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Besetzung Antrag

Da zusätzlicher Personalbedarf meist in der betroffenen Abteilung/Fachbereich direkt aufkommt, dort aber i.d.R. nicht über das Budget, bzw. die Ausschreibung an sich entschieden wird, bietet rexx die Möglichkeit, einen solchen Stellenbedarf vorerst digital kundzutun, und an anderer Stelle (Bereichsleiter, Personalabteilung) darüber entscheiden zu lassen - auch aus Gründen der Dokumentation.

Über das Hauptmenü gelangen Sie zu dem Punkt 'Besetzung Antrag', wo alle Anträge, auf die Sie (als am Prozess Beteiligter) Zugriff haben, gelistet sind. In der Spalte 'Status', bzw. 'Workflow' sehen Sie übersichtlich die aktuellen Stände.

Bei der Neuerfassung (per Top-Level-Menü) wählen Sie aus einer der für Sie freigeschalteten Vorlagen aus. Welche der Besetzungstemplates Ihnen hier zur Verfügung stehen, wird bereits im Template selbst festgelegt.
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Nach Auswahl des Templates gelangen Sie in die Maske zur Antragserfassung. Rot markierte Felder sind Pflichteingaben.     
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Im obigen Screenshot ist die Genehmigungsreihenfolge fest an bestimmte Benutzer (oberster Abschnitt) gekoppelt, im unteren Beispiel hingegen an sog. Besetzungsantraggruppen.

 
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Wenn man beim Erfassen eines Besezungsantrages ein BA-Template auswählt, bei dem die Genehmigungsreihenfolge durch die BA-Grupppen bestimmt ist, wird der Abschnitt "Genehmigen durch" um die einfache Auswahllisten je definierte BA-Gruppe erweitert. Die Auswahllisten enthalten die Benutzer, die zur jeweiligen BA-Gruppe zugewiesen sind.

Hinweis: Der Benutzer muss mindestens einen Benutzer aus einer der definierten BA-Gruppen auswählen.

Beim Bearbeiten eines BA-Antrages mit den BA-Gruppen wird ebenfalls möglich sein, die Genehmigungsreihenfolge zu ändern.

Der Name des ausgewählten Templates wird dabei direkt auch in die Job Bezeichnung übernommen, welche aber natürlich frei abgeändert werden kann. Sobald Sie den Antrag abspeichern, wird automatisch ein Kontakteintrag im Kontaktcenter des ersten Genehmigers erstellt.
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Der Genehmiger gelangt über den im Kontakt enthaltenen Link direkt in den Antrag, wo er ihn genehmigen, ablehnen bzw. auch bearbeiten kann.
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Bei Bearbeitung wird dies in der Historie ('zuletzt bearbeitet am' ganz unten im Antrag) vermerkt, der Workflow dabei aber nicht unterbrochen.

Wird der Antrag abgelehnt, ist der Prozess zuende. Der Antrag bekommt den Status 'Abgelehnt' und wird geschlossen.
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Sollte ein Genehmiger nicht verfügbar sein, kann ein anderer Benutzer mit den nötigen Rechten an seiner Stelle den Antrag bearbeiten. In diesem Fall ist die Zustimmung / Ablehnung per zusätzlichem Vermerk hinter dem jeweiligen Genehmiger erkennbar (siehe Screenshot oben).

Gibt es mehrere Genehmiger, geht der Antrag erst nach Freigabe durch den ersten an den zweiten usw. Bei Anträgen, die in Bearbeitung sind, werden der/die bislang untätigen User per Mausover am Bild-icon benannt.

Der Letzte in der Kette landet nach seiner Zustimmung automatisch in der Job-Erfassungsmaske und kann direkt den bewilligten Job erstellen. Ein in Folge auf einen Besetzungsantrag erstellten Job enthält stets einen Vermerk mit Link in den entsprechenden Antrag:
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Hinweis:

Die Felder des Besetzungsantrages werden in den Systemdaten Bereich Formularfelder von der Administration festgelegt. Daher sind die oben gezeigten Screens auch nur beispielhaft. Die Felder können sich je Installation unterscheiden. In den Systemdaten wird auch festgelegt, ob bestimmte Felder eines Besetzungsantrages bei Durchgenehmigung in den neuen Job übernommen werden.
Reminder Besetzungsantrag

Für das Modul „Besetzungsantrag“ werden drei Reminder angeboten:
  • "Besetzungsantrag Reminder": Wird jeweils an den gemäß Freigabereihenfolge nächsten Genehmiger der Kette gesendet
  • Reminder „Besetzungsantrag Ablehnung“: Wird bei Ablehnung eines Besetzungsantrages versendet
  • Reminder „ Besetzungsantrag Genehmigung“: Wird versendet, wenn alle Prozess-Beteiligten den Antrag durchgehend genehmigt haben
Hier bietet rexx u.a. die Möglichkeit, nur die im Workflow beteiligten Genehmiger über den Prozessfortschritt zu informieren, bzw. incl. oder excl. dem Antragssteller selber. Dazu nutzen Sie die Reminder-Option „Gültigkeit“ für die beiden gezeigten Reminder (welche über den Superview vom Administrator entsprechend freigeschaltet werden können):
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