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Zeitmanagement

Dieser Reiter bietet Ihnen eine Übersicht über sämtliche 'Zeitbelange' (mehr zum 'Stundensaldo' weiter unten), sowie An- und Abwesenheiten des Mitarbeiters.

Die Standardeinstellung zeigt stets das aktuelle Kalenderjahr. Durch Anpassung der Zeiteinheit, bzw. des Zeitraumes kann dies auf Wunsch natürlich auch anders eingestellt werden (z.B. zweite Jahreshälfte des Vorjahres).
Urlaub / Urlaubsanspruch

rexx HR stellt jedem Mitarbeiter jeweils zu Anfang dessen Urlaubsjahres den (Teil-)Urlaubsanspruch des neuen Jahres zur Verfügung. Der Urlaubsrest des vergangenen Urlaubsjahres wird als 'Übertrag' im aktuellen Urlaubsjahr hinterlegt. Hierbei gelten Regeln aus dem Urlaubsmodell des Mitarbeiters, die den Übertrag ggf. durch Verfall (1-24 Monate - ggf. länger - einstellbar) kürzen.

Der Berechnungszeitpunkt und die berechneten Werte können jeweils im Log der Mitarbeiterakte (via 'Konfiguration' im Headermenü - 'Anspruch' - 'zuletzt bearbeitet' - Klick auf blau verlinkte Chronik) eingesehen werden.

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Hat ein Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch ("Gesamt aktuelles Jahr", s.o.) vollständig verbucht, werden ihm weitere Buchungen versagt. In der Zeitbuchungsart "Urlaub" kann allerdings eine Toleranz hinterlegt werden. Einem Mitarbeiter wird dadurch erlaubt, über seinen eigentlichen Urlaubsanspruch hinaus diese Toleranzmenge an Tagen zusätzlich zu verbuchen. Genommene 'Toleranztage' werden dann zum Jahresabschluss als Minustage im Resturlaubübertrag für das Folgejahr verbucht und reduzieren dadurch den Anspruch des Folgejahres entsprechend.

Bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs ermittelt rexx HR zunächst den Zeitraum des Urlaubsjahres eines Mitarbeiters, indem der Jahresabschlusstag laut Urlaubsmodell als Jahresbeginn verwendet wird. Im Normalfall handelt es sich hierbei um ein Kalenderjahr. Anschließend werden die Vertragsphasen innerhalb dieses Zeitraums errechnet. Diese sind ggf. unterbrochen durch Abwesenheiten (z.B. Aus-/Eintritte, Elternzeit), die einen passiven Mitarbeiterstatus ausgelöst haben und - in Verbindung mit der Zeitbuchungsart-Einstellung "Reduziert Urlaubsanspruch" - den Urlaubsanspruch reduzieren.
Fallbeispiel: Urlaubsanspruch bei mehr als einer Vertragsphase im selben Jahr

Ein Mitarbeiter hat zwei Vertragsphasen (=VP) im Jahr 2016: 01.01.-29.02.2016 (VP1) und 01.05.-31.12.2016 (VP2).

In VP1 hat er 20 Tage allg. Urlaubsanspruch (=UA), in VP2 sind es 28 Tage.

Für VP1 hat er somit einen anteiligen UA von 3 Tagen, in VP2 (anteilig) 19 Tage.

> rexx HR betrachtet hier das Gesamtjahr 2016 und fasst die UA's beider Vertragsphasen zusammen, womit der UA des Mitarbeiters für 2016 letztlich 22 Tage beträgt.
Aber: Der Mitarbeiter hatte noch 10 Tage Resturlaub aus 2015, welche er im Jan/Feb 2016 verbucht und somit auf Null gesetzt hat. rexx betrachtet allerdings keine Buchungen aus vorangehenden Vertragsphasen, wohl aber Resturlaubsansprüche/Übertrage aus dem Vorjahr. D.h. das System zählt die 10 Tage Übertrag aus 2015 noch zum allg. UA von 22 Tagen hinzu, womit sich ein Gesamturlaubsanspruch von 32 Tagen für das aktuelle Jahr ergibt. Um den zum 01.05. geltenden Anspruch von 32 Tagen (22+10) wieder zu korrigieren, muß kundenseitig eine Korrekturbuchung (Abgegolten oder Korrektur negativ) über die 10 Tage Übertrag vorgenommen werden.

Gemäß BUrlG § 5 (Teilurlaub) werden Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufgerundet.

Der Erwerb des Jahresurlaubsanspruchs geschieht entweder sofort zu Beginn des Urlaubsjahres (sofortiger Anspruch) oder nach und nach mit Fortschreiten des Anstellungszeitraums (Anspruchsaufbau).

Beim Anspruchsaufbau würde das System für jeden Monat der Anstellung 1 / 12 des Jahresurlaubs zusprechen. Dieser Aufbau kann entweder für das ganze Jahr gelten, oder - unter Berücksichtigung auf eine regulär 6-monatige Probezeit - kombiniert: Aufgebauter Anspruch für die ersten 6 Monate, ab dem 1. Tag des 7. Monats dann sofortiger Erwerb des vollen Jahresurlaubanspruchs.

rexx HR bietet hierzu zwei Systemeinstellungen (nur durch rexx systems anpassbar) an:
  • Anteiliger Anspruch pro vollem Kalendermonat (rexx Classic): Kalendermonat 1 / 12, anteiliger Anspruch sofort, keine Probezeitregelung
  • Voller Anspruch nach 6 Monaten: Zeitmonat 1 / 12, anteiliger Anspruch sofort, nach 6 Monaten Probezeit voller Anspruch
(*) Anpassungen an dieser Systemeinstellung haben keine sofortige Nachberechnung des Datenbestandes zur Folge. Wird der Datenbestand nicht durch einen rexx Entwickler aktualisiert, geschieht dies erst bei automatischen oder manuellen Anpassungen des Anspruchs durch z.B. Urlaubsmodelländerungen oder Anspruchsreduzierende Abwesenheitsbuchungen für das betreffende Urlaubsjahr. Würden also obige Optionen im laufenden Betrieb einfach umgestellt, hätte dies alleine noch keine direkten/sofortigen Auswirkungen.

Nach einer Neuberechnung sollte der Resturlaubsanspruch kundeseitig einmalig kontrolliert werden.
Resturlaub / Übertrag Vorjahr: Nicht genommener Resturlaub aus dem Urlaubsvorjahr oder einer vorherigen Anstellung, der durch rexx HR im Rahmen des Jahresabschlusses oder durch manuelle Eingaben in das aktuelle Urlaubsjahr übertragen wird.

* * * > Die 'Links' (1-4): Bild
  • Zu 1) Abwesenheiten: Durch Klick auf die 'Abwesenheiten' erhalten Sie eine Liste der beim betreffenden Mitarbeiter hinterlegten Buchungen/Anträge. Über das Headermenü kann zudem eine neue Abwesenheit erfasst werden (sofern die Beantragung nicht über das Portal erfolgt). Der Unterschied bei der Erfassung im back-end ist, dass der 'Status' manuell gesetzt werden kann. Bei 'Geplant' wird derselbe Genehmigungsprozess wie bei einem Portalantrag durch den Mitarbeiter selbst angestossen. 'Genommen' würde bei einer im Nachhinein stattfindenden Buchung (Genehmigung erfolgte z.B. aufgrund der Kurzfristigkeit vorab) gewählt, bzw. 'genehmigt' bei vorheriger mündlicher Zusage oder z.B. im Krankheitsfall, wenn die Mitarbeiter 'Krank' nicht über das Portal melden können. Tipp! Durch Klick auf die "Detailübersicht" kommen Sie wieder in Standardansicht/-Übersicht zurück.
Buchung vornehmen - Status setzen:

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  • Zu 2.) Abwesenheit buchen: Identisch mit Punkt 1.) oben (ermöglicht das Erfassen von Abwesenheiten durch HR)
  • Zu 3.) Zeiterfassung: Sofern dieses Modul bei Ihnen aktiv ist, sehen Sie hier eine Liste (aktueller Monat) der erfassten Zeiten (per rexx Stechuhr, via Zeiterfassungsterminal, oder auch -bei vergessener Buchung- beantragte Zeiten), sowie die "Monatsübersicht":

    Zeitraum: 01.02.16 - 04.02.16 (Monatsbeginn bis aktueller/Stichtag der Betrachtung)

    Stunden Ist: 0 (= Keine Zeiten erfasst)

    Stunden Soll: 24:00 (Das "Soll" wären bereits 3 Tage á 8 Std. gewesen)

    Stunden Saldo: -24:00

    Arbeitsstunden: 0

    Buchungsfehler

    Ohne Buchungen: 3 (Tage ohne Zeiterfassung)

    Fehlbuchung: 0 (Wenn z.B. auf eine Kommen- die Gehen-Buchung für den gleichen Tag fehlt
  • Zu 4.) Teamkalender: Hier können Sie die Abwesenheiten bestimmter Org.-units oder Mitarbeiter, bzw. auf bestimmte Buchungstypen gefiltert übersichtlich darstellen/einsehen (ggf. beschränkter Mitarbeiterzugriff, dann sind nicht alle Kollegen einsehbar).
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Der aktuelle Tag ist dabei oben in der Kalender-Datumsanzeige in grün hervorgehoben, bzw. (in den Systemdaten gepflegte) Feiertage dunkelrot hinterlegt dargestellt.

Nicht-Arbeitstage - wie Wochenenden, bestimmte Wochentage bei Mitarbeitern die nicht Vollzeit arbeiten, sowie die Tage nach Austritt/vor Eintritt eines Mitarbeiters - sind grau befüllt. Vorbenannte Farbgebung ist systemseitig eingestellt. Die Farbgebung zum Status eines Abwesenheitsantrags hingegen kann kundenseitig angepaßt werden (>Systemdaten > Abwesenheitsart auswählen (z.B. Zivildienst, (Sonder-)Urlaub) >Farbe Genehmigt / Farbe Geplant).
Bereich "Stundensaldo"
Stunden Soll: Gesamte Sollstunden aktuelles Jahr (errechnet sich aus dem hinterlegten Arbeitzeitmodell und der Anzahl der Arbeitstage bezogen auf das Arbeitsjahr, bzw. kann auch manuell hinterlegt werden)
Übertrag Vorjahr: Restliche Arbeitszeit, bzw. Überstunden aus dem Vorjahr
Stunden Soll Gesamt: Differenz aus dem Stundensoll und dem Übertrag Vorjahr.
Stunden Ist: IST-Stunden aktuelles Jahr (Arbeitszeit + Abwesenheiten - Kappungen - Autopausen etc.)
Stundensaldo: Saldo insgesamt, inklusive Übertrag: Stunden Ist - Stunden Soll Gesamt
Stundensaldo Heute: Saldo aktuelles Jahr bis Heute, ohne Übertrag: Stunden Ist - Stunden Soll bis Heute
Arbeitsstunden: Reine Arbeitszeit ohne Abzüge (Autopausen/Kappungen) oder Abwesenheiten
Abwesenheiten: Stunden und Anzahl Buchungen pro Abwesenheit im aktuellen Jahr
Urlaub (Std.): Stunden (Anzahl Buchungen)
Kappungen etc.: Stunden und Anzahl Buchungen pro Kappungsmodell und sonstigen Abzügen im aktuellen Jahr
Autopause (Std.): Stunden (Anzahl Buchungen)
Auswertung von Überstunden

Um eine Übersicht der Stundensalden (Über-/Minusstunden) Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen, stehen Ihnen u.a. die im screenhsot gezeigten Spalten- bzw. Filteroptionen zur Verfügung, mithilfe derer Sie sich eine Auswertung ganz nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen können:
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Der 'Stundensaldo' weist dabei die Über- (ohne Vorzeichen), bzw. Minusstunden (vorangestelltes "-") aus.
Begrifflichkeiten/Hinweise:
  • 'Überstunden': Die Arbeitszeit, die - laut hinterlegtem Arbeitszeitmodell - über das Tagessoll hinaus gearbeitet wird
  • 'Kernarbeitszeit': Ist das Modell 'Kernarbeitszeit' aktiv, fließen die gekappten Zeiten (außerhalb der im Arbeitszeitmodell definierten von-bis Zeiten) nicht mit in die Überstunden ein
  • Die 'von-bis'-Zeiten im Arbeitszeitmodell (s. screenshot unten: 'Reguläre Arbeitstage) haben sonst keinerlei weiteren Einfluss auf Überstunden
  • 'Std. Diff.' zeigt den Saldo. Positive Stunden sind Überstunden, Negative Stunden fehlende Arbeitszeit
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Hinweis!

Die in diesem Reiter angezeigten Daten können über das Headermenü via "Konfiguration" geändert werden:
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Mehr zu den Einstellungen 'Zuständiges Sekretariat', bzw. 'Sekretariat für' (s.o. Bereich 'Abwesenheiten) finden Sie im Hilfetext zur 'Sekretariatsfunktion'.


***NEU***

Es wurden drei neue Rechte entwickelt, die jeweils für die Aufgabengruppen „Akte Personal“ und „Portal“ zur Verfügung stehen.
  • Zeiterfassung: Stunden Ist anzeigen?
  • Ein- oder Ausblenden der "Stunden-Ist" Angaben.
  • Zeiterfassung: Stunden Soll anzeigen?
  • Ein- oder Ausblenden der "Stunden-Soll" Angaben.
  • Zeiterfassung: Stundensaldo/Monat anzeigen (Bezeichnung)
  • Ein- oder Ausblenden der "Stundensaldo" Angaben. Beim Einblenden besteht die Auswahl der Bezeichnung der Angabe zwischen "Überstunden" oder "Stundensaldo".
Für die Aufgabengruppe „Akte Personal“ wirken diese Rechte indirekt. Bedeutet, wenn bei einem Benutzerprofil die Rechte deaktiviert werden, so wirken sie erst, wenn Akten von Mitarbeitern diesen Profils im Backend betrachtet werden. Die Rechte haben Auswirkungen auf die Anzeige in der Zeitmanagement-Detailakte, sowie auf die Informationsboxen / Layer in der Personalzeiterfassungsliste.
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Für die Aufgabengruppe „Portal“ wirken diese Rechte direkt auf das jeweilige Benutzerprofil. In der Zeiterfassungsliste in dem Self Service Portal werden die entsprechenden Daten in den Informationsboxen / Layer ein- bzw. ausgeblendet.

Die Rechte haben keine Auswirkung auf Search & List oder Data Warehouse Zahlen. Auch auf die generellen Zeitlisten im Backend haben sie keinen Einfluss.

Damit können Mitarbeitergruppen wie Studenten oder Aushilfen wesentlich besser abgebildet werden, welche unregelmäßig oder nach Bedarf arbeiten und die geleisteten Stunden ausbezahlt bekommen (Stunden Ist). Dies gilt sowohl für das Backend, als auch für das Self Service Portal. Dort wird explizit die Übersichtlichkeit der Zeiterfassungsliste und deren Informationsboxen verbessert. Außerdem ist es nun möglich für diese Mitarbeitergruppen einen FTE-Wert berechnen zu lassen.

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