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Simulationen und Domino-Simulationen

Simulationen und Domino-Simulationen bieten die Möglichkeit, auf bequeme Art und Weise eine Umorganisierung der bestehenden Organisationsstruktur zu planen, darzustellen und diese gegebenenfalls zu einem Stichtag in das reale Organigramm zu übernehmen.

Simulationen und Domino-Simulationen sind bei aktiviertem Modul „Nachfolgeplanung“ verfügbar.

Das ausführende Benutzerprofil benötigt die Berechtigungen für das Org.management, sowie die folgenden Rechte:
  • Simulation starten (#1018)
  • Domino-Simulation starten (#1019)
Im Organigramm können über das Top-Level-Menü Simulationen und Domino-Simulationen gestartet werden.
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Simulation

Durch das Ausführen der Funktion „Simulation starten“ wird eine neue Abfrage erstellt. Diese Abfrage trägt per Default den Titel „Simulation“ zzgl. einer fortlaufenden Nummer und ist eine private Abfrage.

In eine Simulation werden bereits sichtbare (aufgeklappte) Org.Einheiten übernommen und zusätzlich bis zu zwei weitere Ebenen der unsichtbaren Org.Einheiten.

In dem obigen Screenshot ist die Org.Einheit „Headquarters“ die sichtbare (aufgeklappte) Org.Einheit. Durch Starten der Simulation wird diese, die darunterliegende Ebene (Hamburg, Bern, Graz, Amsterdam, Berlin und Paris) sowie die wiederum darunterliegende Ebene in die Simulation aufgenommen.

Die gestartete Simulation stellt sich wie folgt dar (anhand des Org.Zweiges „Headquarters > Amsterdam > International“):
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Innerhalb der Simulation können über den linksseitigen Org.Tree für Org.Einheiten die folgenden Funktionen ausgeführt werden:
  1. Stellen hinzufügen --> in der ausgewählten Org.Einheit wird eine neue Stelle angelegt. Dabei müssen Job Familie, Headcount und FTE angegeben werden. Zusätzlich ist die Option „Dummy Personal anlegen“ mit „ja/nein“ zu hinterlegen. Sollte zu einer Stelle auch „Dummy Personal“ hinzugefügt werden, kann dieses während der Simulation bearbeitet werden.
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  2. Org.Einheit hinzufügen --> Bezeichnung der Org.Einheit und die Farbe können hinterlegt werden.
  3. Org.Einheit entfernen --> Org.Einheit wird gelöscht. Noch zugewiesenes Personal oder zugewiesene Stellen werden nach dem Entfernen der Org.Einheit in „Nicht zugewiesenes Personal“ oder „Nicht zugewiesene Stellen“ übernommen (sofern beim Personal keine weitere Stellenbesetzung vorliegt).
  4. Org.Einheit bearbeiten --> Bezeichnung der Org.Einheit und die Farbe können bearbeitet werden
Für Stellen können die folgenden Funktionen ausgeführt werden:
  1. Neues Personal --> Neues Personal wird angelegt. Dabei müssen Vorname, Nachname, Anrede, Headcount und FTE angegeben werden. Sollte „Neues Personal“ zu einer Stelle hinzugefügt werden, kann dieses während der Simulation bearbeitet werden. Ähnlich „Personal bearbeiten“ für Dummy Personal.
  2. Besetzung beenden --> Die Stellebesetzung wird beendet. Das zugewiesene Personal wird in „Nicht zugewiesenes Personal“ verschoben (nur möglich, wenn der Stelle Personal zugeordnet ist).
  3. Stelle kopieren --> kopiert die ausgewählte Stelle in die entsprechende Org.Einheit. Die Anzahl, wie häufig die Stelle kopiert werden soll, kann ausgewählt werden.
  4. Stelle löschen --> Löscht die Stelle. Wenn Personal dieser Stelle zugeordnet ist, wird dieses nach dem Löschen der Stelle in „Nicht zugewiesenes Personal“ verschoben (Abfrage aktualisieren).
  5. Stelle bearbeiten --> Stellenbezeichnung ändern und Leitung „ja/nein“
Personal verschieben

In dem linksseitigen Org.Tree können per Drag & Drop Personal und auch Stellen verschoben werden.

Durch das Auswählen von Personal und das Ziehen auf eine andere Stelle wird es verschoben.
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Dabei öffnet sich ein Layer in dem die wichtigsten Informationen zusammengefasst werden (Org.Einheit, Stelle, Stelle alt und das betroffene Personal). Außerdem kann entschieden werden, ob das Personal versetzt oder kopiert werden soll.

Versetzen bedeutet, dass die bisherige Stellenzuordnung des Personals zu dem hinterlegten Stichtag beendet wird und die neue Stellenbesetzung zu dem Stichtag beginnt.

Kopieren bedeutet, dass das Personal zu dem Stichtag auf eine weitere Stellenzuordnung kopiert wird. Die alte Stellenzuordnung bleibt weiterhin bestehen.
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Stelle verschieben

Bei dem Verschieben von Stellen verhält es sich ähnlich zu dem Verschieben von Personal. Auch hier kann per Drag & Drop eine Stelle ausgewählt und in eine neue Org.Einheit gezogen werden.
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Dabei öffnet sich ein Layer, in dem die wichtigsten Informationen zusammengefasst werden (Stelle, Org.Einheit, Org.Einheit alt, Versetzen oder kopieren, Personal).
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Im Grunde sind bei dieser Funktion 4 Kombinationen möglich.
mit Personalohne Personal
VersetzenDie Stelle (inkl. des Personals) wird in die neue Org.Einheit versetztDie Stelle wird in die neue Org.Einheit versetzt. Das zuvor zugeordnete Personal wird in „Nicht zugewiesenes Personal“ verschoben, sofern keine andere Stellenzuordnung vorliegt.
KopierenDie Stelle (inkl. des Personals) wird in die neue Org.Einheit kopiert.Die Stelle wird ohne zugewiesenes Personal kopiert. Die ursprüngliche Stelle bleibt mitsamt der Personalzuordnung bestehen
ACHTUNG!

Das Verschieben von Org.Einheiten in einer Simulation erfolgt sofort. Das Verschieben zu einem Stichtag ist nicht möglich. Wenn Org.Einheiten umgezogen werden sollen, sollte in der Simulation eine Org.Einheit mit der gleichen Bezeichnung an der gewünschten Position im Org.Tree angelegt werden. Das Personal und die Stellen sollten auf die neue Org.Einheit verschoben werden. Im Simulation Log wird die Simulation zu Stichtag x übernommen. Nachdem die Simulation in das reale Organigramm übernommen wurde (Stichtag x+1), sollte die alte (leere) Org.Einheit entfernt werden.
Simulation Log

In dem Header des Filterbereiches befindet sich das „Simulation Log“.
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In dem „Simulation Log“ werden alle getätigten Änderungen aufgenommen und dargestellt.
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Dabei werden Informationen über die „Aktion, Entität, Typ, Ziel, Quelle, Geändert am und Geändert von“ erfasst.

Durch einen Klick auf „Übernehmen“ öffnet sich ein weiterer Layer in dem ein Stichtag hinterlegt wird.
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Durch das Speichern des Stichtag-Datums wird die Simulation zu dem hinterlegten Datum in das reale Organigramm übernommen.

Domino-Simulation

Die Domino-Simulation verhält sich ähnlich zur Simulation mit dem Unterschied, dass hier die bereits hinterlegte Nachfolge-/Karriereplanung (NFKP) berücksichtigt wird.

Beim Start einer Domino-Simulation, über das Top-Level-Menü und die Funktion „Domino-Simulation starten“, wird der ausführende Benutzer aufgefordert, einen Mitarbeiter auszuwählen.

Für den ausgewählten Mitarbeiter wird mit dem Start der Domino-Simulation die Stellenbesetzung beendet und sofern für diese Stelle in der NFKP weitere Vorschläge vorhanden sind, werden diese anhand der hinterlegten Reihenfolge und Priorität als Nachfolge herangezogen.

Besitzt auch der „Nachfolge-Mitarbeiter“ eine Stellenzuordnung zu einer Schlüsselstelle und dieser sind wiederum NFKP Vorschläge zugeordnet, so werden auch dort automatisch die Vorschläge mit der höchsten Priorität (1 = höchste Priorität) für die freigewordene Stellenbesetzung herangezogen.

Auch in einer Domino-Simulation werden nur bereits sichtbare (aufgeklappte) Org.Einheiten übernommen und zusätzlich bis zu zwei weitere Ebenen der unsichtbaren Org.Einheiten.
Beispiel

Der Mitarbeiter „Stefan Rodensteiner“ ist der Schlüsselstelle „CEO Assistant“ (Stellen-ID-372) zugeordnet.
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In der Stellenakte dieser Stelle und unter dem Reiter „Vorschläge“ ist ersichtlich, dass drei Vorschläge für eine mögliche Nachfolge auf diese Stelle existieren.
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Dabei ist die Mitarbeiterin „Kern, Susanne“ der Vorschlag mit der höchsten Priorität (1).

Die Mitarbeiterin „Kern, Susanne“ wiederum ist der Stelle „Assistenz Administration“ zugeordnet und auch für diese Schlüsselstelle existieren Nachfolgevorschläge.
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Für die Stelle „Assistenz Administration“ ist die Mitarbeiterin „Katze, Karin“ der Vorschlag mit der höchsten Priorität.

Wird nun eine Domino-Simulation gestartet mit dem Mitarbeiter „Stefan Rodensteiner“ als Ausgangspunkt,
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so wird direkt nach dem Start der Domino-Simulation die Stellenbesetzung von „Stefan Rodensteiner“ beendet und „Susanne Kern“ rückt als Nachfolgerin auf diese Position.
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Ein Blick in das Simulations Log zeigt, dass auch auf die freigewordene Schlüsselstelle von „Susanne Kern“ die Mitarbeiterin mit der höchsten Priorität nachgerückt ist, „Karin Katze“.
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Durch das Hinterlegen eines Stichtages (Simulation Log > Übernehmen > Stichtag eintragen > Speichern) kann die Domino-Simulation zu einem Stichtag übernommen und in das reale Organigramm übertragen werden.

Die sonstigen Einstellungen in einer Domino-Simulation (linksseitiger Org.Tree und Simulation Log) verhalten sich identisch zu einer Simulation.
ACHTUNG!

Das Verschieben von Org.Einheiten in einer Domino-Simulation erfolgt sofort. Das Verschieben zu einem Stichtag ist nicht möglich. Wenn Org.Einheiten umgezogen werden sollen, sollte in der Domino-Simulation eine Org.Einheit mit der gleichen Bezeichnung an der gewünschten Position im Org.Tree angelegt werden. Das Personal und die Stellen sollten auf die neue Org.Einheit verschoben werden. Im Simulation Log wird die Domino-Simulation zu Stichtag x übernommen. Nachdem die Domino-Simulation in das reale Organigramm übernommen wurde (Stichtag x+1), sollte die alte (leere) Org.Einheit entfernt werden.

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