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Admin / Systemdaten - Felderkonfiguration

Hier administrieren Sie sämtliche Werte* und Felder, welche an den verschiedensten Stellen im System in Form von Ausgabelisten (Selectboxen), einfachen oder historischen Eingabefeldern die Datenerfassung ermöglichen - sei es das Einpflegen von "Stellentypen" zur weiteren Verwendung in den Job Familien, oder auch die Anlage* neuer Eingabefelder innerhalb Ihrer Mitarbeiterakten.
* Wichtiger Hinweis!

Bei zu langen Feld-/Wertbezeichnungen kann es zu Problemen kommen! Dies betrifft nicht nur die im Folgenden angeführte Akte - auch an anderen Stellen ergeben sich bei zu langen Feldbezeichnern/Feldinhalten unschöne Formatierungen, oder unleserliche Bezeichnungen (z.B. bei Spaltenüberschriften, Dialoglayern, Auswahltrees usw.).

Die Wahl einer geeigneten (=angemessen kurzen Bezeichnung) liegt bei Zusatzfeldern/Werten in der Verantwortung des Kunden - das System kann diesbezüglich nicht angepaßt werden!

Erläuterung der versch. Einstellungen am Beispiel "Felderkonfiguration (Personal)":
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  1. Eindeutige Feld-ID (wird vom System vergeben)
  2. Feldtyp: Textfeld/Textzeile (für Freitext), einfache/Mehrfach-Auswahlliste (Wahl vorgegebener Werte), Ganz-, Prozent-, Kommazahl, Währungszahl (Zahlenfeld mit zwei Nachkommastellen zzgl. Auswahlliste für Währungseinheit), Datei (Uploadfeld), Datum
  3. Feldbezeichnung (in Abhängigkeit der in Ihrer Installation freigeschalteten Sprachen zzgl. Übersetzungen)
  4. Die Klasse (wird vom System vergeben) unterscheidet System-, Standard- und Zusatzfelder, wobei Letztere installationsindividuell hinzugefügte Felder sind. Systemfelder sind im Gegensatz zu Standardfeldern nur eingeschränkt bearbeitbar. D.h. Einstellbarkeiten wie 'Listen-', 'Pflichtfeld', 'Aktenfeld' oder auch 'aktiv' fallen weg, da funktionalitätsbedingt bereits systemseitig gegeben.Hinweis! Grundsätzlich sollten System- und Standardfelder möglichst nicht verändert werden, da hier verschiedene Funktionen und Logiken anknüpfen, welche durch eine Bearbeitung ggf. ausgehebelt werden könnten.
  5. Aktiv: Um ein (nicht benötigtes) Feld auszublenden, kann sein Status auf 'aktiv = nein' gesetzt werden.

    Ein Ein deaktiviertes Standardfeld wird in der dazugehörigen Search & List nicht mehr als Spalte oder Filter angeboten. Allerdings steht es in dem Felderauswahl-Interface in der Akte weiterhin zur Verfügung.

    Wird ein deaktiviertes Feld auf diesem Weg in die Akte gezogen, wird es automatisch aktiviert und steht gleichzeitig wieder in der Search & List zur Verfügung.

    Damit ein Standardfeld sicher bzw. dauerhaft aus den Akten, sowie den dazugehörigen Search & List entfernt wird, muss das Flag "aktiv = nein, incl. Akte" gesetzt werden.
  6. Pflichtfeld: Pflichtfelder erzwingen vom Benutzer eine Eingabe, d.h. sie können nicht leer bleiben. Grundsätzlich sollten Pflichtangaben die Ausnahme sein, um die tägliche Arbeit nicht unnötig zu erschweren. Hinweis! Bei Neuanlage eines Mitarbeiters werden die Pflichtfelder vom System-Setup bestimmt, so dass ein (Zusatz-)Pflichtfeld an dieser Stelle noch keine Eingabe erzwingt.
  7. Die Einstellung 'Listenfeld: ja' schaltet das Feld für S&L frei.
  8. Die Einstellung 'Filterfeld: ja' schaltet das Feld als (hinzuwählbaren) Filter frei.
  9. Bei nur Anzeige wird eine Bearbeitkarkeit des Feldwertes in der Akte ausgehebelt.
  10. Für die Neuanlage von Mitarbeitern kann hier ein Startwert für das Feld hinterlegt werden. Somit kann der individuelle Einstellungsaufwand für neuanzulegende Mitarbeiter minimiert werden. Damit dieses Feld (inkl. Startwert) in dem Formular beim Anlegen von Mitarbeitern enthalten ist, muss es im Vorfeld als Zusatzfeld in einem Personal/User Setup aufgenommen werden. Während und nach der Anlage des Mitarbeiters bleibt dieses Feld manuell und individuell editierbar.

    Bspw. können auch in der Felderkonfiguration (Workflows) zusätzliche Antragsfelder durch einen Startwert vorbelegt (wenn Feldeinstellung „Nur Anzeige“ = „Nein“) oder angezeigt werden, wenn „Nur Anzeige“ = „Ja“ eingestellt ist.
  11. Sofern eine Historie gebildet werden soll, erfordert dies bei der Datenerfassung stets die Angabe eines 'von' (gültig ab)-Datums. Die 'bis'-Angabe ist optional, bzw. würde bei Erfassung eines neuen Wertes mit eigener Gültigkeit automatisch für den Vorwert gesetzt werden.
  12. Die Freigabe zur Gruppenerfassung ermöglicht die Massenvergabe bestimmter Werte via Gruppenerfassungsfunktion
  13. "Stammdatenantrag: ja" schaltet das Feld im ESS frei, so dass Mitarbeiter eine Datenänderung über das Portal beantragen können.
  14. Über die Sichtbarkeit wird gesteuert, ob das Feld in der Standardansicht, oder aber erst im 'aufgeklappten' Modus des Feldbereichs sichtbar sein soll.
  15. Art (wird vom System vergeben)
  16. Bei Neuanlage eines Zusatzfeldes ist die treffende Zuweisung eines Bereichs essentiell für die (Wieder-)Aufindbarkeit. Die Möglichkeit, existierende Standardfelder in andere Bereiche zu verschieben, sollte hingegen mit Vorsicht genossen werden.
  17. Feldgruppe: Zuweisung zu einer im System hinterlegten Feldgruppe
  18. Im Feldbereich 'Externe Systeme' hinterlegen Sie die ID(s), welche - sofern produktiv - für die Schnittstelle(n) zum ER8 benötigt wird/werden.
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Auswahllisten / (Multi-)Selectboxen:

Über den button 'Neuer Wert' erweitern Sie die Auswahlliste, über die blauen Pfeile ändern Sie die Sortierung innerhalb der Liste (innere Pfeile je eine Zeile rauf/runter, äußere Pfeile setzen den Wert ans Listenende, bzw. -anfang). Via Klick auf den blau verlinkten Feldwert können Sie die Bezeichnung, bzw. Übersetzung (sofern Mehrsprachigkeit aktiv) ändern.

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Zusätzlich werden Zusatzfelder von dem Typ "Einfache Auswahlliste" in einer Search & List als Multiselect-Filter dargestellt.

zu 14.)
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zu 16.)
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Feldsortierung/Reihenfolge in Akte ändern

Anpassungen an der Feldsortierung können Sie direkt in der jeweiligen Akte (hier wieder am Beispiel 'Personal') vornehmen:
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Vererbung von "Job Familie"-Felder auf Stellen

Wie bekannt, werden Felder, die in der Felderkonfiguration "Job Familie" angelegt werden, automatisch auf die Stelle vererbt. Dies ist die einzige Möglichkeit Zusatzfelder für die Stelle zu erzeugen.

Ein Feld in der Stelle weist auch immer den Aktiv-Zustand des Feldes aus der Job Familie auf. Setzt man also ein "Job Familien"-Feld in der Felderkonfiguration auf „aktiv = nein“ oder „aktiv = nein,incl.Akte“, erscheint dieses Feld auch nicht mehr in der Stellen-Search & List/-Akte.

In der Felderkonfiguration (Stelle) in der Felderdetailansicht wird bei den Standard- und Systemfeldern ebenfalls der Bereich "Optionen" angezeigt. Damit sieht man in der Felderkonfiguration-Detailansicht eines Standard- und Systemfeldes z.B. auch das "Aktiv-Flag". Bearbeitet werden kann diese Option hier jedoch nicht – die Bearbeitung funktioniert nur über die Felderkonfiguration der Job Familien.
Zusatzfelder aus der Felderkonfiguration (Job Familien)

Eine in der Praxis sehr nützliche Erweiterung ermöglicht es nun, dass in der Felderkonfiguration (Job Familien) definierte Zusatzfelder in den Stellenanträgen als Feld zur Verfügung stehen. Bisher standen dort nur System- und Standardfelder der Job Familien/Stellen bereit.

Das in der Felderkonfiguration (Job Familien) neu angelegte Zusatzfeld "Test WF2" ist in der Felderauswahl für Stellenanträge sofort verfügbar. Hier wird es für den Antragsbereich des Stellenantrags ausgewählt.


Im ausgeführten Stellenantrag wird das Feld nun genau wie bei Standard-/Systemfeldern zum Bearbeiten angeboten.
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