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QR-codes
1. Einführung

Die neuen rexx QR-Funktionen beschleunigen die Prozesse bei der Verarbeitung von Papierdokumenten, die im rexx HR entstanden sind und dann wieder ins rexx zurückgeführt werden sollen.

Voraussetzung für die Nutzung der QR-Funktionen ist der rexx Scanmanager. Die rexx QR-Funktionen selbst sind kostenlos.


Beispiele für Anwendungsszenarien

- Szenario 1

Kunde erzeugt z.B. Arbeitsvertragsergänzungen via Formschreiben und druckt diese aus, weil im Unternehmen die handschriftliche Unterzeichnung durch den Mitarbeiter gefordert ist. Das unterzeichnete Exemplar soll zurück in die digitale Personalakte.



- Szenario 2

Bei den Personalgesprächen besteht ein Unternehmen ebenfalls auf die handschriftliche Zeichnung des Gesprächs durch Mitarbeiter und Vorgesetzte. Das unterzeichnete Dokument soll der digitalen Personalakte zugeführt werden. Da Personalgespräche i.d.R. zyklisch und massenhaft durchgeführt werden, entstehen i.d. Szenario viele Papierdokumente, die zurück in das rexx fließen müssen.

- Szenario 3

Ein Unternehmen arbeitet mit den rexx Umfragen, möchte aber, dass die Mitarbeiter die Umfrage per Papier ausfüllen. Das kann z.B. ein Produktionsunternehmen sein, das für die Produktions-Mitarbeiter keinen IT/Portalzugang bereitstellt.

In einigen Unternehmen wurde spez. im Zusammenhang mit Umfragen zu Veranstaltungen vielleicht auch die Erfahrung gesammelt, dass die Mitarbeiter eher bereit sind, eine Papierumfrage - direkt nach der Veranstaltung durch den Referenten verteilt - zu beantworten, als eine digitale Umfrage später in rexx. Daher wird die Papierumfrage i.d. Unternehmen bevorzugt.


2. Grundlagen zur Verarbeitung von QR-Codes

QR-Codes gelten für digitale Erkennungsmethoden (via Scanner, Foto-Apps, etc.) als etwas unempfindlicher als Barcodes.

> Je mehr Information im QR-Code verschlüsselt wird, desto fehleranfälliger wird er jedoch für die digitale Wiedererkennung.

> Je größer der QR-Code im zu erkennenden Dokument/Bild abgebildet ist, desto besser funktioniert die automatische Erkennung. In Papierdokumenten bietet rexx via QR-Platzhalter eine Größe des QR-Codes von ca. 1,5 x 1,5 cm. Damit ist er wenig störend, aber doch mit einer hohen Erkennungsrate versehen.
Mögliche Störeffekte bei der automatischen Erkennung:
  • Falten / Knicke in zu scannenden Dokumenten beim QR-Code (QR-Code ist perspektivisch „verzogen“)
  • Unzureichender Kontrast Dokument / Scan / Foto und QR-Code (ein QR-Code sollte idealerweise auf weißen Hintergrund positioniert werden)
  • QR-Code ist am äußersten Rand (oben, unten, rechts, links) des Dokumentes platziert
Achtung! Grundsätzlich sollte der QR-Code Platzhalter im Kopf- oder Fußzeilenbereich platziert sein, da rexx nur diese beiden Bereiche eines Dokumentes auf einen QR-Code untersucht. (Bei den Umfragen ist dies automatisch gegeben, da die Kopfzeile mit dem QR-Code für das Umfrage-PDF anwendungsseitig einprogrammiert ist.) Der QR-Code muss innerhalb des Kopf- oder Fußzeilenbereiches komplett abgebildet werden, damit eine spätere Verarbeitung (scannen) möglich ist. Der QR-Code-Scanbereich bezieht sich auf die oberen 20%, sowie die unteren 20% des Dokumentes. Ebenfalls sollte der QR-Code nicht auf einem Seitenumbruch platziert werden.

Wenn Dokumente per Email an den Scanmanager gesendet werden, landen sie immer im obersten Verzeichnis, das für die Scandokumente eingerichtet ist. Das Verarbeitungsprogramm durchläuft in der Regel alle 5 Minuten dieses Verzeichnis und prüft die erste Seite des Dokumentes, ob dort ein QR-Code enthalten ist. Falls ja, wird es verarbeitet und automatisch in die richtige Akte verschoben.

Im Normalfall sind die an den Scanmanager gesendeten QR-Code-Dokumente also gar nicht im Scanmanager sichtbar, da sie automatisch verarbeitet werden. Nur wenn die QR-Erkennung versagt, erscheinen diese Dokumente im obersten Pfad des Scanmanager-Verzeichnisses.

Die Verarbeitung von Scan-Dokumenten durch die QR-Erkennung liegt je nach Serverlast/-leistung bei ca. 1-2 Sekunden je Dokument (bei Dokumenten mit 1-2 Seiten), wobei das Verarbeitungsprogramm des Scanmanagers alle 5 Minuten startet. Es kann also ein paar Minuten dauern, bis die Dokumente vom Scanmanager in die richtigen Akten geschoben werden.

rexx HR unterstützt auch Gruppenscans von QR-Dokumenten. Es können also mehrere Dokumente über einen Scannereinzug in ein einziges PDF gescannt werden. Bis maximal 200 Seiten können so in einem Dokument zusammengefasst und an den Scanmanager übergeben werden. Das beschleunigt die digitale Massenverarbeitung solcher QR-Dokumente enorm.
Achtung! Die Grenze von 200 Seiten in einem Scan-Dokument sollte nicht überschritten werden, da es sonst u.U. zu Systemproblemen und Datenverlusten kommen kann.

Der Scanmanager zerteilt die Gruppenscan-Datei wieder in Einzel-PDF-Dateien. Enthält die erste Seite des Scans einen QR-Code, so gehören alle Folgeseiten ohne QR-Code oder mit dem selben QR-Code zum ersten Teil-Dokument des Gruppenscan. Sobald auf einer der Folgeseiten ein neuer QR-Code erscheint, wird daraus ein neues Teildokument erzeugt – und auch dort werden solange die Folgeseiten hineingepackt, bis wieder ein neuer QR-Code erscheint.

Es ist also wichtig, dass die Dokumente in der richtigen Reihenfolge in das Gruppen-PDF gescannt werden. Dabei können aber im Gruppenscan beliebige QR-Dokumente (verschiedene Formschreiben, Gespräche oder auch Umfragen) gemischt sein.

In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, mehrseitige Teildokumente eines Gruppenscan immer mit identifizierenden Kopf- oder Fußzeilen zu versehen, so dass man die Reihenfolge aller Seiten des geplanten Gruppenscan wieder herstellen kann, sollte der Papierstapel einmal durcheinander geraten. Bei den Umfragen ist dies automatisch gegeben, bei Formschreiben sollte dafür die Kopf- oder Fußzeile verwendet werden. Bei den Gesprächen sind die Templates manuell entsprechend anzupassen.

Dokumente können auf verschiedene Arten an den Scanmanager übergeben werden:

a) per Mail

Für den Scanmanager wird eine E-Mail eingerichtet, die Dokumente im Rootverzeichnis des Scanmanagers ablegt. Enthält das Dokument auf der ersten Seiten einen QR-Code, startet die automatische Verarbeitung und Ablage im rexx HR gemäß o.a. Beschreibung. Dokumente ohne QR-Code bleiben im Verzeichnis des Scanmanager, bis sie manuell der richtigen Akte zugeführt werden.

Auch die direkte Zuordnung eines Dokumentes in die Personalakte durch einen codierten Betreff der E-Mail an den Scanmanager funktioniert weiterhin. Der Aufbau eines solchen Betreffs sieht folgendermaßen aus:
  • Personalnummer des Personals, Kontaktordner Kürzel (es werden nur die rexx Standardordner unterstützt!), Betreff des Kontakteintrages
  • Beispiel: 12345, AU, Krankmeldung Hans Huber
Achtung: Diese Methode ist nur für Einzel-Scans von Dokumenten geeignet!



b) Upload in das Scanmanager-Verzeichnis

Der direkte Upload von Scans in ein Scanmanager-Verzeichnis, z.B. via WebDAV eingebunden, funktioniert hinsichtlich der automatischen Verarbeitung von QR-Code-Dokumenten genau wie beim Email-Import. Wichtig ist hier nur, dass die Scans in das Root-Verzeichnis des Scanmanagers geladen werden und nicht in ein Unterverzeichnis.

Eine halbautomatische Unterstützung der Scanmanager-Verarbeitung für nicht QR-codierte Dokumente erhält man durch gezielte Uploads in Unterverzeichnisse. Wenn die Unterverzeichnisse des Scanmanager wie die Personalnummern der Mitarbeiter benannt sind, dann schlägt der Scanmanager bei der manuellen Zuordnung bereits die Akte des betreffenden Mitarbeiters vor.
3. QR Platzhalter in Formschreiben

In Formschreiben kann der QR-Code mittels des neuen Platzhalters ##qrcode eingefügt werden:
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In obigem Screen ist das typische Anwendungsszenario dargestellt: Zunächst wurde das Formschreiben ausgedruckt (unterer Eintrag links im rot umrandeten Bereich des Workcenter) und dem Mitarbeiter zugestellt. Das Dokument enthält den per Platzhalter generierten QR-Code (unten rechts rot umrandet).

Das Dokument wird vom Mitarbeiter handschriftlich unterzeichnet und dann per HR-Sachbearbeitung/Vorgesetzte an den rexx Scanmanager übergeben (z.B. per Email oder per Upload in ein WebDAV-Verzeichnis).



Im QR-Code ist die Formschreiben-ID hinterlegt. Dadurch „weiß“ der Scanmanager, in welche Akte das gescannte Dokument gehört und wie der Betreff des gescannten Dokuments lautet (nämlich genau wie der des zuvor gedruckten Formschreibens). Auch der Kontakttyp des vorausgegangen Formschreibens wird vom Scanmanager für die Verarbeitung des QR-Scans übernommen.

Das Kontaktmedium solcher via Scanmanager verarbeiteten Dokumente ist wie bei manuell vom Scanmanager eingeordneten Dokumenten immer „Scanner“ (siehe oberer Eintrag im Workcenter im rot umrandeten Bereich in o.a. Screen).
Hinweis:

Der Platzhalter ##qrcode wird nicht sofort geparst (=gesetzt). Erst wenn das Dokument gedruckt, oder per Mail versendet wird, kann der QR-Code erzeugt werden. Der geparste QR-Code ist also nur im Kontakteintrag des Formschreibens sichtbar, nicht aber in der Vorschau beim Auslösen des Formschreibens.


Tipp:

Es kann u.U. gewünscht sein, dass nicht alle Schreiben mit QR-Codes versehen werden. Dann macht es Sinn, hierfür eine eigene Seitenkonfiguration zu schaffen: z.B. „Email mit QR-Code“ und „Brief mit QR-Code“. In diesen Seitenkonfigurationen wird dann der qr_code-Platzhalter eingesetzt, so dass nur Dokumente mit dieser Seitenkonfiguration den QR-Code im Footer enthalten und demnach über den Scanmanager wieder automatisiert ins System zurückgeführt werden können.


4. QR-Codes in Personalgesprächen

Der QR-Code-Platzhalter kann in den Templates für Gesprächsbögen eingebracht werden. Der Platzhalter wird durch einen QR-Code ersetzt, sobald aus dem Template ein Gespräch erzeugt wurde.

Über Systemdaten>Gesprächstypen wird festgelegt, ob für ein abgeschlossenes Gespräch ein Kontakteintrag erzeugt werden soll. Wenn dort dem Gesprächstyp ein Kontakttyp zugeordnet wurde, wird das Gespräch bei Gesprächsstatus=Abgeschlossen zusätzlich als Kontakteintrag mit dem zugeordneten Kontakttyp hinterlegt. Auch die Einstellung des Kontakttyps für die Option “Digitale Akte“ wird dabei übernommen. Dies ist keine neue Funktion – neu ist aber, dass hier dem Gesprächstyp auch KEIN Kontakttyp zugeordnet werden kann, womit erreicht wird, dass bei einem abgeschlossenen Gespräch eben KEIN zusätzlicher Kontakteintrag geschrieben wird.

In Bezug auf die sog. „Digitale Akte“ (PDF-Akte) verhält es sich in diesem Szenario mit den geforderten handschriftlichen Zeichnungen der Gespräche in der Regel so, dass in der Digitalen Akte nur das unterschriebene Gespräch enthalten sein soll (also der Scan) – und eben nicht das Gespräch ohne Unterschrift.



Für den betreffenden Gesprächstyp wird dann in den Systemdaten>Gesprächstypen das Feld „Kontakttyp=LEER“ und das Feld „Kontakttyp für Scanmanager=#gewünschter_Kontakttyp_für_digitale_Akte“ gesetzt (im Beispiel-Screen wurde der Kontakttyp „Personalgespräch“ gewählt):
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Wenn nun ein Gespräch dieses Typs erzeugt und das Gespräch abgeschlossen wird, wird das Gespräch wie gewohnt abgelegt, aber es wird kein zusätzlicher Kontakteintrag erzeugt. Im Kontaktreiter ist also nichts vom Gespräch zu sehen.

Innerhalb der Digitalen Akte kann unabhängig von den Kontakten eingestellt werden, dass abgeschlossene Gespräche im PDF angezeigt werden. Das würde natürlich weiterhin auch für diese Gespräche möglich sein, aber sie wären eben nicht in chronologischer Ordnung unter den Kontakteinträgen der Digitalen Akte sichtbar.

Nachdem das Gespräch geführt wurde, wird es ausgedruckt und handschriftlich vom Mitarbeiter und Gesprächsmanager gegengezeichnet. Dann wandert es in den Scanmanager. Der identifiziert das Gespräch anhand des QR-Codes und erzeugt einen Kontakteintrag mit dem Gespräch gemäß der Einstellungen in Systemdaten>Gesprächstypen.


5. QR-Codes in Umfragen

Das typische Anwendungsszenario ist wie eingangs beschrieben eine Umfrage, die handschriftlich ausgefüllt wird (und logischerweise nicht anonym ist). Damit überhaupt der QR-Code auf dem Umfrage-Dokument erscheint, muss der Ausdruck der Fragebögen entsprechend gewählt werden:
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Der Menüpunkt „Personalisierte Bögen als PDF“ steht im Stammblatt der Umfrage aber auch im Reiter „Bogen“ zur Verfügung. Dies erzeugt ein Massen-PDF, das personalisierte Umfragebögen für jeden Teilnehmer der Veranstaltung enthält (Name des Teilnehmers etc., QR-Code):
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Vor einer Veranstaltung werden die personalisierten Umfragebögen also ausgedruckt – entweder von der Zentrale, oder vom Referenten selbst (dazu kann das Massen-PDF per Email versendet werden). Nach der Veranstaltung verteilt der Referent die Umfragebögen. Hierbei muss er natürlich beachten, dass jeder Teilnehmer „seinen“ Bogen erhält.

Anschließend sammelt der Referent die Umfragen ein und leitet sie an die Erfassungsstelle weiter. Dort werden diese gescannt und zwar so, dass immer ein PDF je Teilnehmer und Umfrage entsteht – wobei dieses Dokument, wie vorab beschrieben, durchaus mehrseitig sein kann.

Die gescannten Umfrage-Dokumente werden an den Scanmanager gesendet. Der erkennt anhand des QR-Codes, um welche Umfrage und welchen Mitarbeiter es sich handelt. Das Umfrage-PDF wird vom Scanmanager dann automatisch in der Umfrage-Akte im neu geschaffenen Reiter „Kontakte“ abgelegt:
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Der Kontakteintrag weist den neuen System-Kontakttyp „Umfrage“ aus und ist vom Medium „Scanner“. Diese Kontakteinträge bringen eine neue Option für „Akte, Bezug“ der Contact Engine – nämlich den Bezug zur Umfrage. Der Kontakt enthält das gescannte Umfrage-PDF. Der Betreff zeigt den betreffenden Mitarbeiternamen und die rexx Personal ID. Der Empfänger dieses Kontakteintrages ist derjenige User, der die Umfrage publiziert hat. In der Regel wird die Umfrage automatisch mit Abschluss der Veranstaltung publiziert – dann ist der Ersteller der Umfrage der Empfänger.

Wurden alle Umfragen gescannt, ist in der Umfrageakte im Reiter Kontakte je Teilnehmer ein Kontakteintrag mit dem Umfrage-Scan des jeweiligen Teilnehmers hinterlegt.



Ist der Kontakttyp „Umfrage“ in den Systemdaten mit dem Flag „Digitale Akte=Ja“ versehen (ist im Standard so, kann aber geändert werden), wird zusätzlich in der Mitarbeiterakte ein Kontakteintrag mit der vom Mitarbeiter beantworteten Umfrage erzeugt:
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Auch hier ist der Kontakttyp=Umfrage und das Medium=Scanner. Der Betreff enthält die Bezeichnung der Umfrage. Dieser Kontakteintrag weist keinen Empfänger aus - ist also lediglich eine Dokumentation für die Digitale Akte.

Wenn der Scanmanager eine Umfrage verarbeitet hat, wird dies auch im Reiter „Teilnahme“ der Umfrage dargestellt: In der (neuen) Umfrage SAL-Spalte „Umfragebogen“ steht dann ein verlinktes „Scan“ (zeigt die vom Mitarbeiter handschriftlich ausgefüllte Umfrage):
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Ein Klick auf den Umfrage-Status, oder die Bewertungssternchen, öffnet einen Info-Layer, der es in hellblau hervorhebt, wenn für den Mitarbeiter ein Scan vorliegt:
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Von dieser Detailansicht aus kann per Klick auf das verlinkte „Scan“ der Umfrage-Scan geöffnet werden. Diese Detailansicht wurde neu implementiert und ermöglicht die Nacherfassung von Umfragen für den Mitarbeiter im Backend (z.B. durch HR oder den Vorgesetzten). Hierbei kann man die Umfrage entweder in einem Durchgang über den oben angeordneten Button „Abschließen“ oder aber auch eine Teilbeantwortung „Zwischenspeichern“.

Dieser Detail-Layer ist so ausgelegt, dass er geöffnet bleibt, wenn im zweiten Layer z.B. über den Scan-Link die handschriftlich ausgefüllte Umfrage geöffnet wird.



So lassen sich die Antworten des Scans komfortabel als echte Umfrage-Antworten nacherfassen (links die Maske zur Nacherfassung der Umfrageergebnisse, rechts der Scan des handschriftlich ausgefüllten Bogens):
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6. Resümee

Die QR-Funktionen und die verschiedenen Erweiterungen bei den Umfragen unterstützen die Nacherfassung vom Umfragen – z.B. wenn diese eben handschriftlich ausgefüllt wurden - deutlich besser als bisher. Der Scanmanager ist in der Lage, anhand des QR-Codes zu erkennen, um welche Umfrage und welchen Mitarbeiter es sich handelt. So kann das manuell ausgefüllte Umfrage-Dokument recht unkompliziert wieder digital ins rexx HR zurückgeführt werden. Dabei können die manuell ausgefüllten Fragebögen einer Umfrage bequem in einem Rutsch gescannt und automatisch zugeordnet werden, wenn es nicht mehr als 200 Seiten im Gesamt-Scan-Dokument sind.

Es ist jedoch nicht möglich, automatisch die Antworten einer manuell erfassten Umfrage auszulesen. Daher ändert sich der Umfrage-Status für den Teilnehmer auch nicht, wenn der Scanmanager das PDF zuordnet. Nur durch die manuelle Nacherfassung der Antworten wechselt der Umfrage-Status für diesen Teilnehmer auf „Umfrage beendet“ - und erst dann fließen die Antworten in die Gesamtstatistik der Umfrage ein.

* * *
Erstdokument-Handling beim QR-Code Import via Scanmanager

Häufig wird für die Erstellung von Erstdokumenten der QR-Code verwendet. Über diesen Weg können erstellte Dokumente sehr einfach und benutzerfreundlich wieder in das rexx HR eingescannt und der richtigen Mitarbeiterakte zugeordnet werden.

In vielen Fällen sollen diese Dokumente von dem Mitarbeiter handschriftlich unterschrieben werden und daraufhin via Scanmanager in die „Digitale Personalakte“ zurückkehren.

Sobald ein Dokument mit dem rexx QR-Code erstellt und gedruckt wird, wird es in der Mitarbeiterakte angelegt mit den entsprechenden Kontaktattributen für „Anzeigen“ (Digitale Akte, Portal Stream, Portal Dokumente) gemäß der Definition des jeweiligen Kontakttypen in den Systemdaten.
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Sobald ein Mitarbeiter dieses Erstdokument unterschreibt und das unterschriebene Exemplar per Scanmanager und QR-Code-Erkennung automatisch in die Personalakte des Mitarbeiters zurückgeführt werden soll, wird dafür ein Zweitdokument angelegt.

Somit existieren in der Personalakte sowohl das Erstdokument (ohne Unterschrift des Mitarbeiters), als auch das Zweitdokument (mit Unterschrift des Mitarbeiters). Insbesondere bei aktenrelevanten Dokumenten kann es irritieren, wenn neben der gezeichneten eine ungezeichnete Version des Dokuments in der Akte vorhanden ist.

Um dem Verhalten vorbeugen zu können, wurden die Formschreiben-Templates um das neue Flag „Ersetzen bei QR-Code Import“ erweitert.

Dieses neue Flag bietet drei Optionen zur Auswahl.
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  • Das ursprüngliche Dokument (Erstdokument) wird nicht überschrieben und verbleibt gemeinsam mit dem QR -Import-Dokument in der Personalakte
  • Ja, löschen und ersetzen: Bei dem Import eines QR-Code-Dokumentes wird geprüft, ob genau dieses Dokument schon in der Personalakte des Mitarbeiters vorliegt (Erstdokument, nicht unterschrieben). Falls ja, wird die nicht unterschriebene Version gelöscht. Diese Einstellung ist neu und die Default-Einstellung für neue Formschreiben Templates.
  • Nein, nur Anzeige-Option entfernen: Bei dem Erstdokument werden nach dem Import des Zweitdokuments sämtliche Optionen für das Flag „Anzeigen“ abgewählt (somit erscheint das Erstdokument nicht mehr im Backend in der „Digitalen Akte“ oder im Portal in „Meine Dokumente“):
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