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Vertrags- und Formularmodul

Nachfolgend wird der generische Begriff „Formular“ verwendet, der eben auch Verträge einschließt. Nach der Generierung der Textbausteine und der Formularfelder in Verbindung mit dem Formschreiben verwenden wir in rexx den Begriff „Dokument“ für das Ergebnis aus Formschreiben + Formular-Platzhalter + Ausgewählte Textbausteine.

Die wichtigsten Neuerungen / Erweiterungen
  • Textbausteine können via Dialog beim Erstellen des Formulars dynamisch zu- oder abgewählt werden (wenn sie entsprechend für die Verwendung in Formularen gekennzeichnet sind).
  • Formulare sind fest mit Formschreiben, die für die Verwendung für Formulare gekennzeichnet sind, verbunden.
  • Es können mehrere Dokumente des selben Formulartyps je Bewerbung hinterlegt werden (war vorher nicht möglich).
  • Je Formschreiben, das für das Formularmanagement freigegeben ist, können die per Dialog zu wählenden Textbausteine individuell definiert oder vorgegeben werden.
  • Ein Freigabe-Workflow für das fertig generierte Dokument kann angestoßen und beliebig wiederholt werden.
Anwendungsbeispiel

Ein Beispiel-Unternehmen arbeitet mit vielen Vertragsparametern, die zum einen vertragstyp-abhängig und zum anderen auch gem. individueller Verhandlung gesetzt werden können.

Z.B. gibt es spezielle Vertragsoptionen für Leute im Außendienst (Dienstwagen, Home-Office, IT-Ausstattung) oder für Leute im Vertrieb (Verkaufsprovisionen, Boni, Dienstwagen) aber auch allgemeine Vertragsoptionen wie z.B. Erstattung der Umzugskosten, Wettbewerbsverbote, Nebenbeschäftigung, Erfolgsprämien usw.

Im rexx wurden nun Basisverträge als Formschreiben für die verschiedenen Vertragstypen hinterlegt. Dabei sind in jedem Vertragsformschreiben alle maximal möglichen Optionen des jeweiligen Vertragstypen als Textbausteine hinterlegt.

Der interviewende Fachentscheider oder zuständige Sachbearbeiter wählt in der Bewerbungsakte unter „Vertrag / Formulare“ den passenden Vertragstyp. Aus der Liste der angebotenen Textbausteine (=Vertragsoptionen) bestimmt er die mit dem Bewerber abgesprochenen Optionen.
OPTIONAL:

Anschließend sendet er per Freigabe-Workflow das Vertragswerk an einen Vorgesetzten, einen Juristen oder andere Empfänger. Sobald der Freigabe-Workflow gestartet ist, kann der Absender das Formular/Dokument nicht mehr ändern.

Nun kann entweder der Empfänger nach Prüfung das Vertragswerk direkt an den Bewerber versenden, oder es per Freigabe zurück an den Ersteller (Fachentscheider oder HR Sachbearbeitung) geben, damit dieser es an den Bewerber sendet.

Alternativ kann die Freigabe auch verweigert werden. Dann werden dem Dokumenten-Ersteller die Änderungswünsche aufgegeben und nach Anpassung wird ein neuer Freigabeprozess gestartet.

Formschreiben und Textbausteine vorbereiten

Damit ein Formschreiben als Vertrags-Rohentwurf im Formularmanagement zur Auswahl bereitsteht,
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muss das Attribut „Für Formulare“ auf „Ja“ gesetzt sein.

Textbausteine, die per Dialog zum Dokument hinzugewählt werden sollen, müssen bei „Verwenden für Formulare“ auf „Ja“ gestellt werden.
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Wird hier zudem „Vorbelegt für Auswahl“ gesetzt, ist dieser Textbaustein für alle Formschreiben, in denen er enthalten ist, standardmäßig ausgewählt (kann aber individuell abgewählt werden).
Dokument erzeugen
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In der Bewerbungsakte unter Vertrag / Formulare ist die Maske nun zweigeteilt.

Links kann durch Klick auf ein Feld oder via Top-Level-Menü ein neues Formular/Dokument zur Generierung ausgewählt werden. Rechts sehen wir alle Textbausteine, bei denen das Merkmal „Verwenden für Formulare=ja“ gesetzt ist.

Sobald links geklickt wurde, wird das alphabetisch erste Formular und das alphabetisch erste Dokument, bei dem „Für Formulare=ja“ gesetzt ist, ausgewählt. Gem. des gewählten Formulars bestimmen sich die auszufüllenden Formularfelder (siehe Screen unten, in Magenta umrandet). Die zur Auswahl angebotenen Textbausteine rechts (und die Reihenfolge dort) ergeben sich nun gem. des gewählten Formschreiben „Dokument“ (links rot umrandet). Der bereits grün angehakte Textbaustein wurde mit „Vorbelegt für Auswahl=ja“ (vgl. Formschreiben und Textbausteine vorbereiten) definiert.
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Auch wenn noch kein Formularfeld ausgefüllt wurde, steht die Vorschau für das generierte Dokument schon zur Verfügung, so dass man sogleich das voraussichtliche Ergebnis prüfen kann. Allerdings sind die Platzhalter für die Formularfelder erst mit Inhalten ersetzt, wenn auch Daten für die Formularfelder erfasst wurden.

Der sog. „Dokument Status“ (sh. Screen zuvor) ist offen, solange nichts Weiteres mit dem Dokument passiert.

Nachdem nun die Formularfelder befüllt und rechts die Textbausteine ausgewählt wurden, klickt man oben im Spezifikation-Widget auf „Speichern“.
Exkurs: Platzhalter „##lfd_nummer“

Die Verwendung dieses Platzhalters ist unbedingt sinnvoll, wenn dem Dokument dynamisch Textbausteine (=Vertragsblöcke) hinzugefügt werden können und die Textbausteine eine Vertragspunkt-Nummerierung erhalten sollen.

Hierbei geht man so vor, dass sowohl die statischen Vertragsblöcke im Formschreiben mit diesem Platzhalter nummeriert werden, aber eben auch die optional einzufügenden Textbausteine diesen Platzhalter für eine dynamische Nummerierung enthalten. Dadurch erreicht man, dass die Vertrags-Nummerierung automatisch korrekt ist – unabhängig davon wie viele und welche Textbausteine hinzugewählt wurden.

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