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Zustellung Delegieren

Der Empfänger einer Zustellung (i.d.R. der Fachentscheider) kann mit dieser Feedbackoption die Zustellung an einen anderen Fachentscheider (für den der Bewerber interessant sein könnte) delegieren. Die ursprüngliche Zustellung an den Fachentscheider wird dabei mit dem Feedback "Delegiert" beendet und es wird eine neue Zustellung an den nun ausgewählten Fachentscheider erzeugt. Absender der Zustellung ist jedoch der Sachbearbeiter, der die ursprüngliche Zustellung erzeugt hat (nicht der Fachentscheider, der sie nun auslöst).

Eine zusätzliche Automail sorgt hier für Transparenz: "Ergänzung Feedback bei Delegation". Sie informiert den ursprünglichen Versender der Zustellung darüber, dass die Bewerbung weiterdelegiert wurde. Der Text wird automatisch an den Beginn des Feedbacktextes eingesetzt - so kann der Sachbearbeiter erkennen, dass eine neue Zustellung erzeugt wurde.

Eine weitere Automail ("Ergänzung delegierte Zustellung") informiert den neuen Empfänger, dass die Zustellung nicht vom Sachbearbeiter, sondern vom ursprünglichen Fachentscheider veranlasst wurde.
Workflow

Wenn ein Fachentscheider die dafür notwendigen Rechte hat, kann er als Feedbackoption „Delegieren“ oder „Delegieren mit Hold“ auswählen. Wenn er eines dieser Feedbacks ausgewählt hat, werden im Feedback-Formular zusätzliche Empfänger-Felder angezeigt.
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Mindestens ein Empfänger wird als Pflichteingabe verlangt. Über diese neuen Empfängerfelder muss der Fachentscheider auswählen an welche/n Fachentscheider delegiert werden soll.
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Speichert der Fachentscheider nun das Feedback passiert folgendes bei der Feedbackauswahl „Delegieren“:



Die ursprüngliche Zustellung an den Fachentscheider wird mit Feedback "Delegiert" beendet und es wird eine neue Zustellung an den ausgewählten Fachentscheider erzeugt. Diese neue Zustellung geschieht im Namen des Sachbearbeiters, der die ursprüngliche Zustellung ausgelöst hat.
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Es werden zwei Nachrichten erzeugt, durch die Auswahl des Feedbacks „Delegieren“.

Zum einen die Feedbacknachricht mit Feedback „Delegiert“ und zum anderen eine Zustellungsnachricht vom Sachbearbeiter an den Empfänger der Delegierung.



Damit es transparent bleibt, wird an den Anfang der Feedbacknachricht ein automatischer Hinweis gesetzt, dass eine Zustellung delegiert wurde.
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Zudem gibt es einen Hinweis am Ende der neuen Zustellungsnachricht.
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Dadurch kann der Sachbearbeiter und der Empfänger der delegierten Zustellung erkennen, dass die Zustellung delegiert worden ist.



Die beiden Ergänzungen sind bei den automatischen Mails für Administratoren pflegbar.
(rexx-Bubble -> Templates I ->Automatische Mails)



Wenn nun vom Empfänger der delegierten Zustellung ein Feedback gegeben wird, geht dieses wie üblich an den Sachbearbeiter der ursprünglichen Zustellung. In der Feedbacknachricht wird wieder eine automatische Ergänzung gesetzt, die darauf hinweist, dass die Zustellung durch eine Delegierung erfolgt ist.
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"Zustellung: Delegieren mit Hold"

Die Feedback-Option "Delegieren mit Hold" verhält sich im grunde genauso, nur dass hierbei die ursprüngliche Zustellung mit dem Feedback "Parken" (on hold) beendet wird, wodurch der ursprüngliche Fachentscheider den Zugriff auf die Bewerbung behält.

Was muss getan werden um diese Funktion nutzen zu können?

Als erstes wenden Sie sich bitte an den rexx Support. Wenn Sie einen schriftlichen Auftrag schicken, wird dieser Ihnen die Einstellung entsprechend freischalten.



In nächsten Schritt werden von Ihrem Systemadministrator die nötigen Rechte freigeschaltet.



Mindestens eines der folgenden Rechte benötigt ein User damit er eine Zustellung Delegieren kann:
  • Recht: „Weiterleitung: Delegieren“
  • Recht: „Weiterleitung: Delegieren mit Hold“
Beide Rechte finden Sie unter der Aufgabengruppe „Zustellung“.
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Aus der Sicht des Fachentscheiders

Der Fachentscheider sieht die neue Zustellung einerseits im Workcenter, aber auch in seiner Zustellungsliste.

Da er - im Gegensatz zu den Recruitern/Sachbearbeitern - meist nur sporadisch in rexx arbeitet, sollte er zusätzlich einen Reminder als E-mail erhalten.

Klickt er auf den 'Betreff', öffnet sich der Eintrag. In diesem kann er die PDF-Mappe sichten und auch gleich ein Feedback abgeben. Abhängig von seinen Berechtigungen kann er mitunter auch direkt in die digitale Bewerberakte springen, indem er auf den blau verlinkten Namen des Bewerbers klickt, und von dort aus sein Feedback erfassen.
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Achtung! Das Feedback eines Entscheiders ist nur eine Empfehlung - Systemseitig hat dessen Beurteilung keinen Statuswechsel zufolge. Erst wenn der Recruiter ein entsprechendes Schreiben generiert, oder den Bewerberstatus manuell ändert, wird ein finaler Status gesetzt.
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