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Zertifikate

rexx unterstützt verschiedene Möglichkeiten, um Zertifikate, die ein Mitarbeiter erlangt hat, in der digitalen Akte abzulegen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über bereits bestehende und neue Methoden sowie mögliche Anwendungsszenarien.
freier Workflow

Eine bekannte Methode für die Zertifikatsverwaltung ist ein freier Workflow, der mit dem Kontakttyp „Zertifikat“ gekoppelt ist. Der Kontakttyp wird dabei typischerweise mit „Anzeige=Digitale Akte, Portal Dokument“ definiert, sodass der Zertifikats-Workflow nach dem Durchlauf diesen Kontakttyp erhält und damit das im Anlagefeld befindliche Zertifikat der digitalen Akte und den Portaldokumenten hinzugefügt wird.

Dieses Vorgehen ist sinnvoll für Zertifikate von externen Veranstaltungen, die nicht über rexx HR durchgeführt wurden. Hierbei können die Teilnehmer des Seminars via Portal im Selfservice die erlangten Dokumente den Vorgesetzten zur Kenntnis bringen und ihrer Akte hinzufügen lassen.

Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf neue Funktionen.
Workflow-Typ Zertifikat (Portal)

Die erste neue Methode für die Zertifikatsdokumentation empfiehlt sich für Veranstaltungen, die über das rexx HR organisiert, bei denen die Zertifikate aber außerhalb des rexx HR erstellt werden.

Hierfür wurden zwei neue Workflow-Typen geschaffen:
  • Zertifikat (Portal)
  • Zertifikat (Backend)
Es handelt sich um Workflows, die ein Anlagefeld zum hochladen der Zertifikate enthalten. Dieses Anlagefeld ist ein Systemfeld und kein Feld der Felderkonfiguration (Workflows)!
Damit der Workflow vom Typ „Zertifikat (Portal)“ im Portal gestartet werden kann, muss das neue Systemfeld „Zertifikat Workflow“ der Veranstaltungsakte hinzugefügt sein. Man kann / muss den Zertifikats-Workflow also je Workflow definieren - unterschiedliche Workflows für verschiedene Veranstaltungen sind möglich. Im Folgenden die Ansicht einer Veranstaltungsakte im Backend mit dem hinterlegten Zertifikats-Workflow.
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Wenn ein Mitarbeiter eine Veranstaltung erfolgreich beantragt hat und für diese Veranstaltung ein Zertifikats-Workflow hinterlegt wurde, dann kann der Mitarbeiter den Workflow aus der Veranstaltungsansicht des Portals über das graue Top-Level-Menü starten.
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Sobald der Workflow abgesendet wurde, wird das graue Top-Level-Menü mit dem „Zertifikat hochladen“ ausgeblendet und im grün hinterlegten Meldungsbereich erscheint eine neue Zeile, die darauf hinweist, dass bereits ein Zertifikat beantragt wurde. Dabei ist das Antragsdatum verlinkt - ein Klick darauf öffnet die Detailansicht des Antrages.
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Genau wie andere Anträge auch, erscheint der Antrag zusätzlich im Portalstream des Antragsstellers.

Sobald der Antrag seine finale Stufe erreicht hat (i.d.R. die Genehmigung), wird in einer neu geschaffenen Sonderspalte „Zertifikat“ der Teilnahmeliste der Veranstaltung der Standardlink „Zertifikat hochladen“ durch „Genehmigt“ ersetzt. Ein Klick auf das „Genehmigt“ öffnet die Detailansicht des Antrages und bietet einen Link auf das hochgeladene Zertifikat.
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Somit steht das Zertifikat nicht nur im Reiter Kontakte des Mitarbeiters zur Verfügung, sondern auch direkt bei der Veranstaltung in der Spalte „Zertifikat“. Zusätzlich wird in der Teilnahmeliste auch ein Filter auf „Zertifikat“ angeboten, sodass man leicht die Teilnehmer finden kann, die noch kein Zertifikat hochgeladen haben.

Die Workflowtypen „Zertifikat (Portal)“ und „Zertifikat (Backend)“ sind systemseitig mit dem neuen System-Kontakttyp „Zertifikat“ verknüpft. Gemäß der Einstellung dieses Kontakttyps bei dem Attribut „Anzeigen“ werden die Zertifikats-Workflows / Dokumente auch ggf. in den Portaldokumenten des Mitarbeiters und seiner digitalen Akte angezeigt. Im Standard ist es so eingestellt, dass die Dokumente in der digitalen Akte und in den Portaldokumenten dargestellt werden.
Workflow-Typ Zertifikat (Backend)

Als leichte Abwandlung der vorherigen Methode, um Zertifikate hochzuladen, besteht die Möglichkeit, im Backend über die Spalte „Zertifikat“ der Teilnahmeliste und dort dem Link „Zertifikat hochladen“ ein digitales Dokument als Zertifikat für den Teilnehmer zu hinterlegen. Dieses Verfahren empfiehlt sich, wenn die Mitarbeiter nicht selbst ihre Zertifikate hochladen können bzw. sollen oder wenn eine zentrale Zertifikatsverwaltung sinnvoller erscheint.

Hierbei wird ein Workflow vom Typ „Zertifikat (Backend)“ gestartet. Ist kein Workflow dieses Typs hinterlegt, so wird das hochgeladene Zertifikat automatisch freigegeben. Dies ist im Standard so konfiguriert - aber ggf. können durch entsprechende Anträge auch Genehmigungs- und Informations-Schritte beim hochladen eines Zertifikats im Backend durchlaufen werden.

Auch wenn kein Backend-Workflow hinterlegt ist, wird dennoch ein Antrags-Kontakteintrag vom Typ „Zertifikat“ mit dem hochgeladenen Dokument in der Mitarbeiterakte erzeugt. Somit ist sichergestellt, dass auch solcherart hochgeladener Zertifikate gem. der Anzeige-Einstellungen des Kontakttypen „Zertifikat“ im Portal bzw. der digitalen Akte angezeigt werden.
Zertifikate via Formschreiben

Die folgende Methode Zertifikate einer rexx Veranstaltung hinzufügen, ist zu empfehlen, wenn die Zertifikate mit rexx HR erstellt werden sollen.

Grundsätzlich konnte auch schon im Vorfeld eine Vielzahl von Zertifikaten via Formschreiben für die Teilnehmer einer rexx Veranstaltung erzeugt werden. „Veranstaltungsakte > Reiter Teilnahme > Per Korb die Zertifikatsempfänger auswählen > Top-Level-Menü Kommunikation Personal > Formschreiben > Formschreiben Zertifikat auswählen“ und die Generierung der Formschreiben starten.

Allerdings hat dieses den Nachteil, dass in der Veranstaltungsakte selbst nicht einsehbar ist, welcher Teilnehmer ein Zertifikat erhalten hat - dies ist nur über den Umweg der Personalakte und dort im Kontaktreiter einsehbar.

Hierfür wurde nun im Top-Level-Menü des Reiters „Teilnahme“ der Veranstaltungsakte der Punkt „Zertifikat erstellen“ geschaffen.
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Dieser Menüpunkt ist nur aktiviert, wenn zuvor Teilnehmer mithilfe der Korbfunktion ausgewählt wurden. Es öffnet sich dann ein Dialogfenster, in dem ein Formschreiben des neuen System-Kontakttyps „Zertifikat Anschreiben“ auswählbar ist. Formschreiben dieses Typs haben die Besonderheit, dass ein Zertifikats-Formschreiben zugeordnet werden muss, wobei man nur Formschreiben mit dem System-Kontakttyp „Zertifikat“ zuordnen kann.
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In diesem Prozess wird also unterschieden zwischen dem Anschreiben (Kontakttyp „Zertifikat Anschreiben“) und dem eigentlichen Zertifikats-Dokument (Kontakttyp „Zertifikat“).

Hintergrund ist, dass so einerseits eine Trennung zwischen dem Anschreiben und dem Zertifikatsdokument erreicht wird. Dadurch kann das Zertifikat in verschiedenen Bereichen der rexx Anwendung dediziert dargestellt werden. Anderseits unterstützt rexx damit variable Zertifikats-Layouts, die an unterschiedliche Zertifikatsanschreiben gekoppelt sind.

Zurück zur Teilnahmeliste: Nachdem nun ein Zertifikatsanschreiben für die in den Korb befindlichen Teilnehmer gewählt wurde, erscheint ein Formschreiben-Dialog.
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Die Besonderheit an dieser Maske ist die Einblendung im oberen Bereich: „Zertifikat Vorschau“. Dem Formschreiben vom Typ „Zertifikat Anschreiben“ ist im Template ein „Zertifikat Formschreiben“ vom Typ „Zertifikat“ zugeordnet. Daher wird das so zugeordnete Zertifikat als Anlage zum Zertifikatsanschreiben nun schon vorgeneriert. Durch einen Klick auf das blau verlinkte „Zertifikat Vorschau“ erscheint eine Preview (für den ersten im Korb befindlichen Teilnehmer) des eigentlichen Zertifikats.

Anschließend werden die Formschreiben mit den Zertifikaten in der Anlage an die Teilnehmer versendet. Die Kontakteinträge werden gem. der Einstellungen des Kontakttypen „Zertifikat“ erzeugt und sind entsprechend in der digitalen Akte / Portaldokumente sichtbar. Gleichzeitig wird in der Teilnahmeliste der Veranstaltung in der Spalte "Zertifikat" der Link auf "Genehmigt" gesetzt und ist mit dem Kontakteintrag verbunden.
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Im Zuge der Erweiterung der Zertifikatsfunktionen wurde das neue intelligente Feld „Themen“ für die Veranstaltungen bereitgestellt.
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Dieses ermöglicht die Erfassung von stichpunktartigen Lerninhalten. Sie können per Drag&Drop über den roten Marker wie gewohnt in der Reihenfolge verschoben werden.

Die Inhalte dieses Sonderfeldes stehen in Formschreiben - also auch in Zertifikaten - als Platzhalter bereit: ##evn_themen_liste (als HTML list) oder als Fließtext ##evn_themen

Zusätzlich wurde ein neuer Platzhalter geschaffen, der den Ausdruck von Namensschildern/Etiketten einer VA ermöglicht: ##evn_ansteckschild_3

Dieser Platzhalter kann in Formschreiben aufgenommen und über „Veranstaltung > Teilnahme > Top-Level-Menü > Kommunikation Personal > Formschreiben auswählen“ ausgelöst werden.
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Dieser Platzhalter ist relativ einfach gehalten. Er begnügt sich mit einer 3-spaltigen Darstellung ohne weitere Daten. Sollte ein Interesse an der Anpassung dieses Platzhalters bestehen, bspw. die zusätzliche Anzeige der Stellenbezeichnung des Personals, lassen wir Ihnen gerne ein Angebot dafür zukommen.

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