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Templates / Formschreiben

Templates sind vergleichbar mit Serienbriefen. Durch den Einsatz von Platzhaltern können vorformulierte Inhalte mit variablen, personenbezogenen Daten befüllt werden, so dass ein und dasselbe Schreiben ohne Bearbeitung direkt aus dem rexx HR heraus versendet/erstellt werden kann - sogar an multiple Empfänger!

Natürlich kann ein Schreiben im Falle einer besonderen Ergänzung oder nicht per Platzhalter befüllbarer Daten vor Versand auch nochmals editiert werden (die eigentliche Vorlage bleibt davon unberührt).

In der Formschreibenliste sehen Sie alle für Sie zugängigen (Rechte-/Mandantenabhängig), bzw. in Ihrem rexx hinterlegten Formschreiben übersichtlich dargestellt. Durch Klick auf die blau verlinkte Bezeichnung gelangen Sie in den Bearbeitenmodus des betreffenden Schreiben (mehr dazu weiter unten), über den Filter kann gezielt nach bestimmten Schreiben gesucht werden.
Formschreibenpflege /Neuanlage:
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  1. Aufklappen Menüleiste für Neuanlage eines Formschreibens
  2. Aufklappen/Aktivierung des CK-Editors (Markierungen, Grafiken, Style-Elemente, etc.)
  3. Eigenschaften und Grundeinstellungen des Formschreibens
Zu 2.)

Der editor läßt Sie alle wie auch aus Word bekannten Formatierungen vornehmen - sei es das Einfügen von Grafiken, das Hinterlegen von Verlinkungen, Aufzählungen mithilfe von Bullets, oder die Textdarstellung im Blocksatz.

Einzige Besonderheit im Vergleich zu z.B. Word: Was in rexx nicht funktionieren wird, ist das Einrücken des Textes via Tab-taste. Diese Aktion wird vom Browser (rexx ist ja web-basiert) nicht verstanden.
Tipp!

Wer sich mit HTML auskennt, kann auch über den Quellcode arbeiten - besonders bei der Erstellung von Tabellen ist dies mitunter der beste Weg.
Zu 3.)

Unter 'Kommunikation' legen Sie sozusagen die mögliche Versandart fest, d.h. ob das Schreiben ausschließlich per E-Mail, Brief, oder für beides nutzbar sein soll.

Die (rein interne!) 'Bezeichnung' sollte einzigartig und aussagekräftig sein, so dass ein gesuchtes Schreiben auch in der Übersicht (Formschreibenliste) eindeutig erkennbar ist. Der 'Email-Betreff' wird beim Versand per E-Mail dem Empfänger entsprechend angezeigt und sollte somit nicht die interne Bezeichnung enthalten, oder aus kryptischen Abkürzungen bestehen.

Bei 'E-Mail für Versand' wird festgelegt, ob das Formschreiben defaultmäßig an die geschäftliche oder private E-Mail des Mitarbeiters gesendet werden soll. Dies wird zwar zumeist die geschäftliche E-Mail-Adresse sein, doch insbesondere im Onboarding-Prozess, wo mit dem neuen Mitarbeiter kommuniziert werden soll, obwohl er noch nicht eingetreten ist und somit noch keine geschäftliche E-Mail-Adresse besteht, ist diese Unterscheidung ein nützliches Feature.
Tipp!

Hinterlegen Sie doch einen Reminder mit angehängten Willkommen-Formschreiben, welches (sinnvollerweise) an die private E-Mailadresse des neuen Miarbeiters geht, sobald er im rexx HR angelegt wurde.

Dieses Formschreiben sollte den Platzhalter ##url_reset_passwort enthalten. Dahinter verbirgt sich eine URL, die direkt zur Eingabe eines neuen Passworts auffordert - der neue Mitarbeiter kann sein Passwort für das Portal ja noch nicht kennen und aus Sicherheitsgründen versendet rexx es an dieser Stelle nicht mehr Mail. Dieser Reminder könnte zudem gleichzeitig einen definierten Onboarding-Workflow anstoßen, der an die verschiedenen zuständigen Stationen geht (IT, Vorgesetzte, Raumplanung, etc.).

Sofern das Schreiben keinen deutschen Text enthält, kann durch Wahl der betreffenden Sprache (in Abhängigkeit des beauftragten Sprachpaketes) auch die korrespondierende Platzhalterliste entsprechend geladen werden.

Über die 'Freigabe' können Sie den Zugriff bei nötiger Einschränkung steuern und das Schreiben so z.B. nur für sich selbst (Benutzer), Benutzerprofile, Empfangsgruppen, oder nur für eine Abteilung (z.B. Organisation) zugänglich machen.

Die Freigabe wird auch zusätzlich in der Formschreibenliste angezeigt und über einen intelligenten Filter kann nach Freigabetyp/Zuordnung gesucht werden:
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Via 'Konfiguration (Brief)/(Email)' wählen Sie den benötigten Seitenaufbau (Brief/Email, bzw. anderweitig sofern Diverse hinterlegt).

Der 'Kontakttyp' sortiert das Schreiben in den zugehörigen Kontaktordner und bestimmt gleichzeitig ebenfalls, wer Zugriff auf das Schreiben hat (die Sichtberechtigung/Zugriff auf Kontakttypen kann eingeschränkt werden - mehr dazu hier). 'Verwenden für' wird i.d.R. auf 'Personal' stehen (beeinflußt u.a. die Liste der zur Verfügung stehenden Platzhalter), kann aber auch für Häuser/Personen genutzt werden.

Über die Einstellung 'Portal' kann das Schreiben bei Erstellung (Druck), bzw. Versendung (E-Mail) ebenfalls im ESS Portal für den/die Empfänger sichtbar gemacht werden (personifiziert - nicht im Blog natürlich), bei Eintrag in die 'digitale Akte' wird das Schreiben zudem dauerhaft in der digitalen Akte des Mitarbeiters hinterlegt.

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