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Search & List

Allgemeines

Mit der Funktion Search & List bietet rexx die Möglichkeit, in vielen Systembereichen der Software individuelle Abfragen über den Datenbestand zu erstellen. Sowohl die verfügbaren Filter ("Search"), als auch die Spalten in den Ausgabelisten ("List") lassen sich frei konfigurieren. Diese Abfragen können temporär gestaltet und bei Bedarf für einen späteren Nutzen zusätzlich unter einem individuellen Namen abgespeichert werden. Sie können die gewünschte Abfrage jederzeit wieder ändern und anpassen.
Grundsätzlich können Sie nahezu alle Datenfelder des jeweiligen Systembereichs (z.B. der Personal- oder der Bewerberliste) als Spalte und Filter nutzen. Abhängig vom Datentyp gibt es auch unterschiedliche Filtertypen wie Auswahllisten (einfach oder mehrfach), Datumsfelder und freie Textfelder.
Diese Search & List Funktion finden Sie z.B. in den Systembereichen Nachrichten, Personal, Bewerbungen, Veranstaltungen, Entwicklung, Organisation, Data Warehouse (DWH) und Vakanzen.

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Eine Abfrage merkt sich sowohl die mit ihr verknüpfte Ausgabeliste, als auch die von Ihnen gesetzten Filter. Diese Einstellungen werden dann bei Auswahl der jeweiligen Abfrage direkt vom System ausgelöst und angezeigt.

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Hinweis:
Im rexx sind bereits wichtige und sinnvolle Abfragen systemseitig für Sie voreingestellt und verfügbar. Sollten diese Ihren Darstellungs- und Ausgabewünschen nicht entsprechen, können Sie sich die jeweiligen Abfragen neu definieren und speichern. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass die Ausgabefelder und auch die gewählten Kriterien sinnvoll gewählt sind. Zudem sollten Sie wissen, dass die Menge an Daten entsprechend Auswirkungen auf die Performance innerhalb des Systems haben kann. Generell wird empfohlen nicht mehr als 30-40 Spalten in eine Abfrage aufzunehmen.

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Bei einem Klick auf die runden Pfeile im oberen Filterbereich werden die von Ihnen in den Filtern ausgewählten Werte aktiviert und in der Ausgabeliste angezeigt.
Das Kreuz verwirft aktuell vorgenommene Einstellungen an Filtern und Spalten und zeigt Ihnen wieder die festgelegte Standardabfrage an.
Bei einem Klick auf das Lesezeichen-Icon sehen Sie alle Stellen, Mitarbeiter, Bewerber etc., die Sie, aus der aktuellen Abfrage heraus, auf die Merkliste gesetzt haben.
Der Doppelpfeil zeigt Ihnen den erweiterten Filterbereich an bzw. blendet diesen für Sie aus.

Grundsätzlich wird in den entsprechenden Systembereichen die jeweilige Standardabfrage angezeigt. Sie können jedoch in den Systemdaten individuell einstellen, welche Abfrage für welches Benutzerprofil als standardisierte Ansicht angezeigt werden soll.

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Um eine Abfrage Ihren Wünschen entsprechend anzupassen, klicken Sie auf das Top Level Menü des Systembereichs, in dem Sie sich gerade befinden. Über den Doppelpfeil bei „Abfragen“ werden Ihnen alle Optionen zur Abfrage angezeigt.
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Individualisierung

Sie können eine Abfrage Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Dazu bietet rexx verschiedene Optionen und Möglichkeiten:

Spalten bearbeiten
Hier können Sie die gewünschten Spalten festlegen, die Ihnen in der Ausgabeliste angezeigt werden sollen. Auf der linken Seite des sich öffnenden Fensters sind die verfügbaren, aber noch inaktiven Spalten ersichtlich. Durch einen Klick auf das „+“ fügen Sie die Spalte Ihrer aktuellen Ausgabeliste hinzu. Nun befindet sich diese Spaltenbezeichnung auf der rechten Seite und die Spalte ist somit aktiv. Um diese Spalte aus der aktuellen Ausgabeliste wieder zu entfernen klicken Sie auf das „-“. Ebenso können Sie dies per Drag & Drop tun. Dazu klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung und verschieben diese mit gedrücktem Mousebutton an die entsprechende Stelle. Die verfügbaren Spalten sind nochmals in Bereiche untergliedert, um Ihnen bei der hohen Anzahl an Spalten die Suche weiter zu vereinfachen. Außerdem kann eine konkrete Spalte direkt über das Feld „Bezeichnung“ gesucht werden. Die aktuell ausgewählte Abfrage wird Ihnen ebenfalls angezeigt. Um Ihre Einstellungen zu übernehmen, klichen Sie auf die Schaltfläche Aktivieren.

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Filter bearbeiten
Das Hinzufügen und Entfernen der Filter funktioniert genau wie beim zuvor beschriebenen Bearbeiten der Spalten. Zusätzlich gibt es hier eine Trennlinie im rechten Bereich der Filterbearbeitung. Alle Filter, die oberhalb dieser Linie angeordnet sind, werden direkt im Filterbereich angezeigt. Die Filter unterhalb dieser Linie werden erst sichtbar, sobald Sie den erweiterten Filterbereich durch den Doppelpfeil aufklappen. Auch hier werden Ihre Einstellungen durch ein Klick auf Aktivieren übernommen.

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Durchschnittszeile an/aus
Über die Durchschnittszeile können Sie sich den Durchschnittswert aller quantitativen Werte anzeigen lassen. Dieser Wert wird automatisch berechnet und im oberen Bereich der Ausgabeliste angeordnet. Der Durchschnittswert kann Ihnen nur bei Zeilen angezeigt werden, für die ein Durschnitt der Ausgabewerte auch sinnvoll ist, beispielsweise beim Alter. Beispielweise bei der Neuanlage von Personal aktualisiert sich die Durschnittszeile automatisch.

Summenzeile an/aus
Die Summenzeile berechnet automatisch die Summe der entsprechenden Ausgabewerte und ist ebenfalls im oberen Bereich der Ausgabeliste angeordnet. Die Summe wird nur bei bestimmten quantitativen Werten angezeigt, beispielweise beim Gehalt. Auch die Summenzeile aktualisiert sich automatisch, wenn neue Werte der Liste hinzugefügt werden.

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Abfrage speichern
Innerhalb der Standardausgabe ist dieser Bereich ausgegraut. Dieser wird erst eingeblendet, wenn Sie eine Filterung innerhalb des dafür vorgesehenen Bereiches vornehmen. Diese Funktion steht Ihnen generell nur mit bestimmten Berechtigungen zur Verfügung, da Sie hiermit die aktuell ausgewählte Abfrage ohne Weiteres überschreiben und sichern. Dies wird dann ebenfalls für alle Profile, denen diese Abfrage als Standardabfrage zugewiesen wurde, übernommen.

Abfrage speichern unter…
Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie berechtigt sind, eigene Abfragen zu speichern. Haben Sie hier eine entsprechende Filterung vorgenommen und/oder Spalten hinzugefügt oder entfernt, so können Sie sich die neu entstandene Abfrage durch Vergabe einer Bezeichnung entsprechend sichern.

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Achtung:
Bei Anpassung/Veränderung der Standardabfrage wird bei Klick auf "Abfrage Speichern unter…" die Bezeichnung automatisch frei gelassen, da hier eine neue Bezeichnung gesetzt werden muss, um die Standardabfrage nicht zu verändern.
Wählen Sie jedoch eine andere Abfrage aus und passen diese nach Ihren Wünschen an, so wird die Bezeichnung bei Klick auf "Abfrage Speichern unter…" mit der aktuell ausgewählten Abfrage vorbelegt. Sie haben nun die Wahl, die bestehende Abfrage zu überspeichern oder mit Vergabe einer neuen Bezeichnung eine neue Abfrage zu erstellen. Die Standardabfrage kann ausschließlich von Personen mit entsprechender Berechtigung verändert werden, da dies übergreifend für alle Benutzer ist. Dies sollte daher den Administratoren des rexx vorbehalten sein.

Beim Abspeichern einer Abfrage können Sie (bei entsprechender Berechtigung) außerdem wählen, ob der Status der Abfrage öffentlich oder privat sein soll. Wird die Abfrage auf öffentlich gesetzt, hat jedes Benutzerprofil die Möglichkeit diese Abfrage über die Abfragenliste auszuwählen. Die Ausgabe der Inhalte dieser Abfrage richtet sich dann nach den jeweiligen Sichtberechtigungen einzelner Benutzer.

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Wird die Abfrage auf privat gesetzt, dann ist der Ersteller somit der einzige „Besitzer“ dieser Abfrage. Jedoch hat der Ersteller der Abfrage die Möglichkeit, diese Abfrage weiteren ausgewählten Benutzern freizugeben. Die Ausgabe der Inhalte bei Aufruf dieser Abfrage richtet sich dann wiederum nach den jeweiligen Sichtberechtigungen. Wenn bestimmte Berechtigungen fehlen, werden die entsprechenden Inhalte ausgeblendet.

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Hinweis:
Wenn Sie eine öffentliche Abfrage nachträglich zu einer privaten Abfrage umändern, so werden Sie automatisch zum Besitzer dieser privaten Abfrage. Solang diese dann nicht freigegeben wird, ist die Abfrage von niemanden einzusehen.

Wenn Sie eine Abfrage als Freigabe von einem anderen Benutzer erhalten haben, so können Sie durch die Mouseover-Funktion in der Selectbox erkennen, von wem die Abfrage für Sie erstellt wurde.

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Abfrage löschen
Das Löschen einer Abfrage ist für Sie ausschließlich mit der erforderlichen Berechtigung möglich. Dabei wird die aktuell ausgewählte Abfrage endgültig entfernt. Dies gilt profilübergreifend! Um auszuschließen, dass Ihnen ein Löschen wichtiger Abfragen versehentlich passiert, muss die Aktion noch einmal bestätigt werden.

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Standardabfragen auf Profilebene verteilen
Das Festlegen der Standardabfragen können Sie in den verfügbaren "Search & List"-Bereichen individuell pro Profil tun. Sie können dazu mit entsprechender Berechtigung über die Kachel „Admin, Ticket“ und Systemdaten auf „Standardabfragen festlegen“ zugreifen.
Dort können Sie die gewünschten Standardabfragen auswählen und auch für alle anderen identischen Profile übernehmen.

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Darstellungsmöglichkeiten

Zellenlisten
Die Darstellung in der tabellarischen Form ist nicht immer die optimalste Lösung zur Anzeige von Daten. Daher können Sie sich Ihre individuellen Abfragen auch als Zellenliste anzeigen lassen und diese im Anschluss sogar als Widget auf Ihrer Startseite platzieren.
Die Datenfelder stehen dabei nun nicht mehr ausschließlich nebeneinander in Spalten, wie es aus den normalen rexx Tabellen bekannt ist, sondern sie können pro Datensatz auch untereinander angeordnet werden. Dazu navigieren Sie über das Top Level Menü zu „Abfrage bearbeiten“. Unter „Ansicht“ können Sie nun die Zellenliste anstatt der Tabelle auswählen.

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Über die "Maximale Breite" wird gesteuert, wie breit die Zellenliste wird. Für moderne Desktopbildschirme empfiehlt sich z.B. 55%, da diese Listen unübersichtlich werden, wenn sie sich über die Gesamtbreite des Bildschirms erstrecken. Auf kleineren Screens von Tablets und Smartphones wird die Max-Breite ignoriert, so dass dort immer die gesamte zur Verfügung stehende Breite genutzt wird.

Nach dem Speichern der Abfrage wird diese in eine Zellenliste umgewandelt.

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So wie Sie bei den Tabellen die anzuzeigenden Spalten bestimmen können, können Sie bei den Zellenlisten die einzelnen Zellen konfigurieren. Dazu wählen Sie über das Top Level Menü die Option „Zellen bearbeiten“ aus.

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Auf der rechten Seite des Bearbeitungsfenstern sehen Sie nun ein Zahnrad im Bereich der Zellenbezeichnung. Hierüber können Sie die jeweilige Zelle noch besonders formatieren, indem Sie die Schriftgröße und auf Wunsch ein Trennzeichen einstellen. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich die Schrift ‚Fett‘ anzeigen zu lassen und eine Feldbezeichnung vor dem entsprechenden Wert in der Zelle aufzunehmen.

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Zusätzlich können Sie durch das Hinzufügen von Haarlinie, Leerspalte, Leerzeile und/oder Zeilenumbruch die Zellenliste optisch noch weiter aufwerten.

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Hinweis: Nur Abfragen, die als Zellenliste gespeichert wurden, stehen Ihnen als Widget für Ihre Startsteite zur Verfügung.

Leading Pic
Eine beliebte Einstellung bei den Zellen „Foto“ und „Foto rund“ ist das Leading Pic. Wenn Sie Leading Pic aktivieren, setzt sich das Foto an den Anfang der Zelle und macht die Zellenliste noch übersichtlicher.

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