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Search & List

Search & List ist die im rexx HR in vielen Bereichen verwendete Funktionalität, sich als User verschiedene Ausgabelisten und Abfragen zu definieren. Während über die Ausgabelisten definiert wird, welche und wieviele Spalten im Ausgabeinterface enthalten sein sollen, so speichert man diese Ausgabeliste in Verbindung mit entsprechender Filtersetzung im obigen Filterbereich zu einer Abfrage, deren Namen frei definierbar ist. Die Anzeige-Ergebnisse innerhalb der Spalten richten sich dementsprechend nach den zuvor gesetzten Filtern. Eine Abfrage merkt sich sowohl die mit ihr verknüpfte Ausgabeliste, als auch die vom User gesetzten Filter (diese werden bei Auswahl der Abfrage dann direkt vom System ausgelöst und angezeigt).

Diese Search & List-Engine finden Sie z.B. in den Systembereichen Workcenter, Personal, Veranstaltungen, Karriereplanung, Organisation, Data Warehouse (DWH).
Hinweis:

Im System sind bereits elementar wichtige und für Sie sicherlich sehr sinnvolle Abfragen systemseitig angelegt. Sollten diese Ihren Darstellungs -und Ausgabewünschen nicht entsprechen, können Sie sich gern neue Abfragen definieren. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass die Ausgabefelder und auch die gewählten Kriterien sinnvoll gewählt sind. Zudem sollten Sie wissen, dass die Menge an Daten entsprechend Auswirkungen auf die Performance innerhalb des Systems haben kann. Für Abfragen gibt es eine Spaltenobergrenze, welche sich dynamisch (abhängig von den ausgewählten Spalten) berechnet. Sollten sich zu viele Spalten in der Abfrage befinden, erhalten Sie eine Fehlermeldung 'Datenbankfehler: Bitte wählen Sie weniger Spalten'. Generell wird empfohlen nicht mehr als 30 - 40 Spalten in eine Abfrage aufzunehmen.
Abfrage speichern:

Bsp. Workcenter

Innerhalb der Standardausgabe im Workcenter ist dieser Bereich ausgegraut. Dieser wird erst eingeblendet, wenn Sie eine Filterung innerhalb des dafür vorgesehenen Bereiches vornehmen. Diese Funktion steht Ihnen generell nur mit bestimmten Berechtigungen zur Verfügung, da Sie hiermit die aktuell ausgewählte Abfrage ohne Weiteres überschreiben und sichern. Dies wird für alle Profile, denen diese Abfrage als Standardabfrage zugewiesen wurde, übernommen.
Abfrage speichern unter:

Diese Funktion steht Ihnen dann zur Verfügung, wenn Sie berechtigt sind, sich eigene Abfragen zu speichern. Wurde eine entsprechende Filterung nach Personal, oder nach in diesem Bereich freigegebenen Attributen/Filtern vorgenommen, so können Sie sich die Abfrage durch Vergabe einer Bezeichnung entsprechend sichern.
Achtung!

Bei Anpassung der Standardabfrage wird bei Klick auf "Abfrage Speichern unter" die Bezeichung automatisiert frei gelassen, da hier eine neue Bezeichnung gesetzt werden muss, um die Standardabfrage nicht zu verändern.

Wählt man vorab eine nicht-standardisierte Abfrage aus, wird die Bezeichnung bei Klick auf "Abfrage Speichern unter" mit der aktuell ausgewählten Abfrage vorbelegt und Sie haben die Wahl, die bestehende Abfrage überzuspeichern oder mit Vergabe einer neuen Bezeichnung diese entsprechend neu zu erstellen.
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Die Standardabfrage kann ausschließlich von Personen mit entsprechender Berechtigung verändert werden, da dies übergreifend für alle User ist. Dies sollte daher den Administratoren des rexx HR vorbehalten sein.
Wichtig:

Beim Speichern von Abfragen, egal ob über "Abfrage speichern" oder "Abfrage speichern unter" bleibt der Filter "Ansicht für" unbeachtet!
Anlegen von Abfragen (generell):
Public Abfragen:

Wird eine Abfrage von einem User erstellt, kann man an dieser Stelle bei entsprechender Berechtigung die Abfrage public setzen. Wird die Abfrage auf public gesetzt, hat jedes Benutzerprofil die Möglichkeit diese Abfrage auszuwählen. Die Ausgabe der Inhalte nach Auswahl dieser Abfrage richtet sich wieder nach den jeweiligen Sichtberechtigungen einzelner User.
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Private Abfragen:

Wird eine Abfrage von einem User erstellt, kann man an dieser Stelle bei entsprechender Berechtigung die Abfrage privat setzen. Wird die Abfrage auf privat gesetzt, hat der Ersteller der Abfrage weiters die Möglichkeit, diese Abfrage bestimmten Usern freizugeben. Die Ausgabe der Inhalte bei Aufruf dieser Abfrage richtet sich dann wiederum nach den jeweiligen Sichtberechtigungen der einzelnen User (=Ausblendung bestimmter Inhalte, wenn Berechtigung fehlt).
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Hinweis!

Wenn ein User eine public Abfrage nachträglich zu einer Privaten umändert, wird er automatisch zum Besitzer dieser privaten Abfrage (die natürlich dann kein anderer User mehr sehen kann, solange sie nicht freigegeben ist).

User, die eine Abfrage als Freigabe erhalten haben, können via Mouseover in der Selectbox erkennen, von wem die Abfrage kam (wer also "Besitzer" der zugehörigen privaten Abfrage ist) - s. screenshot:

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Standardabfragen auf Profilebene verteilen

Das Festlegen der Standardabfragen in den im rexx HR verfügbaren "Search & List"-Bereichen kann individuell pro Profil erfolgen ("Admin / Systemdaten / Standardabfragen festlegen").

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Trotz Auswahl eines einzelnen Profils kann die Standardabfrage mit Klick auf den dafür vorgesehenen Button Bild übernommen werden (siehe oben)!
Abfrage löschen:

Dies ist ausschließlich bei Erhalt der dafür erforderlichen Berechtigung möglich.
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Achtung!

Bei Klick auf "Abfrage löschen" wird die aktuell ausgewählte Abfrage endgültig entfernt - dies gilt profilübergreifend! Um auszuschließen, dass ein Löschen wichtiger Abfragen versehentlich passiert, muss die Aktion noch einmal bestätigt werden.


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Zellenlisten



Neue Darstellung in der Search & List (SAL) für Veranstaltungen und Personal:

Manchmal ist die Darstellung in einer tabellenartigen Liste, wie sie rexx an vielen Stellen bietet, nicht die optimale Methode um die Daten anzuzeigen. Hierfür wurden nun die sog. "Zellenlisten" in den beiden o.a. SAL geschaffen.
Bsp. Veranstaltungs-SAL:



Die Datenfelder stehen dabei nun nicht mehr NEBENEINANDER in Spalten, wie es aus den normalen rexx Tabellen bekannt ist, sondern sie können pro Datensatz auch untereinander angeordnet werden.

So kann nun z.B. eine Liste der Veranstaltungen aussehen (im Portal als "Katalog" abzurufen):
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Eine solche Zellenlisten-Abfrage wird durch Aufrufen der Vorlageabfrage und dann via Toplevelmenü > Abfrage_bearbeiten erstellt:

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Hier wird bei "Ansicht" der Wert "Zellenliste" (anstelle von "Tabelle") gewählt. Über die "Maximale Breite" wird gesteuert, wie breit die Zellenliste wird. Für moderne Desktopbildschirme empfiehlt sich z.B. 55%, da diese Listen unübersichtlich werden, wenn sie sich über die Gesamtbreite des Bildschirms erstrecken. Auf kleineren Screens von Tablets und Smartphones wird die Max-Breite ignoriert, so dass dort immer die gesamte zur Verfügung stehende Breite genutzt wird.

So wie bei normalen Tabellenlisten via Toplevel>Spalten_bearbeiten die anzuzeigenden Spalten bestimmt werden können, werden bei Zellenlisten die einzelnen Zellen festgelegt. Über das Zahnradmenü kann die jeweilige Zelle (also das Datenfeld) noch besonders formatiert werden.

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