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Workcenter / Aktuelles

Das Workcenter wird i.d.R. als Startseite gesetzt und ist Kommunikations- und Organisationstool in Einem. Hier findet sich jegliche Korrespondenz (mit oder ohne Mitarbeiterbezug) wieder. Dies können Emails, Erinnerungen (Reminder), Wiedervorlagen, Aufträge und Ereignisse sein, die Ihrem User zugeordnet ist - z.B. als Personaler, Timemanager, Administrator.

Im oberen Abschnitt der Benutzeroberfläche stehen Ihnen nebst einem Filterbereich (öffnen durch betätigen des Bild- icons) und - je nach Systemumfang und persönlichen Berechtigungen zudem Ihr persönlicher Nachrichteneingang, oder auch die komplette Kommunikation aller über das System versendeten Nachrichten zur Verfügung (Superview).
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Der Bereich, in dem Sie sich derzeit befinden ist mit einem Pfeilsymbol (Bild) hinter der Bezeichnung gekennzeichnet, mit Klick auf selbigen Sie entsprechende Aktionen ausführen können. Hier werden Ihnen alle möglichen Aktionen (je nach Berechtigung) aufgelistet.
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  • ausführbare Aktionen werden Ihnen schwarz hervorgehoben, diese sind mit Klick auf den entsprechenden Untermenü-Punkt ausführbar
  • nicht ausführbare Aktionen aufgrund fehlender Berechtigungen (hier z.B. "Abfrage löschen") oder fehlender Verknüpfungen (hier z.B. "Formschreiben versenden - dazu müsste ein Mitarbeiterbezug bestehen) werden ausgegraut dargestellt



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Erläuterung oben aufgeführter Aktionen:
Neue interne Nachricht / AufgabeBild

  • Erstellen Sie intern Aufträge an User mit oder ohne Mitarbeiterbezug oder schreiben einfach interne Nachrichten
  • Empfänger (Pflichtfeld) können mit Eingabe der ersten Buchstaben der User schnell gefunden werden
  • Erledigungsdatum kann bei wichtigen Aufträgen gesetzt werden
  • Prioritäten (0 - 3, wichtig - weniger wichtig) können vergeben werden
  • Anlagen (von lokalem Speicher) und Standardanlagen (im rexx HR hinterlegte Anlagen) können hinzugefügt werden über den Punkt "weitere Aktionen"
  • sollte eine abschließende Bearbeitung zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich sein, kann diese Aktion als Entwurf gespeichert werden und taucht im Bereich Workcenter unter dem entsprechenden Symbol als Entwurf auf, solange dieser nicht manuell gelöscht wird
  • Sichtbarkeit kann definiert werden (public = für alle User mit entsprechenden Berechtigungen einsehbar; privat = nur von Versender und Empfänger einsehbar)
  • Betreff muss vergeben werden (Pflichtfeld)
  • Textinhalte können in Schrift und Bild definiert werden
  • mit dem Klick auf "Speichern" schicken Sie diesen Auftrag ab
Neue Wiedervorlage
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  • Erstellen Sie sich selbst, oder auch anderen Usern mit oder ohne Mitarbeiterbezug eine Wiedervorlage (in der Zukunft), um wichtige Themen, Feedback, Termine nicht zu vergessen
  • Die Wiedervorlage ploppt am von Ihnen definierten Datum bei den Empfängern (Pflichtfeld) auf
  • der eigene User wird bei Klick auf "Neue Wiedervorlage" als Empfänger vorbelegt
  • Empfänger können mit Eingabe der ersten Buchstaben der User schnell gefunden werden
  • Prioritäten (0 - 3, wichtig - weniger wichtig) können vergeben werden
  • Anlagen (von lokalem Speicher) und Standardanlagen (im rexx HR hinterlegte Anlagen) können hinzugefügt werden über den Punkt "weitere Aktionen"
  • sollte eine abschließende Bearbeitung zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich sein, kann diese Aktion als Entwurf gespeichert werden und taucht im Bereich Workcenter unter dem entsprechenden Symbol als Entwurf auf, solange dieser nicht manuell gelöscht wird
  • Sichtbarkeit kann definiert werden (public = für alle User mit entsprechenden Berechtigungen einsehbar; privat = nur von Versender und Empfänger einsehbar)
  • Betreff muss vergeben werden (Pflichtfeld)
  • Textinhalte können in Schrift und Bild definiert werden
  • mit dem Klick auf "Speichern" schicken Sie die Wiedervorlage ab
Neue Information
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  • Erfassen Sie Informationen zu Ereignissen, Gesprächen, etc. mit oder ohne Mitarbeiterbezug zu einem bestimmten Termin
  • Empfänger können (optional) mit Eingabe der ersten Buchstaben der User schnell gefunden werden
  • Prioritäten (0 - 3, wichtig - weniger wichtig) können vergeben werden
  • Anlagen (von lokalem Speicher) und Standardanlagen (im rexx HR hinterlegte Anlagen) können hinzugefügt werden über den Punkt "weitere Aktionen"
  • sollte eine abschließende Bearbeitung zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich sein, kann diese Aktion als Entwurf gespeichert werden und taucht im Bereich Workcenter unter dem entsprechenden Symbol als Entwurf auf, solange dieser nicht manuell gelöscht wird
  • Sichtbarkeit kann definiert werden (public = für alle User mit entsprechenden Berechtigungen einsehbar; privat = nur von Versender und Empfänger einsehbar)
  • Betreff muss vergeben werden (Pflichtfeld)
  • Textinhalte können in Schrift und Bild definiert werden
  • Eine Selectbox gibt Ihnen die Möglichkeit einen Typen zu vergeben (so kann später die Sichtberechtigung über die Rechte/Typen gesteuert werden)
  • Der Eintrag samt Inhalt und Anlagen kann zur digitalen Akte (ja/nein) hinzugefügt werden
  • es kann auf Wunsch ein Eintrag im Mitarbeiterportal vorgenommen werden (Information geht an den ausgewählten Mitarbeiter), der Empfänger erhält eine Wiedervorlage dazu in seinem Kontaktcenter im rexx HR Backend
  • mit dem Klick auf "Speichern" schicken Sie diesen Auftrag ab
E-Mail versenden / Formschreiben versenden

Diese Aktion steht Ihnen zur Verfügung (im Screenshot oben ausgegraut), wenn Sie sich in einem Mitarbeiter befinden, bzw. hier ein Bezug vorhanden ist. Grund dafür ist, würde dieser Bezug (z.B. zum Personal) nicht bestehen, dann würde die E-Mail irgendwann im Nirvana verschwinden, da Sie nur bei Versender und Empfänger im Kontaktcenter hinterlegt wird (ggfs. für Admin mit Berechtigungen - Superview - sichtbar) und somit nur mit exakter Filterung nach Datum und Uhrzeit wieder aufzufinden wäre. Ist der Mitarbeiterbezug (Personal) gegeben, so kann dieser Eintrag jederzeit innerhalb der Mitarbeiterakte und auch im Kontaktcenter eingesehen werden.

Weitere Informationen zum Versand von Formschreiben und E-Mails finden Sie im Bereich Formschreiben!

Entwürfe
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  • alle Entwürfe werden in einem Layer angezeigt
  • bei Klick auf den Betreff kann der Entwurf weiter bearbeitet werden
  • bei Klick auf das Bild-Symbol wird der Entwurf gelöscht, zunächst wird er in der Übersicht als durchgestrichen angezeigt......
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  • anschließend wird dieser Entwurf bei Verlassen des Layers entsprechend entfernt
Spalten bearbeiten

Mit dieser Aktion können neue Ausgabespalten hinzugefügt oder nicht benötigte Spalten entfernt werden. Die Anpassung dieser Spalten erfolgt für den User, der die Aktion ausführt individuell und temporär. Mit Klick auf Aktivieren wird die neue Spaltenanordnung bis zum Logout aktiviert (Wechsel innerhalb der Menüs sind unter Beibehalten der Anordnung möglich). Bei erneutem Login erscheint die ursprüngliche Anordnung wieder.
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Ist ein dauerhaftes Speichern der neuen Spaltenanordnung gewünscht, so geschieht dies entweder über "Abfrage speichern" (Admin) - dies gilt dann für alle Profile, die diese Abfrage nutzen, oder aber über "Abfrage speichern unter", hier wird dann durch die Vergabe einer neuen Abfragebezeichnung die Spaltenanordnung lediglich für den User aktiv, der die Abfrage erstellt hat. Für alle anderen User wird die neue Anordnung erst sichtbar, wenn die erstellte Abfrage aufgerufen wird. Ist die Abfrage privat erstellt worden (siehe oben), kann die Abfrage nur von den vom Ersteller freigegebenen Usern aufgerufen werden.

Soll die neu erstelle Abfrage und die damit verbundene neue Spaltenanordnung als Standardabfrage (sofort bei Aufruf des Menüpunktes sichtbar) definiert werden, so kann der Admin dies für das GESAMTE Profil in den Systemdaten auf Wunsch vornehmen.
Spalten verschieben via Drag & Drop

Im rexx HR haben Sie 2 Möglichkeiten die Reihenfolge der Spalten zu bearbeiten - die Bearbeitung erfolgt jeweils durch Drag & Drop.
1. Im Bereich "Spalten bearbeiten" im schwarzen Menü (oberer Bildrand)

Hierzu klickt man auf das gewünschte Feld - hält die linke Maustaste gedrückt und verschiebt das Feld an die entsprechende Stelle. Ist das Feld dort, wo man es haben möchte, lässt man die linke Maustaste einfach wieder los. Die Anpassung dieser Spalten erfolgt für den User, der die Aktion ausführt individuell und temporär und wird erst (siehe oben) beim Speichern der Abfrage fix und profilübergreifend.
2. Innerhalb des Ausgabebereiches direkt in den Spaltenheadern

Hierzu klickt man auf den gewünschten Spaltenkopf - hält die linke Maustaste gedrückt und verschiebt das Feld an die entsprechende Stelle. Ist das Feld dort, wo man es haben möchte (blauer Pfeil zeigt Verschiebung an), lässt man die linke Maustaste einfach wieder los. Die Anpassung dieser Spalten erfolgt für den User, der die Aktion ausführt individuell und temporär und wird erst (siehe oben) beim Speichern der Abfrage fix und profilübergreifend.

Exportieren nach Excel:
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Wie der Menüpunkt bereits namentlich verrät, ist je nach Berechtigung ein Excelexport möglich!

Das Programm zum Öffnen und Art des Öffnens sind von den jeweiligen Rechnereinstellungen des Users abhängig (z.B. Frage noch "Öffnen mit" oder direkter Aufruf)
Drucken:

Mit dieser Funktion kann auf Wunsch der Ausgabebereich entsprechend gedruckt werden. Das sich anschließend öffnende Fenster, inklusive dessen Seiteneinstellungen sind für Vorschauzwecke gedacht und wirken sich NICHT auf das Druckverhalten des Browsers aus!

Die Druckeinstellungen selbst sind sowohl vom Rechner, als auch vom Browser (Firefox, Internetexplorer, Google Chrome, Safari, etc.) von jedem User vorbestimmt und entsprechend selbst anzupassen.
Achtung:

Das Druckergebnis kann auch bei gleichen Druckeinstellungen zwischen einzelnen Browsern variieren.

Erläuterungen der Filter und Icons im Filterbereich des Workcenters:
  • Ansicht: Wahl zwischen "Eingang" (User ist Empfänger), "Ausgang" (User ist Versender/Ersteller) und "Ein-/Ausgang"
  • Zeitraum von / Zeitraum bis: Eingrenzung in ein bestimmtes Zeitfenster möglich
  • Auswahl: Filterung nach Stand von z.B. Aufträgen, Wiedervolragen möglich ("nur offene", "nur erledigte" oder "alle Kontakteinträge", sowie Einträge ausschließlich mit "Akte"nbezug und der übergreifenden Einsicht in alle Einträge innerhalb des Systems, dem "SuperView" (geschütze Einträge ausgenommen)
  • Empfänger: Auswahl eines bestimmten Empfängers
  • Person: Suche nach bestimmtem Personenbezug möglich
  • Volltextsuche: Suche nach bestimmten Schlagworten, Passagen ist möglich ->Tipp! Setzen Sie Ihr Suchwort in %-Zeichen (z.B. %ergänzung%), um rexx auch nach Wortfragmenten suchen zu lassen! Dies erhöht mitunter die Trefferquote
  • Portal: Suche nach Einträgen, die auch zur Einsicht im Mitarbeiterportal freigegeben wurden
  • Digitale Akte: Suche nach Einträgen, die in die digitale Akte integriert wurden
  • Ordner: Suche nach Einträgen aus bestimmten Ordnern ist möglich (Zugriff über die Benutzerrechte definiert)
  • Typ: Suche nach Kontakttypen, z.B. Abwesenheit, Antrag, etc. (Zugriff über die Benutzerrechte definiert)
  • Medium: Suche nach Zustellungsarten / Versandarten (z.B. "Brief ->" oder "Mail <-", etc.) ist möglich. ->Info!Pfeil nach links <- bedeutet 'eingehend', Pfeil nach rechts -> 'ausgehend'
  • Abfrage: Selbst erstellte Abfragen, private Abfragen und public Abfragen können aufgerufen werden. In den Abfragen werden nur die ausgewählten Spalten gespeichert. Änderungen der Filtereinstellungen sind von der Speicherung nicht betroffen.
  • Bild: Ausführen der gesetzten Filter, wenn Liste sich nicht direkt bei Auswahl schon aktualisiert
  • Bild: Zurücksetzen sämtlicher Filterungen, Ausgangszustand bei Workcenter-Aufruf wird wiederhergestellt
  • Bild: Filterbereich auf -und zuklappen

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