B. Ausscheiden eines Benutzers (Status=inaktiv), der als Freigeber im Workflow hinterlegt ist, der Antrag weitergeleitet wird und nicht bei diesem 'hängenbleibt' (gerade wichtig bei seriellen Reihenfolgen).

Der Fallback kommt also immer dann zum Tragen, wenn kein Empfänger gemäß Workflow-Spezifikation gefunden wird.

Steuerung Workflow-Auslösung im Portal und/oder Backend (rexx HR)


Bei (ausschließlich!) freien Workflows kann im Bereich 'Zugriff' über die Box 'Verfügbar' eingestellt werden, ob ein freier Workflow nur im Portal, oder auch im Backend ausgelöst werden kann (somit wird auch bei Antragserfassung im Backend ein Genehmigungsprozess ausgelöst).


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Weitere Genehmigungsschritte innerhalb eines Workflows:


Soll ein Workflow (nachträglich) mit mehreren Genehmigungsschritten (2-stufig, mehrstufig..) ausgestattet sein, kann dies im Workflow direkt hinterlegt werden.

Achtung! Eine nachträgliche Änderung betrifft dann ausschließlich neue Anträge - sich bereits im Freigabeprozess Befindliche werden nicht angepaßt, egal ob der erste Freigeber bereits agiert hat(te), oder nicht.


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Erst bei der Definition eines 2. Genehmigungsschrittes kann hinterlegt werden, ob die Genehmigung des 2. Schrittes parallel (gleichzeitig) oder seriell (stufenweise) erfolgen soll. In der 1. Stufe können zwar mehrere Empfänger hinterlegt werden, diese werden jedoch zeitgleich informiert (anders als bei serieller Aktion).


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Ist der weitere Schritt definiert und abgespeichert, erscheint er im Workflow unter dem 1. Schritt in der Rubrik "Definition / Schritte":

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Aufbau der Schritt-Ansicht:


Die Anzeige der im 'Schritt' hinterlegten Informationen erfolgt von oben nach unten (Bsp. siehe oben rote Markierung)!
  1. Bezeichnung => hier: "2. Genehmigungsstufe"
  2. Quelle für Empfänger => hier: "Empfängerruppe"
  3. Empfänger => hier: "Betriebsrat"
  4. Workflow Option => hier: "Ablehnen, Genehmigen"
  5. Modus ("erst" ab 2. Schritt) => hier "Parallel"
Bei den Punkten 2., 3., 4. handelt es sich um Pflichtfelder, die mit Werten befüllt werden müssen (Punkt 5 ist ab einem 2. Workflowschritt Pflicht). Die "Bezeichung" (Punkt 1) ist optional wählbar.


Werden der Modus in Schritt 1 (Anwahl nicht möglich) und die Bezeichnung nicht befüllt, so werden diese auch nicht angezeigt (siehe Schritt 1 oben über der roten Markierung)

Vertretung bei Abwesenheitsanträgen


Es ist nun möglich, einen bei Abwesenheitsanträgen gesetzten Vertreter automatisch in den Workflow des Antrags einzubeziehen. Hierzu kann einem Workflowschritt beim Workflow vom Typ 'Abwesenheit' als Quelle die neue Option 'Vertretung' zugewiesen werden (sh. Screenshot).
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Diese Einstellung bewirkt, dass eine bei einem Abwesenheitsantrag als Vertretung gewählte Person automatisch als Genehmiger dieses Schrittes gezogen wird. Wird keine Vertretung im Antrag gewählt, wird der Workflowschritt ignoriert. Die neue Quelle kann für jeden beliebigen Schritt gewählt werden, sowohl seriell als auch parallel, praktischerweise aber an erster Stelle, um den Vertreter als ersten Genehmiger anzusprechen, so dass dieser sein 'OK' für das ‚Amt‘ der Vertretung geben kann.

Eine auf diese Art in den Workflow einbezogene Vertretung wird im Folgenden unabhängig der eigenen Benutzerprofileinstellungen zur Behandlung des Antrags und zum Reminderempfang in Bezug auf diesen Antrag im Backend oder per Mail befähigt. In diesem Zuge wird somit u.a. die Benutzerprofilfreigabe für Kontakttypen ignoriert.

In Anträgen involvierte Vertretungen werden auch ohne Backend-zugang als Kommunikationsempfänger hinterlegt, so dass die entsprechenden Reminder greifen können.
* * * News im Bereich Workflows * * *

Antrags-Token für Email-Genehmigung von Workflows


Für die Methodik der E-Mail-Genehmigung wurde nebst dem bisherigen "ja/nein" die neue Option "Antrags-Token" geschaffen.

Diese Einstellung bewirkt, dass an den Email-Antrags-Reminder ein Link eingefügt wird, welcher im Browser direkt den Antrag öffnet - gewissermaßen in einer Standalone-Umgebung. Es wird also nicht das gesamte rexx HR geladen, sondern ausschließlich das Antrags-Formular:

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Vorteile dieser neuen Genehmigungsmethode:
  • Die Anträge enthalten vollständig alle Antragsinformationen, was bei der klassischen Genehmigung per E-Mail nicht gegeben war (z.B. wurden keine Antragszusatzfelder dargestellt)
  • Dieses Verfahren bringt eine höhere Sicherheit mit sich: Wenn festgestellt wird, dass derjenige, der per Klick den Antrag öffnen will, nicht im HR oder Portal angemeldet ist, erfolgt eine Passwortabfrage. (Hinweis: In Kürze folgt auch die Berücksichtigung des Logins im rexx Recruitment (bei Nutzung der rexx Suite), so dass man sich auch dann nicht identifizieren muss, wenn man im Recruitment angemeldet ist).
  • Über die Links zur Anwendung im grauen Menübalken kann der User ohne weiteres Login direkt ins rexx HR oder ins Portal wechseln.
rexx empfiehlt ab sofort all seinen Kunden die Methode "Antrags-Token" für E-Mail-Genehmigungen einstellen zu lassen! Hierzu kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Ansprechpartner bei rexx (im Rahmen laufender Projektierungen Ihren verantwortlichen Consultant, ansonsten unseren Bestandskundensupport)


Bei Aktivierung des Antrags-Token wird bei den Remindern "Email bei xxxx" (außer E-Mail bei rexx Nachrichten) der "Link zum Antrag" angefügt.

Damit können nun endlich auch direkt aus einer E-Mail-Erinnerung heraus Anträge bearbeitet werden! Eine tolle Erleichterung für alle Personen, die mit der E-Mail-Genehmigung arbeiten.

Antrags-Token ohne Passwort für die Email Genehmigung von Workflows


Durch die Option „Antrags-Token ohne Passwort“ erhält der Genehmiger, wie bei der Option „Antrags-Token“, eine E-Mail mit einem Link. Dieser Link öffnet ohne jegliche Passworteingabe ein Browserfenster und leitet auf das Antragsformular. Der Link hat über den Token eine begrenzte Gültigkeit (standardmäßig 14 Tage).


Insofern verhält sich diese Option wie die Option „Antrags-Token“. Der Unterschied ist, dass bei dieser Option kein Passwort eingegeben werden muss, sodass jeder mit Zugriff auf das E-Mail-Konto den Antrag bearbeiten kann.


Außerdem werden bei der Option „Antrags-Token ohne Passwort“ im Gegensatz zu der Option „Antrags-Token“ in dem Browserfenster keine Links zu dem Selfservice Portal oder dem HR Backend angeboten, sofern der Genehmiger in keiner rexx Instanz angemeldet ist. Dementsprechend wird der Antragsgenehmiger, durch das Öffnen des Links, nicht automatische in die Anwendung eingeloggt.


Aufgrund dieser Tatsache und in dem Zusammenhang mit dem Aspekt, dass der Token eine begrenzte Gültigkeit besitzt, kann die Option „Antrags-Token ohne Passwort“ als sicher bewertet werden, obgleich die Option „Antrags-Token“ aufgrund der Benutzerdateneingabe von der Sicherheit her höher zu bewerten ist.


Durch „Antrags-Token ohne Passwort“ ist es für Führungskräfte nun noch einfacher und angenehmer Anträge bearbeiten zu können, ohne sich dafür extra im System anmelden zu müssen. Dadurch wird die Benutzerfreundlichkeit gesteigert.


Wenn Ihr System auf die Option „Antrags-Token ohne Passwort“ umgestellt und eine andere Token-Gültigkeit hinterlegt werden soll, wenden Sie sich bitte an das rexx Support Team.

Benachrichtigung des Antragstellers bei finalem Workflow-Status



Bei den Workflow-Typen Stammdaten, Stellenanträge sowie den freien Workflows erhält der Antragsteller bei finalem Status des Antrags (Genehmigung, Ablehnung etc. im letzten Schritt des Antrags) jetzt eine Nachricht - entweder im Backend oder im Portal - je nachdem, wo der Antrag gestartet wurde.


Benachrichtigung der Vorstufen-Empfänger



rexx bietet jetzt im Layer der Workflowschritt-definition den Schalter "Nachricht an Vorstufe" mit einer Multiselectbox an, die alle möglichen Workflow-Reaktionen (Genehmigt, Abgelehnt, usw.) enthält. Sobald also in einer Stufe ein Empfänger einen der gesetzten Reaktions-Buttons betätigt, erhalten die Empfänger aller Vorstufen eine Nachricht. Dies kann z.B. so konfiguriert werden, dass die Vorstufenempfänger nur dann eine Nachricht erhalten, wenn eine Ablehnung in der Folgestufe stattgefunden hat.


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Derjenige, der einen Button auslöst und auch in der Vorstufe ein Empfänger war, erhält die Nachricht natürlich nicht - auch wenn "Nachricht an Vorstufe" gesetzt ist. Damit werden Doppelbenachrichtigungen / Spamming vermieden.

Diese Logik gilt auch beim Abschluss eines Workflows bei dem die Benachrichtigung an den Antragsteller gilt (sh. vorangehenden Punkt).

Nicht deterministische Workflows



Üblicherweise sind in Unternehmen die Prozesse so definiert, dass immer klar ist, wer wann in den Prozess einbezogen werden muss. Über die gesamte Organisation betrachtet ist dies meist rollenbasiert geregelt, z.B. Vorgesetzte oder bestimmte Funktionsträger (Talent Manager, Personal-Sachbearbeitung, usw.). Dies wird von den rexx Workflows ja bereits sehr flexibel unterstützt. Ebenso können Workflow-Empfänger namentlich definiert werden - das ist dann zwar statisch, aber für einige Organisationen mit geringer Fluktuation und wenigen Workflows eine geeignete Lösung.



Manchmal sind die Prozesse jedoch so variabel und situationsabhängig definiert, dass weder eine rollenbasierte Zuweisung von Empfängern, noch namentliche Empfänger möglich sind.



Für diese Fälle besteht jetzt die Möglichkeit, den Workflow (kurz: WF) bzw. die WF-Steps so zu definieren, dass die nächsten Empfänger vom Antragsteller bzw. Genehmiger selbst festgelegt werden können. Hierfür muss in der WF-Definition bei den Empfängern das neu angebotene "Freie Auswahl" gewählt werden:

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Die Ausführung eines Workflows, bei dem wie oben im Screen im ersten Step die Empfänger auf "Freie Auswahl" gesetzt wurden, sieht dann zum Beispiel so aus:


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Im definierten Schritt erscheint "Nächste Bearbeitung durch *" als Pflichtfeld. Durch Klick auf das kursive "Benutzer-Auswahl" öffnet sich der Benutzerauswahl-Layer mit allen Usern.

Hier kann der antragstellende bzw. antragsbearbeitende User jetzt den oder die nächsten Empfänger des Workflows wählen.



Für die gewählten Empfänger sieht es dann so aus:


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Im Antragsbereich wird unterhalb der Erfassungsdaten gezeigt, wen der Antragsteller als Empfänger gewählt hat (hier: Mia Wyss). Dass im Folgeschritt die Abschnittsüberschrift "Bearbeitung durch gewählte Empfänger" benannt ist, dient nur zur Verdeutlichung - es handelt sich dabei einfach um eine Bemerkung, die für diesen WF-Schritt in der WF-Definition hinterlegt wurde.



Innerhalb eines mehrstufigen WF können für einzelne Steps die Empfänger klassisch rollenbasiert oder persönlich definiert werden, oder eben mit der freien Empfängerauswahl versehen werden. Ein Mix ist problemlos möglich.


Hinweis:

Nicht-deterministische Workflows sind nicht so transparent wie klassische Workflows und sollten daher sparsam eingesetzt werden.


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Verschiedenes/Hinweise


1.) Bei Parallelen Workflow-Schritten gilt:
  • Gibt es mehrere parallele WF-Schritte mit Genehmigen/Ablehnen-Aktion auf derselben WF-Stufe, werden alle Schritte der Stufe genehmigt, sobald nur ein einziger genehmigt wurde. Entsprechend bei Ablehnung. Dies wirkt also genauso, als wenn es nur einen Schritt mit mehreren Empfängern gäbe. Dennoch kann es sinnvoll sein, parallele Schritte einzusetzen, weil so z.B. die Möglichkeit besteht, unterschiedliche Empfangsgruppen je (parallelem) Schritt zu wählen.
  • Parallele WF-Schritte mit Erledigt/Info-Aktion verhalten sich anders: Hier kann und muss jeder Schritt einzeln bearbeitet werden, um den WF in die nächste Stufe zu treiben.
  • Werden in einer WF-Stufe parallel sowohl Genehmigen/Ablehnen-, als auch Erledigt/Info-Schritte hinterlegt, so führen Genehmigen/Ablehnen immer zur kompletten Beendigung der WF-Stufe. (Achtung: Eine solche Mischkonfiguration auf einer Stufe ist schwer zu durchblicken und sollte daher vermieden werden. Im Grunde entspricht eine solche Mischkonfiguration einem 2-stufigen Szenzario, bei dem in der ersten Stufe Genehmigen/Ablehnen stattfindet und anschließend seriell eine Stufe mit Info/Erledigt folgt.)
  • Die Aktionen "Storno" und "Ablehnen" sind in ihrer Wirkung gleich: Sie beenden den Wokflow. Sie haben lediglich eine unterschiedliche Aussage: Storno bedeutet, das irgendetwas im Prozess nicht passend war, so dass dieser zurückgezogen wurde, während Ablehnen eben die Reaktion eines Genehmigers darstellt.
2.) Bei den Managerrollen ist der 'Vorgesetzte2' der Vorgesetzte von 'Vorgesetzter1' des Antrags-Mitarbeiters usw.


3.) "Entscheidende" und "nicht entscheidende" Optionen


Als "entscheidende" Optionen verstehen sich 'Genehmigen', 'Ablehnen', sowie 'Stornieren'.

Die Optionen 'Erledigen' und 'Information' haben antragsseitig keinen entscheidenden, sondern eher informativen Character.


Bei den Workflowtypen 'Freier Workflow' und 'Stellenantrag' wird nach finaler Genehmigung eine Kommunikation erstellt.


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Neue Rollen für Workflows

In größeren Organisationen besteht oft das Bedürfnis für zusätzliche generische Rollen. Im Wesentlichen geht es dabei um Workflowempfänger. Das kann z. B. gewünscht sein, wenn es mehrere Personalsachbearbeiter mit unterschiedlichen, aufgabenbezogenen Zuständigkeiten gibt.


Daher bietet rexx jetzt neben der Rolle „Sachbearbeitung“ zwei weitere Rollen an.
  • Sachbearbeitung Entgelt
  • Sachbearbeitung Sonstiges
Diese neuen Rollen stehen weitgehend identisch zu der bekannten Rolle „Sachbearbeitung“ zur Verfügung. Eine Zuweisung dieser neuen Sachbearbeiterrollen kann demnach auf Personal-, Stellen-, Jobfamilien- oder Organisationsebene erfolgen.


Ebenso können die neuen Sachbearbeiterrollen via „Personal Search & List > Gruppenerfassung“ massenhaft den Mitarbeitern zugeordnet werden.


Die beiden neuen Rollen stehen auch in den Remindern zur Verfügung.


Entgegen den ursprünglichen Rollen "Sachbearbeitung", "Timemanager" und "Veranstaltungsmanagement" können neuen Zusatz-Rollen "Sachbearbeitung Entgelt" und "Sachbearbeitung Sonstiges" in den Systemdaten umbenannt werden. Die Umbenennung wirkt sich dann auch in allen Felderkonfigurationen / Bereichen aus.


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Workflow-Konfiguration "Alle Schritte aufgeklappt"

Bei der Workflow-Konfiguration „Alle Schritte aufgeklappt = ja“ verhält sich der Workflow wie bisher bekannt. Lediglich die hellgrüne Hinterlegung der Schritt-Headline des aktuellen Schrittes kommt als Neuerung hinzu.


„Alle Schritte aufgeklappt = nein“ bewirkt, dass in einem Antrag nicht mehr alle Schritte standardmäßig angezeigt werden, sondern zugeklappt sind. Dadurch werden Workflows mit vielen Schritten erheblich übersichtlicher. Diese Einstellung ist daher als Standardwert bei der Neuanlage eines Workflows vorselektiert. Alte Anträge stehen weiterhin auf „Alle Schritte aufgeklappt = ja“.


Bei „Alle Schritte aufgeklappt = nein“ wird nach folgender Logik entschieden, ob Workflow-Schritte geöffnet oder geschlossen sind:
  • Der Benutzer hat keine eigenen Schritte > der aktuelle Schritt ist aufgeklappt
  • Der Benutzer hat keine folgenden eigenen Schritte > der aktuelle Schritt ist aufgeklappt
  • Schrittbezeichnung ist leer > der Schritt ohne Schrittbezeichnung ist aufgeklappt
  • Bei folgenden Schritten ist der Mitarbeiter Genehmiger > die Schritte, bei denen der Benutzer Genehmiger ist, werden aufgeklappt (ggf. werden mehrere Schritte gleichzeitig geöffnet, wenn der Benutzer in weiteren Schritten als Empfänger definiert ist)
Zudem wird die Schritt-Headline mit hellgrün hinterlegt, sofern es der aktuelle Schritt ist. Ist der aktuelle Schritt, ein paralleler Schritt, werden die zugehörigen parallelen Schritte ebenfalls grün hinterlegt.


Zur besseren Kennzeichnung werden parallele Schritte mit einem geringeren Abstand zueinander dargestellt. Somit sind zusammengehörige Schritte schneller erkennbar.


Durch diese neue Logik wird ein Genehmiger direkt auf den von ihm zu bearbeitenden Schritt gelenkt. Alle Benutzer können aufgrund der farblichen Hinterlegung auf einen Blick den aktuellen Schritt erkennen.


Im Folgenden ein Beispiel, wie es aussehen könnte:
  • Aktueller Schritt ist hellgrün hinterlegt („Verstetigung“)
  • Der aktuelle Genehmiger (hier der Mitarbeiter Hans Huber) sieht den aufgeklappten Schritt, den er bearbeiten muss
  • Der Schritt zuvor „Initialisierung“ und die Schritte danach „Konzipierung“ und „Mobilisierung“ sind zugeklappt
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