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Wartelisten für Veranstaltungen

Bedeutung des neuen Feldes "Warteliste Grenze" in der Veranstaltungsakte (verfügbar via Systemdaten > Felderkonfiguration (Veranstaltungen))
  • Feldwert = 0 (default) entspricht keiner Warteliste. Das bedeutet, dass im Portal keine Anträge mehr auf diese Veranstaltung (=VA) gestartet werden können, sobald die max. Teilnehmeranzahl erreicht ist. Die VA erscheint zwar noch im ESS Katalog, aber oben wird ein Hinweis gegeben, dass diese VA ihre max. Teilnehmeranzahl erreicht hat:
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  • Wird der Feldwert geleert, bedeutet dies, dass unendlich viele Teilnehmer auf die Warteliste können. Ein Teilnehmer kommt dann auf die Warteliste, wenn die max. Teilnahme der VA erreicht ist.
  • Feldwert > 0 entspricht einer Warteliste-Grenze in angegebener Höhe. Die Warteliste ist also begrenzt. Ist die Wartelistengrenze z.B. = 5, können sich genau 5 Leute mehr anmelden, als die max. Teilnehmeranzahl. Diese 5 Teilnehmer landen dabei automatisch auf der Warteliste. Weitere Anmeldungen zur VA via Portal sind danach nicht mehr möglich (button "Beantragen" wird im ESS ausgeblendet).
Wartelisten-Handling im Backend



Im Backend können trotz Warteliste=0, oder erreichter Warteliste-Grenze weitere Teilnehmer auf die VA gebucht werden. Ist die max. Teilnehmeranzahl erreicht, werden die Teilnehmer im Backend auf die Warteliste gebucht. Ist die Warteliste bei einer Zuordnung via Backend schon voll, werden die neu hinzugefügten Teilnehmer mit dem in der VA hinterlegten initialen Teilnahmestatus auf die VA gebucht.



Landet ein Teilnehmer auf der Warteliste, so erhält er immer den Teilnahmestatus="Warteliste" - unabhängig davon, wie der initiale Teilnahmestatus der VA definiert ist. Es ist auch möglich, einen Teilnehmer manuell via Teilnahme-Statusänderung auf die Warteliste zu setzen. In diesem Fall wird hinter dem Wartelistenstatus in Klammern der vorherige Teilnahmestatus angezeigt, damit der Teilnehmer ggf. manuell wieder auf den alten Teilnahmestatus zurückgeändert werden kann (beim Wechsel zurück auf einen normalen Status verschwindet der Zusatz wieder).



Ein Teilnehmer, der auf "Warteliste" steht, wird systemseitig niemals automatisch von der Warteliste entfernt. Wenn ein Teilnehmer von der Warteliste auf einen "festen" Platz gebucht, oder endgültig abgelehnt werden soll, muss dies manuell durchgeführt werden. So ist gewährleistet, dass durch menschlichen Eingriff tatsächlich derjenige als Teilnehmer nachrückt, für den es am sinnvollsten ist. Es war eine bewusste Entscheidung unsererseits, hier auf Automatismen zu verzichten. In diesem Sinne ist es auch möglich, einen Teilnehmer, der bereits gebucht war, oder neu hinzugefügte Teilnehmer im Backend manuell auf "Warteliste" zu setzen, selbst wenn die Warteliste-Grenze noch gar nicht erreicht ist, oder keine Warteliste definiert ist.

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