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Sonstiges / Ausstattung / Ausstattung (Detail)

In der Ausstattungsakte werden alle nötigen Details zum jeweiligen Gegenstand erfasst.

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  1. Die ID vergibt das System automatisch
  2. Der Status gibt an, ob die Ausstattung aktiv (nur 'aktive' Gegenstände können ausgeliehen werden), oder inaktiv (von der Aushändigung gesperrt)
  3. Spezifizierung des Grundes für (derzeitige - z.B. aufgrund von Reparatur/Wartung, oder dauerhafte - z.B. veraltet, defekt) Inaktivität
  4. Buchbar im Portal: Soll die Ausstattung für Mitarbeiter über das Portal buchbar sein?
  5. Möglichst eindeutige Bezeichnung (bei Mehrsprachigkeit des Systems zzgl. Übersetzungen)
  6. Der Ausstattungstyp wird aus einer Liste gewählt, deren Auswahlwerte über die Systemdaten pflegbar sind
  7. Vermerkung des Herstellers
  8. (Eindeutige) Nummer zwecks besserer Identifizierbarkeit
  9. Mithilfe eigener Emailkonten können Gegenstände via Email geblockt, bzw. deren Reservierung/Belegung als ics Datei versandt und im (öffentlichen) Firmenkalender angezeigt werden
  10. Die Bemerkung kann z.B. zur Hinterlegung etwaiger Beschädigungen, oder für den Hinweis das Übergabeprotokoll bei Zuweisung anzufügen, genutzt werden
  11. Soll eine Mehrfachzuweisung (gleichzeitige Zuordnung zu mehr als einem Mitarbeiter) möglich sein?
  12. Automatisches Änderungslog
Grundsätzlich können die Felder und Feldbereiche auch hier frei definiert werden. So könnte z.B. gezielt für den Ausstattungstyp 'Furhpark' zusätzlich der Feldbereich 'Kosten' eingeblendet werden (via Systemdaten > Typen Veranstaltung, Haus, Person, Organisation, Ausstattung).

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Über das Headermenü kann via 'Personal zuweisen' eine neue Zuordnung (= Vergabe des Austattungsgegenstandes) eingestellt werden, sowie eine neue Ausstattung angelegt werden. Auch kann ein Ausstattungsgegenstand einer Org.-einheit oder Veranstaltung zugewiesen werden. Die Zuordnung gilt dann gleichermaßen wie bei Vergabe an einen Mitarbeiter.
Tipp!

Sollten Sie einmal eine Vielzahl neuer Ausstattungsgegenstände vom selben Ausstattungstyp (z.B. Schlüssel) erfassen müssen, legen Sie den Ersten an und wählen dann in dessen Akte 'Ausstattung kopieren'. Alternativ kann ein Gegenstand natürlich auch nur einmalig erfasst, Mehrfachzuweisung (s.o.) ermöglicht, und dann via Zusatzfeld die 'Anzahl' statt Einzelerfassung eingegeben werden. So lassen sich dann allerdings i.d.R. keine eindeutigen Identifikatoren wie Seriennmummern etc. erfassen.

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