Helpcenter

Suche von Helpcenter Themen

Reminder

Reminder sind ein automatisierter Erinnerungsservice, der Sie - je nach Definition - an verschiedenste Ereignisse innerhalb Ihres rexx HR erinnert.

Im Kachelmenü unter Optionen > Reminder öffnet sich die Reminderakte mit den Reitern "Meine Reminder", "Reminder SuperView", "Benutzer-Reminder" und "Reminder Änderungen".

Für den Reiter "Meine Reminder“ gibt es ein eigenes Recht (Meine Reminder anzeigen). Hier sind dann alle Reminder sichtbar, die für den eingeloggten Benutzer freigeschaltet sind (s. weiter unten: 'Reminder Empfänger').

Die Reiter "Reminder SuperView" und "Benutzer-Reminder" werden über ein gemeinsames Recht gesteuert (Reminder Superview, Benutzer-View anzeigen/bearbeiten).
Einstellungen im Reminder selbst

Durch Klick auf die blau verlinkte Bezeichnung (Spalte 'Ereignis') öffnen Sie den Reminder zum Bearbeiten. Via Texteingabefeld definieren Sie, welche Informationen der/die Empfänger des Reminders erhalten sollen. Hier können Sie mithilfe einer Vielzahl von Platzhaltern arbeiten, bzw. über den Editor wie gewohnt bestimmte Textstellen/Schlagwörter hervorheben.
Bild

Im Folgenden möchten wir kurz die Bedeutung einiger weiterer Eingabefelder vorstellen:
  • Aktiv -> Soll dieser Reminder zurzeit verschickt oder pausiert (inaktiv) werden?
  • Reminder Zielgruppe limitieren -> Erfolgt keine Angabe, prüft der Reminder alle Personalakten auf etwaiges Eintreten des Reminderereignisses. Ansonsten kann hierüber eine Einschränkung auf Benutzerprofil-, Org.einheiten- oder Personalgruppenebene vorgenommen werden. Mit dieser Einstellung wird die Zielgruppe eingeschränkt aufgrunddessen der Reminder ausgelöst wird. Zum Beispiel beim Eintrag "Führungskraft" wird dieser Reminder nur ausgelöst, wenn das Ereignis eine Personalakte eines Mitarbeiters mit dem Benutzerprofil "Führungskraft" betrifft. Bei einer Limitierung auf Org.einheiten wird auch auf indirekte Org.einheitenzuordnungen geprüft (Vererbung auf unterliegende Org.einheiten).
  • Reminder Empfänger (*) -> Hier können die Empfänger des betreffenden Reminders gesteuert werden. Dies können z.B. individuelle Benutzer, alle Benutzer eines bestimmten Profils/Profile, oder auch Benutzer mit bestimmter Funktion wie z.B. der Timemanager (Achtung: Hier ist nicht das gleichnamige Profil gemeint, sondern der in der betreffenden Mitarbeiterakte hinterlegte Benutzer) sein.
  • Reminder nur an Backend User -> Diese Option steuert, inwiefern die in Remindern als Empfänger definierten Personen über einen Backendzugang verfügen müssen, oder nicht. Fällt ein Empfänger ohne Backendzugang in den Empfängerkreis eines Reminders, werden dessen Kontakttyp- und Personalzugriffsrechte im Hintergund ignoriert und der Reminderempfang sowie die Reminder-E-Mails für reine Frontend-Anwender ermöglicht. Ein nicht-Backend Nutzer erhält den Reminder nur dann, wenn der Reminder für diesen Nutzer selbst ausgelöst wird.
  • Reminder Kalendertermin -> Soll zusätzlich zum Reminder ein Kalendertermin versendet werden? (Nur sinnvoll, sofern Reminder als Email zugestellt wird)
  • Reminder Zeitbezug

    Reminder Zeit-Einheit

    Reminder Zeit-Wert
    -> Steuern den Zeitpunkt des Reminderversands
  • Reminder wiederholen -> Wenn aktiviert, wird der Reminder mit dem Reminder-Zeit-Wert wiederholt. Nur einstellbar bei Remindern vom Typ „Offener Antrag“ und „Überschreitung …“. Bei den Remindern vom Typ „Überschreitung …“ kann zusätzlich das Wiederholungsintervall konfiguriert werden.
  • Immer auslösen -> Nur konfigurierbar, wenn 'Reminder Zeit-Wert' und 'Reminder Zeit-Einheit' hinterlegt sind, sowie die Optionen 'Reminder Zeitbezug' auf 'Vor Ereignis' und 'Reminder wiederholen' auf 'nein' eingestellt sind. Ist die Option 'Reminder wiederholen' nicht konfigurierbar, so ist sie systemseitig auf 'nein' eingestellt.

    Die Einstellung bewirkt, dass ein Reminder auch dann ausgelöst wird, wenn der 'Reminder Zeitwert' bis zu dem Ereignis unterschritten wird.
  • Aktuelle Vertragsphase (*) -> Bei den Reminder-Typen Eintritt kann zwischen der ersten, oder der aktuellen Vertragsphase gewählt werden (z.B. wenn - trotz Folgeverträgen - die erste Vertragsphase als grundsätzliches Konzerneintrittsdatum angesprochen werden soll)
  • Reminder Buchungsarten -> Hier wählen Sie bei den Reminder-Typen Abwesenheit Beginn/Ende die Buchungsarten aus, zu denen ein Reminder gewünscht wird
  • Formschreiben -> Auswahl eines in rexx hinterlegten Formschreibens (s.u. 'Formschreiben an Reminder hängen')
  • Formschreiben Absender -> In wessen Namen soll das Formschreiben versendet werden?
  • Freien Workflow anstoßen -> Löst zusätzlich zur Info einen der in rexx definierten Workflows aus
  • Reminder anonymisieren ->Wenn diese Option aktiviert ist, lautet der Betreff der Mail "Neue Nachricht in rexx HR" und der Inhalt "Sie haben im rexx HR eine neue Nachricht erhalten."

    Diese Werte sind im Standard systemweit hinterlegt und unabhängig von der Sprache.

    Eine Anpassung des anonymisierten Betreffs/Inhalts kann nur durch das rexx Support Team vorgenommen werden (via Systemeinstellung).
  • Reminder Anlage -> Anhängen einer inhaltlich statischen Anlage (Quelle außerhalb von rexx)

(*) Hinweis zu 'Empfänger':

Die in den Rechten hinterlegten Kontakttypen eines Empfängers werden reminderseitig geprüft, wenn:

- es sich um einen eMail-Reminder handelt

- und der Empfänger einen aktiven Backendzugang hat

- und der Empfänger nicht auf Grund von Vertretung (in welcher Form auch immer) als Empfänger fungiert

Bei einem nicht Mail-Reminder werden die Berechtigungen auf Kontakttypen also ignoriert.

(*) Zu 'Aktuelle Vertragsphase':

Vertragsphasen sind in rexx dafür da, Wiedereintritte abzubilden - wenn also eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses mit einem vorangehenden Austritt vorliegt. Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt "Vertragsphasen" / "Feldbereich Vertrag & Austritt" in der Mitarbeiterakte)
Formschreiben an Reminder hängen

Statt sich oder anderen Benutzern einen rein informativen Reminder zu schicken, kann - z.B. für das Ereignis Geburtstag - ein Formschreiben (z.B. "Alles Gute zum Geburtstag...") angehängt werden.

Ein an einen Reminder gehängtes Formschreiben geht grundsätzlich an den Ereignis-auslösenden Mitarbeiter (also hier das Geburtstagskind). Der Reminder selbst geht an den eingetragenen Empfänger, z.B. an den Vorgesetzten. So weiß auch der Vorgesetzte gleich, dass einer seiner Mitarbeiter Geburtstag hat.
Art der Zustellung:

Reminder, mit dem Reminder-Typen 'E-Mail an / bei ...,' werden ausschließlich per E-Mail verschickt.

Reminder ohne dieses Präfix werden dem Empfänger in seinem rexx Workcenter zugestellt. Diese Reminder können zusätzlich per E-Mail verschickt werden, wenn man den Reminder 'Email bei rexx Nachrichten' abonniert.
Zusätzliche Reminder (Kopierfunktion)

Nebst den systemseitigen Standardremindern können Sie - bezugnehmend auf die div. Einstellungen innerhalb der Existierenden - weitere Reminder definieren, indem Sie z.B. die Zustellungsfristen und Empfänger abändern (z.B. bei Austritt erst HR zur Vorbereitung des Zeugnisses, Nachfolgebesetzung etc. und kurz vor Austritt die IT zur Sperrung der Zugänge/Schlüsselkarten etc.).

Einen solchen Reminder legen Sie wie folgt an:

1.) Wählen Sie den gewünschten Reminder als Kopiervorlage an, indem Sie auf die blau verlinkte Bezeichnung in der Spalte 'Ereignis' klicken und sagen 'Kopieren'...

Bild

2.) ...der neue Reminder erscheint direkt unterhalb der Kopiervorlage und endet mit dem Zusatz 'Kopie':



Bild

3.) Nehmen Sie in diesem Reminder nun alle gewünschten Anpassungen vor und speichern anschließend.
Achtung!

Denken Sie daran, ggf. den Ereignis Zeit-Wert anzupassen, wenn Sie z.B. nebst dem Reminder 'Eintritt (nach 5 Jahren)' auch den Reminder 'Eintritt (nach 2 Jahren)' einstellen.
Info!

Der Reminder "Offener Antrag frei" bezieht sich auf alle in Ihrem System hinterlegten freien Workflows. Dank der Einstellungsmöglichkeit 'Genehmiger' bei Reminder Empfänger brauchen Sie aber nicht pro Workflow einen eigenen Reminder zu erstellen, da hiermit variabel immer der als nächster in der Freigabereihenfolge hinterlegte Genehmiger angesprochen wird.
Zusätzliche Reminder (Neuanlage bei best. Datumsfeldern)

Über den Reminder 'Erinnerung Datumsfeld' können Sie zusätzliche Reminder für die im screenshot gezeigten Ereignisse erstellen:

Bild
Wie häufig prüft das System, ob ein Reminder 'fällig' ist?

Bei den folgenden Remindern läuft die Prüfroutine alle 5 Minuten:
  • Abwesenheit Dauer
  • Antrag Abwesenheit offen
  • Antrag Ausstattung offen
  • Antrag Skill offen
  • Antrag Stammdaten offen
  • Antrag Stelle offen
  • Antrag Veranstaltung offen
  • Antrag Zeiterfassung offen
  • Blog-Artikel Lesebestätigung
  • Email an Vertretung bei Abwesenheiten
  • Email bei Abwesenheitsanträgen
  • Email bei Ausstattungsanträgen
  • Email bei freien Anträgen
  • Email bei rexx-Nachrichten
  • Email bei Skillanträgen
  • Email bei Stammdatenanträgen
  • Email bei Stellenanträgen
  • Email bei Veranstaltungsanträgen
  • Email bei Zeiterfassungsanträgen
  • Erinnerung Datumsfeld
  • freier Antrag offen
  • Gespräche: Status "Abgeschlossen"
  • Gespräche: Status "Bestätigung anstehend"
  • Gespräche: Status "Offen"
  • Gespräche: Status "Vorbereitung"
  • Neues Personal
  • Tree-Änderung (Aufgabe)
  • Tree-Änderung (Skill)
  • Umfrage Offen
  • Veranstaltung Freie Plätze

Bei den folgenden Remindern läuft die Prüfroutine einmal täglich (in der Nacht):

  • Ablauf Ausstattung
  • Ablauf Skill
  • Abwesenheit Beginn
  • Abwesenheit Ende
  • Arbeitszeitkonfiguration Beginn
  • Arbeitszeitkonfiguration Ende
  • Austritt
  • Dokumente prüfen
  • Eintritt
  • Geburtstag
  • Historische Felder Beginn
  • Historische Felder Ende
  • Historische Gruppen Beginn
  • Historische Gruppen Ende
  • Kostenstelle Gültigkeit Beginn
  • Kostenstelle Gültigkeit Ende
  • Langzeitkrank
  • Org.einheit Gültigkeit Beginn
  • Org.einheit Gültigkeit Ende
  • Probezeit
  • Projekt Gültigkeit Beginn
  • Projekt Gültigkeit Ende
  • Stellenzuordnung beginnt Leitung
  • Stellenzuordnung beginnt Personal
  • Stellenzuordnung endet Leitung
  • Stellenzuordnung endet Personal
  • Talentpool Gültigkeit Beginn
  • Talentpool Gültigkeit Ende
  • Überschreitung tägliche Arbeitszeit
  • Überschreitung wöchentliche Arbeitszeit
  • Veranstaltung Beginn
  • Veranstaltung Ende
  • Vertragsbefristung
  • Zahlungsart
  • Ziel Meilenstein
  • Ziel Termin

-> Der Reminder-Typ "Neues Personal" wird als einziger Reminder sofort bei Eintritt versandt.

-> Alle anderen Remindertypen werden gemäß der Auflistung geprüft und - gemäß den im Reminder selbst hinterlegten Einstellungen - bei Fälligkeit versandt. Die Remindereinstellung "0 Tage Vor/Nach Ereignis" bedeutet, der Reminder geht exakt am Tag des Ereignisses raus.
Tipp!

Für tagtägliche Benutzer reicht ein Reminder innerhalb von rexx i.d.R. aus, für weniger frequente Anwender ist ggf. zusätzlich der Versand einer E-Mail ratsam. Dies wird über den Reminder "E-Mail bei rexx-Nachrichten" gesteuert (Achtung: diese Einstellung gilt dann für alles, was der Benutzer im Workcenter erhält - nicht nur für Reminder!).
Platzhaltergruppe Reminder

Die Platzhalter aus der Platzhaltergruppe „Reminder“ geben die gültigen Werte zum Reminderereignisdatum wieder.

Auf diesem Weg kann bspw. ein Reminder abgebildet werden, welcher den Stellenwechsel eines Mitarbeiters von der aktuellen Stelle auf eine zukünftig gültige Stelle wiedergibt. Dafür ist ein Reminder vom Typ „Stellenzuordnung beginnt …“ zu verwenden / kopieren. Die aktuell gültige Stelle wird dabei über den Platzhalter ##ma_stelle (Gruppe: „Personal“) gezogen und die zum Reminderereignisdatum gültige Stellenbesetzung des Mitarbeiters, wird über den Platzhalter ##rem_stelle (Gruppe: „Reminder“) ausgegeben.

* * * * *
Weitere Infos / Besonderheiten
Reminder-Typ "Dokumente prüfen"

Das "Prüfen zum" bei einem Kontakteintrag erfordert das Eintragen eines Datums, zu dem der Eintrag bzw. das am Kontakteintrag hängende Dokument geprüft werden soll. Ein in Deutschland typischerweise genutzer Reminder, um z.B. Abmahnungen an den Mitarbeiter nach einen gewissen Zeit ggf. zu löschen (dazu sollte die Information direkt in der betreffenden Personalakte erstellt werden, um einen eindeutigen Personenbezug herzustellen).
Bild
Achtung!

Der Eintrag des Datums alleine bewirkt noch nichts. Es ist dazu der Reminder "Dokument prüfen" zu aktivieren, der dann - gemäß der gesetzten Einstellungen - auf das gesetzte Prüfdatum ausgelöst wird.


* * * Neue Reminder * * *

Gesprächsgenerierung durch Reminder



Der folgende Punkt stellt ein äußerst innovatives Feature zur Prozessautomatisierung dar - auch abseits des On-/Offboardings! Zu jedem Reminder-Ereignis (Org.wechsel, Abwesenheiten wie z.B. Elternzeit-Rückkehr, Langzeitkrank, Jubiläum, Geburtstag usw.) können automatisch Gespräche generiert und Einladungen / Infos dazu versendet werden.



Im Rahmen von On- und Offboarding-Prozessen erfolgen oft mehrere strukturierte Gespräche; z.B. 1 Monat nach Eintritt, 3 Monate nach Eintritt und 4 Wochen vor Probezeitende. Diese Gespräche können jetzt automatisch durch einen Reminder ausgelöst werden. Das ist auch für das Eintritts-Interview praktisch, das üblicherweise an den Reminder-Typ "Neues Personal" gekoppelt wird, so dass dieses sofort erzeugt wird, sobald der neue Mitarbeiter angelegt ist.



Reminder können jetzt also nicht nur Workflows oder Formschreiben automatisch auslösen, sondern auch ereignisabhängige Gespräche generieren.

Sobald im neuen Reminder-Feld "Gespräch" ein Gesprächstemplate ausgewählt wird, erscheint das Feld "Gesprächsinformation an":

Bild

Im Zusammenhang mit dem Onboarding sollte der Reminder(typ) "Neues Personal" dann so konfiguriert werden, dass ein Gespräch vom Gesprächstyp "Onboarding Interview" (im vorangehenden screen heißt das Gesprächstemplate "Eintritts-Interview") automatisch ausgelöst wird. Dadurch, dass im Feld "Gesprächsinformation an" auf "Personal" gestellt wird, findet der betreffende Mitarbeiter im Portalstream auch den Hinweis auf das Gespräch vor. Dies ist dieselbe Info, die ein Mitarbeiter erhält, wenn das Gespräch manuell erzeugt, und bei "Informationen zusätzlich an" die Option "Personal" gewählt wird:



Bild



Es wäre bei der automatischen Gesprächserzeugung durch den Reminder auch möglich, die Info über das Gespräch nicht nur an den Mitarbeiter, sondern auch an den Gesprächsmanager zu senden. Im Kontext des Onboarding-Interviews macht dies aber keinen Sinn, da der Gesprächsmanager ja erst reagieren muss (kann), wenn der Mitarbeiter den Bogen im Template ausgefüllt und den Button "Vorbereitung abschließen" betätigt hat.

Reminder "Überschreitung wöchentliche Arbeitszeit"

> Dieser wird versendet, wenn 24 Wochen ab Heute rückblickend mehr als 48h IST (=erfasste Netto-Arbeitszeit) pro Woche im Durchschnitt vorliegen.
Reminder "Überschreitung tägliche Arbeitszeit"

> Wird versendet, wenn am gestrigen Tag mehr als 10h IST (=erfasste Netto-Arbeitszeit) vorliegen.

Für beide o.g. Reminder gilt:

- Inkludiert werden Zeiten aus der Zeiterfassung / Projektzeiterfassung, sowie Abwesenheiten (Buchungsarten, die auch von Kappungsmodellen berücksichtigt werden).

- Es kann keine Angabe zum Zeitpunkt des Versands gemacht werden, da beide Reminder ausgelöst werden, sobald eine entsprechende Auffälligkeit (rückblickend) entdeckt wird. Somit kann auch kein Kalendereintrag in Outlook erfolgen (undef. Zeitpunkt).

- Auch diese beiden Reminder werden einmal täglich (nachts) ausgeführt.

- Wenn "Max. Überstunden von/bis" ausgefüllt sind, lösen die Reminder nur aus, wenn das erreichte Arbeitszeitsaldo zwischen den angegebenen Grenzen liegt

- Wenn nur "von" oder "bis" ausgefüllt ist, lösen die Reminder nur dann aus, wenn das erreichte Arbeitszeitsaldo über bzw. unter der angegebenen Grenze liegt.

Kommentar