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User Setup / Setup Profile

Statt bei manueller Neuanlage von Personal händisch alle Daten einzeln einzupflegen, ist es oft sinnvoll, verschiedene 'Setup-Templates' in rexx zu hinterlegen (sozusagen 'Kopiervorlagen' auf Grundlage größerer gemeinsamer Nenner).

Gehen Sie dazu vorab einmal durch, wie viele verschiedene Gruppen sich hier z.B. aufgrund der vertraglichen Arbeitsstunden, dem Urlaubsmodell, der Feiertagsggruppe oder den regulären Arbeitstagen bilden lassen - z.B.Vollzeitkräfte (DE), Personal Halbtags (DE), Führungskräfte Vollzeit (DE), Vollzeitkräfte (CH), Teilzeitkräfte CH ...

Das Passwortschema, oder die Zusammensetzung der Mailadresse werden meist ohnehin nach identischen Mustern ausfallen, doch auch die vertraglich variabel geregelten Daten lassen sich i.d.R. gruppieren. Dies kann letztlich zu fünf, oder aber auch mehr als zehn verschiedenen Setup-Varianten führen - je nachdem, wie detailliert Sie diese Erstellungsvorlagen definieren.

Ein Beispiel (für Österreich):
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Neue Zusatzfelder hinzufügen

Um dem Personal / User Setup neue Felder hinzufügen zu können, öffnen Sie eine beliebige Vorlage (z.B. Führungskräfte Vollzeit). Durch Klicken in das Feld Zusatzfelder haben Sie die Möglichkeit weitere Felder hinzuzufügen. Dort haben Sie die Möglichkeit alle Felder auszuwählen, die im Bereich Felderkonfiguration (Personal) angelegt wurden. Handelt es sich um ein komplett neues Feld, so legen Sie dieses bitte zuerst im Bereich Felderkonfiguration (Personal) an.


Zusazfelder.PNG


Hinweis:

Die hier vorgegebenen Daten fließen dann beim neuen Personal automatisch in seine Akte, können dort aber selbstverständlich noch manuell geändert werden, sollten bestimmte Inhalte des Setup-Profils im Einzelfall nicht ganz stimmig sein.
Festlegen des Login-Datums für das ESS Portal

Ursprünglich war es so, dass wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wurde, sein Login-von Datum für das ESS Portal und das Backend immer gleich gesetzt wurde mit dem Eintrittsdatum. Somit konnte sich der Mitarbeiter erstmalig zum Eintritt ins Portal einloggen. Sofern der Mitarbeiter aber bereits im Rahmen des Onboardings schon vorab Zugriff auf das Portal gewährt bekommen soll (z.B. um via Teamquiz sein Team kennenzulernen, oder in den Blogs nach interessanten Themen zu stöbern), stellte dies ein Hindernis dar.

Neu ist nun die Möglichkeit der Einstellung des sofortigen Logins für das Portal:

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Plötzlich Pflichtfeld?

In der Felderkonfiguration (Personal) kann eingestellt werden, ob ein Feld ein Pflichtfeld sein soll. Diese Einstellung greift später beim Bearbeiten einer Personalakte, nicht aber im Setup, also bei Mitarbeiterneuanlage. Der Grund ist, dass die Pflichtfelder des Setups - systemseitig bedingt - statisch sind. Es lassen sich hier zwar zusätzliche Felder einblenden, nicht aber als Pflichteingabe.

Bei (späterer) Bearbeitung einer Personalakte kann es daher vorkommen, dass bei Entfernung eines Feldwertes (eigentlich Pflichtwertes) das System plötzlich meldet, dass diese Angabe eine Pflichtangabe ist - auch wenn es (vorher) im Setup keine war und ein Leerwert nicht speicherbar ist.
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