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Skills / Aufgaben (Stelle)

Die "Aufgaben" bilden bei der Stellenbeschreibung z.B. im Zusammenspiel mit dem ER (rexx Enterprise Recruitment, bei dem die Aufgaben einer Stelle als Platzhalter in der Stellenanzeige genutzt werden) einen wichtigen Baustein.

Das Ihnen ggf. noch bekannte Datenmodell der individuellen Erfassung von Aufgaben pro Stelle ist flexibler und universeller geworden:
  • (Vorformulierte) Aufgaben können nun aus einem Katalog gewählt werden
  • Aufgaben gewichten: Angabe eines %-Anteils, den die jeweilige Aufgabe bei einer Stelle beträgt
  • Hauptaufgaben: Hier bringen Sie die Stellenaufgaben in einem Satz auf den Punkt
  • Aufgaben können gruppiert / zusammengefasst werden (bis hin zu sog. "Berufsbildern")
Unterschiede zwischen "Skills" und "Aufgaben"

Eine "Aufgabe" ist für uns im rexx eher ein Satz und ein "Skill" eher ein Wort. Eine Aufgabe ist detailliert (z.B. "PHP-Skripte für die Migration entwickeln"), ein Skill weniger detailliert (z.B. "PHP Kenntnisse"). Im Gegensatz zu Skills/Beurteilungskriterien werden die Aufgaben meist nicht zum Matching oder für eine Beurteilung herangezogen.



Mithilfe des Skillattributs "Aufgabe" finden Skills auch als Aufgaben Verwendung (steuerbar über gleichnamige Selectbox mit den Werten "Nein/Ja/Hauptaufgabe"). Screenshot aus dem Skilltree:



Bild

Für die 'Hauptaufgabe' gibt es zudem einen besonderen Platzhalter für die 'Stellenbeschreibung'.

Auch können Sie an verschiedenen Stellen nach diesem Kriterium (Aufgabe) filtern.



Die "Beschreibung" enthält dann den Langtext der Aufgabe, also das, was z.B. per Platzhalter in die HR-Stellenbeschreibung bzw. im ER in die Stellenanzeige gezogen wird. Die eigentliche Skill-Bezeichnung einer Aufgabe ist eine Aufgaben-Kurzbeschreibung, um die Aufgabe schnell im Skilltree zu finden.
Bsp: Skill-/Aufgabenbezeichnung "Rechnungen prüfen" und Skill-/Aufgabenbeschreibung: "Sachliche und rechnerische Prüfung aller Rechnungen und Gutschriften".
Hinweis:

Wird aus der Jobfamilienakte > Stammblatt, bzw. dem Reiter Skill/Aufgaben "Stellen aktualisieren: Skills 1:1" gewählt, wird eine evtl. stellenspezifische Umsortierung der Aufgaben durch die Sortierung in der Jobfamilie überschrieben. Wählen Sie "Stellen aktualisieren: Skills (additiv)", bleibt die stellenspezifische Sortierreihenfolge der Skills/Aufgaben in der Stellenbeschreibung erhalten.

Bild

Neue Aufgaben werden dann hinten an die schon bestehenden Aufgaben angefügt.

Die Reihenfolge der Aufgaben im Platzhalter "##pos_aufgaben_beschreibung" für Stellenbeschreibungen bestimmt sich nach dem Skilltree und wird duch die ID-Spalte im Skillreiter der Akte visualisiert. Der Platzhalter "##pos_aufgaben_beschreibung_liste" gibt die Aufgaben in einer HTML Liste aus.

Die Sortierung der Aufgaben kann in den Stellen-/Jobfamilienakten individuell geändert werden (abweichend vom Skilltree). Dafür wählen Sie im Reiter Stellenbeschreibung "Aufgaben sortieren".
Hinweis: Die Hauptaufgabe(n), da i.d.R nur 1 je Stelle, kann nicht sortiert werden. Diese wird über einen eigenen Platzhalter abgebildet: "##pos_hauptaufgabe".
Skills / Aufgaben gewichten

Über das Skillattribut "Gewichtung" (Komma-Zahlenfeld) können Sie steuern, dass ein bestimmtes Skill/Aufgabe in einer Stelle oder in einem Skillschema eine höhere Gewichtung hat, als andere Skills. Bsp: Das Skill "Englisch" ist in einem internationalen Konzern für den Job "Empfangsmitarbeiter/in" sehr wichtig und wird daher mit 10,0 gewichtet. In der Stelle "Hausmeister" wird das Skill "Englisch" dagegen nur mit "0,5" gewichtet. Die Gewichtung wirkt sich auf das Matching von Mitarbeiter-Skills gegen die Soll-Skills einer Stelle oder eines Skillschemas aus.

Bezogen auf die Aufgaben bedeutet die Gewichtung in der Stelle auch den Anteil, den die jeweilige Aufgabe für die Stelle einnimmt.
Hinweis zur Migration bei Bestandssystemen:

rexx hat in allen Installationen, in denen die 'alten' Stellen-Aufgaben eingesetzt wurden, die 'Aufgaben' zu 'Skills/Aufgaben' migriert. Dabei wurde der alte Aufgabentext zur 'Skill-Beschreibung' und die 'Skill-/Aufgabenkurzbezeichnung' wurde mit "Aufgabe #nr" gebildet. Wenn allerdings eine alte Aufgabe vielen Stellen zugewiesen war, existiert diese Aufgabe jetzt n-fach im Skilltree (weil die alten Aufgaben keinen Bezug zu einem Katalog/Tree hatten). Dies muß manuell korrigiert werden, so dass jede Aufgabe nur einmal im Skiltree erscheint.

Des weiteren wurde in diesem Zuge bei allen Skills/Aufgaben die Gewichtung "1,0" gesetzt, so dass das Matching sich wie gehabt verhält.
+ + + NEU + + +
Stellen-Aufgaben & -Skills > Portalanträge



> Vorab einmal zum ‚Status Quo‘:

Grundsätzlich kann ein Mitarbeiter im Portaleinerseits ein komplett neues Skill für den Skilltree vorschlagen (und für sich dann gleich auch das gewünschte Eigen IST/ZIEL beantragen). Dieses Feature ist sehr hilfreich bei der Pflege des Skilltree: Die Mitarbeiter beteiligen sich quasi per Self Service daran, indem sie z.B. in schnell wandelnden Fachgebieten (IT, Forschung & Entwicklung, usw.) neue Skills für den Skilltree und für ihre persönlichen Skills beantragen.

> Zur Erinnerung: Ebenfalls kann ein Mitarbeiter via Portal beantragen, dass ein schon im Skilltree vorhandenes Skill zu seinen persönlichen Skills hinzugefügt wird.
NEU: Anträge Stellen-Skills/-Aufgaben

Die bisherigen Skillanträge führen jedoch nicht dazu, dass die gewissermaßen "offiziell" geforderten Aufgaben und Skills einer Stelle per Antrags Self Service gepflegt werden können. Hierfür wurden im Portal die Funktionen "Stellen Skill vorschlagen" und "Aufgabe vorschlagen" geschaffen.

Diese Funktionen unterstützen durch den Self Service die automatische Pflege der Stellenbeschreibungen - denn: Wer den Job macht, weiß was an Kompetenzen benötigt wird und welche Aufgaben zu erledigen sind.

Gerade ins unserer heutigen Zeit mit seinen stets wandelnden Aufgaben und stets neuem Fachwissen, wo es häufig schwierig ist, zentralistisch Stellenbeschreibungen aktuell zu halten, stellt dieses Feature nun einen enormen Benefit dar - besonders bei der Ausschreibung der Stelle, der Einarbeitung neuen Personals, sowie bei der Organisationsoptimierung.

Mit diesem neuen Features löst rexx das Dilemma: Per Self Service gelangt Ihr Unternehmen mit minimalem Aufwand zu aktuellen und umfassenden Stellenbeschreibungen!

Hinter den beiden o.a. neuen Portalfunktionen stecken zwei neue Workflow-Typen:
  • Stellen Aufgaben (Portal)
  • Stellen Skills (Portal)
Im Portal werden diese beiden Workflows via Kachelmenü > ‚Meine Daten‘ > Stellenbeschreibung im grauen-Menübalken angeboten - mehr dazu hier.


Der Antrag im Back-end



Bei Anträgen, bei denen es um das Hinzufügen im Tree bestehender Aufgaben/Skills geht, kann der Antragsgenehmiger vor Genehmigung (nur) noch den Sollwert des vorgeschlagenen Skills/Aufgabe für die Stelle ändern. Standardmäßig wird dieser Sollwert beim Antrag immer auf die höchste Stufe des jeweiligen Qualifikationssystems gesetzt.

Bei Anträgen, bei denen es um neue, bisher nicht im Tree vorhandene, Aufgaben/Skills geht, kann der Genehmiger im Antrag Folgendes bearbeiten (um ggf. Fehleingaben des Portaluser, der i.d.R. nicht mit allen Feinheiten der Skills/Aufgaben vertraut ist, zu korrigieren):
  • Bezeichnung Aufgabe/Skill
  • Beschreibung Aufgabe/Skill
  • Qualifizierungssystem
  • Pfad im Tree
  • Sollwert
  • Skilltyp (Aufgabe, Hauptaufgabe, Skill)
Um die Stellen-Skills in der Stellenbeschreibung sichtbar zu machen, wurden für die Stellenbeschreibung neue Platzhalter geschaffen, welche die Skills der Stelle in unterschiedlichen Detaillierungsgraden/Formatierungen anzeigen (für die Aufgaben gab es schon vorher entsprechende Platzhalter):
  • ##pos_skills
  • ##pos_skills_liste
  • ##pos_skills_liste_beschreibung
  • ##pos_skills_liste_sollwert
  • ##pos_skills_liste_sollwert_gewichtung
Erweiterung der Stellenanträge

Durch vorangehend beschriebenes Feature können also die Soll-Skills, sowie Aufgaben einer Stelle per Antrag aus dem Mitarbeiterportal verändert werden (damit handelt es sich bei diesen Anträgen auch um Stellenanträge). Bisher konnte im Backend über Stellenanträge einerseits die Wiederbesetzung einer Stelle, eine neue Stelle, oder aber auch Änderungen der Stellen-Stammdaten (z.B. Soll FTE) beantragt werden. Mit den Anträgen für Stellen-Skills/-Aufgaben können nun weitere Daten, die via Platzhalter in die Stellenbeschreibung, sowie direkt auch in den Orgtree hineinwirken, per Antrag aus dem ESS Portal aktualisiert werden.

Die Anträge für neue Stellen-Skills/-Aufgaben finden sich nicht nur im Backend-Kontaktcenter, sondern genau wie die herkömmlichen Stellenanträge auch zusätzlich in der zentralen Stellenantragsliste:

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