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Workcenter

Das Workcenter wird i.d.R. als Startseite gesetzt und ist Kommunikations- und Organisationstool in einem.

Hier findet sich jegliche Korrespondenz wieder (Emails, Erinnerungen, Wiedervorlagen und Ereignisse), die Ihnen zugeordnet ist - z.B. als Sachbearbeiter oder Fachentscheider.

Im oberen Abschnitt der Benutzeroberfläche steht Ihnen ein Filterbereich (öffnen durch betätigen des Bild-icons) zur Verfügung.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, durch die Interaktion mit dem Top-Level-Menü (Klick auf den Menüpunkt Workcenter) weitere Aktionen zur Ausübung von verschiedenen Tätigkeiten zu nutzen. Die ausführbaren Aktionen, sowie die angezeigten Reiter/ Bereiche sind abhängig von dem jeweiligen Systemumfang und den persönlichen Berechtigungen.
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Durch die Interaktion mit dem Top-Level-Menü (Klick auf den Menüpunkt Workcenter) können verschiedene Aktionen gewählt werden. Sind diese ausgegraut ist eine Auswahl derzeit nicht möglich (fehlende Empfänger):
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- Informationsversand intern (an andere rexx Benutzer) und/oder extern (als Email)

- Wiedervorlage erfassen (i.d. an sich selbst adressiert und zum Aufpoppen auf den nächsten Tag datiert)

- Aufträge vergeben

- Emails an Bewerber schreiben (dazu muss mind. ein Empfänger in den sog. Arbeitskorb gelegt werden)

- Formschreiben an Bewerber versenden

- Bewerber zustellen (an den zuständigen Fachbereichsleiter - in rexx 'Fachentscheider' genannt)
Datenbereich: Im sog. 'Ausgabeinterface' werden in mehreren Spalten die wichtigsten Eckdaten eines jeden Eintrags präsentiert. Chronologisch sortiert steht hierbei stets der aktuellste Eintrag ganz oben.

Durch Klicken auf den Spaltenheader kann die Reihenfolge umgekehrt, bzw. die Sortierung nach anderen Kriterien (Spalten) aktiviert werden.

Die 'Ampel' hilft bei der Priorisierung der ToDo's/Kenntnisnahme der Einträge, indem sich in Abhängkeit der unbearbeiteten Verweildauer in Ihrem Workcenter die Farbe von grün auf gelb auf rot ändert:
Bild rot: das Vorlagedatum (WV-Datum) für diese Wiedervorlage war bereits vor mehr als x Tagen
Bild gelb: das Vorlagedatum (WV-Datum) für diese Wiedervorlage war vor genau x Tagen
Bild grün: das Vorlagedatum (WV-Datum) für diese Wiedervorlage ist entweder vor einem Tag gewesen oder heute oder in der Zukunft oder bei einer Wiedervorlage mit dem Status "erledigt"
Info: Nach wieviel Tagen die Ampelanzeige umspringen soll, kann in den Systemeinstellungen festgelegt werden.

Der 'Typ' gibt an, um was für eine Art von Eintrag es sich handelt (z.B. empfangene Email, vom System generierter Reminder, oder auch Feedback zu einer weitergeleiteten Bewerbung von einem anderen Benutzer).

Die blaue Schrift bedeutet - nebst öffnen des Eintrags - eine Verlinkung direkt in die Bewerber- oder Jobakte.

Um eine bessere Übersichtlichkeit zu erreichen, können zur Kenntnis genommene Hinweise/Erinnerungen abgeschlossen werden. Jegliche per Bild auf 'erledigt' gesetzte Einträge werden in der Standardansicht ausgeblendet, so dass Sie stets nur offene, noch unbearbeitete Einträge in der Übersicht angezeigt bekommen.

Durch Änderung des Filters "Auswahl" auf 'nur erledigte' können abgeschlossene Einträge wieder aufgerufen werden.

Um sich die versendeten Objekte anzeigen zu lassen, setzten Sie den Filter "Ansicht" von Eingang auf Ausgang.
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Tipp!

Sollte ein Eintrag nicht auf Anhieb wieder auffindbar sein, setzen Sie die Ansicht auf "alle anzeigen" und öffnen den zusätzlichen Filterbereich, um unter der 'Volltextsuche' nach Schlagwörtern und/oder innerhalb eines bestimten Zeitraums zu suchen.

Mit Klick auf Bild wird die Filterung aktiviert, das Bild hebt selbige wieder auf und führt zurück zur Standardansicht.

Der "Superview" ( i.d.R. nur einem Userprofil erlaubt) gestattet die Übersicht über alle Daten. Diese Postfachübergreifende Funktion wird z.B. bei kurzfristigen Ausfällen von Kollegen geschätzt, indem man sich diese als Empfänger filtert, um so dringende ToDo's vertretungsweise übernehmen zu können.
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Geht ein Kommunikationseintrag an mehr als einen Empfänger, werden Ihnen diese beim Öffnen des Eintrages informations- halber mit angezeigt. Auch ist ersichtlich, wer einen Eintrag wann auf 'erledigt' gesetzt hat.

In Abhängigkeit Ihrer Rechte können Sie einen Eintrag mit multiplen Empfängern mitunter für alle auf erledigt setzen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, um doppelte Bearbeitung/Beantwortung innerhalb eines Teams zu verhindern.
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Um dem Versender zu antworten klicken Sie im Top-Level-Menü der Nachricht auf den Reiter "Antworten" und zum weiterleiten auf den Reiter "Weiterleiten".

Anhänge können mithilfe des Reiters "Anlagen hinzufügen" angehängt werden.

Teils räumt das Workcenter „von alleine“ auf – ist z.B. einem Bewerber abgesagt worden, wird jede noch vorhandene Kommunikation automatisch auf 'erledigt' gesetzt.
Tipp!

Wenn Sie im oben gezeigten Filterbereich in der 'Volltextsuche' das gesuchte Schlagwort oder Wortfragment in %-zeichen setzen, erhöht dies die Treffsicherheit, da das System dann auch nach Wortteilen sucht - z.B. Suche -> %info% = Finde -> Zusatzinformation.

Wenn ein Kontakt an mehrere Empfänger ging, können Sie - wie im folgenden screenshot gezeigt - mitverfolgen, wer diesen Eintrag wann auf erledigt (=zur Kenntnis genommen) gesetzt hat:
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Eine schöne Arbeitserleichterung ist zudem die Möglichkeit, nachträglich Anlagen aus Kommunikationseinträgen zu Bewerberanlagen zuzuordnen.
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Dabei werden zunächst standardmäßig die Anlagenfelder der jeweiligen Stellenausschreibung angeboten, die für die Bewerbung noch nicht belegt sind. Sind beim betreffenden Bewerber alle Anlagenfelder der Stelle belegt, werden aus dem Stellenfelder-Pool alle Anlagenfelder zur Zuordnung angeboten, auch wenn diese Felder nicht für die Stelle definiert wurden.


Wurde eine Kontaktanlage bereits einem Anlagenfeld zugeordnet, wird dieses durch "Bereits zugeordnet" gekennzeichnet.
Man kann eine Kontaktanlage also nicht mehrfach einem Anlagenfeld zuordnen.
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=> siehe auch: Bewerbungen ohne Anlagen - Bewerben via mobile devices

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