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Skilltree

Der Skilltree bildet das Kompetenzmodell Ihres Unternehmens ab und ist u.a. die Basis für die Funktionen Skillschema, Skilldiagramm und Skilldetect. Hier werden über das intuitive Skilltree Interface alle relevanten Kompetenzen und Fähigkeiten in einer baumartigen Struktur festgelegt.



Der Skilltree ist in zwei Ebenen gegliedert: Die Skillgruppen (1) und die dazugehörigen Skilldetails (2).


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Skilltree anlegen und bearbeiten
1. Schritt: Skillgruppen anlegen

Es gibt zwei Wege, um ein neues Skilldetail anzulegen:


1. Möglichkeit: Sie gehen über das Toplevel Menü und wählen „Neue Skillgruppe“:


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2. Möglichkeit: Fahren Sie mit dem Cursor über den obersten Ordner „Skills“. So erhalten Sie über das Zahnrad die Möglichkeit, eine neue Skillgruppe anzulegen:


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Wenn Sie eine Skillgruppe anlegen, können folgende Kriterien mit Klick in das entsprechende Feld in der rechten Spalte definiert werden:



(1) Bezeichnung der Skillgruppe (z.B. „Methodenkompetenz“).

(2) Bemerkung: Hier können Sie die Skillgruppe beschreiben.

(3) K.O. Kriterium: Hier kann der Wert „ja“ oder „nein“ ausgewählt werden. Das K.O. Kriterium ist mit dem Skillmatching* verknüpft und hat folgende Auswirkungen: Wenn der Wert „ja“ ausgewählt wird, wird dieses Skill beim Matching nicht berücksichtigt, sofern der Mitarbeiter die abgefragten Skills nicht zu 100% erfüllt.
*Berechnung Skill-Matching:

--> Summe (Zielwert * Gewichtung) / Summe (Istwert * Gewichtung)

Zielwert und Gewichtung beziehen sich jeweils auf die Summe über alle Skills, die bei der Stelle/Skillprofil (bzw allgemein, gegen was gematcht werden soll) hinterlegt sind. Der Istwert kommt aus den Mitarbeiterdaten (üblicherweise Leitung-Ist). Zusätzlich ist das Ergebnis immer 0, wenn bei einem Skill, das als \'KO-Kriterium\' definiert ist, der Istwert unter dem Sollwert liegt.


Beispiel: Für die Stelle HR Manager“ muss der Stellenbesitzer das Skill „Arbeitsrecht“ mit dem Wert „Sehr gut“ mitbringen (sh. auch den Textabschnitt „Skills einer Stelle zuordnen“). Erfüllt der Mitarbeiter die Anforderungen zu dem Skill „Arbeitsrecht“ zu 100% (also mit dem Wert „Sehr gut“), dann wird der Mitarbeiter bei einem entsprechenden Matching (sh. auch „Wie matche ich Mitarbeiter auf Stellen und umgekehrt“) für diese Stelle berücksichtigt. Erfüllt er die Voraussetzung nicht zu 100% (weil er bspw. nur den Wert „gut“ mitbringt), dann wird der Mitarbeiter nicht für diese Stelle berücksichtigt.



Wenn bei „K.O. Kriterium“ der Wert „Nein“ eingetragen wird, ist es nicht relevant, mit welcher Ausprägung die Mitarbeiter ein entsprechendes Skill besitzen. Sobald ihnen das entsprechende Skill zugeordnet ist, werden die Mitarbeiter bei durchgeführten Matchings berücksichtigt.



(4) Im Portal anzeigen: Hier kann der Wert „ja“ oder „nein“ ausgewählt werden. Wenn der Wert auf „ja“ steht, kann der Mitarbeiter dieses Skill im Mitarbeiter-Portal unter dem Reiter „Skills“ sehen und ggf. bearbeiten. Dies setzt voraus, dass das Modul „Skills“ für den Selfservice freigegeben ist und der Mitarbeiter die entsprechenden Rechte besitzt. Ist der Wert auf „Nein“ gesetzt, dann hat der Mitarbeiter keinen Zugriff auf dieses Skill im Mitarbeiterportal (sh. Dazu auch „Skills im Selfservice-Bereich“).



(5) Zusatzskill für Gespräche: Diese Einstellung ist nur relevant, wenn das Modul „Personalgespräche“ im Einsatz ist.



Ist der Wert „ja“ gesetzt, können Sie in den Personalgesprächsbögen über einen bestimmten Platzhalter diese Skills für die Beurteilung hinzufügen. Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, individuell je Gespräch Beurteilungskriterien (bzw. Skills aus dem Skilltree) im Personalgesprächsbogen hinzuzufügen. Darüber hinaus können Sie es bspw. auch nutzen, um die persönlichen Skills eines Mitarbeiters zu aktualisieren, wenn Sie im Gespräch vom Mitarbeiter etwas über neue Skills (die bereits im Skilltree aber eben nicht beim Mitarbeiter hinterlegt sind) erfahren.



Über den Link „Zuletzt bearbeitet“ (5) können Sie nachvollziehen, welcher Benutzer den Skilltree wann bearbeitet hat.


2. Schritt: Skilldetails anlegen

Auch hier können Sie entweder über das Toplevel Menü gehen (vorher die Skillgruppe einmal anklicken, damit das System weiß, an welcher Stelle Sie Skilldetails zuordnen möchten) oder über das Zahnrad neben der Skillgruppe.
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Wenn Sie auf das Zahnrad klicken, öffnet sich ein Layer, in dem Sie die Kriterien für das Skilldetail definieren können:
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(1) Bezeichnung des Skilldetails (z.B. „Konzeptionelle Fähigkeit“).

(2) Bemerkung: Hier können Sie das Skilldetail beschreiben.

(3) Qualifizierung: Hier definieren Sie, welches Qualifizierungssystem für dieses Skill verwendet werden soll (z.B. „Ja / Nein“ oder Noten bzw. Punktesysteme). Qualifizierungssysteme können Sie in den Systemdaten unter „Qualifizierungssysteme“ pflegen, sofern Ihre vom rexx Standard abweichen.

(4) K.O. Kriterium: Hier kann der Wert „ja“ oder „nein“ ausgewählt werden. Das K.O. Kriterium ist mit dem Skillmatching verknüpft und hat folgende Auswirkungen: Wenn der Wert „ja“ ausgewählt wird, wird dieses Skill beim Matching nicht berücksichtigt, sofern der Mitarbeiter die Soll-Skills nicht zu 100% erfüllt. Wenn bei „K.O. Kriterium“ der Wert „Nein“ eingetragen wird, ist es nicht relevant, mit welcher Ausprägung die Mitarbeiter ein entsprechendes Skill besitzen. Sobald ihnen das entsprechende Skill zugeordnet ist, werden die Mitarbeiter bei durchgeführten Matchings berücksichtigt. Ein Beispiel dazu finden Sie oben unter „1. Schritt: Skillgruppen anlegen“.

(5) Im Portal anzeigen: Hier kann der Wert „ja“ oder „nein“ ausgewählt werden. Wenn der Wert auf „ja“ steht, kann der Mitarbeiter dieses Skill im Mitarbeiter-Portal unter dem Reiter „Skills“ sehen und ggf. bearbeiten. Dies setzt voraus, dass das Modul „Skills“ für den Selfservice freigegeben ist und der Mitarbeiter die entsprechenden Rechte besitzt. Ist der Wert auf „Nein“ gesetzt, dann hat der Mitarbeiter keinen Zugriff auf dieses Skill im Mitarbeiterportal.

(6) Erfahrung: Wenn hier der Wert auf „ja“ gesetzt ist, können Sie in der Personalakte angeben, wie viele Jahre oder Monate Erfahrung der entsprechende Mitarbeiter mit diesem Skill hat. Ist der Wert auf „nein“ gesetzt, haben Sie in der Personalakte nicht die Möglichkeit, diesen Wert zu pflegen.

(7) Reminder-Typ/-Datum: Für den Ablauf von Skills gibt es einen Reminder (my rexx-- > Reminder --> „Skill Reminder-Datum“). Voraussetzung für diesen Reminder ist natürlich, dass ein Abschlussdatum (8) für das Skill gesetzt wird. Nur so kann das System wissen, wann der Mitarbeiter diesen Skill erworben hat und wann ggf. eine „Auffrischung“ erfolgen muss (zB. für Erste-Hilfe-Kurse oder medizinische Untersuchungen). Als Remindertypen können Sie folgende Werte auswählen:
  • Keine: Kein Reminder gewünscht / Nicht für Reminder relevant.
  • Zeitraum: Sie können dann eine zyklische Zeitspanne angeben, zB. „12 Monate“. Dann wir der Reminder immer 12 Monate nach Abschluss des Skills ausgelöst.
  • Stichtag: Der Reminder soll zu einem bestimmten Datum ausgelöst werden.
Hinweis: Wer den entsprechenden Reminder erhält, wird im Reminder selbst (Bubble Menü --> my rexx --> Reminder) eingestellt.



(8) Abschlussdatum: Ist der Wert auf „ja“ gesetzt, können Sie in der Personalakte zu diesem Skill ein Datum setzen, wann der entsprechende Mitarbeiter dieses Skill erworben hat.

(9) Letzte Anwendung: Ist der Wert auf „ja“ gesetzt, können Sie in der Personalakte zu diesem Skill angeben (in Jahren oder Monaten), wann der entsprechende Mitarbeiter dieses Skill zuletzt angewendet hat.


Ansicht in der Personalakte
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Skills direkt verfallen lassen

Wie o.a. kann pro Skill das Skillattribut "Reminder-Typ" gesetzt werden, womit der Reminder-Typ=Ablauf_Skill ausgelöst wird, wenn einem Mitarbeiter dieses Skill zugewiesen wurde und das Abschlussdatum des Skills die zeitlichen Bedingungen des Reminders erfüllt.

Sobald das Skillattribut Reminder aktiv gesetzt wird, erscheint ein weiteres Skillattribut: "Skill Verfall auslösen" -> ja/nein. Wenn dieses Merkmal auf "ja" steht, wird gemäß den Reminder-Auslöse-Einstellungen (Stichtag/zyklisch) das Skill beim Mitarbeiter derart geändert, dass es die niedrigste Q-Stufe des zugehörigen Bewertungssystems erhält, die nicht das Flag "Nicht berücksichtigen" aufweist.
Exkurs: Für welche Bereiche ist der Skilltree relevant?
Skills dem Personal zuordnen

Ist Ihr Kompetenzmodell im rexx HR5 gepflegt, können Sie die Skills u.a. über die Personalakte Ihren Mitarbeitern zuordnen:

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> Wenn Sie an dieser Stelle „Skills bearbeiten“ im Toplevel Menü auswählen, öffnet sich der Skilltree und Sie können die gewünschten Skills auswählen - sowie die jew. Ausprägungen festlegen - indem Sie das Kästchen links neben den Skills anklicken:

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Tipp: Im Filterbereich muss „Nur zugewiesene Skills auf „Nein“ gesetzt sein, ansonsten sehen Sie nur Skills, die dem Mitarbeiter bereits zugewiesen sind und Sie können keine neuen Skills vergeben.

> Bei der Übernahme der Skills aus der Stelle können Sie im sich dann öffnenden Layer entscheiden, welche Ausprägungen* dabei übernommen werden sollen, (*Achtung: Diese wandern dann in beide Ansichten!) und ob die bereits hinterlegten Skill dabei überschrieben werden sollen:
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> Eine weitere Möglichkeit der Skillzuordnung zu Mitarbeitern bietet der Skilldetect. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Mitarbeiter mittels Fragebogen zu ihren Kompetenzen befragen. Für eine detaillierte Erläuterung des Skilldetects gehen Sie über das Bubble Menü --> Skills und dann in den Reiter „Skilldetect“.

Neben den oben beschriebenen Möglichkeiten ist der Skilltree für folgende Module und Bereiche relevant:

Skills im Selfservice-Bereich

Sie können Ihren Mitarbeitern das Modul Skills im Selfservice Bereich zur Verfügung stellen. Dazu muss das Modul von einem rexx Mitarbeiter entsprechend freigegeben werden. Zudem müssen dem Benutzerprofil der Mitarbeiter die entsprechenden Rechte gegeben werden:
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Damit bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich eigenständig Skills aus dem im Backend vorhandenen Skilltree zuzuordnen (1) oder neue Skills zu beantragen (2). Für Letzteres kann der Mitarbeiter nur Skilldetails zu einer im Skilltree vorhandenen Skillgruppe zuordnen.
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Für beide Optionen ist es Voraussetzung, dass ein Workflow für den Bereich Skills definiert wurde und den Mitarbeitern der entsprechende Workflow zugeordnet ist. Dies hat den Hintergrund, dass die Skills durch den Mitarbeiter beantragt werden und von einem Benutzer (Vorgesetzte oder Personalabteilung) genehmigt werden müssen.
Skills einer Stelle zuordnen

Um das Matching und die Nachfolgeplanung im rexx HR5 optimal nutzen zu können, müssen den Stellen Soll-Skills zugeordnet werden. Nur so kann das System die Skills der Mitarbeiter gegen die Soll-Skills einer Stelle matchen. Um einer Stelle Skills zuzuordnen, können Sie u.a. im Bereich Orgmanagement --> Stellen die entsprechende Stelle auswählen (durch Klick auf die blau verlinkte Stellenbezeichnung). Wenn Sie innerhalb der Stelle in den Reiter „Skills“(1) und dann auf das Toplevel Menü gehen, klicken Sie auf „Skills bearbeiten“ (2). Es öffnet sich dann der Skilltree und Sie können der Stelle die Soll-Skills mit den entsprechenden Ausprägungen zuordnen.
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Die grün hinterlegten Kästchen zeigen an, aus welchen Skillgruppen bereits Skilldetails der Stelle zugeordnet sind.
Skillmatching Stelle

Wenn Sie im Menü Personal (1) die Abfrage „Skillsuche & Skillmatching Stelle“ (2) auswählen, erhalten Sie eine vorkonfigurierte Ausgabeliste. Dort bietet rexx Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter auf ausgewählte Stellen zu matchen* (mehr zur Berechnung des Matching finden Sie ganz unten in diesem Abschnitt). Dazu geben Sie im Filterbereich (3) ein, für welche Stelle Sie Mitarbeiter suchen und welche Skillansicht für das Matching herangezogen werden soll:

(a) Für welche Stelle wollen Sie das Matching durchführen?

(b) Alle Mitarbeiter in der Liste anzeigen oder nur diejenigen, die zu 100% auf die Stelle matchen?

(c) „Nur zugewiesene Skills“: Bei dieser Auswahl werden nur Soll-Skills der Stelle für den Vergleich berücksichtigt, die dem Mitarbeiter ebenfalls zugewiesen sind. Beispiel: Besitzt der Mitarbeiter das Skill „Englisch“ nicht, wird das Skill bei dem Matching nicht berücksichtigt, obwohl es ein Soll-Skill der Stelle ist. „Alle Skills“ zieht alle Soll-Skills der Stelle zum Vergleich heran.

(d) Hier können Sie wählen, welche Skillsicht für den Vergleich herangezogen werden soll.


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Wenn Sie auf den Balken (4) klicken, erhalten Sie das Matching-Diagramm. Dort sind die Soll-Skills der Stelle und die Mitarbeiterskills im Vergleich dargestellt. In dieser Ansicht bietet Ihnen das System ebenfalls diverse Filtereinstellungen:

(1) Skillsicht: Welche Skillsicht soll für den Vergleich herangezogen werden?

(2) Vergleichsdatum: Wenn kein Wert ausgewählt ist, wird der aktuelle Stand herangezogen. Sie können darüber hinaus ein freies Datum wählen oder ein Datum, an dem ein Personalgespräch stattgefunden hat.

(3) Qualifizierung: Welches Qualifizierungssystem soll im Messbalken (3a) abgebildet sein?

(4) Soll der Skillpfad angezeigt werden? Der Skillpfad zeigt an, aus welcher Skillgruppe die Skills stammen.

(5) Sollen die Prozentwerte über den Balken angezeigt werden?

(6) Sollen die im Skilltree hinterlegten Bemerkungen zu den jeweiligen Skills angezeigt werden?

(7) Sollen nur dem Mitarbeiter zugewiesene Skills oder alle zu dem Vergleich herangezogen werden?
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Wenn Sie sich in der Maske „Skillmatching Stelle“ befinden, können Sie zusätzlich über das Toplevel Menü den entsprechenden Mitarbeiter auf weitere Stellen matchen:
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*Berechnung des Skill-Matching:

--> Summe (Zielwert * Gewichtung) / Summe (Istwert * Gewichtung)

Zielwert und Gewichtung beziehen sich jeweils auf die Summe über alle Skills, die bei der Stelle/Skillprofil (bzw allgemein, gegen was gematcht werden soll) hinterlegt sind. Der Istwert kommt aus den Mitarbeiterdaten (üblicherweise Leitung-Ist). Zusätzlich ist das Ergebnis immer 0, wenn bei einem Skill, das als \'KO-Kriterium\' definiert ist, der Istwert unter dem Sollwert liegt.
Mitarbeiter mit bestimmten Skills finden

Wenn Sie sich im Hauptmenü Personalbefinden, können Sie über den Filterbereich nach Mitarbeitern suchen, die bestimmte Kompetenzen besitzen. Um den Filterbereich entsprechend zu konfigurieren, gehen Sie über das Toplevel Menü und wählen „Filter bearbeiten“ aus. Über die Suchmaske in dem Layer geben Sie z.B. den Begriff „Skill“ ein. So erhalten Sie in der linken Spalte u.a. die Möglichkeit, den Filter für die Skillschemata zu aktivieren. Ziehen Sie dazu die gewünschte Zeile per „Drag&Drop“ in die rechte Spalte oder klicken Sie auf das +. Klicken Sie dann auf „Aktivieren“.
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Sie können natürlich auch nach ganz bestimmten Skilldetails filtern:
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Wenn Sie den Filter aktiviert haben, können Sie diesen im Filterbereich verwenden.
Hinweis: Solange Sie die Abfrage nicht speichern, ist der neu hinzugefügte Filter nur temporär anwendbar. Das heißt konkret: Wenn Sie den Bereich „Personal“ verlassen oder eine andere Abfrage auswählen, ist der Filter nicht mehr vorhanden. Möchten Sie den Filter dauerhaft in der Abfrage verwenden, dann müssen Sie diesen speichern:
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Logbuch

Das Logbuch für die einzelnen Skills, sowie das Logbuch für den gesamten Skilltree wurden angepasst. Nun ist es möglich in den Logbüchern der einzelnen Skills zu blättern. Die Anzahl der angezeigten Zeilen ist abhängig von der Einstellung „Zeilenanzahl pro Seite“ (Kachel: Optionen > Einstellungen > Zeilenanzahl pro Seite).
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Das Logbuch für den gesamten Skilltree (Skilltree > Top-Level-Menü > Skilltree Historie) wird nicht mehr in einem gesonderten Layer geöffnet, sondern verlinkt auf das systemweite Logbuch und ist dort als eigenständiger Reiter integriert. An dieser Stelle stehen auch eine Filter-, Druck- und Exportfunktion (nach Excel) zur Verfügung. Die jeweiligen Funktionen sind über das Top-Level-Menü auswählbar. Das systemweite Logbuch ist über "Kachel: Admin, Ticket > Logbuch" erreichbar.

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