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Kontakte (Personalakte)

In diesem Reiter sehen Sie alle Kontakteinträge gelistet, die einen bestimmten Mitarbeiter betreffen. Auch Formschreiben, die in ausgedruckter Form an den Mitarbeiter gingen, sind hier als 1:1 Kopie hinterlegt.

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Sie können hier
  • 1) Eine Neue interne Nachricht / Aufgabe erfassen
  • 2) Eine Wiedervorlage erstellen (sozusagen ein manueller 'Reminder, der am gesetzten Datum im Workcenter des/der eingetragenen Empfänger/s aufploppt. Per Standard ist dies immer an den Ersteller gerichtet und auf den nächsten Tag datiert)
  • 3) Eine Neue Information erfassen
  • 4) Eine 'freie' E-Mail versenden (außer der Mailsignatur ist kein Inhalt/Standardtext hinterlegt). Hinweis: Ist dieser Menüpunkt ausgegraut, ist keine E-Mailadresse im Reiter 'Personal' hinterlegt!)
  • 5) Ein Formschreiben versenden (vorformulierte Standardschreiben, welche mithilfe von Platzhaltern bei Versand automatisch mit den personenbezogenen Daten des/der Empfänger/s bestückt werden. Formschreiben können entweder ausgedruckt oder per Mail versendet werden, sofern dies für das betreffende Schreiben im Template so eingestellt ist)
  • 6) Einen Antrag auslösen (der zugehörige 'Workflow' bestimmt dann den Empfänger/die Empfängerkette)
Die Punkte 1-6 können sowohl im Reiter "Kontakte", als auch "Personal" über das Toplevel-Menü aufgerufen werden.

Die Spalte 'Typ/Medium' gibt Ihnen anhand stilisierter icons nähere Informationen zum Themenbereich (z.B. Bild Sonstiges, BildTraining, Bild Personalgespräch...), sowie der Art des Kontakts (Bild ausgehende Mail, Bild vom System generierter Eintrag...). Per Mouseover (dazu den Mauszeiger kurz auf dem entsprechenden icon ruhen lassen) erhalten Sie die Beschriftung zu jedem icon.

Die Kontakttypen können pro Installation variieren, da nebst den standardmäßig verwendeten manuell weitere durch die Administratoren ergänzt werden können.
Formschreiben zwischenspeichern

Auch ist es möglich, Formschreiben die in der Akte erstellt werden, zwischenzuspeichern. D.h. nach Auswahl und Bearbeitung des Formschreibens muß dieses nicht sofort auch versendet werden.

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Solcherart gespeicherte Schreiben liegen dann mit dem Medium "Formschreiben gespeichert" in Ihrem Workcenter, bzw. der betreffenden Mitarbeiterakte und können nachträglich bearbeitet werden, um sie schließlich z.B. per Mail zu versenden oder endgültig zu drucken.

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Kommunikation Vorgesetzte

Die im u.a. Screenshot gezeigten Punkte ermöglichen Ihnen die Erstellung von Kommunikation an den Vorgesetzten des Mitarbeiters direkt aus dessen Akte heraus - bitte beachten Sie, dass dieser Kommunikationseintrag in der Akte des Vorgesetzen hinterlegt wird und nicht in der des betrachteten Mitarbeiters. In dem Header des Layers wird Ihnen angezeigt in welcher Akte der Kommunikationseintrag hinterlegt wird.

D.h. bei z.B. 'E-Mail versenden' wird automatisch die Mailadresse des Vorgesetzten als Empfänger eingetragen.

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Massenversand von Formschreiben/-Mailings

Auch aus der Personlaliste heraus ist die Kommunikationserstellung an einen definierten Empfängerkorb ('Massenversendung') möglich:

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Der Druck eines Massenformschreibens ist nur möglich, wenn beim gewählten Formschreiben als Medium NUR Brief ausgewählt ist - das Versenden einer Massenmail, wenn beim Formschreiben als Medium E-Mail und Brief, oder nur E-Mail ausgewählt ist.
Hinweis:

Die Mitarbeiter-Platzhalter beziehen sich auch bei der "Kommunkation Vorgesetzte" in der Personalliste immer auf den Mitarbeiter. Wurden nun mehrere Mitarbeiter gewählt, werden die Mitarbeiter-Platzhalter nicht mehr geparst (befüllt).

Hier steht daher der Listenplatzhalter "MA_im_Korb" zur Verfügung. Dieser listet bei Formschreiben an den Vorgesetzten alle betroffenen (selektierten) Mitarbeiter des Vorgesetzten wie folgt auf:

#MA_Nachname1, #MA_Vorname1

#MA_Nachname2, #MA_Vorname2

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