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Templates / Formschreiben / Zeugnisbausteine

Die Verwendung von Zeugnisbausteinen in Arbeitszeugnissen (in rexx Formschreiben) erfolgt ergänzend zu einem im Zeugnisschreiben fest hinterlegten 'Rahmentext'.

Der Rahmentext besteht dabei aus einem Standardgerüst, welches i.d.R. zumindest die einleitenden, allgemeinen Infos zum Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer, sowie eine abschließende Grußformel enthält. Viele Unternehmen pflegen zudem grundsätzlich verschiedene Zeugnisvarianten, z.B. je nach Job Familie, wodurch bereits auch die allg. Aufgaben/Tätigkeiten im Zeugnis skizziert werden. Dies läßt sich in rexx entweder durch die Hinterlegung verschiedenster Zeugnisarten (worunter ggf. die Übersichtlichkeit etwas leidet), bzw. besser über die Hinterlegung aussagekräftig bezeichneter Textbausteine abbilden.

Die Zeugnisbausteine ergänzen diese allgemein beschreibenden Inhalte mit der eigentlichen Benotung, welche sich i.d.R. in Form der Ausprägung vorangestellter Adjektive darstellt.

Die Zeugnisbausteine selbst bestehen aus zwei Komponenten:

- Textbausteine mit starrem Inhalt (enthalten die Benotung), sowie

- Platzhalter für die variablen, mitarbeiterbezogenen Daten (Name, Geb.-Datum, Eintrittsdatum, angestellt als...)
Zeugnisbausteine - Verwaltung und Pflege

Standardmäßig werden ca. 220 Zeugnisbausteine in Ihrem rexx HR mit ausgeliefert, welche Sie letztlich frei verwalten, d.h. bearbeiten, kopieren oder auch löschen können. Rufen Sie einen Zeugnisbaustein über die blau verlinkte Bezeichnung auf, stehen Ihnen vorbenannte Aktionen über das Headermenü zur Verfügung (sh. screenshot, Punkt 1). Platzhalter sind ein wichtiges Element, um den späteren Baustein variabel einzusetzen. Textbausteine ersparen - je nach Verfügbarkeit - das Tippen und ermöglichen einen weitestgehend einheitlichen Ausdruck (2).

Die Zuweisung zu einem Zeugnisabschnitt (pflegbar via Systemdaten) erleichtert die Strukturierung und somit Filterbarkeit der Bausteine (3). Eine nötige Spezifizierung des Geschlechts ergibt sich meist aus der Verwendung bestimmter Formulierungen wie "die er/sie zügig und exakt ausführte" (4).

Die mit der Formulierung einhergehende Benotung (5) gemäß Schulnotensystem erleichtert bei Zeugniserstellung u.a. das Auffinden geeigneter Bausteine mithilfe des zur Verfügung stehenden Filters.
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Zeugnisbausteine - Neuanlage

Zur Erstellung neuer Zeugnisbausteine gehen Sie in der Listenansicht der Zeugnisbausteine auf das Headermenü und pflegen nebst den gewünschten Formulierungen und Platzhaltern die in vorangehendem Text erläuterten Einstellungen:
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Zeugnisbausteine - Verwendung in Formschreiben
Hinweis!

Zeugnisbausteine stehen Ihnen bei der Erstellung eines mitarbeiterbezogenen Zeugnisschreibens (via Formschreibenliste) zur Verfügung. Im Gegensatz zu Platzhalten und Textausteinen können zeugnisrelevante Bausteine nicht bei (personenungebundener) Bearbeitung der Formschreibentemplates zugewiesen werden, sondern nur bei konkreter Zeugniserstellung aus einer Personalakte heraus.

In der jeweiligen Mitarbeiterakte wählen Sie im Reiter Kontakte via Headermenü das gewünschte Zeugnisschreiben aus. Im sich dann öffnenden Layer können über „Weitere Aktionen“ die Zeugnisbausteine eingefügt werden. Hier wählen Sie erst den Zeugnisabschnitt aus und bekommen dann die hier verfügbaren Bausteine für z.B. die Arbeitsbereitschaft gelistet. Die Platzierung des Bausteines erfolgt an der Stelle im Schreiben, an der zuvor der Cursor platziert wurde.

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Per Platzhalter gezogene Daten sind in obigem screenshot rot umrandet. Der Dreizeiler unterhalb des Fotos ist ein Textbaustein.

Nach Fertigstellung kann das Zeugnis per Email versendet, oder ausgedruckt werden. Dabei kann vor Versand u.a. noch der Betreff der Mail angepaßt werden, sowie entschieden werden, ob das Zeugnis einen Portaleintrag beim Mitarbeiter erzeugen, bzw. ob ein Eintrag in dessen digitaler Akte erfolgen soll.

Auch können weitere Empfänger wie z.B. der nächsthöhere Vorgesetzte in cc gesetzt werden. Auch bei einem Ausdruck des Schreibens erhalten diese User dann eine Kopie des Zeugnisschreibens in rexx.

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