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ESS / Selfservice Portal

Das Mitarbeiterportal erlaubt eine Vielzahl von Funktionen (Abhängig vom Umfang der in der rexx HR Anwendung beauftragten Module) wie u.a. das digitale Beantragen von Abwesenheiten oder auch Stammdatenänderungen, die Interaktion der Mitarbeiter untereinander, sowie bietet es der HR-Abteilung, bzw. den Führungskräften die Möglichkeit, bestimmte Inhalte aus dem rexx HR heraus ins Portal zu stellen und so mit den Mitarbeitern im sog. 'Stream' zu kommunizieren.
Kurzüberblick:

Nach dem Login stehen dem Anwender über das Menü (Klick auf das rexx-Symbol, vgl. screenshot unten) verschiedene Funktionen zur Verfügung. Über die Toolbar rechts oben in der Headerleiste können das eigene Profil administriert, sowie das Kontaktverzeichnis, als auch der Stream (Newsefeed) aufgerufen werden.
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Hinweis:

Sofern Sie bereits auf unseren neuen WhiteSpace-Modus (mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Hompage) umgeswitcht haben, können sowohl das Passwort, als auch die Anwendersprache - sofern verschiedene Sprachmodi aktiv - über das Portalprofil geändert werden. Eine Änderung hier wirkt sich dann auch auf den back-end/HR-Zugang aus (und vice versa).

Ist in einem Benutzerprofil das Recht "Letztes Login anzeigen" (ID 58) aus der Aufgabengruppe Portal aktiviert, wird auf der "Mein Profil"-Seite des angemeldeten Benutzers das letzte Login angezeigt.
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rexx HR - 'Digitale Stechuhr' / Zeiterfassung

Über die buttons "Kommen" / "Gehen" können die Mitarbeiter im Portal Ihre Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen:

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Sofern bei Ihnen die Projektzeiterfassung aktiv ist, erscheint nach Erfassung der Kommen-/Gehenbuchung eine baumartige Struktur mit den für den jeweiligen Mitarbeiter bebuchbaren Projekten.

Hat ein Mitarbeiter einmal vergessen, sich ein- oder auszuloggen, kann er diese Buchung als Antrag an seinen Timemanger unter dem Portalmenüpunkt 'Zeiterfassung' nachholen.
An-/Abwesend - Online/Offline

Sobald ein Mitarbeiter im ESS Portal eingeloggt ist, steht sein Status auf 'Online'. Loggt er sich aus, geht er 'Offline'. Sofern in Ihrer rexx HR Installation das Zeiterfassungsmodul aktiv ist, wird ein Mitarbeiter bei erfasster Kommen-Buchung als 'Anwesend' aufgeführt, bzw. bei erfasster Gehen-Buchung als 'Abwesend'.
An-/Abwesenheitsstatus - Anzeige von Erfassungsdatum & Uhrzeit im Portal

Über das Recht 'Zugriff auf Anwesenheitsstatus' kann die Anzeige des Erfassungsdatums und der Uhrzeit auf der Profilseite des Mitarbeiters und in der Verzeichnisliste im Portal gesteuert werden.

Benutzer mit diesem Recht können die Uhrzeit und das Erfassungsdatum der aktuellen An-/Abwesenheitsbuchung einsehen, indem sie auf das blau verlinkte Wort 'Abwesend', bzw. 'Anwesend' klicken:

Auf der Profilseite:
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In der Verzeichnisliste:
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Hinweis:

Der Ab-/Anwesenheitsstatus wird nur für den aktuellen Tag berechnet. Am Folgetag steht der Status (vor dem ersten Einloggen) auf 'Nicht am Platz' und ist nicht verlinkt.

Ohne das Recht 'Zugriff auf Anwesenheitsstatus' ist der Status zwar sichtbar, aber nicht verlinkt, so dass das Erfassungsdatum und die -Uhrzeit nicht einsehbar sind.

Das o.a. Recht wirkt natürlich nur, wenn die Systemeinstellung 'Die Kommen- und Gehen-Uhrzeiten bei der Anwesenheitsübersicht anzeigen?' aktiv ist (nur durch einen rexx Mitarbeiter anpassbar).
Stammdatenanträge

Änderungen an seinen Stammdaten (Adress-, Telekommunikations-, Kontodaten etc.) kann ein Mitarbeiter bequem und einfach über das Portal beantragen. Dies reduziert die Fehlerquote im Vergleich zu bsplw. telefonischer Durchgabe, sowie den Administrationsaufwand (bsplw. Anruf bei HR, HR notiert, gibt danach ein), da Änderungen bei Antragsgenehmigung automatisch in die Akte fließen.

Den Zugriff auf den Reiter "Meine Daten" erhält ein Benutzerprofil, wenn das Recht "Stammdaten anzeigen" aus der Aufgabengruppe "Portal" aktiviert ist. Die Möglichkeit die eigenen Stammdaten via "Meine Daten" oder via "Anträge" zu bearbeiten erhält ein Benutzerprofil dann, wenn das Recht "Stammdaten bearbeiten" aus der Aufgabengruppe "Portal" aktiviert ist.

Stammdatenänderungen können via 'Meine Daten'...

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...oder via 'Anträge' erstellt werden: Bild

Weitere Infos zu den Stammdatenanträgen:

1.) Auch im Backend können Stammdatenanträge durch HR erfasst werden, wenn z.B. der Mitarbeiter die Änderungen telefonisch mitteilt. Mehr dazu hier (unterster Abschnitt).

2.) Stammdantenanträge aus dem Portal heraus können nun auch im Antragsbereich mit Zusatzfeldern (via Systemdaten>Felderkonfiguration) versehen werden. Der klassische Use Case ist ein Bemerkungsfeld zum Antrag, in das der Antragsteller zusätzliche Informationen zum Antrag erfassen kann.

3.) Auch historische Zusatzfelder/Zusatzfeldgruppen und historische Systemfelder (z.B. Arbeitsverhältnis) können jetzt in den Systemdaten für Stammdatenanträge freigegeben werden.

4.) Stammdatenanträge sind jetzt mit einem Systemzusatzfeld "Wirksam ab" ausgestattet, wenn es sich bei dem geänderten Feld um ein nicht-historisches Feld handelt:

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Das "Wirksam ab" bewirkt, dass die Änderung des Feldes erst eintritt, wenn der Antrag genehmigt ist und das wirksam-ab-Datum erreicht ist. Defaultmäßig ist "Wirksam-ab" mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter meldet seine künftige Adresse, da er umziehen wird und sicherstellen möchte, dass seine Daten rechtzeitig angepasst sind, so dass z.B. seine nächste Gehaltsabrechnung schon an die richtige Adresse geht.

Auch können rückwirkende Änderungen beantragt werden - ein "Wirksam-ab"-Datum in der Vergangenheit ist ebenfalls möglich.

5.) Auch historische Felder/Feldgruppen werden im Antrag jetzt mit einem "Wirksam ab"-Datum dargestellt.
Hinweis: Bei historischen/Feldern/Feldgruppen kann das "Wirksam-ab" nicht direkt im Antrag bearbeitet werden, sondern nur über den historischen Eintrag selbst.

6.) Im Portal wird dem User jetzt eine Ansicht geboten, die seine laufenden Anträge darstellt. Zwar konnte ein Mitarbeiter auch zuvor via Stream seinen Stammdaten-Antrag verfolgen, durch die neue Funktion "laufende Anträge" (via Link oben im Stammdatenbereich) werden diese aber nochmal gesammelt und übersichtlich dargestellt:
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+ + + NEU + + +
Stellen-Aufgaben & -Skills > Portalanträge<span style="color:#FF0000;"> / Mitarbeitergespräche




Vorab einmal zum ‚Status Quo‘:

> Grundsätzlich kann ein Mitarbeiter im Portal (> Kachel ‚Entwicklung‘) einerseits ein komplett neues Skill für den Skilltree vorschlagen (und für sich dann gleich auch das gewünschte Eigen IST/ZIEL beantragen). Dieses Feature ist sehr hilfreich bei der Pflege des Skilltree: Die Mitarbeiter beteiligen sich quasi per Self Service daran, indem sie z.B. in schnell wandelnden Fachgebieten (IT, Forschung & Entwicklung, usw.) neue Skills für den Skilltree und für ihre persönlichen Skills beantragen.

> Zur Erinnerung: Ebenfalls kann ein Mitarbeiter via Portal beantragen, dass ein schon im Skilltree vorhandenes Skill zu seinen persönlichen Skills hinzugefügt wird.
NEU: Anträge Stellen-Skills/-Aufgaben

Die bisherigen Skillanträge führen jedoch nicht dazu, dass die gewissermaßen "offiziell" geforderten Aufgaben und Skills einer Stelle per Antrags Self Service gepflegt werden können.

Hierfür wurden neu im Portal (> Kachel ‚Meine Daten‘ > Stellenbeschreibung) im Toplevel die Funktionen "Stellen Skill vorschlagen" und "Aufgabe vorschlagen" geschaffen.

Diese Funktionen unterstützen durch den Self Service die automatische Pflege der Stellenbeschreibungen - denn: Wer den Job macht, weiß was an Kompetenzen benötigt wird und welche Aufgaben zu erledigen sind.

Gerade ins unserer heutigen Zeit mit seinen stets wandelnden Aufgaben und stets neuem Fachwissen, wo es häufig schwierig ist, zentralistisch Stellenbeschreibungen aktuell zu halten, stellt dieses Feature nun einen enormen Benefit dar - besonders bei der Ausschreibung der Stelle, der Einarbeitung neuen Personals, sowie bei der Organisationsoptimierung.

Mit diesem neuen Features löst rexx das Dilemma: Per Self Service gelangt Ihr Unternehmen mit minimalem Aufwand zu aktuellen und umfassenden Stellenbeschreibungen!

Im Portal werden diese beiden Workflows via Kachelmenü > ‚Meine Daten‘ > Stellenbeschreibung im grauen-Menübalken angeboten:
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Sobald einer der o.a. Portal-Menüpunkte gestartet wird, öffnet sich das Auswahl-Interface für Skills/Aufgaben in Gestalt eines Mini-Trees. Dabei werden je nach Menüauswahl entweder nur die reinen Skills, oder aber eben nur Aufgaben/Hauptaufgaben im Tree angezeigt. Im Tree werden dabei die Skills bzw. Aufgaben, die schon in der Stelle festgelegt sind, nicht angeboten. Hinzufügbare Skills/Aufgaben, für die der Mitarbeiter einen noch laufenden Antrag gestellt hat, werden ohne Auswahlbutton und in graurosa Schrift dargestellt (so dass keine parallelen Mehrfachanträge für dasselbe Skill, bzw. dieselbe Aufgabe gestellt werden können).

So kann dabei z.B. der Mini-Tree für „Aufgaben“ aussehen:

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Über die Rundbuttons vor den Tree-Details kann die der Stelle hinzuzufügende Aufgabe/Skill gewählt werden. Hinweis: Je Antrag kann nur 1 Aufgabe/Skill zum Hinzufügen festgelegt werden.

Über dieses Interface ist es auch möglich, für die Stelle eine vollständig neue Aufgabe/Skill, die/das bisher nicht im Tree enthalten ist, zu beantragen! Dann ist im jeweiligen Zweig der Rundbutton für ">>NEU!" zu wählen.


Hinweis: Die neuen Anträge stehen nebst den Funktionen via Stellenbeschreibung natürlich auch in der Portal-Kachel "Anträge" zur Verfügung:
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Neue Stellen-Aufgaben/-Skills via Personalgespräch

Einige Organisationen bevorzugen es, dass nicht jeder Mitarbeiter zu jeden Zeitpunkt Änderungsanträge für seine Stelle auf den Weg bringen kann. Hier wird die Überprüfung/Anpassung der aktuellen Aufgaben eines Mitarbeiters häufig durch das zyklische Mitarbeitergespräch formalisiert. Diese Herangehensweise wird ebenfalls durch rexx unterstützt - mehr dazu hier.

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