Helpcenter

Suche von Helpcenter Themen

Meine Reminder

Definition

Reminder sind vom System generierte, automatische Wiedervorlagen (Erinnerungen). Sie können für bestimmte Ereignisse und für bestimmte Mitarbeiter gesetzt werden.

Sie können die Reminder-Konfiguration über das rexx-Bubble-Menü aufrufen.
Bild
Reminder-Ebenen

Für Administratoren existieren drei Reiter (Ebenen) für die Reminder-Einstellungen:
  • Meine Reminder
  • Reminder Superview
  • Benutzer Reminder
In diesem Hilfetext werden die Einstellungen für "Meine Reminder" beschrieben. Für die Einstellungn im Bereich "Reminder Superview" bzw. "Benutzerreminder" nutzen Sie bitte die dazugehörigen Hilfetexte.

So aktivieren Sie den Reminder für sich selbst:

Gehen Sie im Hauptmenü über die Kachel ''Admin, Ticket" zum Punkt 'Reminder' - Meine Reminder.
Bild

Spalte "Aktiv"

In dieser Spalte können Sie einen Reminder durch einen Klick aktivieren oder deaktivieren. Das grüne Häkchen Bild zeigt an, dass der Reminder aktiv ist.
Spalte "Ereignis"

In dieser Spalte sind die einzelnen Ereignisse die einen Reminder auslösen und auf die Sie Zugriff haben, gelistet.
Spalte "Gültig"

Um z.B. bei Bewerbungseingang oder -änderung nur in den für Sie relevanten Fällen informiert zu werden, klicken Sie in der Spalte 'Ereignis' auf die Bezeichnung des Ereignisses, und wählen aus dem Feld 'Gültig' die Einstellung 'Sachbearbeitung' aus. rexx informiert Sie dann gezielt bei Ereignissen zu Bewerbern, die auf einer Stelle erfasst sind/werden, bei der Sie als Sachbearbeiter hinterlegt sind. Info! Nähere Informationen zum Thema "Gültigkeit" finden Sie weiter unten in diesem Unterpunkt.

Mithilfe des Speichern-Buttons übernehmen Sie den ausgewählten Wert und die Liste schließt sich wieder.

Bei einigen Remindern können Sie die Gültigkeit nicht festlegen, entweder wird für diese Reminder keine Gültigkeitsunterscheidung benötigt (bsp. "Email bei rexx Nachrichen", "Wartender Besetzungsantrag (an Empfänger)") oder Ihnen fehlen die erforderlichen Zugriffsrechte (Rechte). Wenden Sie sich hierzu ggf. an Ihren Administrator.
Prinzipiell wird zwischen 3 Gültigkeitsgruppen unterschieden:
1. Gruppe (Sachbearbeiter vs. Alle)

Folgende Reminder sind von dieser Gruppierung betroffen:
  • Ablauf Extern-Publizierung
  • Ablauf Home-Publizierung
  • Ablauf Print-Publizierung
  • Bewerber-Export nach HR
  • Bewerbung Metastatus "Neu" unbearbeitet
  • Bewerbungseingang
  • Neuer sonstiger Kontakt
  • Schreibauftrag Erledigung
  • Sonstige Kontakte: Metastatus "Neu" unbearbeitet
  • Viasto Interview abgeschlossen
Die Auswahl "Sachbearbeiter" beinhaltet, dass Sie nur in den für Sie relevanten Fällen informiert zu werden, d.h. wenn Sie als Sachbearbeiter im Job hinterlegt sind bzw. Sachbearbeiter des betreffenden Bewerbers sind.

Mit der Gültigekit „Alle“ erhalten Sie diesen Reminder für alle Ereignisse betreffend, unabhängig davon ob Sie der Sachbearbeiter des Jobs / des Bewerbers sind.

2. Gruppe (Alle vs. Sachbearbeiter vs. Fachentscheider vs. Sachbearbeiter / Fachentscheider)

Folgende Reminder sind von dieser Gruppierung betroffen:
  • Fehlendes Feedback bei Weiterleitung
Der Versand des Reminders erfolgt bei einer offenen Weiterleitung zu einem Bewerber, die nach einer vorgegebenen Anzahl an Tagen (siehe Spalte „Nach Ereignis“) noch nicht beendet worden ist.

Mit der Gültigkeit "Alle" erhalten Sie diesen Reminder für alle offenen Weiterleitungen, unabhängig davon, ob Sie im Weiterleitungsprozess involviert oder der Sachbearbeiter des Jobs sind (Steht in Abhangigkeit von den Zugriffsberechtigungnen auf die Bewerber).

Wenn Sie hier „Sachbearbeiter“ auswählen, erhalten Sie diesen Reminder nur wenn Sie der Sachbearbeiter des Jobs/Bewerbers sind.

Die Auswahl „Fachentscheider“ bewirkt, das Sie den Reminder erhalten, wenn Sie nach einer vorgegebenen Anzahl an Tagen, immer noch eine offene Weiterleitung zu einem Bewerber in Ihrem Kontaktcenter haben.
Achtung:! Es ist ausschließlich der Fachentscheider der empfangenen Weiterleitung gemeint (also der Empfänger der Weiterleitung), unabhängig vom eingetragenen Fachentscheider des Jobs.

Wenn Sie hier „Sachbearbeiter / Fachentscheider“ auswählen, erhalten Sie den Reminder nur, wenn Sie der Sachbearbeiter und/oder Fachentscheider (= Empfänger der Weiterleitung) des Bewerbers sind (siehe oben).
3. Gruppe (Alle vs. Genehmiger vs. Genehmiger + Antragsteller)

Folgende Reminder sind von dieser Gruppierung betroffen:
  • Besetzungsantrag Ablehnung
  • Besetzungsantrag Genehmigung
Mit der Gültigkeit "Alle" erhalten Sie den Reminder für jeden Besetzungsantrag, unabhängig davon, ob Sie im Antragsprozess involviert sind oder nicht.

Die Auswahl "Genehmiger" bewrikt, dass Sie diesen Reminder nur erhalten, wenn Sie in der Genehmigungsreihenfolge für den Besetzungsantrag sind.

Wenn Sie hier „Genehmiger+Antragsteller“ auswählen, erhalten Sie diesen Reminder nur, wenn Sie der Antragsteller und/oder in der Genehmigungsreihenfolge für diesen Besetzungsantrag sind.
Spalte "Zustellung"

In der Spalte "Zustellung" legen Sie nun fest, ob Sie den Reminder nur als Wiedervorlage in rexx (es erscheint dann zum gewünschten Termin ein Eintrag in Ihrem Workcenter), und/oder eine eMail an Ihr Mailingsystem (Outlook, Lotus Notes..) erhalten möchten.

Gerade für Fachentscheider, die i.d.R. nur anlässlich neu weitergeleiteter Bewerbungen ins rexx gehen, empfehlen wir die Einstellung 'email, rexx' - also beides.

Spalte "Anlage"

In dieser Spalte können Sie Dateien mit dem Reminder versenden. Diese Anlagen können z.B. Arbeitsanweisungen enthalten.

Sie können eine Anlage hinzufügen, indem Sie in der gleichnamigen Spalte auf den Begriff Anlage klicken, anschließend eine Anlage über den Durchsuchen-Button wählen und mit über das Speichern-Button bestätigen. Indem Sie diesen Prozess wiederholen, können Sie mehrere Anlagen zum Reminder anheften. Über das Mülltonen-Symbol ist es möglich die Anlagen für diesen Reminder wieder zu löschen.
Spalte "Zeiteinheit", "Vor Ereignis / Nach Ereignis"

Mithilfe der 'Zeiteinheit' und der 'Ereignis'-Spalten legen Sie die Frist fest, zu der Sie vor, zum (= 0 Tage vor/nach) oder nach Eintreten des Ereignisses erinnert werden möchten.

Sie können z.B. einstellen, dass der Reminder 5 Tage nach dem Reminder-Ereignis versandt wird.

Standardmäßig ist bei der Zeiteinheit der Wert „./.“ und bei „Vor Ereignis“, Nach Ereignis“ der Wert "0" voreingestellt. Wenn diese Werte eingetragen sind und der Reminder aktiviert wird, werden die kleinsten möglichen Einheiten für den Reminder angewendet. Bei der Zeiteinheit bedeutet dies Tag(e).

Tipp: Für tagtägliche Benutzer reicht ein Reminder innerhalb von rexx i.d.R. aus, für Fachentscheider und/oder weniger frequente Anwender ist jedoch (zusätzlich) der Versand einer eMail ratsam. Bedenken Sie, dass beim Abonnieren des Reminders in rexx und per eMail auch stets beide Nachrichten abgehakt werden müssen (was gerade bei Remindern zu neu eingegangenen Bewerbungen sehr schnell unhandlich werden kann).
Logik des Reminders "Schreibauftrag Erledigung"
  • Dieser Reminder wird nur einmalig verschickt.
  • Zeitpunkt des Versandes richtet sich nach den Remindereinstellugen "Zeiteinheit", "Vor Ereignis" und dem Auftragsdatum.
  • Die Einstellung..
    • .. "Gültig" = "Alle" umfasst: Alle Benutzer, die den Zugriff auf die Bewerberakte haben
    • .. "Gültig" = "Sachbearbeiter" umfasst: Alle Sachbearbeiter der Stelle des betroffenen Bewerbers
Generierung des Reminders

Die Reminder werden in gewissen Zeitintervallen versandt. Hierfür ist ein sogenannter Cronjob verantwortlich. Ein Cronjob ist eine zeitbasierte wiederkehrende Ausführung von Prozessen, der die Voraussetzungen für den Versand eines Reminders überprüft. Diese Prüfroutine kann alle fünf Minuten oder einmal täglich erfolgen, dies ist abhängig vom jeweiligen Reminder.

Ist die Prüfroutine erfolgreich, wird der Reminder versandt.
Info!

Reminder in denen die Spalten „Zeiteinheit“, „Vor Ereignis“ und „Nach Ereignis“ nicht über die jeweiligen Ereignisbezeichnungen editierbar sind, werden alle fünf Minuten überprüft.

Bei allen anderen Remindern erfolgt die Prüfroutine einmal täglich. Dies geschieht i.d.R. in der Nacht um 04:00 Uhr. Daher werden Reminder, in denen die Spalte „Nach Ereignis“ mit "0" Belegt ist, erst am Folgetag versandt. Die Werte „0“ und „1“ lösen somit dasselbe Verhalten in der Spalte „Nach Ereignis“ aus.

Kommentar