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Zustellungen (an den Fachentscheider)

Weiterführende Themen zu Zustellungen:Durch die Sachbearbeitung für interessant befundene Bewerbungen können zwecks Entscheidungsfindung direkt aus der Akte heraus an den zuständigen Fachbereich zugestellt werden. Diese Weiterleitung nennt sich „Zustellung“ und beinhaltet die Forderung nach Feedback durch die Fachentscheider.In der Bewerberakte findet sich der Feldbereich „Feedback“, in welchem die Bewerbung durch einen Klick auf den „Zustellen“-Button an entsprechende Empfänger zugestellt wird.
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Wurde die Bewerbung bereits an einen Empfänger zugestellt, wird die letzte Zustellung im Feldbereich angezeigt. Existieren weitere oder ältere Zustellungen, können diese durch Erweitern des Feldbereichs angezeigt werden. Mit dem „Zustellen“ Button lassen sich zusätzliche / weitere Zustellungen auslösen.
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Zustellungen müssen nicht einzeln in Bewerberakten ausgelöst werden. Dies geht auch für mehrere Bewerbungen gleichzeitig. Mit der Merklistenfunktion können in der Bewerbungsliste eine oder mehrere Bewerbungen ausgewählt und dann zugestellt werden. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn mehrere Bewerbungen an denselben Fachentscheider zugestellt werden sollen.
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Eine Zustellung derselben Akte kann gleichzeitig - oder auch zeitversetzt - an mehr als einen Empfänger gehen. So ist es möglich, sich parallel verschiedene Meinungen einzuholen, sofern der Bewerber nicht nur für einen Fachbereich von Interesse ist. Dies ist auch hilfreich, wenn mehrere Entscheider am Bewerbungsprozess beteiligt sind.
Als kleine Hilfe ist beim Zustellen einer Bewerbung, der für die Vakanz zuständige Fachentscheider bereits als Empfänger vorausgewählt. Diese Funktion lässt sich jederzeit ergänzen oder abändern. Beginnen Sie einfach den Namen des gesuchten Kollegen zu tippen und rexx schlägt Ihnen passende Benutzer vor.
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 In der Zustellung besteht weiterhin die Möglichkeit Dateien, wie zum Beispiel eine klassische Bewerberakte als PDF, an den Kontakteintrag anzuhängen:
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Um die Zustellung zu verschicken klicken Sie „Speichern“.
Hinweis: Eine Übersicht über alle Zustellungen finden sich auch in der Zustellungsliste.
Info: Es gibt auch die Möglichkeit, alle eingehenden Bewerbungen zu einer Vakanz bei Eingang automatisch an den zugewiesenen Fachentscheider zuzustellen. Hierfür wird die Option „Auto Zustellung“ in der jeweiligen Vakanzakte genutzt.

Zustellung aus Sicht des Fachentscheiders
Die Zustellung einer Bewerbung ermöglicht der Fachabteilung eine Bewertung und ein Feedback abzugeben, auf dessen Grundlage das weitere Vorgehen entschieden wird. Eine Übersicht über alle Bewerbungen, die im Zuständigkeitsbereich der Fachentscheidung liegt, findet sich an unterschiedlichen Orten im System:
Auf der Startseite einer jeden Fachentscheidung sollte das Widget „Meine Bewerbungen“ vorhanden sein, in welchem alle Bewerbungen, die in den Zuständigkeitsbereich fallen aufgelistet werden:
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Über das Widget oder das Top-Level-Menü gelangt die Fachentscheidung in die Übersicht „Meine Bewerbungen“, wo alle Bewerbungen, für die sie zuständig ist, in einer großen Übersicht aufgelistet sind. Die Übersicht „Meine Bewerbung“ der Fachentscheidung ist identisch mit der Ansicht „Zustellungsliste“ des Sachbearbeiters und folgt somit der gleichen Logik.
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Durch die Zustellung der Bewerbung an die Fachentscheidung hat diese nun die Aufgabe eine Entscheidung zu treffen, diese Funktion nennt sich im rexx „Feedback“. Feedback ist auf unterschiedlichen Wegen möglich:
Direkt in der Widget-Vorschau oder in der Bewerbungsakte im Feldbereich „Feedback“.
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Jede Art von Feedback ändert den Bewerbungsstatus entsprechend. Die möglichen Feedbackstatus werden auf Ihren Wunsch in den Systemeinstellungen von Ihrem rexx Support angepasst. 

Feedback Status
Der Status einer Zustellung gibt Auskunft darüber, an welcher Stelle sich die Zustellung im Prozess befindet. Über den Filter "Status Feedback" kann nach den verschiedenen Status der Zustellungen gefiltert werden.Die Filteroptionen für den Filter "Status Feedback" setzen sich auf unterschiedlichen Wegen zusammen. Einige Filteroptionen sind durch Standardprozesse immer enthalten (bspw. Gesehen, Offen). Andere Filteroptionen werden durch Systemeinstellungen freigeschaltet.In der Regel hat die Fachentscheidung die folgenden Feedbackmöglichkeiten:
  • Einladen
  • Interessant
  • Parken
  • Uninteressant
  • Vertrag
  • Zustimmung (Feedback „Zustimmung“ bei Betriebsrat-Zustellung
  • Ablehnung (Feedback „Ablehnung“ bei Betriebsrat-Zustellung)
Darüber hinaus hat der Fachentscheider die Möglichkeit eine Bewertung der Bewerbung abzugeben (1-5 Sterne) und eine Bemerkung hinzuzufügen.
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Zustellungsstatuts
  • Offen -> Zustellung wurde an den Empfänger ausgelöst und noch nicht weiterbearbeitet
  • Gesehen -> Wenn der Zustellungsempfänger die entsprechende Bewerberakte aufgerufen hat
  • Delegieren
  • Bearbeitet -> Wenn auf eine Zustellung ≠ vom Zustellungstyp „Fachentscheidung (Select)“ oder „Betriebsrat“ ein Feedback gegeben wird (also bei zusätzlich angelegten Zustellungstypen)
  • E-Mail -> Wenn eine Bewerbung an eine E-Mailadresse zugestellt wird
  • Beendet -> Wenn die Zustellung beendet wurde
 Zustellung beenden
Eine aktive Zustellung kann durch den Versender jederzeit abgebrochen werden.
Dies kann in der Bewerberakte selbst, oder aber - für mehrere Weiterleitungen gleichzeitig - in der Zustellungsliste über die Merklistenfunktion getan werden. Hierzu wird in der Spalte "Merkliste" die entsprechende Anzahl Bewerbungen ausgewählt und anschließend über das Top-Level-Menü die Zustellung beendet.
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