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Formschreiben - step by step

Anhand der folgenden Muster-Vorlage beschreibt diese Anleitung das Vorgehen beim Anlegen eines Formschreibens im rexx Recruitment ER8:

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Im System werden die Inhalte der Schreiben getrennt vom Layout (Seitenkonfiguration) angelegt und gespeichert. Dadurch kann ein angelegtes Schreiben, z.B. eine Standard-Absage, sowohl als E-Mail, als auch als Formschreiben genutzt werden.


<table align="left" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" style="width: 600px;">[TR][TD][/TD][TD]Aufbau Formschreiben[/TD][TD][/TD][TD]Aufbau E-Mail[/TD][TD][/TD][/TR][TR][TD][/TD][TD]Bild[/TD][TD][/TD][TD]Bild[/TD][TD][/TD][/TR]




Zuerst werden die Header/Footer Layouts für Formschreiben und E-Mail angelegt, danach werden die PDF-Randeinstellungen vorgenommen, mit deren Hilfe die Header/Footer-Layouts positioniert und die Seitenränder bestimmt werden. Als letzter Schritt werden nun die Inhalte der Formschreiben eingepflegt und gespeichert.

Um Formschreiben anzulegen oder zu ändern benötigen Sie im System die entsprechenden Rechte. Wenn diese vorhanden sind finden Sie unter dem rexx-Bubble den Menüpunkt Templates I.

Hier werden Ihnen folgende Unterpunkte angeboten:
  • Formschreiben => hier werden die Inhalte gepflegt
  • Automatische Mails => systemseitige Automails
  • Seitenkonfiguration => Header und Footer für FS und E-Mail bearbeiten
  • Standardanlagen => Standardanlagen hochladen (z.B. Karte, o.ä.)
Anlegen der Layouts für Formschreiben und E-Mail

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Grundlegend werden drei Layout-Einstellungen benötigt:
  • email Pre => personenbezogene Daten
  • email => feste Signatur des Kunden
  • Formschreiben => Kopf- und Fußzeile für Briefe
Über die Bezeichnung (blau hinterlegt) können Sie ein bestehendes Layout bearbeiten. Oder Sie legen ein neues Lauyout über das Top-Level-Menü an.

Es öffnet sich folgendes Fenster:
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Anlegen der Email-Signatur (email Pre)

Der Aufbau des E-Mail-Footers im rexx Recrutiment baut sich wie folgt auf:
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Im Email-Footer werden immer erst die personenbezogenen Daten (email Pre) und anschliessend die "festen" Kundendaten (email) gezogen.

Personenbezogene Werte können vom System automatisch befüllt werden, indem mit Platzhaltern

gearbeitet wird. Über die Selectbox Gruppe kann die Auswahl der Platzhalter eingegrenzt werden.
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Als Absender des Email-Footers können zum einem der Versender der Mail (=User; Gruppe: Benutzer (Versender)) oder der Sachbearbeiter der Stelle hinterlegt werden.

In diesem Beispiel wurde der Sachbearbeiter 1 der Stelle verwendet. Über Bezeichnung in der Bezeichnungsspalte kann der Platzhalter in Position gebracht werden.
Hinweis: Es muss immer ein Leerzeichen zwischen zwei Platzhaltern enthalten sein, damit das System diese erkennt und befüllt.

In diesem Beispiel wurden die personenbezogenen Daten (Telefon- und Faxnummer) in eine Tabelle gesetzt, um die Nummern linksbündig untereinander zu setzen. Die hellgraue Umrandung der Tabelle dient hier lediglich zur Hilfe und ist im späteren Schreiben nicht sichtbar.

Eine Tabelle fügen Sie über das Icon Tabelle ein. Es öffnet sich folgendes Fenster:
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Die im Screenshot eingetragenen Werte sind vom System eingestellte Standardwerte. Um die im Beispiel oben gesetzte Tabelle zu bauen, sind folgende Werte geändert worden:

Zeile = 2, Breite = 200, Zellenabstand außen, innen und Rahmen = 0

Weiter ist die Breite der ersten Spalte (senkrecht) eingestellt worden, indem mit der rechten Maustaste im Tabellenfeld ein weiteres Menu aufgerufen wurde. Dort unter Zelle -> Zelleneigenschaften können Sie diverse Formatierungen für die einzelne Zelle hinterlegen. In diesem Beispiel ist die Breite der beiden linken Zellen auf 50 gesetzt worden.

Damit haben Sie jetzt alle Bauteile für die E-Mail-Signatur fertig. Beim Auslösen einer E-Mail aus dem System wird folgende Signatur unter den Inhalt gesetzt (Beispiel Versender: Lars Wiedenlübbert):

Anlegen der Email-Signatur (email)

Im Filterfeld Typ (Siehe oberen Screenshot) wählen Sie aus der Selectbox eMail aus.

Mit Hilfe des WYSIWYG-Editors können Sie nun die Signatur hinterlegen.
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Über das Bild - Icon können Sie Grafiken einfügen und bearbeiten(1).

Hierzu öffnet sich folgendes Fenster:
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Im Reiter Hochladen können Sie die Grafik auswählen (Button Durchsuchen) und senden dies anschließend an den Server ("zum Server senden"). Im Reiter "Bild-Info" können Sie noch die Maße der Grafik festlegen.
Hinweis: Die Grafik sollte bereits die entsprechende Größe haben, da es beim skalieren über den WYSIWYG-Editor zu Unschärfen kommen kann.

Farbliche Anpassungen(2), wie im Beispiel der graue Text, steuern Sie über das Bild- Icon für Textfarbe. Über den Button "Weitere Farben" haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre CI-Farbe als Hex-String (z.B.: grau = #696969) zu hinterlegen

Um eine E-Mailadresse zu verlinken (3), klicken Sie auf das Bild - Icon für Link einfügen/editieren und geben die gewünschte Zieladresse ein. Im Reiter Zielseite haben Sie zusätzlich die Möglichkeit festzulegen, ob der Link in einem neuen Fenster/Tab geöffnet wird.

Zur Anpassung der Schriftart stehen Ihnen folgende Standard-Schriftarten im rexx Recruitment zur Verfügung:

  • Arial
  • Comic Sans MS
  • Courier New
  • Tahoma
  • Times New Roman
  • Verdana
Ist eine andere, vom Standard abweichende Schriftart gewünscht, ist uns diese im Vorfeld in den Formaten:
.ttf - .eot - .woff - .svg

zu liefern, damit diese installiert und anschliessend zur Auswahl zu Verfügung gestellt werden kann.

Anlegen eines Fomrschreibenlayouts

Nach Auswahl des Typs "Formschreiben" haben Sie zwei weitere Selectboxen, die jetzt näher erläutert werden:


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Seitenlayout: Die Formschreiben werden in einer PDF-Version erstellt.
  • In der PDF-Version haben Sie die Möglichkeit, die Randeinstellungen des Formschreibens selbst einzustellen.
  • Zudem gibt es zwei weitere Layouts um Verträge abbilden zu können, bei denen kein Briefkopf und kein Footer benötigt wird.
  • Die Bezeichnungen der Layouts im Screenshot entsprechen einem Neu-System, in bereits bestehenden Systemen sind die Bezeichnungen:

    • Formschreiben = Ohne Rand
    • Verträge = Mit Rand
  • Die für Standardformschreiben am häufigsten genutzte Einstellung ist hier Formschreiben.

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Seitenbereich: Es gibt vier verschiedene Seitenbereiche:
  • Kopfzeile: In der Kopfzeile wird meist das Logo gesetzt, welches dann auf allen Seiten des Formschreibens oben eingefügt ist.
  • Kopfzeile Adresse: Der Seitenbereich Kopfzeile Adresse wird nur auf der ersten Seite des Formschreibens eingefügt und beinhaltet im Regelfall den Briefkopf mit Anschrift des Empfängers, Erstellungsdatum etc.
  • Inhalt: Hier können neben dem Inhalt (Text des Formschreibens) auch noch Grußformeln eingefügt werden, die ja im E-Mail-Footer bereits hinterlegt sind. Nähere Informationen dazu kommen später noch.
  • Fußzeile: Definieren Sie hier Ihre Fußzeile, sofern Sie kein bedrucktes Briefpapier benutzen, indem der Footer bereits vorgedruckt ist.
Kopfzeile

Anhand der Mustervorlage vom Anfang wird jetzt Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein Formschreiben-Layout anlegen. Dazu wählen Sie das Seitenlayout Ohne Rand (PDF) und den Seitenbereich Kopfzeile.

Für das Einfügen des Logos in der Kopfzeile (Siehe "Mustervorlage") klicken Sie auf das Bild- Icon und laden über den Reiter "Hochladen" das entsprechende Logo hoch.

Damit das Logo wie gewünscht rechtsbündig ist, öffnen Sie den Reiter "Bildinfo".
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Hier können Sie unter "Ausrichtung" die Positionierung einstellen. Zudem können Sie die Größe des eingefügten Bildes verändern, sowie einen Horizontalen-/ Vertikalen-Abstand einstellen.
Kopfzeile Adresse

Im nächsten Schritt wechseln Sie nun zum Seitenbereich "Kopfzeile Adresse" (Sie müssen nicht vorher speichern wenn Sie die Seitenbereiche wechseln).

Die einfachste Variante die verschiedenen Bereiche im Briefkopf zu positionieren ist mit Hilfe der Tabellenfunktion.
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Dazu erstellen Sie über das Bild- Icon eine Tabelle. In diesem Fall ist die Tabelle wie folgt angelegt worden:
BildEinstellungen:



2 Zeilen

(waagerecht)



2 Spalten

(senkrecht)



100% Breite

(bezieht sich auf die gesamte Breite abzüglich der Randeinstellungen)



Zellenabstände auf 0



Rahmen auf 0

(da kein sichtbarer Rahmen gewünscht ist)
In die Tabelle können die entsprechenden Daten eingefügt werden. Formatierungen nehmen Sie über den WYSIWYG-Editor vor.

Wenn Sie, anders als im Beispiel, den Absenderblock nicht linksbündig haben, steuern Sie die horizontale Position über die Breite der Tabellen-Zellen. Dazu öffnen Sie mit einem Rechtsklick innerhalb der Zelle ein Bearbeitungsfenster, indem Sie unter Zelle => Zellen-Eigenschaften eine Breite definieren (in px oder %). Um Fehlinterpretationen unterschiedlicher Browser zu vermeiden empfehlen wir, der zweiten Zelle einen entsprechenden Restwert zu geben (z.B.: rechte Zelle 35%, linke Zelle 65%).



Ist der Kopfbereich soweit fertig, wechseln Sie zum Seitenbereich Inhalt.

Inhalt
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Mit dem speziellen Platzhalter {PDF_CONTENT} fügen Sie den Inhalt eines unter Formschreiben gespeicherten Schreibens ein.
Achtung! Bitte beachten Sie, dass Sie beim Anlegen von Formschreiben die “Verabschiedung” und die Platzhalter für den Versender nicht mit einfügen!

Diese Vorgehensweise dient dazu, das auch beim Schreiben einer E-Mail über das @-Icon in der Bewerberakte (Reiter Kontakte) der korrekte Footer bereits fertig ist.

Als letzten Punkt wechseln Sie zum Seitenbereich Fußzeile.

Fußzeile
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Ähnlich wie beim Anlegen der Kopfzeile Adresse können Sie mit Hilfe von Tabellen Ihren Footer entsprechend Ihrer Corporate Identity formatieren.

In dem Beispiel-Screenshot können Sie erkennen, das Leerfelder vom System automatisch mit der Schriftgröße 10pt angezeigt werden (unten links). Dadurch hat die gesamte Zeile eine Zellenhöhe von 10pt. Um diese Zeile ebenso wie die anderen Zeilen auf 8pt zu begrenzen, klicken Sie in die leere Zelle, wählen die entsprechende Schriftgröße aus und setzen ein Leerzeichen (Space). Da ein solcher Leerschritt im Quellcode als ein eigenes Zeichen betrachtet wird, kann dieses auch formatiert werden.



Wenn Sie nun alle vier Seitenbereiche erstellt haben, speichern Sie das Layout für Formschreiben und wechseln vom Reiter Header/Footer zum Reiter Formschreiben. Hier ist eine Liste aller angelegten Formschreiben (genauer gesagt der Inhalte).
Erstellen des Textinhaltes eines Formschreibens

Sie können entweder ein neues Formschreiben anlegen oder ein bestehendes bearbeiten. Weiterhin werden in einem Formschreiben auch die PDF-Randeinstellungen eingestellt.

Für die Mustervorlage wird ein neues Formschreiben angelegt. Nach Klicken auf das Top-Level-Menü > Neues Formschreiben erscheint die Maske zur Erstellung und Bearbeitung eines Formschreibens:
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In diesem Beispiel ist kein zum Schreiben gehörender Bewerbungsstatus ausgewählt, wodurch beim Auslösen des Formschreibens der Status des Bewerbers nicht verändert wird.

Wenn Sie zum Beispiel eine Absage als Formschreiben hinterlegen, löst dieses Formschreiben im System automatisch den Status Absage aus.

Weiter können Sie wählen, ob das Formschreiben als Brief und E-Mail angelegt werden soll, oder nur als Brief, bzw. nur als E-Mail.

Da der im Formschreiben eingefügte Betreff auch in einer E-Mail angezeigt wird, empfehlen wir als Email Betreff "Ihre Bewerbung" zu wählen.

Abschließend kann der Inhalt des Formschreibens eingepflegt werden. Dabei steht Ihnen auch hier der WYSIWYG-Editor für Formatierungen zur Verfügung.

Die Platzhalter für die Begrüßung (Sehr geehrter Herr/Frau XXX) finden Sie wieder im Top-Level-Menü > Platzhalter. In der Gruppe Bewerber finden Sie alle bewerberbezogenen Platzhalter, die zur Verfügung stehen.

Nun können Sie das Formschreiben speichern und weitere anlegen.
Randeinstellungen

Bezüglich der Formatierung Ihrer Formschreiben müssen nun noch einmalig die PDF-Randeinstellungen vorgenommen werden.
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Über den Reiter "Layoutkonfiguration" gelangen Sie in eine Liste aller möglichen Layout-Auswahlmöglichkeiten.

Durch Anklicken der Bezeichnung gelangen Sie in die jeweilige Anpassungsmaske. Dort können Sie nun die entsprechenden Millimeter-Angaben eintragen.



Nachdem Sie diese Schritte alle durchgeführt haben, können Sie nun jedem Bewerber das entsprechend gewünschte Formschreiben per Post oder Mail zukommen lassen.
Achtung! Die Randeinstellungen gelten für alle Formschreiben.

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