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Die Sachbearbeitung


1. Der Sachbearbeiter für Mitarbeiter wird


a) in der Personenakte direkt im Bereich "Stammdaten" zugewiesen

b) aus der Stelle abgeleitet, wenn bei der Stelle des Mitarbeiters eine Sachbearbeitung eingetragen ist

c) aus der Org.unit abgeleitet, wenn dort eine Sachbearbeitung eingetragen ist

d) wenn a bis c nicht greifen, wird in den darüberliegenden Org.units geschaut, ob dort ein SB (=Sachbearbeiter) hinterlegt ist und dieser wird dann gezogen.


Diese Reihenfolge spiegelt auch die Gültigkeit der Zuweisung wider: Wenn der Sachbearbeiter in der Personenakte zugewiesen wurde, gilt immer dies - egal was in der Stelle oder Org.unit eingetragen wurde - usw.


Es wird empfohlen, die Sachbearbeitung so abstrakt wie möglich festzulegen - im Idealfall also auf Org.ebene. Dies reduziert den manuellen Pflegeaufwand für das Feld "Sachbearbeitung" enorm.


In bestimmten Szenarien wird die SB-Zuweisung über die Org.units nicht möglich sein: z.B. wenn es eine spezielle Sachbearbeitung für Azubis gibt. Hier empfiehlt sich dann eine Zuweisung über die Stelle, die die Sachbearbeitung wiederum von der Jobfamilie bekommen sollte. D.h. alle Azubis würden dann auf Stellen einer oder mehrerer Jobfamilien sitzen. Über die Jobfamilie könnte dann auch eine Aktualisierung der Sachbearbeitung in den Stellen und darüber zum einzelnen Mitarbeiter stattfinden.


2. Die Sachbearbeitung kommt bei folgenden Funktionen zum Einsatz


a) Empfänger innerhalb eines Workflows

b) Empfänger von Remindern

c) Absender von Formschreiben, die automatisiert von Remindern versendet werden

d) Absender von Portalstreameinträgen, die systemseitig erzeugt werden - z.B. beim automatischen Auslösen des Teamquiz, oder bei automatisch zugestellten Blogartikeln.

e) Zugriff auf Personalakten (mehr dazu weiter unten)


3. Massenbearbeitung


Die massenhafte Bearbeitung des Feldes "Sachbearbeitung" entfällt im Normalfall, wenn die SB-Zuweisung aus der Org.unit oder Stelle/Jobfamilie abgeleitet wurde. Dennoch kann es erforderlich sein, die direkte Zuweisung einer SB zum Mitarbeiter durchzuführen. Um eine Sachbearbeitung massenhaft hinzuzufügen, zu löschen oder zu ersetzen, wird die Gruppenerfassung > Sachbearbeitung via Personal S&L (search&list) genutzt.


4. Grundsätzliches zum Schluss:

Es ist möglich, mehr als einen Sachbearbeiter pro Mitarbeiter/Stelle/Org.-unit zu setzen.

Personalzugriff gemäß Sachbearbeitung



Das Rechtemanagement Ihres rexx HR wurde kürzlich um folgendes Recht erweitert:

Personal Zugriff / Personal anzeigen: "Sachbearbeitung-Zuordnung".

Ein Benutzer mit diesem Recht kann auf das Personal zugreifen, für das er als Sachbearbeitung (direkt oder vererbt) gilt. Wie die Vererbungslogik funktioniert, ist weiter oben unter 1. b)-d) beschrieben.

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