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Spezifische Workflows für Abwesenheitsbuchungsarten

Bisher war es in der rexx Anwendung möglich, unterschiedliche Abwesenheitsworkflows zu konfigurieren und diese auf Personal/User Setup-, Stellen- und Personalebene zu hinterlegen. Jedoch konnte an den genannten Positionen jeweils nur ein Abwesenheitsworkflow hinterlegt werden, welcher für jede Art von Abwesenheit ausgelöst wurde. Durch ein neues Update wurde diese Logik angepasst.

Es ist nun möglich, speziell konfigurierte Abwesenheiten für die Abwesenheitsworkflows freizuschalten.

Damit können Genehmigungs- oder Informationsprozesse rund um Abwesenheiten feiner justiert und Workflows gezielt für Buchungen bestimmter Abwesenheitsarten festgelegt werden. Auf diese Weise kann bspw. für Buchungen der Art „Berufsschule“ ein anderer Prozess als bei „Urlaub“ hinterlegt werden.

Dafür muss in der jeweiligen Abwesenheitsbuchungsart die Option „Workflow“ auf „Ja“ gestellt werden. Diese Einstellung ist erst auswählbar, wenn die Option „ohne Antrag“ auf „Nein“ eingestellt ist.

Damit geben Sie diese Buchungsart grundsätzlich für Workflows frei. Hier sehen Sie exemplarisch anhand der Abwesenheitsbuchungsart „Berufsschule“, wie diese für Workflows freigegeben wird.
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Anschließend werden die freigeschalteten Buchungsarten den Workflows vom Typ „Abwesenheit“ zugeordnet und sind dort in dem Feld „Buchungstyp“ auswählbar. Hierbei können einem Workflow auch mehrere freigegebene Buchungsarten gleichzeitig zugeordnet werden. In diesem Beispiel ist neben der Abwesenheitsbuchungsart „Berufsschule“ auch „Dienstreise“ für Workflows freigegeben.
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Nach der Speicherung des abwesenheitsspezifischen Workflows steht dieser in der Workflowsliste zur Ansicht bereit. Dort können Sie über den Filter „Buchungstyp“ nach allen für Workflows freigegebene Abwesenheitsbuchungsarten filtern. In der Spalte „Workflow Typ“ wird zur besseren Übersichtlichkeit der hinterlegte Buchungstyp ebenfalls angezeigt.
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Die rexx Anwendung stellt nun in allen Akten mit Workflow relevanten Zuordnungen zusätzliche Zuordnungsoptionen pro freigeschalteter Buchungsart zur Verfügung. Das sind im Detail Personal/User Setup-, Stellen- und Personalakten.

Im folgenden Screenshot wird ein Personal/User Setup betrachtet. Dort stehen in der Workflow-Auswahl „Abwesenheit Berufsschule“ alle Workflows zur Verfügung, denen die Buchungsart „Berufsschule“ zugeordnet ist.

Für die Buchungsart „Dienstreise“ wurden keine Workflows konfiguriert, die sich auf diese Buchungsart beziehen und deshalb stehen für die Workflow-Auswahl „Abwesenheit Dienstreise“ keine Workflows zur Auswahl.
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Die altbekannte Zuordnungsoption „Abwesenheit Workflow“ bietet weiterhin sämtliche aktiven Workflows zur Auswahl.

Wird eine Abwesenheit der Buchungsart „Berufsschule“ beantragt, so wird der dieser spezifischen Buchungsart zugeordneten Workflow des Personals angestoßen. Dabei gilt wie bisher auch die Ableitung der Workflowzuordnung von der Stelle des Personals auf das Personal.

Ein Antrag wird umgehend genehmigt, sollte die Buchungsart für Workflows freigegeben und bei dem beantragendem Personal bzw. seiner Stelle kein abwesenheitsspezifischer Workflow hinterlegt sein.

Ein bereits in Verwendung befindlicher abwesenheitsspezifischer Workflow kann nicht mehr bearbeitet werden (bspw. weitere Buchungstypen hinzufügen). Bei dem Versuch dessen, erhalten Sie folgende Meldung.
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