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Org.management / Organisation

Die Organisation zeigt die hierarchische Struktur innerhalb Ihres Unternehmens auf. Auf der linken Seite des Ausgabeinterfaces werden nebst den Org.-einheiten (z.B. Niederlassung, Bereich, Abteilung, Team ...) die Stellen, sowie jeweils zugewiesene Mitarbeiter (Angestellte grau / Leiter grün) aufgezeigt.

Die Darstellung (vgl. unten Abschnitt "Handling", Punkt 1. "Ansicht") kann als "Organigramm", oder "Org. Tree" erfolgen. Der Hauptunterschied zeigt sich dabei auf der rechten Seite des Ausgabeinterfaces: Grafische Darstellung des Organigramms (Aufbau Organisation), oder Aktenansicht (Detailansicht incl. inline-editing) der jew. angewählten Org.-einheit, Stelle, bzw. Personals.

Mithilfe des umfassenden Filterbereichs (aufgeklappter Modus nach Klick auf Bild) können unterschiedliche Ansichten gewählt, zahlreiche Filteroptionen angewendet und anschließend aus diesen Kombinationen nützliche Abfragen erstellt und gespeichert werden.
Folgende Aktionen können direkt aus dem OrgTree vorgenommen werden:

Zahnrad an Org.einheit:
  • * Stellen hinzufügen
  • Org.Einheit entfernen
  • Org.Einheit hinzufügen
  • * Neuer Standort (nur möglich, wenn Einheit ihren Standort von übergeordneter Unit erbt (^ hinter Feldbezeichner)

Zahnrad an Stelle:

  • Personal zuweisen
  • Besetzung beenden (sofern Personal zugewiesen)
  • Stellen Gültigkeit
  • Stellen kopieren
  • Stellen löschen
  • Vorschlag zuweisen (nur bei Schlüsselstellen!)

*zu "Stellen hinzufügen":

Jedes Personal muss einer Stelle zugeordnet werden, daher ist es unabdinglich die Stellen im Org.Tree entsprechend zu pflegen.

*zu "Neuer Standort":
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Handling des Filterbereichs

Über das Headermenü können via Organisation > "Filter bearbeiten" Filterboxen ein-, bzw. ausgeblendet werden.
Drag & Drop

Auch in dieser Search & List-Engine können die Filter temporär via Drag & Drop verschoben, bzw. auf Wunsch auch eine fixe Neupositionierung (durch Speichern der Abfrage) veranlasst werden.

Erscheint der Cursor als Kreuz-Symbol, kann das Feld durch Halten der linken Maustaste an die durch dunkelgraue, vertikale Balken gekennzeichnete Postionen verschoben werden. Durch Loslassen der Maustaste springt das Feld an die gewünscht Stelle.
Die Filter im Detail
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1. "Ansicht":

Es kann zwischen drei verschiedenen Ansichten gewählt werden.
  • Org.Tree: Links wird der Org.Tree eingeblendet, rechts die Details der links angeklickten Org.Einheit / Personals (incl. Bearbeitungsfunktion)
  • Organigramm: Links wird der Org.Tree eingeblendet, rechts das Organigramm grafisch dargestellt
  • Organigramm Vollbild: Wie "Organigramm", nur ohne die Reiter "Stellen" etc. im Hintergrund
2. "Details anzeigen":

Die Anzahl und Art der angezeigten Details kann jeder Benutzer selbst definieren. Die Details sind in vier Bereiche gegliedert, für die die einzelnen Details an- und abgewählt werden können:

- Allgemein

- Vorgesetzte

- Personal

- Vorschläge

Die Details werden anschließend im unteren Ausgabeinterface berücksichtigt und angezeigt, wenn für die jeweiligen Bereiche befüllt.

Als neue Details wurden der Code für die Organisationseinheit, sowie die Stellenbezeichnung für Vorgesetzte und Personal aufgenommen.
3. Icons im Filterbereich:

  • => Ausführen der gewählten Filter (in einigen Fällen erfolgt direkt nach Auswahl ein automatischer Refresh)
  • Bild => Zurücksetzen der ausgewählten Filterung auf die Standardausgabe
  • Bild => Erweiterten Filterbereich auf- und zuklappen
  • => Umschalten in den Organigramm-modus (vergleichbar mit Organigramm Vollbild unter Punkt 1. "Ansicht")
4. "Units nebeneinander":

Mit Auswahl dieses Filters kann der User die Ansicht "Organigramm" auf der rechten, unteren Seite anpassen und entscheidet, ob die einzelnen Org.Einheiten nebeneinander oder untereinander angezeigt werden. "Untereinander" wird in der Regel dann ausgewählt, wenn aufgrund der Vielzahl an Org.Einheiten auf gleicher Ebene die Anzeige zu weit in die Breite ziehen würde und auch Punkt 6. "Zoom" hier nicht mehr für eine schmale Darstellung ausreicht.
5. "Zoom":

Mithilfe dieses Filters kann der User die Ansicht "Organigramm" auf der rechten, unteren Seite anpassen und entscheidet, in welcher Größe das Organigramm dargestellt wird. Bei vielen Org.Einheiten auf einer Ebene kann dies der Übersichtlichkeit halber sehr hilfreich sein. Kann über den Zoom das Ziel nicht erreicht werden, sollte die unter Punkt 4. zur Verfügung stehende Option "nein" genutzt werden.
6. "Personal":

Hier kann nach einzelnem Personal gesucht (Vor- oder Nachnamen eintippen, rexx lädt derweil die Trefferliste) und anschließend gefiltert werden.
7.+8. "(Ausschnitt): Org.Einheit, ID, Code":

Hier kann nach einzelnen Org.Einheiten (ID und Code, sowie die Bezeichnung der Org.Einheit möglich) gesucht und - bei "Ausschnitt Org.Einheit, ID, Code" - der OrgTree in der anschließenden Ergebnisdarstellung gefiltert werden. Andererseits wird der Pfad zur gesuchten Org.Einheit aufgezeigt und der Treffer in grüner Schrift hervorgehoben.
9. "Stelle":

Hier kann nach einzelnen Stellen gesucht und anschließend gefiltert werden.
10. "Zeitraum von" - "Zeitraum bis":

Mit diesen beiden Filter, die in Kombination zueinander arbeiten, kann der User die unteren Ansichten zu bestimmten Zeiträumen (historisch) anzeigen lassen.
"Abfrage" (oben rechts im Bildschirm gezeigt):

Wie in jedem Search & List-Bereich kann der User hier standardisierte und systemseitig hinterlegte Abfragen, bzw. nach vorherigen Filtersetzungen (Modifikation Ergebnisliste) individuell erstellte und gespeicherte Abfrage nutzen.
Neues Recht für Organigramm

Einige unserer Kunden haben die Anforderung, dass die Führungskräfte im Organigramm die gesamte Org. Struktur des Unternehmens sehen sollen. Diese Anforderung wurde bisher mit der Vergabe des Rechtes "Org.management / Orgtree: Alle Einheiten anzeigen" gelöst.

Abgesehen davon, dass der Vorgesetzte (kurz: VG) damit alle Org.einheiten sehen kann, bringt dieser Ansatz folgende unschöne Nebeneffekte mit sich:

- Der VG kann im Organigramm nur das Personal sehen, auf das er zugreifen darf

- Falls der VG das Recht "Org.management / Stellen: Nur von sichtbaren Org.einheiten anzeigen" hat, sieht er im

Org.Tree und im Organigramm alle Stellen - auch unbesetzte



Daher wurde die Rechteverwaltung um folgendes Recht erweitert:
"Org.management / Organigramm: Alle Einheiten, besetzte Stellen und Personal anzeigen"

> Ein Benutzer mit diesem Recht sieht im Organigramm alle Org.einheiten, alle besetzten Stellen aller Org.einheiten und das Personal der besetzten Stellen.



Unsere Empfehlung an Kunden, die den Führungskräften das gesamte Organigramm freigeben möchten:

Das Recht "Orgtree: Alle Einheiten anzeigen" entziehen und das neue o.a. Recht für das Organigramm setzen.


Hinweise / Einschränkungen zum neuen Recht:

  • Dieses Recht hat keinen Einfluss auf die Anzeige der Daten in der Org.Tree Ansicht.
  • Beim Personal, auf das der Benutzer nicht zugreifen darf, zeigen wir nur den Namen (ohne Verlinkung zur Personalakte) und das Foto an. Übrige Personaldaten, die man mit dem Filter "Details anzeigen" einblenden kann, werden beim Personal ohne Zugriff nicht angezeigt.
  • Daten der Org.Einheit, wie Headcount, FTE, Anzahl Stellen und Zuordnung sieht der Benutzer nur dann, wenn er alle Mitarbeiter oder alle außer sich selber aus einer Org.einheit sehen darf.

Im Folgenden ein Screenshot zur Verdeutlichung mit der Organigrammansicht eines Mitarbeiters, welcher die Org.Einheit "Finance" leitet:

  • Rechts im Bild werden die Mitarbeiternamen und Stellen aller sichtbaren Einheiten angezeigt
  • weitere Daten, sowie die Direktverlinkung in die Mitarbeiterakte (Name in blau), werden nur bei der Einheit angezeigt, die dieser Mitarbeiter leitet
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Anzeige der eigenen Stelle
  • Ansicht = Org.Tree: Der angemeldete Benutzer sieht im linken Org.Tree die eigene Stelle, wenn er das Recht ‚Stellen: Alle anzeigen‘, oder das Recht ‚Stellen: Nur von sichtbaren Org.einheiten anzeigen‘ hat. Die Stelle ist nicht anklickbar, wenn der Benutzer keinen Zugriff auf die eigene Personalakte hat.
  • Ansicht = Organigramm: Die eigene Stelle wird angezeigt, wenn beim angemeldeten Benutzer das Recht #1011, #650 oder #892 (s.u.) aktiv ist.
Überblick über die Wechselwirkung der Rechte aus dem Org.management



650 - Stellen: Alle anzeigen

794 - Orgtree: Alle Einheiten anzeigen

892 - Stellen: Nur von sichtbaren Org.einheiten anzeigen

1011 - Organigramm: Alle Einheiten, besetzte Stellen und Personal anzeigen



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Das Org.Einheit-Feld "Mindestanwesenheit"

Im Bereich "Zusatzinformationen" bietet rexx jetzt unterhalb des Feldes "Org.Typ" das neue Feld "Mindestanwesenheit" an.

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Ist in einer Org.Einheit bei diesem Feld eine Zahl hinterlegt ist, prüft das System beim Buchen einer Abwesenheit via Backend, oder ESS, ob die Mindestanzahl anwesender Mitarbeiter, die zu dieser Org.Einheit direkt zugewiesen sind,

durch eine weitere Abwesenheitsbuchung nicht unterschritten wird.

Falls ja, zeigt das System eine entsprechende Fehlermeldung incl. des/der betroffenen Daten an und lässt das Erfassen der Buchung nicht zu. Dabei ist der Buchungsstatus vorheriger Abwesenheitsanträge irrelevant - auch noch nicht genehmigte Abwesenheiten unterbinden ein Buchen weiterer Abwesenheiten, sofern dadurch die Mindestanwesenheit unterschritten würde.

Die Mindestanwesenheit kann in der Ansicht: Org.Tree direkt hinterlegt, oder von oben nach unten durchvererbt werden (Vererbung erkennbar am Sternchen hinter dem Wort "Mindestabwesenheit").

Ist ein Mitarbeiter in mehr als einer Org.Einheit zugewiesen, werden bei einem Abwesenheitsantrag alle seine Org.units auf Mindestanwesenheit geprüft.

Informationen, welche mit einem ^ dargestellt werden, sind von einer übergeordneten Org.Einheit auf diese Org.Einheit vererbt.
Hinweis!

Die Pflege des "Org.Managements" (inklusive aller Reiter) ist neben den "Workflows", und dem "Personal / User Setup" eine der elementar wichtigsten Grundlagen für den Aufbau des rexx HR. Sind diese drei Bausteine vorab detailliert und präzise angelegt, ist der Grundstein für die zahlreichen Funktionen, die auf diesen drei Bausteinen aufbauen, im rexx HR gelegt.

Berechnung FTE im Organigramm / Org.Tree

Die FTE Berechnung im Organigramm / Org.Tree unterscheidet sich von der FTE-Wert-Berechnung an anderen Stellen in der rexx Anwendung (bspw. Personalakte, Personal Search & List und Data Warehouse).

Für die Berechnung der FTE-Werte im Organigramm / Org.Tree wird neben dem eigentlichen FTE-Wert zusätzlich die Stellenbesetzung eines Mitarbeiters berücksichtigt. Besitzt ein Mitarbeiter eine Stellenbesetzung abweichend von 100%, so wird der FTE-Wert aus dem Organigramm / Org.Tree von den FTE-Werten aus Personalakte / Personal Search & List / Data Warehouse abweichen.

Anzeige des Personalstatus im Org.Tree / Organigramm

In dem Schalter "Details anzeigen" kann im Abschnitt "Allgemein" die Einstellung "Personal Status" ausgewählt werden.

Ist die Option aktiv, erscheinen im Org.Tree / Organigramm farbige Status-Rechtecke vor den Namen der Mitarbeiter/Leitung, die den aktuellen Personalstatus repräsentieren.
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Hier eine Auflistung des Personalstatus nach Farben:
  • Aktiv => Grün
  • Passiv => Grau
  • Ausgeschieden => Rot
  • Wartend => Pink
  • Langzeitkrank => Blau
  • Befristung ==> Lila
  • Vertrag endend ==> Orange

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