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Abwesenheiten

Hier erhalten Sie eine Liste der beim betreffenden Mitarbeiter hinterlegten Buchungen/Anträge. Über das Headermenü kann zudem eine neue Abwesenheit erfasst werden (sofern die Beantragung nicht über das Portal erfolgt). Der Unterschied bei der Erfassung im back-end ist, dass der 'Status' manuell gesetzt werden kann.

Bei 'Geplant' wird derselbe Genehmigungsprozess wie bei einem Portalantrag durch den Mitarbeiter selbst angestossen.

'Genommen' würde bei einer im Nachhinein stattfindenden Buchung (Genehmigung erfolgte z.B. aufgrund der Kurzfristigkeit vorab) gewählt, bzw. 'genehmigt' bei vorheriger mündlicher Zusage oder z.B. im Krankheitsfall, wenn die Mitarbeiter 'Krank' nicht über das Portal melden können.
Tipp! Durch Klick auf die "Detailübersicht" (s. screenshot unten) kommen Sie wieder in Standardansicht/-Übersicht des Reiters 'Zeitmanagement 'zurück.

Einzelbuchung vornehmen ...

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...Status setzen:

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Durch Klick auf die blau verlinkte Buchungsart öffnet sich der Antrag und kann (unabhängig vom Status!) bearbeitet werden. Dies ist auch möglich, wenn der Status bereits auf 'Genommen' steht (falls z.B. eine Urlaubsbuchung nach Rückkehr und Info durch den Mitarbeiter aus gesundheitlichen Gründen in 'Krank' geändert werden muß).
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Der Mitarbeiter kann in seinem Antrag eine Vertretung angeben. Diese Person erhält darüber eine Info per Mail (sofern Mailadresse hinterlegt).
Hinweis! Bei Abwesenheitsbuchungen eines Vertreters gibt es keine Prüfung auf die An-/Abwesenheit des zu Vertretenen, d.h. ein gewählter Vertreter kann zeitgleich ebenfalls eine Abwesenheit buchen (Krankheitsfall o.ä.).

Ist der Urlaubende als Freigeber in einem Workflow definiert, kann sein Vertreter an seiner Stelle agieren. Hat der Vertreter keinen Backend-Zugang, können die entsprechenden Links in der Mail genutzt werden. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Vertreter bei Abwesenheitsanträgen

Es ist nun möglich, einen bei Abwesenheitsanträgen gesetzten Vertreter automatisch in den Workflow des Antrags einzubeziehen. Hierzu kann einem Workflowschritt beim Workflow vom Typ 'Abwesenheit' als Quelle die neue Option 'Vertretung' zugewiesen werden.

Diese Einstellung bewirkt, dass eine bei einem Abwesenheitsantrag als Vertretung gewählte Person automatisch als Genehmiger dieses Schrittes gezogen wird. Wird keine Vertretung im Antrag gewählt, wird der Workflowschritt ignoriert. Die neue Quelle kann für jeden beliebigen Schritt gewählt werden, sowohl seriell als auch parallel, praktischerweise aber an erster Stelle, um den Vertreter als ersten Genehmiger anzusprechen, so dass dieser sein 'OK' für das ‚Amt‘ der Vertretung geben kann.

Eine auf diese Art in den Workflow einbezogene Vertretung wird im Folgenden unabhängig der eigenen Benutzerprofileinstellungen zur Behandlung des Antrags und zum Reminderempfang in Bezug auf diesen Antrag im Backend oder per Mail befähigt. In diesem Zuge wird somit u.a. die Benutzerprofilfreigabe für Kontakttypen ignoriert.

In Anträgen involvierte Vertretungen werden auch ohne Backend-zugang als Kommunikationsempfänger hinterlegt, so dass die entsprechenden Reminder greifen können.
Massenerfassung von Abwesenheiten



Die Massenerfassung (keine Bearbeitung!) von Abwesenheiten bietet rexx an drei Stellen im Backend an:
  • in der Personalliste (über die neue Option 'Abwesenheit buchen' bei Gruppenerfassung)
  • in der Teilnehmerliste der Veranstaltungsakte (ebenfalls über die Funktion 'Gruppenerfassung')
  • im Kalender (nur Backend!) (ebenfalls über die Funktion 'Gruppenerfassung')
Voraussetzungen dafür sind:
  • das Modul 'Abwesenheitsmanagement' ist aktiv und
  • der eingeloggte Benutzer ist berechtigt, die Gruppenerfassung zu nutzen, sowie
  • Abwesenheiten im Backend zu buchen
Um eine Abwesenheit für mehrere Mitarbeiter zu erstellen, müssen die betroffenen Mitarbeiter zuerst in den Arbeitskorb gelegt werden (1). Dann kann via Headermenü (2) ...

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...die ‚Gruppenerfassung‘ in den o.g. Listen aufgerufen werden:
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Das folgende Formular ist vom Aufbau her fast identisch mit dem Formular für das Erstellen einer Abwesenheit für einen Mitarbeiter, nur dass bei der Massenbearbeitung bestimmte Felder, wie z.B. Vertretung, Tage, Arbeitstage/Feiertage, sowie zusätzliche Wokflow-Felder werden im Formular nicht angeboten.
Hinweis: Bei Gruppenerfassung via Veranstaltungsakte / Reiter 'Teilnehmer': Beim Aufruf des Formulars in der Teilnehmerliste werden die ‚von/bis‘ Felder mit dem Datum des Veranstaltungstermins vorbelegt. Sollte die Veranstaltung mehrere Termine haben, wird das ‚von‘-Feld mit dem Datum des ersten Termins und das ‚bis‘-Feld mit dem Datum des letzten Termins vorbelegt.

Beim Klick auf 'Buchen' prüft das System direkt, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und die von/bis Datumswerte sich nicht überschneiden. Weitere Prüfungen, die aktuell beim Anlegen einer Einzelbuchung stattfinden, führt das System später aus (mehr dazu sh. unten).

Wenn alle Eingaben korrekt sind, stößt rexx ein Prozess im Hintergrund an, der nun je ausgewählter Person die Abwesenheit erstellt. Zusätzlich wird die Meldung 'Auftrag für Abwesenheitsbuchungen wird verarbeitet' unten rechts im Bildschirm angezeigt.

Solange ein Massenauftrag in Bearbeitung ist (ca. 1 Sekunde/Pers.), können keine weiteren Abwesenheiten über die Gruppenerfassung erstellt werden (die Option 'Abwesenheit buchen' ist ausgegraut und nicht verlinkt).

Wenn während der Erfassung die Abwesenheit für bestimmte Personen aufgrund von Konflikten (Doppelbuchung, negativer Anspruch, Austritt, Elternzeit, ....) nicht angelegt werden kann, stellt das System einen Report (Kommunikationseintrag mit dem Kontakttyp 'Abwesenheit' und Medium 'System') in das Workcenter des Erfassers der Abwesenheit ein, in dem die betroffene(n) Person(en) und Validierungsfehler aufgelistet sind.
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