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Auftragsakte - Konfiguration

Hier finden Sie die verbundene Abfrage (hier „Kontakt fehlend“), sowie das zugehörige Formschreiben-Template (hier „Kontaktpflege“).

Über das Bild -icon können Sie sich die Abfrage (Verlinkung in die Bewerberliste) bzw. das Template (als Vorschau) ansehen.
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Als 'Bemerkung' können Sie angeben, wofür der Kontaktpflegeauftrag generell gedacht ist, und/oder welche Bewerber (anhand der hinterlegten Abfrage) angesprochen werden.

'Das blau verlinkte Datum bei 'zuletzt bearbeitet am:' öffnet die Bearbeitungs-Historie.
Versand

Dieser kann entweder „Fließend“ oder „Zyklisch 1-36 Monate“ gewählt werden.
  • „Fließend“ bedeutet, dass der Auftrag ausgeführt wird, sobald die zugehörige Abfrage Bewerber findet, die auf die Abfragebedingungen passen. Der Versand an die gefundenen Treffer erfolgt 1x täglich zur angegebenen Zeit (s.u.)
  • „Zyklisch 1 Monat“ z.B. bedeutet dagegen, dass die Abfrage nur 1x im Monat ausgeführt wird. Angenommen Sie möchten dass die betreffenden Kontaktpflege-Mails an die verschiedenen Bewerber nur einmal im Monat am selben Tag versendet werden, dann wäre „zyklisch“ die zu wählende Einstellung.
Die Abfragebedingungen werden in etwa alle 5 Minuten geprüft.

Für eine Abfrage, die z.B. so formuliert ist, dass 'abgesagte' Bewerber unberücksichtigt bleiben, hieße das: Würde einem Bewerber abgesagt, der zuvor von der Abfrage erfasst war, würde dieser dann spätestens nach 5 Minuten aus dem Empfängerkreis entfernt werden, sofern der Kontaktpflegeauftrag noch nicht versendet wurde (vgl. nachfolgend „Vorlauf“).
Zeit

Die Uhrzeit, zu der der Versand ausgeführt werden soll. Im obigen screenshot wäre dies um 19:09 Uhr, im unteren 12:12 Uhr.
Versender

Hierüber bestimmen Sie den User, der als Absender der Email erscheinen soll. Alternativ zum Sachbearbeiter kann hier auch ein direkter User-Name angegeben werden. Dazu einfach das Häkchen bei 'Sachbearbeiter' entfernen und den Namen des Users tippen:
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Wenn ein als Versender eingetragener User nicht mehr aktiv ist, wird er in roter Schrift angezeigt. Beim Versand wird dann der Fallback-User (gem. Rechteeinstellung) als Absender gezogen.
Hinweis:

Ein Formschreiben-Template kann mit einem festem Absender (user) gekoppelt werden. Dann erscheint in der Email auf Basis des Templates dieser fest hinterlegte Absender als Absender und seine Platzhalter (Name, Footer etc.) werden gezogen. Bei einem Template, das von den Kontaktpflegeaufträgen verwendet wird, ist davon abzuraten, da in diesem Fall die Platzhalter des dem Template zugeordneten Users gezogen würden, der Email-Absender würde aber gemäß „Versender“ (s.o.) beim Kontaktpflegeauftrag gesetzt. Dies kann für den Empfänger verwirrend sein.
Status

Der Status kennzeichnet, ob der Kontaktpflegeauftrag aktiviert ('An') oder inaktiv ('Aus') ist
Vorlauf in Tagen

Hierüber wird gesteuert, für wie viele Tage im Voraus die Schreibaufträge angelegt werden. Im Grunde kann hiermit eine Simulation durchgeführt werden, welche Kontaktpflege-Schreibaufträge in den gemäß 'Vorlauf' eingestellten Tagen erzeugt werden. Der Vorlauf dient also primär Kontrollzwecken.

z.B.: Die Abfrage des Geburtstags-Kontaktpflegeauftrags ist so konfiguriert, dass die Filter „Geb. in von Tage / Geb. in bis Tage“ beide mit „0“ belegt sind. Das bedeutet, dass nur diejenigen Bewerber berückichtigt werden, die am Tag der Abfrageausführung Geburtstag haben.

Nun möchten Sie, dass die zugehörigen Auto-Schreibaufträge schon vorher im System erscheinen, damit ggf. steuernd eingegriffen werden kann. Dann wird der „Vorlauf“ z.B. auf 7 Tage gestellt, so dass die Empfänger bzw. die Schreibaufträge  7 Tage vor dem eigentlichen Versand (dem tatsächlichen Geburtstag) im System (Workcenter) erscheinen.

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