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Reminder SuperView

Hier werden administrativ sämtliche Einstellungen und Konfigurationen vorgenommen, die den Versand/die Zustellung eines Reminders betreffen - beispielsweise wer diesen erhalten und wann (vor/nach Ereignis) dieser ausgelöst werden soll.

Grundsätzlich sollte dies den jeweiligen Administratoren vorbehalten sein.
Berechtigung in den Benutzerprofilen: ID 940 "Reminder Superview, Benutzer-View anzeigen/bearbeiten"
Reminder_SuperView.PNG
Durch Klick auf die blau verlinkte Bezeichnung (Spalte 'Ereignis') öffnen Sie den Reminder zum Bearbeiten.
In der entsprechenden Eingabe-/Bearbeitungsmaske legen Sie im ersten Schritt die Sprache fest, hinterlegen eine Bezeichnung für das jeweilige Ereignis (hier: "Eintritt (nach 20 Jahren) -> Jubiläums-Reminder) und formulieren einen Betreff für die Reminder-Nachricht:
ReminderSV1.PNG
ReminderSV1.PNG (13.83 KiB)
Im Texteingabebereich definieren Sie, welche Informationen der/die Empfänger des Reminders erhalten sollen. Hier lassen sich über den Editor wie gewohnt bestimmte Textstellen/Schlagwörter hervorheben und Formatierungen vornehmen:
ReminderSV2.PNG
ReminderSV2.PNG (35.06 KiB)
Besonders das Arbeiten mit Platzhaltern bietet sich hier an.
Info: Die Platzhalter aus der Platzhaltergruppe „Reminder“ geben die gültigen Werte zum Reminderereignisdatum wieder. Auf diesem Weg kann bspw. ein Reminder abgebildet werden, welcher den Stellenwechsel eines Mitarbeiters von der aktuellen Stelle auf eine zukünftig gültige Stelle wiedergibt. Dafür ist ein Reminder vom Typ „Stellenzuordnung beginnt …“ zu verwenden/kopieren. Die aktuell gültige Stelle wird dabei über den Platzhalter ##ma_stelle (Gruppe: „Personal“) gezogen und die zum Reminderereignisdatum gültige Stellenbesetzung des Mitarbeiters wird über den Platzhalter ##rem_stelle (Gruppe: „Reminder“) ausgegeben.
ReminderSV3.PNG
ReminderSV3.PNG (36.69 KiB)
Folgende Konfigurationsmöglichkeiten stehen nun zur Verfügung:
  • Aktiv: Legt fest, ob der Reminder aktuell in Benutzung sein soll.
  • Reminder Zielgruppe limitieren: Erfolgt keine Angabe, prüft der Reminder alle Personalakten auf etwaiges Eintreten des Reminderereignisses. Ansonsten kann hierüber eine Einschränkung auf Benutzerprofil-, Org.Einheiten- oder Personalgruppenebene vorgenommen werden. Mit dieser Einstellung wird die Zielgruppe, aufgrunddessen der Reminder ausgelöst wird, eingeschränkt. Zum Beispiel beim Eintrag "Führungskraft" wird dieser Reminder nur ausgelöst, wenn das Ereignis eine Personalakte eines Mitarbeiters mit dem Benutzerprofil "Führungskraft" betrifft. Bei einer Limitierung auf Org.Einheiten wird auch auf indirekte Org.Einheiten-Zuordnungen geprüft (Vererbung auf darunterunterliegende Org.Einheiten).
  • Reminder Empfänger: Hier werden die Empfänger des betreffenden Reminders gesteuert. Dies können z.B. individuelle Benutzer, alle Benutzer eines bestimmten Profils, oder auch Benutzer mit bestimmter Funktion wie z.B. der Timemanager oder Sachbearbeiter (Achtung: Hier ist nicht das gleichnamige Benutzerprofil gemeint, sondern der in der betreffenden Mitarbeiterakte hinterlegte Benutzer) sein.
  • Reminder nur an Backend User: Diese Option steuert, inwiefern die in Remindern als Empfänger definierten Personen über einen Backendzugang verfügen müssen, oder nicht. Fällt ein Empfänger ohne Backendzugang in den Empfängerkreis eines Reminders, werden dessen Kontakttyp- und Personalzugriffsrechte im Hintergund ignoriert und der Reminderempfang sowie die Reminder-E-Mails für reine Frontend-Anwender ermöglicht. Ein Nutzer ohne Backend-Zugang erhält den Reminder nur dann, wenn der Reminder für diesen Nutzer selbst ausgelöst wird.
  • Reminder Zeitbezug:
  • Immer auslösen: Die Einstellung bewirkt, dass ein Reminder auch dann ausgelöst wird, wenn der 'Reminder Zeitwert' bis zu dem Ereignis unterschritten wird. Nur konfigurierbar, wenn 'Reminder Zeit-Wert' und 'Reminder Zeit-Einheit' hinterlegt sind, sowie die Optionen 'Reminder Zeitbezug' auf 'Vor Ereignis' und 'Reminder wiederholen' auf 'nein' eingestellt sind. Ist die Option 'Reminder wiederholen' nicht konfigurierbar, so ist sie systemseitig auf 'nein' eingestellt.
  • Reminder Zeit-Einheit:
  • Reminder Zeit-Wert: Steuert den Zeitpunkt des Reminderversands.
  • Reminder Kalendertermin: Soll zusätzlich zum Reminder ein Kalendertermin versendet werden? (Nur sinnvoll, wenn Reminder als E-Mail zugestellt wird).
  • Reminder wiederholen: Wenn aktiviert, wird der Reminder mit dem Reminder-Zeit-Wert wiederholt. Nur einstellbar bei Remindern vom Typ „Offener Antrag“ und „Überschreitung …“. Bei den Remindern vom Typ „Überschreitung …“ kann zusätzlich das Wiederholungsintervall konfiguriert werden.
  • Ereignis Dauer - Einheit
  • Ereignis Dauer - Wert
  • Aktuelle Vertragsphase*: Bei den Reminder-Typen 'Eintritt' kann zwischen der ersten oder der aktuellen Vertragsphase gewählt werden (z.B. wenn - trotz Folgeverträgen - die erste Vertragsphase als grundsätzliches Konzerneintrittsdatum angesprochen werden soll).
  • Reminder Buchungsarten: Hier wählen Sie bei den Reminder-Typen 'Abwesenheit Beginn/Ende' die Buchungsarten aus, zu denen ein Reminder gewünscht wird.
  • Formschreiben: Auswahl eines in rexx hinterlegten Formschreibens (s.u. 'Formschreiben an Reminder hängen').
  • Formschreiben Absender: In wessen Namen soll das Formschreiben versendet werden?
  • Gespräch: siehe Information weiter unten*
  • Workflow anstoßen: Löst zusätzlich zur Info einen der in rexx definierten Standard-Workflows aus.
  • Reminder anonymisieren: Wenn diese Option aktiviert ist, lautet der Betreff der Mail "Neue Nachricht in rexx HR" und der Inhalt "Sie haben im rexx HR eine neue Nachricht erhalten." Diese Werte sind im Standard systemweit hinterlegt und unabhängig von der Sprache. Eine Anpassung des anonymisierten Betreffs/Inhalts kann nur durch das rexx Support-Team vorgenommen werden.
  • Reminder Anlage: Anhängen einer inhaltlich statischen Anlage (Quelle liegt außerhalb von rexx).

Hinweis zu 'Aktuelle Vertragsphase' (*):
Vertragsphasen sind in rexx dafür da, Wiedereintritte abzubilden. Also wenn eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses mit einem vorangehenden Austritt vorliegt.

Formschreiben an Reminder hängen
Statt sich oder anderen Benutzern einen rein informativen Reminder zu schicken, kann - beispielsweise für die Ereignisse Geburtstag oder Jubiläum - ein Formschreiben (z.B. "Alles Gute zum Jubiläum...") angehängt werden.

Ein an einen Reminder gehängtes Formschreiben geht grundsätzlich an den Ereignis-auslösenden Mitarbeiter (also hier der "Jubilar").
Der Reminder selbst geht an den eingetragenen Empfänger, z.B. an den Vorgesetzten. So weiß auch der Vorgesetzte gleich, dass einer seiner Mitarbeiter ein Jubiläum hat.

Gesprächsgenerierung durch Reminder (*)
Der folgende Punkt stellt ein äußerst innovatives Feature zur Prozessautomatisierung dar. Zu jedem Reminder-Ereignis (Org.Wechsel, Abwesenheiten, wie z.B. Elternzeit-Rückkehr, Langzeitkrank, Jubiläum, Geburtstag usw.) können automatisch Gespräche generiert und dazu passende Einladungen/Informationen versendet werden.

Im Rahmen von On- und Offboarding-Prozessen erfolgen oft mehrere strukturierte Gespräche; z.B. "1 Monat nach Eintritt", "3 Monate nach Eintritt" oder "4 Wochen vor Probezeitende". Diese Gespräche können jetzt automatisch durch einen Reminder ausgelöst werden. Das ist auch für das Eintritts-Interview praktisch, das üblicherweise an den Reminder-Typ "Neues Personal" gekoppelt wird. Somit wird dieses direkt erzeugt, sobald der neue Mitarbeiter angelegt ist.

Reminder können jetzt also nicht nur Workflows oder Formschreiben automatisch auslösen, sondern auch ereignisabhängige Gespräche generieren. Sobald im neuen Reminder-Feld "Gespräch" ein Gesprächstemplate ausgewählt wird, erscheint das Feld "Gesprächsinformation an":Im Zusammenhang mit dem Onboarding sollte der Reminder(typ) "Neues Personal" so konfiguriert werden, dass ein Gespräch vom Gesprächstyp "Onboarding Interview" (im vorangehenden Screen heißt das Gesprächstemplate "Eintritts-Interview") automatisch ausgelöst wird:
Gespräch.PNG
Gespräch.PNG (5.26 KiB)
Dadurch, dass im Feld "Gesprächsinformation an" auf "Personal" gestellt wird, findet der betreffende Mitarbeiter im Portalstream auch den Hinweis auf das Gespräch vor. Dies ist dieselbe Info, die ein Mitarbeiter erhält, wenn das Gespräch manuell erzeugt wird und bei "Informationen zusätzlich an" die Option "Personal" gewählt wird:
Gespräch2.PNG
Gespräch2.PNG (5.62 KiB)
Es wäre bei der automatischen Gesprächserzeugung durch den Reminder auch möglich, die Info über das Gespräch nicht nur an den Mitarbeiter, sondern auch an den Gesprächsmanager zu senden. Im Kontext des Onboarding-Interviews macht dies aber keinen Sinn, da der Gesprächsmanager ja erst reagieren muss (kann), wenn der Mitarbeiter den Bogen im Template ausgefüllt und den Button "Vorbereitung abschließen" betätigt hat.