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Ereignisberichte

In vielen Unternehmen ist die zyklische Bereitstellung von Ereignisberichten (Reports) üblich - ganz traditionell auf Papier oder moderner als PDF oder Excel. In der Regel sind diese Ereignisberichte für Führungskräfte gedacht, die nicht in der Anwendung nach diesen Berichten suchen wollen, sollen oder können.

Mit dem Modul "Ereignisbericht" werden Berichte basierend auf „Ereignissen“ erstellt. Ereignisse können Austritte, Eintritte, Stellenwechsel, Jubiläen, Elternzeiten, usw. sein. Solche „Ereignisse“ sind in der rexx Anwendung bereits als Auslöser der Reminder bekannt. Bei den neuen Ereignisberichten geht es nicht um eine statistische Darstellung, wie z.B. im rexx Data Warehouse oder via Search & List, sondern tatsächlich um eine Berichtsform, die auch per E-Mail versendet werden kann.

Auf diesem komfortablen Weg werden den Führungskräften, dem Controlling oder auch externen Dienstleistern (z.B. Gehaltsabrechnung) vollautomatische Berichte in Klartext zu Eintritten, Austritten, Änderungen der Arbeitszeitkonfigurationen bei einzelnen Mitarbeitern, etc. zur Verfügung gestellt.

Die Berichte sind dabei ähnlich wie Formschreiben durch Templates und Platzhalter weitgehend frei gestaltbar.
Voraussetzung

Damit das Modul "Ereignisbericht"genutzt und konfiguriert werden kann, muss es beauftragt und von dem rexx Ansprechpartner freigeschaltet werden. Die Einrichtung des Moduls ist kostenpflichtig.

Damit ein Benutzer die Ereignisberichte bearbeiten / empfangen und für den Versand an externe Personen aus dem Haus „Empfänger Ereignisberichte“ konfigurieren kann, müssen die folgenden Benutzerprofilrechte aktiviert werden:
  • Aufgabengruppe: Reminder > Recht: Reiter Zentral: Ereignisberichte > Recht ID: 1030

    --> Anzeige und Bearbeitung von Ereignisberichten über die Kachel: Admin, Ticket
  • Aufgabengruppe: Häuser > Recht: Haus "Ereignisbericht" anzeigen > Recht ID: 1029

    --> Haus „Ereignisbericht“ in der Häuser Search & List anzeigen und bearbeiten, sowie dort Personen anlegen
  • Aufgabengruppe: Konatkttypen> Recht: Ereignisbericht > Recht ID: ART_REPORTING

    --> Voraussetzung für den Empfang von Ereignisberichten
Remindereinstellungen

Damit ein Ereignisbericht mit Daten befüllt werden kann, werden explizit dafür konfigurierbare Reminder verwendet.

In der Konfiguration der Reminder vom Typ,
  • Abwesenheit Beginn
  • Abwesenheit Ende
  • Arbeitszeitkonfiguration Beginn
  • Arbeitszeitkonfiguration Ende
  • Austritt
  • Eintritt
  • Geburtstag
  • Historische Felder Beginn
  • Historische Felder Ende
  • Historische Gruppen Beginn
  • Historische Gruppen Ende
  • Stellenzuordnung beginnt Personal
  • Stellenzuordnung endet Personal
, kann das Flag „Ereignisbericht“ mit den Optionen „ja“ oder „nein“ belegt werden.

Wird das Flag „Ereignisbericht“ mit der Option „ja“ belegt, werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten des Reminders auf ein Minimum reduziert. Die verbleibenden Einstellungsmöglichkeiten variieren je Reminder-Typ.

Der Reminder steht später als Platzhalter in den Ereignisberichten zur Verfügung. Dort hat er das Format ##rep_[Reminder-Name]_[Reminder-ID].

In dem Reminder selbst werden Platzhalter für mitarbeiterbezogene Daten und Ereignisdaten hinterlegt, sowie das Reminder-auslösende Ereignis (via Reminder-Typ).

Üblicherweise sollte in einem solchen Ereignisbericht-Reminder nicht viel mehr definiert sein, als die gerade beschriebenen Daten. Damit kann später in dem Bericht pro Zeile ein betroffener Mitarbeiter sehr übersichtlich ausgegeben werden.

Einige Einstellungen des Reminders (Empfänger, angehängte Formschreiben oder Workflows, Kalendertermine, Betreff, Sprache, etc.) werden für den Ereignisbericht ignoriert. Ebenso werden Formatierungen der Platzhalter und die Sprache des Reminders, innerhalb des Ereignisberichts ignoriert, da der Bericht selbst diese Definitionen liefert.

Die ereignisbezogenen Reminder-Einstellungen (inkl. „Zielgruppe limitieren“) werden im Bericht von dem Ereignisbericht-Platzhalter jedoch berücksichtigt.

Ereignisbericht-Reminder werden immer an dem Tag des Ereignisses ausgelöst und können nicht mit einer Vor- oder Nachlaufzeit (Vor Ereignis / Nach Ereignis) ausgelöst werden.
Beispiel Remindereinstellungen

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, wie ein Reminder vom Typ „Eintritt“ als Ereignisbericht-Reminder verwendet werden kann.
  1. Kopieren Sie einen Reminder vom Typ „Eintritt“.
  2. In dem kopierten Reminder entfernen Sie die Einstellungen zu „Reminder Empfänger“.
  3. Stellen Sie das Flag „Ereignisbericht“ auf „ja“.
  4. Es bleiben nur noch die ereignisrelevanten Remindereinstellungen konfigurierbar (inkl. „Reminder Zielgruppe limitieren“).
  5. In den Editor-Bereich des Reminders hinterlegen Sie mitarbeiterbezogene Daten und Ereignisdaten. Der hinterlegte Text in dem Reminder sollte sich auf ein Minimum begrenzen, da später in dem Ereignisbericht genau dieser Inhalt für jeden betroffenen Mitarbeiter wiederholt wird.
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    Tipp:

    Arbeiten Sie in dem Reminder mit einer Tabelle, welche eine Rahmengröße von 0 besitzt (siehe Screenshot oberhalb).

    Wenn Sie später in dem Ereignisbericht mit einer identisch breiten Tabelle arbeiten, kann der Bericht sehr übersichtlich gestaltet werden.
  6. Wenn Sie die Anpassungen für jede im System freigegebene Sprache abgeschlossen haben, speichern Sie Ihre Änderungen über den „Speichern“-Button in der Header-Zeile des Layer.
  7. Für den oben gezeigten Reminder mit der ID 127 und vom Typ „Eintritt“ wurde nun automatisch ein Platzhalter erstellt, welcher später via ##rep_eintritt-127 in den Ereignisbericht gezogen werden kann.
Ereignisberichteinstellungen

Mit den unter „Voraussetzungen“ beschriebenen Rechten hat ein Benutzer die Möglichkeit über „rexx Bubble > Kachel: Admin, Ticket > Ereignisbericht“ die Berichte in der rexx Anwendung anzulegen.

Dort gelangt der Benutzer in die Übersichtsliste und sieht die bereits im System hinterlegten Ereignisberichts-Templates.
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Über das Top-Level-Menü können Sie einen neuen Ereignisbericht anlegen, sowie die Übersichtsliste nach Excel exportieren. Durch einen Klick auf die blauhinterlegte Bezeichnung eines Ereignisberichts können Sie diesen weiter bearbeiten.
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Hier sehen Sie auf der rechten Seite die Konfigurationsmöglichkeiten für einen Ereignisbericht. Auf der linken Seite erhalten Sie einen Überblick wie der Bericht aufgebaut ist und welche Ereignisbericht-Reminder (via Platzhalter) verwendet werden.
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In dem obigen Screenshot sehen Sie außerdem, dass unter „Eintritte“ der Reminder-Platzhalter ##rep_eintritt-127 hinterlegt wurde. Dieser wurde unter „Beispiel Remindereinstellungen“ angelegt.

Über das Top-Level-Menü in der Ereignisbericht-Konfigurationsansicht haben Sie die Möglichkeit den Bericht zu bearbeiten, zu kopieren, eine Vorschau mit Dummy-Daten aufzurufen und schließlich zu löschen.
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Vorschau

Durch das Aufrufen dieser Funktion wird der Bericht in PDF-Format mit Dummy-Daten vorgeneriert. Damit erhalten Sie einen Überblick wie sich Layout und die Platzhalter (Reminder-Platzhalter) verhalten werden. Die Vorschaufunktion öffnet sich in einem zusätzlichen Layer.
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Bearbeiten

In dem Bearbeiten-Modus können Sie den Bericht nach Ihren Vorstellungen anpassen und gestalten, sowie einige Standardkonfigurationen vornehmen.
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In dem Editor-Bereich können Sie das Layout des Berichtes hinterlegen, sowie die zuvor angelegten Ereignisbericht-Reminder in den Bericht ziehen (Top-Level-Menü > Platzhalter > Gruppe: Ereignisbericht).

In den Ereigenisberichteinstellungen (rechtsseitig) können Sie die folgenden Konfigurationen vornehmen:
  • Sprache

    Über dieses Flag werden die verschiedenen Sprachausgaben des Berichtes gepflegt. Sind mehrere Sprachen in Ihrem System aktiviert und der Bericht enthält in einer Sprache keinen Inhalten, so wird dieses mit einem roten Hinweistext angezeigt. Das Speichern (via Top-Level-Menü) wirkt sich nur auf die gerade ausgewählte Sprache aus.
  • Bezeichnung

    Hier wird die Bezeichnung des Berichtes gepflegt. Wird der Ereignisbericht ebenfalls per E-Mail versendet entspricht die Bezeichnung dem Betreff der E-Mail.
  • Aktiv

    Durch dieses Flag wird der Bericht aktiviert bzw. deaktiviert.
  • Versendezyklus

    Hier kann der Zyklus, in welchem der Ereignisbericht versendet werden soll, festgelegt werden. Dabei wird der Bericht immer einen Tag nach dem eingestellten Versendezyklus versendet.
    • täglich

      Der Ereignisbericht wird täglich ausgelöst und erfasst alle Reminder, welche an dem Vortag ausgelöst wurden und als Platzhalter in dem Bericht hinterlegt sind.
    • wöchentlich

      Der Ereignisbericht wird am Montag einer Woche ausgelöst und erfasst alle Reminder, welche in der Vorwoche ausgelöst wurden und als Platzhalter in dem Bericht hinterlegt sind.
    • monatlich

      Der Ereignisbericht wird am ersten Tag eines Monats ausgelöst und erfasst alle Reminder, welche in dem Vormonat ausgelöst wurden und als Platzhalter in dem Bericht hinterlegt sind.
    • quartalsweise

      Der Ereignisbericht wird zu Beginn eines Quartals ausgelöst und erfasst alle Reminder, welche in dem Vorquartal ausgelöst wurden und als Platzhalter in dem Bericht hinterlegt sind.
  • Empfänger

    Hier werden die Empfänger des Ereignisberichtes hinterlegt. Dabei kann auf Benutzer-, Benutzerprofil, Rollen- (Vorgesetzte, Sachbearbeitung, usw.) und Empfangsgruppenebene ausgewählt werden.

    In dem Bericht werden für den jeweiligen Empfänger nur die Ereignisse für das Personal gelistet, auf welches der Benutzer Personalaktenzugriff im Backend hat. Zusätzlich wird innerhalb dieser Mitarbeitermenge des Berichtes auch das Reminder-Flag „Zielgruppe limitieren“ berücksichtigt.

    Neben den oben genannten Ereignisberichtempfängern kann auch die Option „E-Mail (Haus „Ereignisbericht“)“ ausgewählt werden. Wenn diese Option aktiv ist, wird das Flag „Empfänger E-Mail-Adressen“ bearbeitbar.
  • Empfänger E-Mai-Adressen

    Hier können nur die externen Personen aus dem Haus „Empfänger Ereignisberichte“ ausgewählt werden.

    Wenn bspw. Berichte an eine externe Buchhaltung versendet werden sollen.
  • Nur an Backend User

    Wenn dieses Flag aktiviert ist, wird der Ereignisbericht nur an Benutzer mit einem Backend-Zugang versendet. Die Einstellung „Empfänger E-Mail-Adressen“ ist davon nicht betroffen.
  • zusätzl. per E-Mail an Backend User

    Bei „ja“ wird der Bericht gleichzeitig per E-Mail und als Kontakteintrag an den Backend User versendet.

    Bei „nein“ wird der Bericht als Kontakteintrag an den Backend User versendet.
Ereignisberichtversand an externe Personen

Häufig werden für den Empfang solcher Berichts auch generische E-Mail-Adressen gewünscht, wie z.B. buchhaltung@kunde.com. Dabei kann es sich grundsätzlich auch um externe Empfänger handeln.

Über das Haus „Empfänger Ereignisberichte“ vom Typ „Ereignisbericht“ können hier die möglichen externen Empfänger des Berichtes und deren E-Mail-Adressen hinterlegt werden.
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In diesem Zuge wurde für den Feldbereich „Stammdaten (Person)“ das neue Feld „bevorzugte Sprache“ programmiert. Über dieses Personen-Sprachfeld wird gesteuert in welcher Sprache der externe Berichtempfänger den jeweiligen Ereignisbericht erhält.

In dem Bericht an die externen Empfänger werden die Ereignisse aller Mitarbeiter gelistet, es sei denn in dem Ereignisbericht-Reminder zu dem zugehörigen Ereignisbericht-Platzhalter ist eine Zielgruppen Limitierung hinterlegt.
Zusätzliche Entwicklungen / Anpassungen

Die Reminder Zielgruppen Limitierung wurde um die Limitierung auf Org.einheitenebene erweitert. Werden hier bestimmte Org.einheiten ausgewählt, erfolgt die Reminderprüfung nur innerhalb der ausgewählten Org.einheiten. Eine Vererbung auf unterliegende Org.einheiten erfolgt in diesem Zusammenhang nicht.

Zusätzlich wurden neue Platzhalter für die Arbeitszeitkonfigurationsparameter entwickelt. Nun ist es möglich für,
  • FTE
  • FTE Basis
  • Wochenstunden
  • Arbeitszeitmodell
  • Feiertagsgruppen
  • reguläre Arbeitstage
, die vorherigen bzw. zukünftigen Werte für einen Mitarbeiter via Platzhalter zu ziehen (bspw. ##ma_fte_vorherig).

Ebenfalls können für Mitarbeiter die vorherigen oder zukünftigen Stellenbezeichnungen / Org.einheitenbezeichnungen per Platzhalter gezogen werden, sofern für den Mitarbeiter eine vorherige bzw. zukünftige Stellenbesetzung hinterlegt ist. Dies geschieht bspw. durch die Platzhalter ##ma_stelle_vorherig oder ##ma_org_bezeichnung_zukünftig.

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