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ESS/Self-Service-Portal

Das Mitarbeiterportal (nachfolgend: ESS) erlaubt, je nach Umfang der in der rexx Suite beauftragen Module, eine Vielzahl von Funktionen. Es besteht die Möglichkeit, digital Anträge zu stellen, wie beispielweise bei Abwesenheiten oder bei Änderungen in den Stammdaten. Des Weiteren dient es zur internen Interaktion und Kommunikation der Mitarbeiter (Chatfenster) und bietet die Option für den Mitarbeiter, die HR-Abteilung und Führungskräfte, bestimmte Inhalte aus dem rexx HR heraus ins Portal zu stellen und Beiträge direkt im 'Stream' (Newsfeed) zu posten.

Kurzüberblick
Nach dem Login erreicht man durch einen Klick auf die Schaltfläche „Portal“ im Top Level Menü den Portal-Stream. Die verschiedenen Icons im rechten oberen Bereich des Top Level Menüs zeigen den Status Abwesend/Anwesend (Uhr), Benachrichtigung über neue Beiträge/Anträge im Portal (Glocke) und das Profilfoto.
Bei einem Klick auf das Profilfoto erscheint ein Fenster, in dem der Name und die entsprechende Stelle angezeigt wird. Außerdem gelangt man über das Telefonbuch-Icon zum Organigramm und dem Kontaktverzeichnis. Der Logout-Button meldet den Mitarbeiter vom Portal ab.

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Durch einen Klick auf den Namen des Mitarbeiters erreicht man das eigene Portalprofil. Hier sieht man neben Namen, Stelle und Kontaktdaten des Mitarbeiters den Login-Status (Online/Offline) und die Abonnentenübersicht (Abonnenten/Abonnements).

Ist in einem Benutzerprofil das Recht „Letztes Login anzeigen“ (ID 58) aus der Aufgabengruppe „Portal“ aktiviert, wird dem angemeldeten Mitarbeiter auch die letzte Login-Zeit angezeigt.
Des Weiteren lassen sich im Bereich „Einstellungen“ das Passwort ändern, die Startseite festlegen (sofern Berechtigung vorliegt), die gewünschten Job-Kategorien abonnieren (interessant für das rexx Empfehlungsmanagement und rexx Talentbringer) und ein Lunch-Roulette aktivieren. Außerdem sieht man den QR Code zur Nutzung des Portals über die rexx App.

Im Feld „Über mich“ kann ein Motto eingetragen werden, das anderen Mitarbeitern beim Zugriff auf das eigene Profil angezeigt wird. Außerdem sieht man unter „Meine letzten Beiträge“ nochmals die vergangenen, eigenen Aktivitäten im Portal-Stream.

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rexx HR - 'Digitale Stechuhr' / Zeiterfassung

Über die Buttons „Kommen“/„Gehen“ können die Mitarbeiter im Portal über das Uhr-Icon im Top Level Menü ihre Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen:

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Portal_3_Uhr_B.png (11.07 KiB)

Sofern bei Ihnen die „Projektzeiterfassung“ aktiv ist, erscheint nach Erfassung der Kommen-/Gehen-Buchung eine baumartige Struktur mit den für den jeweiligen Mitarbeiter buchbaren Projekten.
Hat ein Mitarbeiter einmal vergessen, sich ein- oder auszuloggen, kann er diese Buchung als Antrag an seinen Genehmiger (Workflow für die Zeiterfassung) unter dem Portalmenüpunkt „Zeitmanagement“ nachholen.

Zeitbuchung: An-/Abwesend - Online/Offline

Sobald ein Mitarbeiter im ESS Portal eingeloggt ist, steht sein Status auf „Online“. Loggt er sich aus, geht er „Offline“. Sofern in Ihrer rexx HR Installation das Zeiterfassungsmodul aktiv ist, wird ein Mitarbeiter bei erfasster Kommen-Buchung als „Anwesend“ aufgeführt, bzw. bei erfasster Gehen-Buchung als „Abwesend“.

An-/Abwesenheitsstatus - Anzeige von Erfassungsdatum & Uhrzeit im Portal

Über das Recht „Anwesenheitsstatus: Anzeigen“ (ID 52) kann die Anzeige des Erfassungsdatums und der Uhrzeit auf der Profilseite des Mitarbeiters und in der Verzeichnisliste im Portal gesteuert werden.

Benutzer mit diesem Recht können die Uhrzeit und das Erfassungsdatum der aktuellen An-/Abwesenheitsbuchung einsehen, indem sie auf den blau verlinkten Status (hier: Urlaub) klicken:

Auf der Profilseite:

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In der Verzeichnisliste:

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Hinweis:
Der Ab-/Anwesenheitsstatus wird nur für den aktuellen Tag berechnet. Am Folgetag steht der Status (vor dem ersten Einloggen) auf „Nicht am Platz“ und ist nicht verlinkt. Ohne das Recht „Anwesenheitsstatus: Anzeigen“ (ID 52) ist der Status zwar sichtbar, aber nicht verlinkt, so dass Erfassungsdatum und -uhrzeit nicht einsehbar sind.

Stammdatenanträge

Änderungen an seinen Stammdaten (Adress-, Telekommunikations-, Kontodaten etc.) kann ein Mitarbeiter bequem und einfach über das Portal beantragen. Dies reduziert die Fehlerquote im Vergleich zu beispielweise telefonischer Durchgabe, sowie den Administrationsaufwand, da Änderungen bei Antragsgenehmigung automatisch in die Personalakte fließen. Den Zugriff auf den Reiter ‚Meine Stammdaten‘ erhält ein Benutzerprofil, wenn das Recht „Stammdaten anzeigen“ (ID 12) aus der Aufgabengruppe „Portal“ aktiviert ist.

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Stammdatenänderungen können in der Kachelübersicht via „Anträge“ erstellt werden:

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Weitere Infos zu den Stammdatenanträgen:

1.) Auch im Backend können Stammdatenanträge durch HR erfasst werden, wenn beispielweise der Mitarbeiter die Änderungen telefonisch mitteilt. Mehr dazu hier (unterster Abschnitt).

2.) Stammdatenanträge sind jetzt mit einem Systemzusatzfeld "Wirksam ab" ausgestattet:

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Stammdaten_Antrag.PNG (71.09 KiB)

Das "Wirksam ab" bewirkt, dass die Änderung des Feldes erst eintritt, wenn der Antrag genehmigt ist und das Wirksam-ab-Datum erreicht ist. Standardmäßig ist "Wirksam ab" mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter meldet seine künftige Adresse, da er aufgrund eines Umzuges sicherstellen möchte, dass z.B. seine nächste Gehaltsabrechnung rechtzeitig an die korrekte Adresse geht.
Es können ebenfalls rückwirkende Änderungen beantragt werden, denn ein "Wirksam ab"-Datum in die Vergangenheit ist ebenfalls möglich.

3.) Die Konfigurationsmöglichkeit „Auslösung“, die sich in der Workflow-Akte im Bereich Zugriff befindet, bietet für Standard-Anträge nun die Optionen „Durch Antragstellung“ (gewohnter Vorgang durch Beantragung über das Portal oder durch einen User im Backend) und „Vorgabe für Personal“ (Personalfragebogen).
Bei „Vorgabe für Personal“ wird der Workflow direkt in der Mitarbeiterakte ausgelöst/hinterlegt und dadurch dem Mitarbeiter automatisch zur Bearbeitung angeboten.

4.) Über das Kachelmenü und einen Klick auf die Kachel „Anträge“ kann man auf einen Blick alle laufenden Anträge gesammelt und übersichtlich einsehen.

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Portal_7_B.png (25.34 KiB)