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Meine Dokumente

Für das Self Service Portal wurde die neue Funktion "Meine Dokumente", erreichbar über die Kachel "Meine Daten", geschaffen.
Anwendung der Portal Dokumente

Damit können Mitarbeiter in dem Self Service Portal über die Kachel „Meine Daten“ und dem Menüpunkt „Meine Dokumente“ dauerhaft wichtige und personenbezogene Dokumente einsehen. Dokumente, die Mitarbeiter auch in ihrer Papier-Personalakte sehen würden, bspw. Arbeitszeugnisse, Zertifikate für Fortbildungen, Gehaltsbescheinigungen, Arbeitsverträge und Abmahnungen.

Durch diese Erweiterung können umständliche und zeitaufwendige Prozesse des Mitarbeitereinblicks in die Papier-Personalakte eingespart werden. Die ständige Verfügbarkeit der digitalen Personalakte in dem Portal und der damit verbundene Komfort für die Mitarbeiter werden erheblich gesteigert.

Unabhängig von der Personalakte können den Mitarbeitern auf diesem Wege auch andere individuelle Dokumente zur Ansicht und zum Download angeboten werden.

Die Bereitstellung von Kontakteinträgen, Anlagen oder Formschreiben im Portal ist grundsätzlich keine Neuheit. Kontakteinträge, welche bis dato das Merkmal „Portal = ja“ besaßen, konnten bereits als Streameintrag für den jeweiligen Mitarbeiter angezeigt werden. Allerdings wurde das Auffinden im Laufe der Zeit und mit zunehmenden Streameinträgen unkomfortabel. Durch diese neue Funktion wurde Abhilfe geschaffen.
Verwendung für personalisierte Dokumente

Die neue Funktion „Portal Dokument“ sollte nicht für generalisierte Dokumente verwenden werden. Da jeder Kontakteintrag bei jedem Mitarbeiter einen gewissen Speicherplatz beansprucht, gilt diese Funktion nicht als Downloadverzeichnis für Standarddokumente. Eine solche Nutzung kann die Speicherkapazität des Systems erschöpfen. Generalisierte Dokumente, wie bspw. Vordrucke, Informationsblätter oder andere nicht personalisierte Dokumente sind ausschließlich in den rexx Blogs zu hinterlegen.
Funktionsweise

Damit ein Benutzerprofil die Portalfunktion „Meine Dokumente“ nutzen kann, benötigt es das Recht „Meine Dokumente anzeigen“ aus der Aufgabengruppe „Portal“. Somit werden unter dem neuen Menüpunkt „Meine Dokumente“ in dem Self Service Portal alle Kontakteinträge eines Mitarbeiters angezeigt, die das Merkmal „Anzeigen = Portal Dokument“ aufweisen.

Die bisherigen Merkmale „Portal“ und „Digitale Akte“ wurden mit der neuen Option „Portal Dokument“ unter dem ebenfalls neuen Merkmal „Anzeige“ zusammengeführt und stehen dort zur Auswahl bereit.
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Alle Kontakteinträge, die das Merkmal „Anzeigen = Portal Dokument“ aufweisen und deren Anlagen, werden in dem Self Service Portal unter der Kachel „Meine Daten“ und dem Menüpunkt „Meine Dokumente“ als Vorschau angezeigt.
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Enthält ein Kontakteintrag mehrere Anlagen oder ist der Kontakteintrag selbst mehrseitig (z.B. mehrseitiges Formschreiben), so werden die Vorschaubilder in einem sogenannten „Stack“ dargestellt (siehe oberer Screenshot links oben). Die maximale Anzahl von Vorschaubildern in einem Stack ist auf fünf Vorschaubilder begrenzt.

Jeder Kontakteintrag wird durch einen eigenen Stack abgebildet. Enthält der Kontakteintrag lediglich eine einseitige Anlage, so wird auch nur ein Vorschaubild für diesen Kontakteintrag angezeigt. Es können bis zu maximal sechs Stacks in einer Reihe nebeneinander angezeigt werden. Sobald die maximal Anzahl von Stacks für eine Reihe erreicht ist, wird eine neue Reihe begonnen. Die Stacks werden dabei chronologisch von links nach rechts sortiert und von oben nach unten sortiert.

Der Stack öffnet sich, sobald der Mauszeiger darauf bewegt wird. Zusätzlich erscheint eine Informationsbox, welche weitere Angaben über den Betreff, das Erstellungsdatum und den Namen des Erstellers liefert. Durch einen Klick auf die im Hintergrund liegenden Vorschaubilder kann der Stack durchblättert werden.

Für den Inhalt eines Kontakteintrages wird nur dann ein Vorschaubild erzeugt, wenn dieser mehr als 80 Zeichen enthält. Dokumente die via Scanmanger nachgepflegt werden, enthalten i.d.R. in dem dazugehörigen Kontakteintrag weniger als 80 Zeichen. In diesem Fall würde nur ein Vorschaubild der Anlage erzeugt werden und nicht des Kontakteintrages selbst.
Mehrere Anlagen in einem Kontakteintrag

Besteht ein Kontakteintrag aus mehreren Anlagen, so wird je Anlage eine Vorschau für den Stack erzeugt (sofern es nicht mehr als fünf Anlagen sind, vgl. oben). Lässt das Dateiformat der Anlage nicht zu, dass eine "echte" Vorschau erzeugt wird, wird eine Dummy-Vorschau erzeugt. Typischerweise gilt dies für Video-Formate (.mov, .mp4) oder Dateiformate von Spezialanwendungen.

Bei Mehranlagen-Kontakteinträgen werden die verschiedenen Anlagen des Stacks in der Detailansicht aufgelistet. Die aktuelle Anlage ist dabei nicht in blauer Schrift dargestellt (im u.a. Screenshot die Anlage Anleitung_Mitarbeitergespräch.mp4).
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Die Anlagen in der Detailansicht sind genau wie die Vorschaubilder direkt mit dem jeweiligen Dokument verbunden und per Klick können diese geöffnet werden. Inhalte von Kontakteinträgen, sofern diese mehr als 80 Zeichen enthalten, oder Formschreiben werden hier systemseitig als PDF bereitgestellt. Diese Daten öffnen sich nicht in der gewohnten Ansicht des Kontaktfensters aus dem rexx Backend, sondern als PDF-View.
Kontakteinträge nachträglich als Portal Dokumente kennzeichnen

Die "Anzeigen" Optionen eines Kontakteintrages können nachträglich geändert werden. Dafür muss in dem Top-Level der Detailansicht unter "Weitere Aktionen" die neue Option "Anzeige ändern" gewählt werden.
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Anschließend kann die Option "Portal Dokument" ausgewählt werden.
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