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Umfrage (Akte)

Sehen Sie zum Thema auch die Sonderform der Umfrage: Wirksamkeitskontrolle
Beachten Sie auch die Update-Info zu neuen Konfigurationsmöglichkeiten der Umfragen.


Innerhalb einer Umfrageakte können in der rechten Spalte (per Klick in die grau-kursiven Felder) die Angaben konfiguriert werden:

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  • a. Die Umfrage ID wird vom System automatisch vergeben.
  • b. Hier kann die Umfrage (um-)benannt werden.
  • c. Hier kann eine Beschreibung zu der Umfrage hinterlegt werden. Die Beschreibung ist für den Mitarbeiter im ESS nicht sichtbar.
  • d. Als Umfrage-Typ kann „Sonstiges“ oder „Veranstaltung“ gewählt werden. „Veranstaltung“ wird gewählt, wenn sich die Umfrage auf eine bestimmte Veranstaltung beziehen soll.
  • e. Der Status zeigt an, ob die Umfrage bereits publiziert wurde oder nicht.
  • f. Publizierungsdatum (sofern publiziert)
  • g. Befüllt aus dem Reiter Statistik wird hier die Gesamtbewertung widergespiegelt. Bei Klick auf die Sternchen gelangen Sie zur Statistk.
  • h. Bezieht sich die Umfrage i.d.R. auf einen speziellen Typen von Veranstaltungen, kann hier aus den in den Systemdaten definierten Veranstaltungstypen gewählt werden. Bei Neuanlage einer Veranstaltung mit einem hier als 'Standard' definierten Typen würde dann - sofern keine manuelle Zuweisung einer Umfrage erfolgt - eine neue Umfrage auf Basis dieser Umfragevorlage erstellt.
  • i. Hier kann definiert werden, ob die Befragung anonym erfolgen soll. Wenn „ja“, dann ist nicht nachvollziehbar, wer welche Fragen wie beantwortet hat. Es kann lediglich in der Mitarbeiterakte nachvollzogen werden, dass der Mitarbeiter die Umfrage durchgeführt hat.
  • j. Das Feld „Veranstaltung“ wird nur eingeblendet, wenn unter d. „Umfrage-Typ“ der Wert „Veranstaltung“ gewählt wurde. Sie können dann mit Klick in das Feld eine vorher angelegte Veranstaltung auswählen. Hinweis: Eine Umfrage kann immer nur einer Veranstaltung zugewiesen werden! Angeboten werden im sich dann öffnenden Layer zudem nur Veranstaltungen, denen noch keine Umfrage zugewiesen wurde.
  • k. Ist der Umfrage-Typ = Veranstaltung, können Sie hier keine Teilnehmer manuell hinterlegen. Die Teilnehmer werden automatisch aus der ausgewählten Veranstaltung gezogen. Achtung: Die Umfrage wird einen Tag nach stattfinden der Veranstaltung automatisch an die Teilnehmer publiziert (auch am Wochenende). Ist der Umfrage-Typ = Sonstiges, können Sie mit Klick auf die „0“ die Teilnehmer manuell zuordnen:
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  • l.+m. Zeigen an, wie viele der Teilnehmer die Umfrage bereits beendet haben, bzw. bei wievielen sie noch offen/in Bearbeitung ist.
  • Ersteller und Erstellungsdatum der Umfrage werden im Reiter Bogen angezeigt
Hinweis:

Die frühere Einstellungsmöglichkeit, 'Enthaltungen' zu ermöglichen, wurde durch die Option, einzelne Fragen innerhalb einer Umfrage als Pflichtfelder zu markieren, ersetzt. Ist eine Frage kein Pflichtfeld, kann sich der Beantwortung Dieser somit enthalten werden.
Fragegruppen und Fragen erstellen

In der linken Spalte der Umfrageakte können Sie per 'mouseover' (dazu den Mauszeiger kurz über dem Symbol ruhen lassen) über das Zahnrad Fragegruppen und/oder Einzelfragen anlegen:

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Fragegruppe anlegen

Klicken Sie auf „Neue Fragegruppe“, geben die Bezeichnung ein und gehen dann auf „Speichern“.

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Wenn Sie eine Fragegruppe angelegt haben, können Sie - wieder per mouseover über der entsprechenden Gruppe - die Einzelfragen dazu anlegen:

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  • a. Fragestellung eingeben
  • b. Hier kann (optional) angegeben werden, ob sich die Frage auf ein Haus (z.B. Seminaranbieter), eine Person (z.B. Referent) oder eine Veranstaltung bezieht
  • c. Wird unter „Art“ etwas ausgewählt, kann die Auswahl unter „Bezug“ noch weiter spezifiziert werden (die Auswahlwerte unter „Bezug“ können Sie in den Systemdaten >Typen Veranstaltung, Haus, Person… pflegen).
  • d. Das Qualifizierungssystem gibt die Antwortmöglichkeiten zu dieser Frage vor
  • e. Pro Frage kann definiert werden, ob es sich um eine Pflichtfrage handelt, oder nicht (Teilnehmer erhalten einen Hinweis, sollte die Umfrage abgeschlossen werden, ohne alle Pflichtfragen beantwortet zu haben).
  • f. Anstelle eines Qualifizierungssystems kann auch ein Freitextfeld zur Verfügung gestellt werden. Ein Qualifizierungssystem UND ein Freitextfeld in Kombination sind nicht möglich.
  • Bemerkung: Bei Fragen mit Q-System kann (nach Erfassung der Frage, im Bearbeitenmodus) das Feld Bemerkung auf "ja" gesetzt werden und es erscheint das Feld "Bemerkung Qualifizierungsstufe". Hier können der/die Q-System-Wert/e ausgewählt werden, bei denen ein Bemerkungsfeld in der Umfrage erscheinen soll
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Fragenkatalog

Haben Sie im Fragenkatalog bereits Standardfragen hinterlegt, können Sie diese hier ebenfalls auswählen:

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Per Klick in die Kästchen (anschließend „Übernehmen") können Sie die Fragen oder ganze Fragegruppen in Ihrer Umfrage aufnehmen:

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Umfrage publizieren

Wenn alle Fragen erstellt und die Teilnehmer zugeordnet sind, können Sie die Umfrage publizieren. Gehen Sie dazu über das Toplevel Menü und wählen „Umfrage publizieren“ aus:

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Die zugeordneten Teilnehmer werden per Streameintrag im Portal über die Publizierung der Umfrage informiert.

Sobald ein Mitarbeiter die Umfrage abgeschlossen hat, erhält der Ersteller der Umfrage im Workcenter eine Info darüber. Sollte ein Mitarbeiter die Umfrage nicht im ersten Anlauf komplettieren können, kann der Bogen zwischengespeichert werden ('Speichern'-button). Die Umfrage bleibt dann weiterhin bearbeitbar (der Ersteller erhält keine Info).
Umfrage zurückziehen

Ist die Umfrage publiziert, kann sie ebenfalls über das Toplevel-Menü wieder zurückgezogen werden. Die Umfrage ist dann nicht mehr im ESS für den Mitarbeiter sichtbar und auch der Streameintrag verschwindet.
Statistik

Ist die Umfrage beendet, erhalten Sie die Auswertungsergebnisse über das Headermenü > „Statistik anzeigen“ (s.screenshot), über die Bewertung in der Umfrage-Akte (Klick auf die Sternchen), bzw. über den Reiter 'Statistik'.



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Wie weiter oben bereits erwähnt, basiert die prozentuale Berechnung der Bewertung auf den Prozentwerten der Antwortmöglichkeiten (vgl. Qualifizierungssystem).
NEU: Umfrage für Teilnehmer im Backend ausfüllen

Es ist nun möglich, eine Umfrage direkt im Backend für einzelne Umfrageteilnehmer auszufüllen, wenn die Umfrage noch nicht bearbeitet wurde.

Damit ein Benutzer dies tun kann, muss in seinem Profil das Recht 'Umfragen / Für Teilnehmer ausfüllen' freigeschaltet werden. Anschließend kann der Benutzer im Teilnahme-Register einer Umfrage, sowie via Umfrage-Widget aus der Personalakte in der Spalte 'Bewertung Personal', bzw. per Klick auf die leeren Sterne (sh. screenshot unten) den Layer mit der Umfrage aufrufen und über den Button 'Für Teilnehmer ausfüllen', das Umfrageformular aufrufen.
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Im Formular kann zudem - wie auch im ESS Portal - eine Umfrage zwischengespeichert (via Speichern) oder final abgeschlossen (Abschließen) werden.

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