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Rumpfdaten
Gesetzliche Grundlage

Aus Datenschutzrechtlichen Gründen dürfen nicht alle vom Bewerber übermittelten Daten und Anlagen über die Entscheidungsphase hinaus langfristig gespeichert werden. Nach allgemeiner Meinung ist es aber zulässig, sog. Rumpfdaten, also Name, Geburtsdatum und Anschrift (ggf. Telefonnummer und Emailadresse) des Bewerbers länger zu speichern, damit ein Abgleich späterer Bewerbungen eines beispielsweise schon einmal abgelehnten Bewerbers möglich ist (hierzu weiter unten: Doublettenprüfung).


Seit Geltung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes sind die Daten der abgelehnten Bewerber sinnvoller Weise für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren, um etwaigen Schadenersatzbegehren wegen Diskriminierung zu begegnen. Die Frist beträgt zwei Monaten gemäß § 15 Abs. 4 AGG und beginnt mit dem Zugang der ablehnenden Entscheidung beim Bewerber.

Bei der Onlinebewerbung stimmt der Bewerber Ihrem Hinweis zum Datenschutz zu und erklärt sich mit der temporären Speicherung seiner Daten einverstanden. Hier können Sie u.a. die (durch rexx einzustellen) Dauer der Speicherung benennen.
Definition Bewerbervolumen in Verbindung zur Rumpfdatenreduzierung

Das Vertragsbewerbervolumen berechnet wie folgt:


nicht gerumpfte aktive Bewerber der Vorjahre
+ Bewerbungseingänge des aktuellen Jahres

____________________________________________

= Vertrags-Bewerbervolumen

Systemeinstellungen

Die Rumpfdatenreduzierung dient der unwiderruflichen Löschung der personenbezogenen Bewerberdaten. D.h. es werden alle Daten gelöscht, die nicht als Rumpfdaten markiert wurden.
Bezüglich der Rumpfdatenreduzierung können folgende Fristen und Einstellungen hinterlegt werden:
  • Anzahl in Monaten wie lange eine Bewerbung nachdem diese terminiert wurde aufbewahrt werden soll,

    bevor sie auf Rumpfdaten reduziert wird ???
  • (Bewerber löschen - automatisch): Nach wieviel Monaten soll eine Bewerbung automatisch gelöscht

    werden? ⇒ ???
  • Anzahl in Monaten wie lange eine Pool-Bewerbung nachdem diese terminiert wurde aufbewahrt werden soll,

    bevor sie auf Rumpfdaten reduziert wird? ⇒ ???
Achtung! Einmal gerumpfte Daten sind aus dem System gelöscht und nicht wieder herstellbar.

Metastatus

Bitte beachten Sie, dass alle 3 genannten Fristen (siehe oben) erst zu zählen beginnen, wenn folgende finale Status erreicht sind:
  • Absage
  • Eingestellt
Erreicht ein Bewerber zwischenzeitlich einen nicht-finalen Status, durch manuelle Vergabe Ihrerseits, oder durch das Auslösen eines Formschreibens (mit einem anderen, nicht-finalen Status), so beginnt die Frist bei Setzen eines der beiden finalen Status wieder neu.
Info! Ein Bewerber, der beispielsweise in den Talentpool verschoben wird, sollte mit einem entsprechenden Formschreiben (verknüpft mit dem Status 'hold') um das Einverständnis der weiteren Speicherung seiner Daten gebeten werden. Damit sind Sie Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite und der Bewerber erhält gleichzeitig einen Status, bei dem die Rumpfdatenreduzierung nicht durchgeführt wird.

Festlegen der Rumpfdaten

Im linken Kasten befinden sich alle in Ihrer Installation zum Datenerhalt selektierbaren Felder. Durch Mausklick auf einen Wert wird dieser markiert und kann über das Bild-Icon der rechten Box hinzugefügt, bzw. durch Tätigen des Bild-Icons kann ein bereits selektierter wieder abgewählt werden.
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Hinweis

Wenn die Formschreiben gerumpft werden sollen, die Interviews jedoch nicht, dann werden Formschreiben vom Typ Interview nach der Rumpfdatenreduzierung weiterhin beibehalten. Ist dem Formschreiben eine Standardanlage hinzugefügt, so bleibt auch diese nach der Rumpfdatenreduzierung bestehen. Bei den Formschreiben mit dem Status Interview überwiegt die Bewerberstatus- / Metastatuszuordnung und deshalb wird das entsprechende Formschreiben nicht gerumpft.

Doublettenprüfung

Um multiple, bzw. 'hartnäckige' Bewerber schneller zu erkennen, prüft rexx die folgenden Angaben, welche i.d.R. unverändert bleiben und somit die größtmögliche Treffersicherheit bieten:
  • Anrede (Doublette und Datawarehouse)
  • Vorname (Doublette)
  • Geburtsdatum (Doublette und Datawarehouse)
Bewirbt sich ein abgesagter Kandidat beispielsweise erneut, oder mehrfach parallel innerhalb des Unternehmens, weist das System Sie aktiv darauf hin und läßt Sie - den Zugriff vorausgesetzt - die Doublette einsehen, bzw. Kontakt mit dem zuständigen Sachbearbeiter aufnehmen. Die Prüfung kann (nur von rexx) sogar Mandantenübergreifend eingestellt werden.
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Auch das Anlegen einer gezielten Abfrage vereinfacht das Aufspüren von Doubletten. Dafür fügen Sie die Spalte Doubletten in das Ausgabeinterface ein:
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Achtung: Sofern ein Kandidat sein Geburtsdatum nicht verraten möchte, kann die Prüfung leider nicht zuverlässig greifen und der Bewerber nicht als Doublette erkannt werden.

Für die weitere Auswertung im Datawarehouse sollten Sie zusätzlich folgende Felder hinzufügen:
  • Interviewkommunikation (Datawarehouse / Interviewtermin)
  • Wie haben Sie uns gefunden? (Datawarehouse)
  • Eingangsart (Datawarehouse)
  • PLZ (Datawarehouse)
  • Ort (Datawarehouse)
  • Land (Datawarehouse)
  • Nationalität (Datawarehouse)
Das Eingangsdatum einer Bewerbung wird nicht reduziert und bleibt als Information bestehen.

Bitte beachten Sie, dass das Entfernen der Anlagen der wesentliche Part innerhalb der Rumpfdatenreduzierung ist und Sie somit a.) gesetzlich auf der sicheren Seite sind und b.) eine Menge an Datenvolumen aus Ihrem System entfernen, was sich positiv auf die Performance innerhalb des Systems auswirken kann. Sind die Bewerber erst einmal auf Rumpfdaten reduziert, bzw. gelöscht, können die gelöschten Daten, bzw. ganze gelöschte Bewerber nicht wiederhergestellt werden, daher ist eine exakte Prüfung der Daten unabdinglich.

Was muss der Kunde noch erledigen?

Weitere Vorgehensweise:
  • Sie überlegen, ob die 3 Fristen für Sie interessant sind
  • Sie legen (wenn interessant) die entsprechenden Felder innerhalb der Rumpfdaten fest
Ist die Routine aktiviert, dann werden alle Bewerber, die in diese Fristen fallen, entweder auf Rumpfdaten reduziert, oder gar komplett gelöscht, wenn die entsprechende Anzahl an Monaten für diese Bewerber bereits erreicht ist. Alle weiteren Bewerber werden dann fristgerecht bei jeweiligem Erreichen der entsprechenden Frist an den jeweiligen Tagen automatisiert reduziert, oder gelöscht. Sie können natürlich auch vorgeben, dass eine der 3 Einstellungsmöglichkeiten

(Rumpfung, Pool-Bewerberrumpfung, Löschen von Bewerbern nicht genutzt werden soll). Hierzu setzen wir die Frist auf „0“, sodass diese nicht zum Tragen kommt.

Für die Einstellung und Aktivierung der Rumpfdatenreduzierung / Löschung von Bewerberdaten entstehen Ihnen keinerlei Kosten. Dies ist ein innovatives Feature innerhalb des rexx Recruitments, welches wir unseren Kunden natürlich kostenfrei anbieten.

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