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Personalgespräche

Das Modul „Personalgespräche“ unterstützt Sie entlang der gesamten Prozesskette von Personalgesprächen und übernimmt automatisiert einen Großteil des administrativen Aufwands. So behalten Sie stets den aktuellen Überblick über anstehende Termine, Zielvereinbarungen oder Reviews. Die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter werden vom System automatisch an diese Ereignisse erinnert.

Basis für die Personalgespräche sind die individuell zu gestaltenden Fragebögen zu Selbst- und Fremdbewertung (rexx Bubble > Templates >Gesprächsbogen). Aufbau und Schema für Ziele, Beurteilungskriterien und Kompetenzen sind frei definierbar. In den Personalgesprächen werden außerdem besuchte und geplante Trainings, Leistungspotenzialmatrix oder die Vereinbarung neuer Gehälter unterstützt (sofern die entsprechenden Module in Ihrem System aktiviert sind).

Die Dokumentationen nach der Durchführung des Personalgesprächs bieten neben den standardisierten Inhalten auch die Möglichkeit zu individuellen Anpassungen – erfassen Sie nach Bedarf vereinbarte Ziele, geplante Seminare oder Informationen zu Qualifikationen der Mitarbeiter. Die Ergebnisse der Personalgespräche lassen sich komfortabel als Diagramme darstellen.

Das Protokoll wird in der digitalen Akte des Mitarbeiters abgelegt und kann auch im Mitarbeiterbereich – oder Employee Self Service (ESS) – zur Verfügung gestellt werden. Die Daten fließen automatisch in weitere Module, in denen sie für die Nachbereitung zentral abrufbar sind – sei es im Performancemanagement, im Trainingsmodul oder bei den Skills & Kompetenzen.

Gespräche mit dem Gesprächstyp "Public Interview" sind hierbei gesondert zu betrachten. Lesen Sie hier die Besonderheiten des Gesprächstyp "Public Interview".

Im Folgenden wird ein Standard-Prozess beschrieben. Über die individuellen Einstellungsmöglichkeiten innerhalb der Gesprächstemplates können durchaus unterschiedliche Prozessabläufe gesteuert werden.
Step 1 - Personalgespräche vorbereiten

Voraussetzung für die Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen sind die Templates der entsprechenden Gesprächsbögen. Zudem muss das Kompetenzmodell im Bereich „Skillmanagement“ sinnvoll abgebildet sein, um die Kompetenzen der Mitarbeiter im Rahmen des Personalgespräches bewerten zu können.

Wenn Sie alle Vorbereitungen getroffen haben, können Sie nun die Personalgespräche auslösen. Dazu können unterschiedliche Vorgehensweisen gewählt werden:
1. Personalgespräche für mehrere Mitarbeiter direkt auslösen

Gehen Sie via rexx Bubble > Entwicklung auf Gespräche. Über das Toplevel Menü klicken Sie dann auf „Neue Gespräche“:

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun die gewünschten Mitarbeiter auswählen können. Entweder treffen Sie per Klick eine Einzelauswahl oder Sie filtern nach bestimmten Personengruppen (z.B. nach der Organisationszuordnung) und gehen über „Weitere Aktionen“ auf „Alle Auswählen“, nachdem Sie den entsprechenden Filter gesetzt haben:

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Sobald Sie die Personenauswahl übernommen haben, öffnet sich ein Layer zur Auswahl des gewünschten Gesprächsbogens:

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Mit Klick auf die blau hinterlegte Bezeichnung treffen Sie Ihre Auswahl.

Sie werden nun gefragt, ob Sie tatsächlich den Gesprächsbogen auslösen möchten. Zusätzlich können Sie bei dem manuellen Anlegen eines Gespräches eine Information an das Personal und an den Gesprächsmanager veranlassen:
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- "Personal": Der Mitarbeiter wird in dem ESS per fixiertem Streameintrag über das Gespräch informiert und kann per Link darauf zugreifen. Zusätzlich sieht er das Gespräch auch in dem Bereich "Entwicklung". Der Streameintrag bleibt solange fixiert, bis das Gespräch abgeschlossen wurde.

- "Gesprächsmanagement": Der Gesprächsmanager (kann in dem Gesprächsbogen festgelegt werden) wird in dem HR Backend per Systemnachricht über das Gespräch informiert.

- "keine Auswahl": Der Mitarbeiter erhält keinen fixierten Streameintrag in dem ESS, kann das Gespräch aber trotzdem in dem Bereich „Entwicklung“ einsehen. Der Gesprächsmanager erhält ebenfalls keine Information in dem rexx HR Backend über das Gespräch.

Wird ein Gespräch via Reminder erzeugt, so können die oben genannten zusätzlichen Informationen ebenfalls eingestellt werden, wobei die Einstellung in dem jeweiligen Reminder vorgenommen werden. Die Einstellungsmöglichkeiten entsprechen denen des manuellen Anlegens eines Gespräches.
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Der Gesprächsbogen ist nun in der Personalakte und - je nach Einstellung im Gesprächstemplate - auch im ESS (unter „Entwicklung“) hinterlegt und kann dort von den Mitarbeitern bearbeitet werden.
2. Gesprächsvorbereitung mit Formschreiben-Versand

Möchten Sie die Mitarbeiter im Rahmen der Gesprächsvorbereitung mit einem Formschreiben informieren, können Sie dies über die Auswahl „Neue Gespräche (Formschreiben)“ tun.

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(Entsprechende Formschreiben können Sie unter dem Bubble Menü > Templates > Formschreiben anlegen.)



Zunächst öffnet sich auch hier das Fenster zur Auswahl der gewünschten Mitarbeiter (sh. Schritt 1 „Personalgespräche für mehrere Mitarbeiter direkt auslösen“). Haben Sie die Mitarbeiter übernommen, können Sie - per Klick auf die blau verlinkte Bezeichnung - das Formschreiben auswählen.

Bevor Sie das Formschreiben versenden, können Sie den Text editieren und entscheiden, ob das Formschreiben auch im ESS sichtbar sein soll und/oder ob der Versandt des Formschreibens in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters hinterlegt werden soll. Über den Platzhalter - in diesem Bsp. „##pg_bogen_1“ (die 1 ist die ID des Gesprächstemplates) - wird der Link zum Gesprächsbogen hinterlegt. So hat der Mitarbeiter direkt aus der E-Mail und/oder dem ESS heraus Zugriff auf den Bogen.
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Information an den Gesprächsmanager

Wenn Ihre internen Prozesse es vorsehen, dass die Personalgespräche nicht direkt durch den Gesprächsmanager (i.d.R. die Führungskraft) sondern beispielsweise durch die HR-Abteilung ausgelöst werden, so haben Sie die Möglichkeit, den oder die Gesprächsmanager über die angelegten Personalgespräche zu informieren:

Wählen Sie im Toplevel Menü rexx Bubble > Entwicklung > Gespräche >"Kommunikation Gesprächsmanagement --> Formschreiben". Dort sollte ein Formschreiben hinterlegt sein, ähnlich wie das Formschreiben "Erinnerung Personalgespräche", das den Platzhalter ##ma_im_korb enthält und so für die Führungskraft auflistet, mit welchen Mitarbeitern diese ein Gespräch zu führen hat.
3. Personalgespräche in der Personalakte auslösen

Wenn Sie sich in der Akte eines bestimmten Mitarbeiters befinden, können Sie auch hier ein Personalgespräch auslösen. Danach können Sie im Bereich „Gespräche“ auf den Gesprächsbogen zugreifen und ihn bearbeiten.

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Step 2 - Gesprächsbogen bearbeiten

Um den Gesprächsbogen zu bearbeiten, gehen Sie in die Personalakte des entsprechenden Mitarbeiters und wählen im Reiter „Performance“ im Bereich „Gespräche“ das Personalgespräch aus.

Der Gesprächsbogen öffnet sich und kann nun Schritt für Schritt bearbeitet werden. Ab welchem Status der Mitarbeiter den Gesprächsbogen im ESS bearbeiten kann, ist im Template des Gesprächsbogens definiert. Bsp: Mit dem Status „offen“ hat der Mitarbeiter gleich nach Anlage des Personalgespräches Zugriff und kann seine Einschätzungen abgeben. Zudem kann im Template gesteuert werden, ob der Mitarbeiter die Bewertungen des Vorgesetzten schon vor Gesprächsabschluss sehen können soll (via Button „Freigeben“ – sh. u.a. Grafik) oder erst danach (die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten sind in der Hilfe im Bereich Bubble Menü > Templates >Gesprächsbogen beschrieben).
Step 3 - Vorbereitung abschließen

Sind die Bewertungen vollständig eingegeben, kann dies durch die Führungskraft über den Button „Vorbereitung abschließen“ (am Ende des Bogens) dokumentiert werden:

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Wenn der Vorgesetzte "Vorbereitung abgeschlossen" auslöst, werden seine Eingaben nicht automatisch für den Mitarbeiter im Portal sichtbar, sondern löst dies nur einen Statuswechsel für das Gespräch aus und dient somit zum Tracking und zur Dokumentation des Gesprächsstatus (welcher jederzeit im ESS im Bereich „Entwicklung“ verfolgt werden kann).

Wenn ein Gesprächsmanager möchte, dass seine Eingaben vor dem Gespräch für den Mitarbeiter sichtbar werden, muss er die jeweiligen Daten (Ziele, Skills, Kommentare, Vorschläge) über die entsprechenden Buttons freigeben. Der Platzhalter für die Freigabe der Gesprächsmanager-Vorschläge lautet: "##pg_freigabe_leitung_vorschlaege_BUTTON".

Sofern im Template des Gesprächsbogens der entsprechende Button hinterlegt ist, kann auch das Personal mitteilen, dass die Selbsteinschätzung erfolgt ist (ACHTUNG: Alle seine Eingaben sind ab dann für den Gespächsmanager sichtbar) und die Vorbereitungen auf das persönliche Gespräch abgeschlossen sind.

Die Information, dass die Vorbereitung seitens des Personals abgeschlossen ist, erfolgt zum einen im Workcenter des Gesprächsmanagers, zum anderen ist es auch in der Personalakte über den Status des Gesprächs nachvollziehbar.
Tipp! Wenn die Gesprächspartner unvoreingenommen in das Gespräch gehen sollen und somit die Bewertungen des Mitarbeiters erst am Tag des Gespräches für den Gesprächsmanager sichtbar sein sollen, dürfen die "Vorbereitung abschließen"-Buttons nicht im Gesprächstemplate eingesetzt werden. Die Bewertungen des Mitarbeiters werden dann automatisch erst ab dem gesetzten Gesprächsdatum im Backend sichtbar.
Step 4 – Bestätigung einholen & Gespräch abschließen

Nachdem auf beiden Seiten die Vorbereitungen abgeschlossen sind, findet i.d.R. das persönliche Gespräch statt. Die Ergebnisse werden besprochen und ggf. direkt oder im Nachgang durch die Führungskraft im Backend (im rexx HR) angepasst. Ist der Gesprächsbogen final, kann durch den Button „Bestätigung einholen“ (siehe o.a. Grafik) das Personal im ESS dazu aufgefordert werden, die Ergebnisse zu bestätigen:

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Bestätigen des Inhalts:

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ACHTUNG: Sobald die Ergebnisse vom Personal bestätigt sind, werden die Bewertungen der Führungskraft in die Mitarbeiter-Ansicht übernommen. Die Selbsteinschätzungen des Personals sind dann nicht mehr im Gesprächsbogen verfügbar. Das Personal müsste sich den Gesprächsbogen vor der Bestätigung ausdrucken, wenn die eigenen Bewertungen dokumentiert werden sollen. Gleiches gilt für die Führungskraft, wenn diese die Bewertungen des Personals dokumentieren möchte.

Der Prozess ist damit abgeschlossen und die Ergebnisse können im Gesprächsbogen nicht mehr editiert werden.


Hinweis!

Der Filter "Gesprächsstatus" zeigt die Optionen "Abgeschlossen (A)" für "Automatisch" (via elekt. Bestätigung durch den Mitarbeiter) und "Abgeschlossen (M)" für "Manuell" (Abschliessen des Gesprächs via Gespräche>Toplevel "Abschließen"), sowie den allg. Status 'Abgeschlossen' - beinhaltet (A) und (M) - an.
Gesprächs-Search & List

Für die Gesprächs-Search & List werden alle Skills / Beurteilungskriterien als Spalten zur Verfügung gestellt. Neben diesen können auch Skillgruppen in Spaltenform angezeigt werden. In den Spalten für die Skillgruppen wird der aus dem Gespräch errechnete Durchschnittswert angezeigt.

Durch die Spalten wird bereits in der Gesprächsliste eine sehr gute Übersicht aller Bewertungen aus dem Gespräch angeboten.


Für jeden/s Skill/Kriterium werden 3 Spalten angeboten:
  • Wert gemäß Qualifizierungssystem
  • Prozentwert (Balken)
  • Punktwert (sofern diese im Qualifizierungssystem definiert ist)
Die Werte, die in den Spalten angezeigt werden, basieren allein auf den Eingaben des Gesprächsmanagers (Vorgesetzten). Sie werden unabhängig von dem Gesprächsstatus angezeigt. Sobald eine Eingabe erfolgt, wird der Wert in die entsprechende Spalte übernommen.

Außerdem beziehen sie sich auf das Gespräch in dessen Zeile sie dargestellt werden. Ist in dem Gespräch noch keine Beurteilung für den entsprechenden Skill erfolgt, bleibt das Feld in der Spalte leer (auch wenn eine Beurteilung aus einem früheren Gespräch existiert).
Achtung:

Es ist nicht empfehlenswert mehr als 30 bis 40 Spalten in eine Gesprächsliste aufzunehmen. Dies kann je nach Systemdatenlage und -konfiguration zu Performanceproblemen oder Systemabbrüchen führen.
Filter "Vorgesetzte"

In der Gesprächs- und Personal-Search & List bietet rexx den Filter „Vorgesetzte“, der mit einer Vorschlagssuche verbunden ist, an.

Im Falle der Nutzung des Backend durch Vorgesetzte, welche in der Unternehmenshierarchie weit oben stehen und dementsprechend einige Vorgesetzte unter sich haben, kann folgendes Szenario auftreten:

Ein solcher Vorgesetzte möchte z.B. in der Gesprächsliste standardmäßig nur die Gespräche von den Mitarbeitern sehen, die ihm direkt unterstellt sind. Bisher war es so, dass er in der Vorschlagssuche aber nicht nach sich selbst filtern konnte, wenn er keinen Zugriff auf seine eigene Personalakte besaß (Standardkonfiguration).

Das wurde so angepasst, dass der Vorgesetzte nun im Filter "Vorgesetzte" nach sich selbst filtern kann, auch wenn er keinen Zugriff auf seine Personalakte besitzt (auf die eigene Personalakte kann er jedoch dadurch nach wie vor nicht zugreifen - nur wenn er explizit das Recht auf die eigene Akte erhält).
Hinweis:

Es kann sinnvoll sein, für solche Vorgesetzte in den Systemdaten eine eigene Standardabfragen zu hinterlegen (rexx Bubble > Systemdaten > Standardabfragen), bei denen der Vorgesetzten-Filter vorbelegt ist.

Damit dies generisch funktioniert, wurde eine neue Vorschlags-Option "#User" geschaffen.
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Wird der Vorgesetzten-Filter mit dieser Option vorbelegt, so wird immer auf den aktuell angemeldeten User gefiltert. Diese Option wirkt also als Platzhalter.

Damit kann dann eine Abfrage hinterlegt werden, die automatisch immer auf den jeweilig angemeldeten Vorgesetzten vorgefiltert ist.
Filter "Gesprächsdatum von/bis" und "Gesprächstyp"

Der Filter "Gesprächsdatum von/bis" ist z.B. nützlich, um Gespräche zyklusunabhängig zeitlich zu filtern. Das Feld "Gesprächsdatum" muss dafür aber im Gesprächsbogen enthalten und gesetzt worden sein.
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