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Veranstaltungen

In diesem Bereich finden Sie alle Trainingsmaßnahmen und Schulungen, sowie eine Vielzahl in diesem Zusammenhang relevanter Daten (u.a. Publizierungsstatus der Veranstaltung, Teilnehmeranzahl, Bewertung...) gelistet. Über das Headermenü kann der Inhalt (Spaltenauswahl via Search&List) bearbeitet werden.

Dabei werden Ihnen ebenfalls diverse Filteroptionen zur Verfügung gestellt, so dass Sie ganz gezielt nach bestimmten Veranstaltungen suchen können.
Hinweis: Die in der Veranstaltungsliste häufig verwendete Spalte "Veranstalter" bezieht sich nur auf den Haustyp "Veranstalter" und zeigt andere Haustypen wie z.B. 'Veranstaltungsort' daher nicht an (Spalte bleibt dann leer).

Um das Veranstaltungsmodul optimal nutzen zu können, sollten vorab folgende initialen Daten im System hinterlegt sein:
  • Häuser & Personen (rexx Bubble > Sonstiges > Häuser & Personen): Wenn Sie mit externen Veranstaltungsanbietern arbeiten, können Sie diese im rexx HR5 pflegen und den entsprechenden Veranstaltungen zuordnen. Die Referenten können nach der Veranstaltung von den Teilnehmern bewertet werden.
  • Veranstaltungstypen (rexx Bubble > Admin > Systemdaten > Typen Veranstaltung, Haus, Person, Organisation, Ausstattung): Wenn Sie eine neue Veranstaltung anlegen möchten, muss diese in der Eingabemaske einem Veranstaltungstyp zugeordnet werden. Neben den bereits im Standard enthaltenen Vorgabewerten (E-Learning, Fortbildung, Training on the Job etc.) können Sie an dieser Stelle bei Bedarf Ihre eigenen Veranstaltungstypen pflegen.
  • Der initiale Teilnahmestatus steht grundsätzlich auf „geplant“, kann aber in der Veranstaltungsakte manuell geändert werden. Die hier zur Verfügung stehenden Werte können bei Bedarf in den Systemdaten angepasst und/oder erweitert werden (rexx Bubble > Systemdaten > Veranstaltung Teilnahme-Status).
  • Felder bei Neuanlage: Wenn Sie eine neue Veranstaltung im rexx HR5 anlegen, müssen Sie zunächst die Eingabemaske mit den Rahmendaten zu der Veranstaltung befüllen. Neben den Standard-Pflichtfeldern können Sie via rexx Bubble > Systemdaten > Felderkonfiguration (Veranstaltungen) weitere Felder für die Veranstaltungsakte definieren. An dieser Stelle können Sie auch die Auswahlwerte für die Felder „Zielgruppe“ und „Themenbereich“ definieren (das gewünschte Feld über die Filtermaske suchen, per Klick auf die blau hinterlegte Bezeichnung öffnen und rechts neue Werte hinzufügen und/oder die bestehenden Werte bearbeiten).
  • Benutzerrechte: Für das Anlegen und Bearbeiten von Veranstaltungen müssen die entsprechenden Rechte für das Benutzerprofil gesetzt sein. Damit die Mitarbeiter im Selfservice Portal den Bereich Veranstaltungen sehen und sich auf Diese buchen können, muß für das Profil 'Personal-Portal' das Recht „Zugriff auf Training“ (in der Aufgabengruppe 'Portal') aktiviert sein.
Eine neue Veranstaltung anlegen

Um eine Veranstaltung anzulegen, gehen Sie im Toplevel Menü auf „Neue Veranstaltung“:

> In der Liste aller Veranstaltungen...

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> ...bzw. über die Veranstaltungsakte selbst:

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Über 'Veranstaltung kopieren' können Sie im nächsten Schritt festlegen, welche Daten der Ursprungsveranstaltung mit übernommen werden sollen:

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Wenn Sie alle Eckdaten zu der Veranstaltung hinterlegt haben (vgl. Hilfetext zur Veranstaltungsakte/-neuanlage), klicken Sie auf "Speichern“, bzw. "Kopieren". Nach dem Speichervorgang kann die Veranstaltung weiter bearbeitet werden und u.a. eine Umfrage und Teilnehmer zugeordnet werden.
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Neue Filter und Spalten für die Veranstaltungen Search & List

Für die Veranstaltungen Search & List werden regelmäßig neue Filter und Spalten entwickelt, welche hier angesprochen werden.


Spalte und Filter „Teilnahme STD“

Für das Modul Veranstaltungen wurden die Spalte und der Filter „Teilnahme STD“ entwickelt. Sie stehen sowohl in der zentralen Teilnehmerliste (rexx Bubble > Kachel „Veranstaltung, Umfrage“ > Teilnahme), als auch in der Teilnehmerliste in der Veranstaltungsakte (Veranstaltungsakte > Reiter „Teilnahme“) zur Verfügung.
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Neuer Schalter für Veranstaltungsfilter "Zeitraum von/bis"

Bisher verhielt sich die Anwendung so, dass bei einem gesetzten „bis-Datum“ in dem Filter „Zeitraum von/bis“ Veranstaltungen ohne Datum nicht angezeigt wurden. Über den neuen Schalter „ohne Datum anzeigen“ können jetzt auch Veranstaltungen gefunden werden, für welche kein Datum hinterlegt ist.
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Hinweis:

rexx unterstützt bei der Zuordnung zu Veranstaltungen zwei Herangehensweisen.

Zum einen ist es möglich, dass bereits im Vorfeld die passenden, konkreten Veranstaltungen angelegt wurden. Dann können die Teilnehmenden mit den untererfüllten Skills in der Skillliste gefunden und direkt auf die konkreten Veranstaltungen gebucht werden. Sind jedoch noch keine konkreten, passenden Veranstaltungen angelegt, können die Teilnehmer einer sog. Entwicklungsmaßnahme zugeordnet werden.

Entwicklungsmaßnahmen sind gewissermaßen Sammeltöpfe für Teilnehmer (siehe dazu Update-Info vom 17.08.2016). Von der Entwicklungsmaßnahme können die Teilnehmer sehr einfach und bequem zu einem späteren Zeitpunkt auf die konkreten Veranstaltungen verteilt werden, sobald die Veranstaltungen angelegt wurden.

Bei der Funktion "Veranstaltung finden" (siehe Ziff. 8) ist standardmäßig das von-Datum mit dem Tagesdatum vorbelegt. Da in aller Regel die Teilnehmer nicht auf vergangene Veranstaltungen gebucht werden sollen. Allerdings kann sehr wohl gewünscht sein, die Teilnehmer auf Veranstaltungen OHNE Datum - also z.B. Entwicklungsmaßnahmen - zu buchen. Dafür muss die neue Option "ohne Datum anzeigen" gesetzt sein.

Die Option "Ohne Datum ausblenden" liefert das bisherige Verhalten, dass bei einem gesetzten Datum die Veranstaltungen ohne Datum unberücksichtigt bleiben.
Neuer Filter "Skilldetail"

Häufig ist es gewünscht aus der Veranstaltung Search & List heraus eine gewisse Veranstaltung zu finden, welche bestimmte Skills in einer bestimmten Qualifizierung vermittelt.

Dafür wurde in der Veranstaltung-Search & List der neue Filter "Skilldetail" entwickelt.
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Der Filter besteht aus zwei Elementen. Im ersten Teil steht die Auswahl des Skilldetails und im zweiten Teil die Auswahl des Zielwertes gem. Qualifizierungssystem zur Verfügung.

Der Wert für das Qualifizierungssystem im hinteren Part des Doppelfilters kann nur gesetzt werden, wenn im vorderen Part ein Skill ausgewählt wurde.

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