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my rexx / Empfangsgruppen

Empfangsgruppen umfassen i.d.R. eine multiple Anzahl an Benutzern (=Empfängern), welche anstelle einzelner Benutzer über das rexx HR Workcenter, oder direkt aus einer Personalakte heraus, kontaktiert werden können.
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Häufige Empfängerguppen sind u.a. abteilungsspezifische (wie z.B. "IT"), benutzerprofilspezifische (wie z.B. "Betriebsrat", oder "Führungskräfte"), oder aber auch workflowspezifische (z.B. Workflow "Onboarding") Gruppierungen.

Wann immer hier für einen bestimmten Personenkreis relevante Informationen verteilt werden sollen, kann durch Wahl einer Empfangsgruppe das individuelle Anschreiben einzelner Personen umgangen werden.

Als 'Empfänger' kann dann entweder das Wort "Gruppe" eingetippt werden, um aus der daraus resultierenden Vorschlagsliste zu wählen, bzw. lädt rexx beim Eintippen einer Bezeichnung bereits potentielle Empfänger(gruppen), die sich mit der eingegebenen Buchstabenkombination decken (vgl. screenshot oben). Letzteres gilt auch bei Auswahl/Suche einzelner Empfänger.
Anmerkung: Als 'Empfänger' verstehen sich an dieser Stelle rexx-Interne, also Benutzer.

Empfangsgruppen können entweder
  • privat (d.h. sie können durch den eingeloggten Benutzer editiert und verwendet werden), oder aber
  • öffentlich (angelegt durch einen Beutzer, aber via "Status"-Einstellung auch anderen Benutzern zugänglich gemacht) sein.
Empfangsgruppe anlegen

Über das Headermenü 'Empfangsgruppe' kann das Formular zur Neuerfassung aufgerufen werden.


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Als erstes geben Sie Ihrer Empfangsgruppe eine eindeutige Bezeichnung (in Abhängigkeit der in Ihrer Installation freigeschalteten Sprachen ebenfalls passende Übersetzungen).

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Über die Statuswahl 'Öffentlich', bzw. 'Privat' legen Sie fest, ob die Empfangsgruppe nur Ihnen (Ihrem eingeloggten Benutzer), oder auch anderen Benutzern im System zur Verfügung stehen soll.

Über die Userauswahl weisen Sie die gewünschten Empfänger zu:
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Eine ergänzende Bemerkung kann u.a. dabei helfen, bei ähnlichen Empfangsgruppen den/die Unterschied(e) aufzuzeigen, um auf Anhieb stets die passende Gruppe ausmachen zu können.

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Empfangsgruppen für Personen

Es können ebenfalls Empfangsgruppen für Personal angelegt werden. Dies geschieht durch die Einstellung "Instanz".
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Dem Ersteller der Empfangsgruppe steht die Auswahl der Instanz „Personen“ nur dann zur Verfügung, wenn bei dem Benutzerprofil das Recht „Personen / Personenliste anzeigen“ (ID 847) aktiviert ist.

Anschließend können die Empfangsgruppen für Personen bei freien Mail-, Formmail-, und Reminderversand als Empfänger genutzt werden.
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An allen anderen Stellen in der Anwendung, wo aktuell eine Auswahl der Empfangsgruppen angeboten wird, werden nur die Empfangsgruppen für Personal berücksichtigt. Z. B. bei Workflows (Quelle für Zugriff), Freigabe der Freigabe etc..
Hinweis zum Mailimport:

Wenn eine freie Mail oder Formschreiben-Mail an eine Empfangsgruppe für Personen ohne Bezug zum Personal verschickt wird und eine dieser Personen anschließend per Mail antwortet, wird die Antwortmail zur Personenakte zugewiesen.

Besteht hingegen ein Bezug zum Personal und auf die Mail wird geantwortet, so wird die Antwortmail zur Personalakte zugeordnet.

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