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ESS - Meine Dokumente

Für das Self Service Portal gibt es die Funktion "Meine Dokumente", welche über das Menü-Widget auf der Startseite erreichbar ist. Hierbei handelt es sicht um Dokumente, die dem Mitarbeiter bewusst im Personalportal zur Verfügung gestellt werden, so wie Arbeitszeugnisse, Zertifikate für Fortbildungen und Gehaltsbescheinigungen (sofern keine Schnittstelle vorhanden). Unabhängig von der Personalakte können den Mitarbeitern auf diesem Wege auch andere individuelle Dokumente zur Ansicht und zum Download angeboten werden. 

 Weitere detaillierte Informationen zur neuen Ordnerstruktur für die Funktion "Meine Dokumente" finden Sie in diesem Artikel.

Info: Diese Funktion „Meine Dokumente“ sollte nicht mit der digitalen Personalakte im Backend übereinstimmen oder für generalisierte Dokumente verwendet werden. Da jeder Kontakteintrag bei jedem Mitarbeiter einen gewissen Speicherplatz beansprucht, gilt diese Funktion nicht als Downloadverzeichnis für Standarddokumente. Generalisierte Dokumente, wie bspw. Vordrucke, Informationsblätter oder andere nicht personalisierte Dokumente sind ausschließlich in den rexx Blogs zu hinterlegen.
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Alle Kontakteinträge, die das Merkmal „Anzeigen = Portal Dokument“ aufweisen und den dazugehörigen Anlagen, können im Personal Portal unter „Meine Dokumente“ als Vorschau angezeigt.
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Enthält ein Kontakteintrag mehrere Anlagen oder ist selbst mehrseitig (z.B. mehrseitiges Formschreiben), so werden die Vorschaubilder in einem sogenannten „Stack“ (nach hinten überlappend) dargestellt. Die maximale Anzahl von Vorschaubildern in einem Stack ist auf fünf Vorschaubilder begrenzt.Jeder Kontakteintrag wird durch einen eigenen Stack abgebildet.

Enthält der Kontakteintrag lediglich eine einseitige Anlage, so wird auch nur ein Vorschaubild für diesen Kontakteintrag angezeigt. Es können bis zu maximal 6 Stacks in einer Reihe nebeneinander angezeigt werden. Sobald die maximale Anzahl von Stacks für eine Reihe erreicht ist, wird eine neue Reihe begonnen - der jeweilige Stack öffnet sich, sobald der Mauszeiger darauf bewegt wird. Zusätzlich erscheint eine Informationsbox, welche weitere Angaben über den Betreff, das Erstellungsdatum und den Namen des Erstellers liefert. Durch einen Klick auf die im Hintergrund liegenden Vorschaubilder kann der Stack durchblättert werden.Für den Inhalt eines Kontakteintrages wird nur dann ein Vorschaubild erzeugt, wenn dieser mehr als 80 Zeichen enthält. Dokumente die via Scanmanger nachgepflegt werden, enthalten i.d.R. in dem dazugehörigen Kontakteintrag weniger als 80 Zeichen. In diesem Fall würde nur ein Vorschaubild der Anlage erzeugt werden und nicht des Kontakteintrages selbst.
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Die "Anzeigen" Optionen eines Kontakteintrages können nachträglich geändert werden. Dafür muss zum entsprechenden Kontakteintrag über den Reiter "Kontakte" in der Personalakte im Backend navigiert werden und über das „“-Menü (Drei-Punkte-Menü) die "Anzeige ändern" gewählt werden. Anschließend kann die Option "Portal Dokument" ausgewählt werden.
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Sichtberechtigungen auf bestimmte Dokumente einschränken
Sollte aus beispielsweise datenschutzrechtlichen Gründen gewünscht sein, dass gewisse Dokumente (z.B. Lohnabrechnungen) ausschließlich für den Mitarbeiter im Portal ersichtlich sein sollen und die Führungskraft diese nicht in den Kontakten der Personalakte sehen soll, dann empfiehlt sich folgender Weg:Über die Rechteeinstellungen in den Benutzerprofilen können einzelne Kontakttypen deaktiviert werden. Dadurch kann man beispielsweise Führungskräften die Sichtberechtigung für entsprechende Kontakttypen in den Kontakten ihrer Mitarbeiter entziehen. Es besteht demnach auch keine Möglichkeit mehr auf diese Dokumente zuzugreifen.Die entsprechenden Berechtigungen befinden sich in der Aufgabengruppe „Kontakttypen“ im jeweiligen Benutzerprofil:
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In diesem Beispiel besitzen Führungskräfte nicht die Berechtigung, den Kontakttyp „Arbeitszeugnis“ ihrer Mitarbeiter zu sehen.

Hinweis: Die Sichtberechtigung auf die eigenen Dokumente mit entsprechenden Kontakttypen im ESS wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Demnach können, wie in diesem Beispiel, die Führungskräfte ihre eigenen Dokumente, die als Portal Dokument markiert wurden, weiterhin sehen. Auch wenn sie diesen Kontakttypen bei den Mitarbeitern in der Personalakte nicht mehr sehen können.