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Kontakte

rexx dokumentiert lückenlos den gesamten Prozess rund um jede Bewerbung - vom Eingang, über Hausinterne- bzw. externe Kommunikation (mit dem Bewerber selbst), bis hin zur Entscheidungsfindung.

Im Register „Kontakte“ wird die gesamte Kommunikationshistorie der Bewerbung dargestellt. Alle Ereignisse im Zusammenhang mit der Bewerbung werden hier unveränderbar geloggt. Man kann auch sehen, wer das Ereignis verursacht hat und wer ggf. darüber benachrichtigt wurde.
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Mit einem Klick auf den Bewerber im Top-Level-Menü, können Sie (abhängig von den Rechteeinstellungen) die folgenden Aktionen durchführen:
  • Zustellung an einen oder mehrere Fachentscheider erzeugen / ggf. Versandt der PDF-Mappe an externe Mailempfänger
  • Einen Interviewtermin bzw. ein Interviewergebnis erfassen
  • Einen manuellen Kontakteintrag in der Kommunikationshistorie erstellen (Neue Information)
  • Eine individuelle Wiedervorlage (Erinnerung) erstellen
  • Eine freie Email an den Bewerber schreiben (nur aktiv, wenn eine Emailadresse in der Akte hinterlegt ist)
  • Formschreiben als Brief oder Email erzeugen / versenden
  • Aufträge erfassen (Neue Aufgabe)
    • Absage durchführen
    • Zwischenbescheid durchführen
    • Einladung durchführen
    • Vertrag durchführen
  • Absage Termin (automatischer Versand mit Zeitverzögerung)
  • Kosten erfassen (Fahrtkosten zum Vorstellungstermin etc.)
  • Die Daten eingestellter Bewerber nach rexx HR (separates System) zur Anlage eines neuen Mitarbeiters exportieren
Die Farbe der ToDo's (Ampel) richtet ich auch hier wieder nach der jeweiligen Verweildauer im Kontaktcenter des/der Empfänger, die 'Typ'-icons geben Aufschluss über die Art und Herkunft des Kontakteintrags. Bei zwei oder mehr Empfängern lassen sich die Namen der Benutzer durch Klick auf die blau verlinkte Anzahl anzeigen.
Info: Automatische Empfangsbestätigungen nach einer Onlinebewerbung erhalten ihr endgültiges Layout bei Versand durch das Bewerbungsportal; die gespeicherte Kopie kann abweichen. Der Bewerber erhält dabei den Status "Neu Online".
Zuordnung der eMails in die Bewerberakte

Jeder eMail im rexx Recruitment ist eine „versteckte“ Kommunikations-ID" zugeordnet, über die die Zuordnung der eMails in die dazugehörige Bewerbungsakte  erfolgt. D.h. versendet der Benutzer eine eMail an den Bewerber und beantwortet der Bewerber auf diese  eMail, versucht das System anhand der (bereits bestehende) „versteckten“ Kommunikations-ID die eMail der zugehörigen Bewerberakte und dem "ursprünglichem" Versender (= Benutzer) zuzuordnen.

Beispiel: Der Fachentscheider Herr Testmann sendet dem Bewerber Herrn Mustermann eine Formmail, mit der Bitte um Zusendung weiterer Bewerberungsunterlagen.

Antwortet der Bewerber Herr Mustermann direkt auf dessen eMail, und das System kann anhand der Kommunikations-ID die eMail dem Versender Herrn Testmann zuordnen, so erhält Herr Testmann die eMail des Bewerbers in seinem Workcenter (die eMial wird auch direkt der Bewerberakte Herr Mustermann zugeordnet)

Kann das System die Kommunikations-ID nicht zuordnen, wird die eMail in nächster Instanz an die Sachbearbeiter der Stelle gesendet. Die Zuordnung der eMail in die betreffende Bewerberakte ist trozdem gegeben.

Lässt sich die Mail des Bewerbers auch hierüber nicht zuordnen, erhält letztlich der Fallbackempfänger die Benachrichtigung. Dies ist erforderlich, damit die eMial des Bewerbers nicht verloren geht.

Der Fallbackempfänger ist jener User mit dem Recht: „Mails die importiert werden und nicht zuzuordnen sind gehen an den User“ (Aufgabengruppe: Allgemein). Dieser  kann dann die eMail des Bewerbers Herrn Mustermann der Akte zuordnen und dem zuständigen Fachentschieder die Benachrichtigung weiterleiten.

Drucken von Briefen (Formschreiben)

Wichtiger Hinweis für Nutzer des Firefox. Ab Version 19 ist im Firefox ein eigener PDF-Reader integriert. Dieser erzeugt beim Drucken von Formschreiben ungewollte Ränder.
Den integrierten Firefox PDF-Reader deaktivieren
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Um den PDF-Reader zu deaktivieren, rufen Sie im Firefox den Menüpunkt Extras > Einstellungen auf und klicken auf den Tab Anwendungen. Nun suchen Sie den Dateityp Portable Document Format (PDF) und wählen in der rechten Spalte den PDF-Reader des Drittanbieters aus, z.B. Adobe Acrobat (in Firefox) verwenden aus. Im Anschluss müssen Sie die Auswahl noch mit dem OK-Button bestätigen. Wir empfehlen Firefox nach dieser Aktion einmal zu beenden und neu zu starten.

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