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Arbeiten mit Aufträgen

Sie können einem anderen rexx-Benutzer den Auftrag erteilen, einen Bewerber zu einem Gespräch einzuladen, ein Zwischenbescheid zu erstellen, eine Absage durchzuführen etc. Man kann natürlich auch Schreibaufträge an sich selbst vergeben. Das kann nützlich sein, wenn man z.B. nicht von Bewerber zu Bewerber arbeiten möchte, sondern in einem Schwung alle Formschreiben erledigen möchte. Oder wenn man z.B. die Absage nicht sofort an den Bewerber heraussenden will, aber den Bewerber durch den Schreibauftrag schon als abgesagt markieren möchte.

Ein Auftrag kann einzeln, direkt aus der Bewerberakte, bzw. in Serie aus der Bewerberliste heraus erteilt werden.

Nachdem Sie einen oder mehrere Bewerber ausgewählt haben, bestimmen Sie per Klick auf den Reiter „Bewerbungen“ im Top-Level-Menü, dass Sie eine neue Aufgabe erstellen möchten.
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Daraufhin haben Sie die Möglichkeit einen Aufgabentyp auszuwählen.
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Es werden nur die Formschreiben-Templates angeboten, welche mit ihrem Metastatus zu der Aufgabe passen. Z.B. werden bei „Absage durchführen“ nur die Formschreiben mit dem Metastatus Absage zur Auswahl angeboten.
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Das Erledigungsdatum beeinflusst dabei die Farbe des ToDo's beim Empfänger und läßt die Ampel bei Überfälligkeit rot werden. Mit einem Klick auf den 'speichern'-Button wird der Auftrag erstellt und beim Empfänger in dessen Auftragsliste (Workcenter / Schreibaufträge) angezeigt.

Lautet der Auftrag beispielsweise "Absage durchführen", bekommt der Bewerber den gleichnamigen Status.

Auf 'Abgesagt'/'Absage' wird er erst bei Erstellung eines entsprechenden Formschreibens gesetzt.

Im Reiter 'Schreibaufträge' Ihres Workcenters sind alle an Sie (bzw. per Superview alle) über rexx erteilten Aufträge gelistet und können hier entweder individuell, oder per Massenverarbeitung abgearbeitet werden.
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Vor Versand/Druck, kann pro Bewerber entschieden werden, ob eine Formmail versendet, oder ein Schreiben gedruckt werden soll. Über den Reiter „Weitere Aktionen“ können Sie das Medium für alle ausgewählten Schreibaufträge festlegen. Per Klick auf den Namen des Formschreibens können noch individuelle Änderungen an den Textinhalten vorgenommen werden.
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Die Erzeugung der Formschreiben innerhalb der Auftragsverwaltung ist mit dem Vorgang zur Erzeugung eines einzelnen Formschreibens oder auch der Massenerstellung eines einzelnen Formschreibens vergleichbar.
Achtung!

Arbeiten Sie Schreibaufträge unbedingt über die Auftragsliste ab. Das System prüft bei normaler Vorgehensweise zur Erstellung eines Formschreibens nicht, ob zu diesem Bewerber ein aktueller Auftrag vorliegt. Aufträge können nur durch Generierung des vorgegebenen Schreibens erledigt werden, bzw. in Ausahmefällen vom Versender gelöscht werden.

Sonder-Schreibauftrag "Absage Termin"

Hierüber kann eine automatische, zeitvervögerte Absage realisiert werden, wenn man z.B. dem Bewerber aus Höflichkeit nicht direkt nach Bewerbungseingang eine Absage senden möchte. Das System schlägt dabei ein Erledigungsdatum (Versendedatum) in den nächsten Tagen vor, aber niemals einen Wochenendtag.  Der Empfänger eines "Absage Termin" Schreibauftrages, ist immer der User, der den Auftrag angelegt hat. Dieser Auftrag landet wie gewohnt in der Schreibauftragsliste des Users. Er kann nicht manuell gestartet werden, da dieser Auftrag automatisch am angegebenen Erledigungsdatum ausgeführt wird.
Achtung!

Der Schreibauftrag kann nur vom Ersteller wieder gelöscht werden!

Rechtekonfiguration für den Empfang von Aufträgen

Damit der Benutzer den Schreibauftrag empfangen und erhalten kann, benötigt dieser folgende Rechte:
  • Absage durchführen
  • Absage Termin
  • Einladung durchführen
  • Formschreiben vor Versand/Ausdruck editieren
  • Schreibaufträge
  • Schreibaufträge (Super View)
  • Vertrag durchführen
  • Zwischenbescheid durchführen
Zwingend erforderlich ist das Recht Schreibaufträge, damit der Benutzer die Aufträge in seinem Reiter
Schreibaufträge sichten kann. Die weiteren Rechte bestimmen, welche Art von Schreibauftrag der Benutzer sehen bzw.

bearbeiten darf.

Weiter benötigt der Benutzer noch den Zugriff auf die jeweilige Stelle des Bewerbers.

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