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Formschreiben

Formschreiben sind in rexx hinterlegte Dokumente, deren Layout an Ihre Firmen-CI angepaßt ist.

Beim Ausdruck werden - je nach Absprache und Customizing - nebst dem Textinhalt auch Ihr Firmenlogo, sowie der Header und Footer (Geschäftsangaben) direkt aus rexx auf das Papier gebracht.

Lesen Sie hierzu als weiterführende Hilfe "Anlegen von Formschreiben - step by step".

Formschreiben werden im Hauptmenü unter dem Punkt 'Templates I' verwaltet. Die Schreiben lassen sich mithilfe des sog. WYSIWYG-editors ähnlich leicht und flexibel wie in Word bearbeiten.

Pro Formschreiben kann ein Bewerberstatus zugewiesen werden, wodurch bei Erstellung des Schreibens, bzw. Versand der E-mail, der oder die enstsprechenden Bewerber automatisch den mit dem Schreiben verknüpften Statuswechsel erfahren.
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Zudem können Sie neben dem Bewerberstatus auch eine Standardanlage anheften.

Beim Versand der Formschreibens oder der Formmail, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, neben dem anheften einer Standardanlage, auch eine frei wählbare Anlage im Formschreiben bzw. Formmail mitzusenden.

Sofern beauftragt, können zudem verschiedene Layouts im System hinterlegt werden.

Diese können über die Selectbox 'Layout' ausgewählt und zugewiesen werden. Sofern verschiedene Layouts auf dieselben/ähnliche Schreiben angewendet werden, macht es Sinn, die Schreiben den Layouts entsprechend oft abzuspeichern - jeweils mit einem Hinweis auf das verwendete Layout hinter der Formschreibenbezeichnung:
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Die Verwendung von Formschreiben erleichtert die tägliche Arbeit in der Bewerberkommunikation ungemein, da mithilfe der Verwendung von Platzhaltern auf Knopfdruck eine Vielzahl versandfertiger Schreiben generiert werden kann (Serienbrieffunktion), die flexibel die gewünschten Daten aus den verschiedensten Bereichen des rexx Systems heranziehen können.

Nebst der vollautomatischen Befüllung des Anschriftenbereichs in Abhängigkeit des ausgewählten Empfängers/Bewerbers, können auch Daten aus dem betreffenden Job, geplante Interviewtermine und vieles mehr durch den Einsatz von Platzhaltern gezielt eingesetzt werden.

Formmails

Sogenannte Formmails basieren auf Formschreiben, welche ebenfalls oder ausschließlich als 'E-mail' verfügbar gemacht werden. Sie verfügen über dieselben Eigenschaften wie Formbriefe: Der individuellen - oder auch Serienerstellung - von vorformatierten Schreiben, automatisch befüllt und auf Knopfdruck erstellt.

Wählen Sie dazu in der Bewerberakte über das Top-Level-Menü die Aktion "Formschreiben versenden" aus.
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Die Versendung von Formmails erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit ungemein, sondern spart gegenüber der Erstellung von Formschreiben auch eine Menge Papier.
Zugriffsberechtigung für den Versand der Formschreiben

Damit die Benutzer die Formschreiben für den Versand gelistet bekommen, benötigen diese die Rechte: „Formschreiben-Template: Zeigen“ sowie „Formschreiben-Template: Templates aller Profilgruppen sehen“ der Aufgabengruppe: „Templates“ (-> siehe auch Benutzer / Rechte)

Ohne das Recht:  „Formschreiben-Template: Templates aller Profilgruppen sehen“ kann der Benutzer nur jene

Formschreiben versenden, die für sein Benutzerprofil freigegeben sind.

Die Zuweisung der Formschreiben über die Benutzerprofilfreigabe erfolgt unter dem Menüpunkt Templates I - Formschreiben in dem jeweiligen Formschreiben direkt:
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