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Entwicklungsmassnahmen
1. Einführung

Im Zuge der Personalentwicklung / des Talent Management bieten viele Unternehmen neben den klassischen Zielvereinbarungen und Personalgesprächen verschiedene Entwicklungsmaßnahmen an. In der Regel sind dies besondere Schulungen oder Trainings, welche die Fähigkeiten der Mitarbeiter zur besseren Erfüllung ihrer Aufgaben ausbilden und entwickeln sollen.

Entwicklungsmaßnahmen sind gewissermaßen Empfehlungen oder verbindliche Richtlinien zur Absolvierung bestimmter Veranstaltungen (Schulungen, Trainings, Fortbildungen usw.) für ausgewählte Mitarbeiter oder Karrierepfade. Diese Maßnahmen stellen also keine konkreten Veranstaltungen dar, sondern verweisen auf zu fördernde Themen / Veranstaltungsinhalte für die jeweiligen Mitarbeitenden.
Wichtig: Voraussetzung zur Nutzung der neuen Funktion ist das rexx Veranstaltungsmanagement.

Entwicklungsmaßnahmen werden meistens im Zuge von Personal- und Entwicklungsgesprächen vereinbart. Das rexx Modul für Personalgespräche ist daher eine sehr zu empfehlende Ergänzung. Über die Verbindung zwischen Personalgesprächen und dem Veranstaltungsmodul entfaltet sich die volle Leistung der neuen Entwicklungsmaßnahmen. Die neue Funktion „Entwicklungsmassnahmen“ wird kostenlos bereitgestellt.

Die Zuordnung der empfohlenen oder fest vereinbarten Entwicklungsmaßnahmen zu KONKRETEN, terminierten Veranstaltungen erfolgt außerhalb des Personalgespräches über neue Funktionen des Veranstaltungsmanagements.


Hinweise zu Schreibweisen
  • In Deutschland und Österreich wird „Maßnahme“ mit „ß“ geschrieben. In der Schweiz kennt man jedoch kein „ß“. Auch in anderen Sprachen ist der Buchstabe „ß“ unbekannt. Wir haben uns daher entschlossen, anstelle dessen für programmseitige Bezeichnungen im Zusammenhang mit den Entwicklungsmaßnahmen das „ß“ nicht zu verwenden.
  • Nachfolgend werden folgende Abkürzungen benutzt:

    VA: Veranstaltung

    MA: Mitarbeitende / Mitarbeiter

    EM: Entwicklungsmaßnahme
2. Veranstaltungstyp „Entwicklungsmassnahmen“ (Konfiguration)

In rexx wird nun der neue VA-Typ „Entwicklungsmassnahme“ angeboten. Dieser ist von der Feldklasse „System“ und kann nicht gelöscht werden. Von der Umbenennung dieses Typen ist DRINGEND abzuraten, da der Begriff „Entwicklungsmassnahmen“ an vielen anderen referenzierenden Stellen der Software verwendet wird.

Soll die neue Funktion nicht genutzt werden, sollte in den Systemdaten>Typen_Veranstaltung… dieser VA-Typ auf ‚Aktiv‘=Nein gesetzt werden. Denn mit dem VA-Typ ‚EM‘ sind besondere Funktionen und Konfigurationen verbunden, welche nicht für das normale Veranstaltungsmanagement geeignet sind.

Grundsätzlich sind die Veranstaltungsakten über die o.a. Typenverwaltung typspezifisch konfigurierbar. Das gilt sowohl für die möglichen Teilnehmerstatus, als auch für die verfügbaren Feldbereiche. Für den neuen System VA-Typ ‚EM‘ wird eine gegenüber den normalen VA-Typen verschlankte Konfiguration vorgenommen.

Standardmäßig sind für den Typ ‚EM‘ folgende Teilnahme-Status aktiviert:
  • Abgelehnt
  • Vorgeschlagen (dies ist ein neuer Teilnahme-Status, der im Zuge der EM eingeführt wurde)
  • Zugeordnet
Die anderen möglichen Teilnahme-Status sind für diesen besonderen VA-Typ nicht sinnvoll, könnten aber ggf. via Systemdaten hinzu konfiguriert werden.

Es sollte darauf geachtet werden, dass der initiale Teilnahme-Status der EM Veranstaltungen in den Systemdaten>Veranstaltung_Teilnahme-Status so konfiguriert ist, dass das Feld „Kostenumlage“ auf „Nein“ steht. Denn die Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einer EM verursacht keine Kosten, die auf das rexx Trainingsbudget verbucht werden müssten. Erst mit der anschließenden Buchung auf eine konkrete Veranstaltung entstehen ggf. Kosten.

Folgende Feldbereiche (gem. Standardauslieferung) der EM-Akte sollten standardmäßig aktiviert sein:
  • Beschreibung
  • Information / Aufgaben
  • Stammdaten
  • Teilnahme
Weitere Feldbereiche sind für die EM Veranstaltungen in der Regel nicht sinnvoll, könnten aber ggf. via Systemdaten hinzu konfiguriert werden.


3. Platzhalter für die Einbindung in das Personalgespräch

Über den Platzhalter ##pg_neue_entwicklungsmassnahme_BUTTON öffnet sich ein Fenster mit einer Veranstaltungsliste, die zwangsgefiltert ist auf Veranstaltungen vom Typ ‚Entwicklungsmassnahme‘.

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Die Spalten der Auswahlliste werden über die neue in den Systemdaten zu definierende Standardabfrage "Entwicklungsmassnahmen VA Auswahl (Gespräche)“ festgelegt. Der Platzhalter ##pg_entwicklungsmassnahmen zeigt die Tabelle mit den ausgewählten Maßnahmen und ermöglicht es, eine Bemerkung zu erfassen.


4. Prozess nach Maßnahmen-Auswahl

Nach Abschluss des Gespräches werden die Mitarbeitenden automatisch den ausgewählten Maßnahmen-Veranstaltungen zugeordnet. Sie erhalten dabei den Status, der für diese Veranstaltung als initialer Teilnahme-Status festgelegt wurde - üblicherweise „vorgeschlagen“.

Wie eingangs erwähnt, handelt es sich bei Veranstaltungen vom Typ „Entwicklungsmassnahme“ nicht um konkrete Veranstaltungen, sondern gewissermaßen nur um ein „Sammelbecken“ für diejenigen, die als Teilnehmer für diese Art von Schulung vorgesehen bzw. vorgeschlagen sind. Daher erscheint die Zuordnung zur EM auch nicht als Veranstaltung im Widget der Mitarbeiterakte, sondern wird über ein neues Spezialfeld „Entwicklungsmassnahme“ des Widgets visualisiert:
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Wenn im vorstehenden Widget dem MA mehrere EM zugeordnet wurden, so wird dort immer die zuletzt zugeordnete EM gezeigt. Über Klick auf den blau dargestellten Link sind jedoch alle EM des MA sichtbar.

Sobald im Zuge des Gesprächs eine Maßnahme ausgewählt wurde, wird die Zuordnung in der zentralen Gesprächsliste (Kachel ‚Entwicklung‘>Gespräche) sichtbar, sofern dort die neue Spalte „Entwicklungsmassnahme“ konfiguriert ist (im Screen ganz rechts):
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Wenn das Gespräch abgeschlossen wird, findet die EM-Zuordnung statt und dann wird in dieser neuen Spalte auch der Status der Maßnahme (in Klammern hinter der Bezeichnung der Maßnahme) angezeigt, z.B. bei den oberen 3 Einträgen der Liste im Screen. Der letzte Eintrag bei Urs Depardieu weist für die EM „Leadership Excellence“ keinen Status in der Spalte „Entwicklungsmassnahmen“ aus, da das Gespräch noch nicht abgeschlossen ist.

Nach Abschluss der Gesprächsrunde prüft z.B. der EM-Beauftragte die EM Veranstaltungen. Anschließend wählt er im Reiter Teilnahme der Akte via Arbeitskorb einzelne, oder alle zugeordneten Mitarbeitenden aus. Sobald mindestens ein Teilnehmer dem Korb hinzugefügt wurde, steht im Toplevel die neue Funktion zur Verfügung: „Veranstaltung zur Entwicklungsmassnahme finden“.
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Das „Veranstaltung zur Entwicklungsmassnahme finden“ steht im Toplevel nur zur Verfügung, wenn es sich um eine EM-VA handelt und ist nur aktiviert/klickbar wenn sich mindestens ein Teilnehmer im Arbeitskorb befindet.

Die Finden-Funktion durchsucht die Veranstaltungen und bietet eine Trefferliste an, die alle Veranstaltungen in der Zukunft zeigt, die so gekennzeichnet wurden, dass sie zur ausgewählten EM gehören (in unseren Beispiel alle VA's, die der EM „Diversity Uptuning“ zugeordnet wurden).



So sieht diese Trefferliste z.B. aus (es handelt sich um die Search & List Standardabfrage „Veranstaltungen-Auswahl“):
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Hier können nun eine oder mehrere Veranstaltungen gewählt werden. Sobald die Zuordnung zu einer konkreten Veranstaltung erfolgt ist, kehrt man wieder in die EM zurück. Dort hat sich jetzt der Teilnahme-Status von „Vorgeschlagen“ auf „Zugeordnet“ geändert. Damit ist in der EM sofort erkennbar, dass die vorgeschlagene Maßnahme tatsächlich in eine konkrete Veranstaltung gemündet ist.


5. Prozess nach Zuordnung zu einer konkreten Veranstaltung

Der Teilnahme-Status der EM wird bei einer Zuordnung zu einer konkreten VA nicht nur in der EM-VA, sondern auch in der Gesprächsliste und in der Mitarbeitenden-Akte im Veranstaltungs-Widget aktualisiert, so dass man an den verschiedenen Stellen immer sofort erkennt, wie der Stand der Entwicklungsmaßnahme für die jeweiligen Mitarbeitenden ist. Hier z.B. in der MA-Akte:

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Man sieht nicht nur, dass der Status der EM nun auf „Zugeordnet“ gewechselt ist, sondern auch, dass die Zuordnung zu einer passenden, konkreten Veranstaltung in der Widget-Liste angezeigt wird (hier konkret die Veranstaltung „Diversity Modul 1“).



Ein täglich laufendes Kontrollprogramm überprüft, ob der Mitarbeiter, der sich in einer EM befindet, tatsächlich auch einer konkreten Veranstaltung zugeordnet bleibt. Wird ein MA im weiteren Verlauf wieder aus dieser konkreten VA als Teilnehmer entfernt, so sorgt das Kontrollprogramm dafür, dass sich auch der Teilnahme-Status in der EM von „Zugeordnet“ wieder auf „Vorgeschlagen“ (bzw. dem initialen Status der zugehörigen EM VA) zurück ändert.

Das Kontrollprogramm prüft überdies, wann das ‚bis‘-Datum dieser im Rahmen der EM zugewiesenen konkreten VA erreicht ist. Falls das ‚bis‘-Datum+1 erreicht ist und der MA in dieser VA einen Teilnahme-Status aufweist, der das Merkmal ‚Kostenumlage‘=Ja aufweist, wird der MA aus der EM Veranstaltung entfernt. Denn mit Ableistung der Veranstaltung wurde das Ziel der Entwicklungsmaßnahme erreicht.
Hinweis:

Das im obigen Screen zu sehende Sonderfeld „Entwicklungsmassnahmen“ zeigt immer nur eine Entwicklungsmaßnahme. Wenn mehrere Maßnahmen vorliegen, wird stets nur die zuletzt zugeordnete Maßnahme gezeigt. Per Klick auf die blau verlinkte EM erhält man in einem Infofenster eine Liste aller dem MA zugeordneten Entwicklungsmaßnahmen.


6. Manuelle Zuordnung

Natürlich besteht zudem die Möglichkeit, auch außerhalb eines Gesprächsprozesses Mitarbeitende einer Entwicklunsgmaßnahme zuzuordnen. Dafür wechselt man einfach in die EM Veranstaltung in den Reiter Teilnehmer und wählt im Toplevel-Menü „Teilnehmer zuordnen“. Ansonsten läuft der Prozess dann genau wie zuvor beschrieben.
Kostenerfassung / Budgetierung

Im Normalfal macht die Hinterlegung von Kosten für Entwickungsmaßnahmen (kurz: EM) keinen Sinn, da Kosten letztlich erst durch eine konkrete Veranstaltung (kurz: VA) zur EM entstehen. Wenn dennoch gewünscht, kann in den Systemdaten der Feldbereich "Kosten" durchaus für den VA-Typ "Entwicklungsmassnahme" freigeschaltet werden:
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Folgendes sollte bei einer Kostenerfassung für EM's beachtet werden:

Sobald ein Teilnehmer auf eine EM gesetzt wird, erhält er den in der EM festgelegen initialen Teilnahmestatus.

In den Systemdaten>Veranstaltung_Teilnahmestatus wird für die verschiedenen Teilnahmestatus über das Flag "Kostenumlage" gesteuert, ob der Status zu einem Kostenrecord für den Mitarbeiter bzw. genauer für das VA-Budget des Mitarbeiters führt. Dieses "Kostenumlage"-Flag wirkt allerdings nur auf die 'Teilnahmegebühr' einer VA - nicht auf manuell erfasste VA-Kosten.

Wenn der initiale Teilnahmestatus der EM auf Kostenumlage=nein steht (ist im Standard so, da initialer Teilnahmestatus einer VA = geplant), werden für einen Teilnehmer in der EM-VA bei Zuordnung keine automatischen Kosten geschrieben (dies geschieht erst bei Statuserhalt 'teilgenommen'). Für eine genauere Budgetplanung müssten die Kosten also manuell erfasst werden - entweder für jeden einzelnen Teilnehmer, oder als pauschale Summe für alle Teilnehmer.

Wichtig ist i.d. Zusamenhang auch, dass Kosten mit "(Kosten)Umlage"=ja sofort auf das Budget des Teilnehmers wirken. Dies bedeutet wiederum, dass das Budget des Teilnehmers bei Zuordnung auf eine EM gemindert würde, obwohl er noch gar keiner konkreten VA zugeordnet wurde.

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Insa Janssen
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UNITY AG
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von Insa Janssen » Mo Nov 04, 2019 10:28 am

Hallo,
gibt es die Möglichkeit, einen Mitarbeiter systemseitig automatisch (ab Austrittsdatum) aus einer EM wieder zu löschen, wenn der MA das Unternehmen verlassen hat?
(Zur Zeit ist hinter dem Namen des MA nur ein roter Kasten zu sehen in der jeweiligen EM.)

Danke für die Info