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Bewerbungsakte

Sie können aus jeder Liste in rexx (Bewerberliste, Workcenter, Wiedervorlageliste, Interviewliste etc.), in der der Bewerbername angezeigt wird, durch einen Klick auf den Namen in die Akte eines Bewerbers wechseln.
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Die in der Bewerberakte angezeigten Register und Funktionen sind immer abhängig von den Rechten des jeweiligen Benutzers und von den durch den Kunden beauftragten Modulen der Anwendung. Die Reiter der Bewerberakte beherbergen folgende Informationen und Funktionen:

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Im Register „Bewerbung“ werden alle inhaltlichen und organisatorischen Bewerberdaten (einschließlich interne Felder) zusammengefasst. Dort finden sich auch die Anlagen (wie z.B. Lebenslauf oder Anschreiben) und Informationen zu internen Zustellungen und Interviews.

Zum Bearbeiten der Bewerberdaten klicken Sie einfach auf den gewünschten Feldbereich; Veränderbare Werte werden hellgrau hinterlegt, wenn Sie mit der Maus drüberfahren. Durch Anklicken öffnet sich der Bearbeitenmodus:
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Zur Anzeige der Dokumente klicken Sie bitte auf das Bild-icon, in dem Feldbereich "Dokumente". Hier können Sie die Dokumente entweder einzeln, oder als gesamte PDF-Mappe aufrufen.
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Sollten Sie bei dem Job, dem die Bewerbung zugeordnet ist, über den Formulardesigner Punkte zur Definition des Anforderungsprofils erfasst haben, so werden Ihnen diese Informationen in der Zeile Matching zusammengefasst (absolut und im Vergleich zu den durchschnittlichen Bewerbungen für die selbe Stelle). Einzelne Felder können je nach Wert zudem grün oder rot hervorgehoben sein.

Mit einer speziellen Berechtigung können Sie die Bewerbungsakte über das Top-Level-Menü löschen. Dies sollte jedoch nur sehr bedacht geschehen, da eine Löschung irreversibel ist. Auch kann die Doublettenprüfung so nicht mehr greifen, weshalb statt einer Löschung die Bewerberdaten besser auf Rumpfdaten reduziert werden sollten.
Social Media / Webresearch

Über das Top-Level-Menü können Sie zudem einfach und schnell nach Profilen des Kandidaten im Internet suchen und diese direkt in der Akte verlinken.
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Passwort für Jobportal / Manueller Portalzugang

Sofern Sie ein rexx-Jobportal mit Login-Bereich haben, können Sie direkt aus der Bewerberakte heraus die individuellen Zugangsdaten versenden. Der Bewerber bekommt zwar nach der Online-Bewerbung automatisch seine Zugangsdaten zugeschickt, doch wird diese Email nicht selten verlegt, bzw. gelöscht.

Wenn sich ein Bewerber nicht über das Portal, sondern per Post bei Ihnen bewirbt, und eine Email-Adresse angibt, können Sie manuell eine Eingangsbestätigungsmail auslösen, bzw. ebenfalls einen Portalzugang (nur beim Karriereportal 'professional') einrichten.

Das Anlegen eines Portalzugangs ist für Sie - wie im folgenden Screenshot gezeigt - mit einem Mausklick getan. Das System erfagt zur Sicherheit noch einmal Ihre Bestätigung, bevor die Email an den Kandidaten verschickt wird.
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Erkennt rexx die Email-Adresse, da sie bereits in einer existierenden Bewerbungsakte hinterlegt ist, sollten Sie dem Bewerber an dieser Stelle nur die Empfangsbestätigung für die neue Bewerbung zukommen lassen. Einen zweiten Portalzugang zu ein und derselben Mailadresse lässt das System nicht zu.

Handelt es sich tatsächlich um den gleichen Bewerber, wird ihn das System i.d.R. auch als Doublette erkennen und markieren.

Die Neuerfassung einer postalischen Bewerbung findet in der Jobakte über das Top-Level-Menü statt.
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Bewerber umziehen

Ein bereits im System erfasster Bewerber kann ohne viel Aufwand auf einen anderen Job umgezogen werden (z.B. in den Talentpool, bzw. bei Initiativbewerbungen direkt auf ein geeignetes Jobprofil).
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Sie erhalten eine Liste von Jobs, auf welche Sie den Bewerber umziehen können und müssen Ihre Wahl lediglich mit dem grünen Häkchen bestätigen. Ein Umzug kann zwar nicht rückgängig gemacht werden (die umzugsbedingten Kontakteinträge bleiben in der Akte stehen), der Bewerber kann aber problemlos erneut, bzw. wieder auf den 'alten' Job umgezogen werden.
Achtung!

Weiterleitungen werden durch einen Umzug nicht automatisch beendet. Sollte also ein anderer Fachbereich für den 'neu bezogenen' Job zuständig sein, müssten aktive Weiterleitungen manuell beendet werden. Auch kann es passieren, dass im 'neuen' Job Pflichtfelder hinterlegt sind, welche erst befüllt werden müssen, damit eine Speicherung manuell geänderter Daten stattfinden kann. Während des Umzugs fällt dies i.d.R. nicht auf.
Kommuniaktionsanhang als Bewerberanlage speichern

Man kann jetzt also nachträglich Anlagen v. Kommunikationseinträgen zu Bewerberanlagen umformen. Dabei werden zunächst standardmäßig die Anlagenfelder der jeweiligen Stellenausschreibung angeboten, die f.d. Bewerbung noch nicht belegt sind. Sind alle Analgenfelder der Stelle f.d. Bewerber belegt, werden aus dem Stellenfelder-Pool alle Anlagenfelder zur Zuordnung angeboten, auch wenn dieses Felder f.d. Stelle nicht definiert wurden.

Hierbei kann man aus alle beliebigen Kontakteinträgen die Anlagenzuordnung vornehmen.


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Wurde eine Kontaktanlage bereits einem Anlagenfeld zugeordnet, ist dieses Anlagenfeld in der Auswahlliste nicht mehr verfügbar. Man kann eine Kontaktanlage also nicht mehrfach einem Anlagenfeld zuordnen.
=> siehe auch: Bewerbungen ohne Anlagen - Bewerben via mobile devices
Gruppenbewertung

Die Idee bei der "Gruppenbewertung" ist, dass ein Kollektiv / Team von Mitarbeitern jeweils individuelle Bewertungen via Sternchen-Auswahl zu einer Bewerbung abgibt und daraus eine Gesamtbewertung für die Bewerbung errechnet wird. Hierbei geht es primär um eine Vorabbewertung, die als ergänzende Info von einem Fachentscheider beim Feedback mitgegeben wird. Die Nutzung dieser Funktion ist grundsätzlich zu empfehlen, da der Trend immer mehr weg von Einzelentscheidungen und hin zu Gruppenentscheidungen zu Bewerbungen geht.
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Hinweis: Die neue Gruppenbewertung steht ausschließlich im WHITESPACE-Modus* zur Verfügung!

(* Einrichtung seit 01. Oktober 2016 kostenpflichtig)

Damit die Gruppenbewertung/Sternchen aktiviert werden, muss seitens rexx systems zunächst eine Systemeinstellung - 'Bewertungsfunktion aktiv?' (Optionen: Ja/Nein/Pflicht) auf "Ja" oder "Pflicht" -gesetzt werden. Empfohlen ist "Pflicht" - das bedeutet, der Empfänger einer Zustellung muss die Sternchen setzen.

So präsentiert sich das neue Feature dann in der Feedback-Maske für den Fachentscheider:
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Ob der Fachentscheider im Bewerbungs-Stammblatt die Gesamt-Sternchen im Feldbereich "Dokumente" sehen kann, wird über das neue Recht "Gesamtbewertung anzeigen" in der Aufgabengruppe „Zustellungen“ gesteuert (empfohlene Einstellung, auch durch Kunden setzbar, sofern Systemeinstellung aktiv).

Des Weiteren ist es nun möglich, die Profilrechte so einzurichten, dass ein Fachentscheider die Feedbacks der anderen Fachentscheider vollständig (samt evtl. Bemerkungen, Absagegründe etc.) im Stammblatt der Bewerbung sehen kann. Dafür muss er das ebenfalls neue Recht "ALLE Zustellungen in Bewerbungsakte anzeigen" erhalten. Bisher war es so, dass ein Fachentscheider nur dann die Feedbacks anderer Fachentscheider sehen konnte, wenn er selbst das Recht hatte, Zustellungen auszulösen.
Bewertungsfunktion auf Interview Ebene

Die Bewertungsfunktion von Bewerbern wurde auf die Interviewer Ebene erweitert. Nun können auch Interviewer eine Bewertung zu einem Bewerber abgeben und diese fließt in die Gesamtbewertung mit ein.
Die Bewertungsfunktion im Allgemeinen kann nur durch rexx aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Durch die Bewertungsfunktion auf Interviewer Ebene können auch Interviewer im Rahmen einer Interviewergebniserfassung diese Funktion nutzen. Wenn ein Benutzer, sowohl im Rahmen einer Zustellung, als auch im Rahmen einer Interviewergebniserfassung eine Bewertung abgegeben hat, so wird nur die letzte Bewertung zur Berechnung der Gesamtbewertung brücksichtigt. Im Allgemeinen zählt immer nur eine (die letzte) Bewertung eines Benutzers für die Gesamtbewertung eines Bewerbers.

Zusätzlich ist es nun möglich, unabhängig von einer Zustellung oder einem Interviewergebnis eine „freie“ Bewertung abzugeben. Dafür muss in dem entsprechenden Benutzerprofil das Recht,
  • Bewerbung: Freie Bewertung abgeben (Aufgabengruppe: Bewerbung)
, aktiviert werden.

Eine „freie“ Bewertung zu einer Bewerbung kann sowohl in der Bewerberakte, als auch in der Bewerberliste über die Spalte „Bewertung“ erfasst werden.

Für das Erfassen einer „freien“ Bewertung via Bewerberakte klicken Sie in der Akte auf die Sternchensymbole in dem Feldbereich „Dokumente“. In dem sich öffnenden Widget, kann über den Button eine solche erfasst werden.

Das Erfassen einer „freien“ Bewertung via Bewerberliste funktioniert identisch. Dafür muss in der jeweiligen Abfrage die Spalte „Bewertung“ enthalten sein. Mit einem Klick auf die Sternchen wird das entsprechende Widget aufgerufen und eine „freie“ Bewertung kann erfasst werden.

Mit den Erweiterungen der „freien“ und der „Interviewer“ Bewertung, wurde auch das Widget, welches einen Gesamtüberblick aller Bewertungen gibt, angepasst.

In diesem Widget werden die Benutzer, welche eine Bewertung abgegeben haben, mit dem hinterlegten Benutzerbild angezeigt. Bewertungen, die aus der Erfassung eines Interviewergebnisses stammen, werden zusätzlich angeteasert.

Da nun die Gesamtbewertung einer Bewerbung aus verschiedenen Quellen gespeist wird, bietet ein Klick auf die Sternchen in dem Feldbereich „Dokumente“ eine detaillierte Darstellung aller Bewertungen (in der Bewerberakte).
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Altbewertungen eines Benutzers, der mehrere Bewertungen zu einer Bewerbung abgegeben hat, werden graumeliert dargestellt und fließen nicht mit in die Gesamtbewertung ein (siehe obere Abbildung).

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