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Das ESS Mitarbeiterportal - Blogs & Teamquiz

Im Folgenden stellen wir Ihnen die beiden Portalfeatures 'rexx Blogs' und das 'Teamquiz' vor.

Die entsprechenden Rechteeinstellungen, um den Zugriff auf Diese zu steuern, finden Sie in den Benutzerprofilen in der Aufgabengruppe 'Portal'.
rexx Blogs

Die rexx Blogs bieten viele Einsatzmöglichkeiten. Zum Beispiel zur interaktiven Dokumentation betrieblicher Richtlinien, als Instrument für das Wissensmanagement oder einfach auch nur zum Austausch oder zur Information über interessante Themen abseits des eigentlichen Geschäfts.
Einführung in Einsatz & Anwendung

Ob ein Benutzer einen Blog erstellen darf, wird über seine Profilrechte gesteuert. Grundsätzlich ist das rexx Portal so vorkonfiguriert, dass jeder User einen Blog erstellen kann. Blogs können z.B. für folgende Anwendungsfälle eingesetzt werden:
  • Betrieblicher Blog: Arbeitsrichtlinien, Betriebs-Informationen, usw.
  • Wissens-Blog: Sammlung von betrieblichen Fachwissen, Tipps usw.
  • Interessen-Blog: Blogs abseits des eigentlichen Unternehmensgeschäfts, z.B. Hobbies, gemeinsame Freizeitaktivitäten...
Um einen Blog zu erstellen, wählen Sie links im Menü "Blogs" und dann oben im schwarzen Menübalken "Blog erstellen".

Klickt ein Blog-Administrator auf seinen Blog, erscheint oben im schwarzen Balken Menü "Artikel erstellen". Per Doppelklick auf die Blog-Bezeichnung kann diese geändert werden.

Hier wird zunächst der Titel des Artikels festgelegt, ein sog. "Teaser" (eine kurze Erklärung, um was im Artikel geht), sowie ein Teaser-Bild. Teaser und Teaser-Bild werden benutzt, um den Artikel in der Artikelliste des Blogs vorzustellen.
Einstellungsmöglichkeiten

Folgende Einstellungen stehen bei den Blogs zur Verfügung:
1. Abonnenten genehmigen

Diese Option steht nur bei "Freier Blog = ja" zur Verfügung. Wenn "Abonnenten genehmigen=ja" gesetzt wird, können andere User den Blog zwar abonnieren, aber das Abo muss vom Blog-Administrator erst freigeschaltet (aktiviert) werden.
2. Freier Blog

Bei Freier Blog = 'ja' können andere User grundsätzlich den Blog abonnieren.

Bei Freier Blog= 'nein' (unfreier Blog) bestimmt der Blog-Administrator (in der Regel der Ersteller des Blogs), wer die Abonnenten des Blogs sind. Hier werden die User gewissermaßen "zwangsweise" zu Abonnenten. Das empfiehlt sich für Blogs, die wichtige betriebliche Regelungen oder Tipps zur Arbeit enthalten, sei es für das gesamte Unternehmen, für eine spezielle Abteilung, oder ein Projekt.
3. Vorbelegungen
  • Leserechte: Hier besteht die Wahl zwischen "Blogabonnenten" und "Public". Bei erster Option werden neue Artikel des Blogs standardmäßig so angelegt, dass sie nur für Abonnenten sichtbar sind. Bei "Public" werden neue Artikel so angelegt, dass sie für jeden User sichtbar sind. Hierbei handelt es sich nur um eine Vorbelegung beim Erstellen neuer Artikel - unabhängig hiervon kann natürlich bei jedem Artikel individuell entschieden werden, ob er nur von Abonnenten oder von allen gelesen werden kann.
  • Kommentarfunktion: Hier kann festgelegt werden, ob bei neuen Artikeln standardmäßig die Kommentarfunktion an- oder abgeschaltet ist. Dies ist ebenfalls lediglich eine Vorbelegung, die beim Erstellen/Bearbeiten eines Artikels jederzeit geändert werden kann.
4. Teilen

In einem freien Blog können Artikel geteilt werden. Dabei erhalten die User einen Eintrag in ihrem Stream, der auf den Artikel hinweist. Die Leserechte des Artikels werden dabei natürlich berücksichtigt. Wird ein Artikel mit eingeschränkten Leserechten an alle geteilt, können diejenigen ohne Leserechte den Artikel auch nicht lesen.

Beim Teilen können die Empfänger nach verschiedenen Optionen ausgewählt werden:
  • Meine Abonnenten: User, welche die Beiträge des teilenden Users abonniert haben (via d.Profilseite des Users)
  • Blog Abonnenten: User, die den Blog abonniert haben.
  • Meine Abonnenten & Blog Abonnenten: Summe aus beiden vorherigen Optionen
  • Ausgewählte Benutzer: Hier können die Empfänger einzeln manuell bestimmt werden
  • Public: Alle Benutzer des Portals
Nebst der Teilung von Artikeln besteht auch die Möglichkeit, ganze Blogs zu Teilen - z.B. wenn diese neu sind und die Benutzer darauf hingewiesen werden sollen.
5. Publizieren

In einem unfreien Blog können keine Artikel geteilt werden, da hier ja die Benutzer explizit festgelegt sind. Hier wird für den Blog-Admin das "Publizieren" angeboten, um die Blog-Benutzer auf einen neuen Artikel aufmerksam zu machen.
6. Blog Administratoren & Autoren

Derjenige, der einen Blog neu erstellt, ist standardmäßig auch der Blog-Administrator. Als solcher kann er Artikel erfassen, bearbeiten oder löschen, sowie die Blog- und Artikeleinstellungen (z.B. Sortierreihenfolge der Artikel) ändern. Des weiteren kann er zusätzliche Benutzer als Blog Administratoren hinzufügen, die dann genau die selben Rechte haben. Wurde ein Benutzer als Administrator hinzugefügt, erhält er im Stream des Portals eine Nachricht hierüber.

Auch kann der Administrator weitere Autoren zum Verfassen von Texten in seinen Blog einladen. Die Autoren haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Autorentätigkeit zu beenden, sollten Sie Diese nicht wünschen. Andersherum kann sich ein User auch als Autor bewerben. Hierbei erhält dann der Blog-Admin einen Antrag:

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7. Schlagwörter

Ein Artikel kann mit Schlagwörtern versehen werden. Beim Erfassen werden schon vorhandene Schlagwörter aus anderen Blogs angezeigt. Diese Vorschläge sollten unbedingt übernehmen, wenn sie passend sind.

Die Schlagwörter eines Blogs werden rechts neben dem Blog zur schnellen Navigation geboten. Je nach Häufigkeit eines Schlagwortes wird es in einer passenden Größe dargestellt. Des weiteren wird in der zentralen Blog-Übersicht rechts ebenfalls eine Schlagwortwolke über sämtliche Artikel aller Blogs gebildet. Hier fließen bei der Größe des Schlagwortes auch die Beliebtheit des Artikels und die Anzahl der Abonnenten des Blogs ein, in dem das Schlagwort vergeben wurde.
Sonstiges:

>Verschieben von Artikeln in andere Blogs

Das ist für diejendigen User möglich, die den Artiekl bearbeiten dürfen. Sie dürfen den Artikel jedoch nur in Blogs verschieben, in denen sie Autoren- oder Adminrechte haben. Die Funktion steht als Selectbox (mit Auswahl der Blogs) in den 'Details' ganz unten bereit.

> Ausgeschiedene User

Bei Austritt des ursprünglichen "Erstellers" von Blogs oder Artikeln wird dieser User nicht weiter angezeigt, sondern nur der User, der hier zuletzt etwas geändert hat.

>Default-Header-Bild für Blogs

In den Systemdaten > Portaleinstellungen > Blog_Default_Bild kann ein kundenspezifisches Standard-Blog-Bild hinterlegt werden, das gezogen wird, wenn im Blog nicht explizit ein blog-individuelles Bild hinterlegt wurde.

> Bilder bei den Streameinträgen

Bei automatisch generierten Streameinträgen können Bilder hochgeladen werden. Als Bemaßung wird hierfür 100x100 px empfohlen.Grundsätzlich gilt folgende Logik: Wurde kein Bild hochgeladen, und existiert kein Sachbearbeiter, wird das Default-Bild als Absendebild des Posts gezeigt. Wurde kein Bild hochgeladen, und es existiert ein Sachbearbeiter für den empfangenden Mitarbeiter des Posts, wird das Foto des Sachbearbeiters angezeigt. Wurde explizit ein Bild für diesen Streampost hinterlegt, wird vorrangig immer dieses Bild angezeigt.
Fixierung von Artikeln und Blogs: "Lesebestätigung"

Über die Lesebestätigungs-Funktion kann ein so geteilter Artikel/Blog bei den Empfängern oben im Stream fixiert werden. Auch wenn anschließend neue Posts im Stream des Users erscheinen, bleibt der mit "Lesebestätigung" geteilte Inhalt oben im Stream fixiert - und zwar solange bis der Mitarbeiter einmal auf diesen Artikel klickt, zum Artikel gelenkt wird und damit bestätigt, dass er den Artikel gelesen hat.

Insbesondere im On- und Offboarding ist ein automatisches Teilen von bestimmten Artikeln sinnvoll. Beim Onboarding z.B. ein Artikel über die Zeiterfassung oder andere wichtige betriebliche Regelungen. Dafür kann im betreffenden Artikel - oder gesamten Blog - die Auto-Lesebestätigung eingeschaltet werden. Hierbei ist das Ereignis zu wählen, bei dem die automatische Teilung inkl. Lesebestätigung ausgelöst werden soll: Eintritt, Austritt, Lange Abwesenheit.

Zur Feinsteuerung dieser Auto-Lesebestätigung finden sich unter Systemdaten > Portaleinstellungen einige Konfigurationsmöglichkeiten:
  • Fixierung des Stream-Posts nach Event, wenn nicht gehandelt wird (in Tagen, 0 für dauerhaft): Normalerweise bleibt ein Post mit angeforderter Lesebestätigung dauerhaft im Stream fixiert. Es kann jedoch auch eine max. Tagesanzahl gesetzt werden, die der Post fixiert bleiben soll.
  • Informations- / Lesebestätigung bei langer Abwesenheit (Dauer in Tagen): Bestimmte betriebliche Informationen werden regelmäßig erneuert. Wenn Kollegen z.B. aufgrund von Elternzeit längere Zeit abwesend sind, bekommen sie diese Neuerungen i.d.R. nicht mit. Daher kann festgelegt werden, dass das Auto-Teilen mit Lesebestätigung nach einer bestimmten Abwesenheit ('Lange Abwesenheit') verzögert ausgelöst wird.
  • Informations- / Lesebestätigung Lücke zwischen Austritt und neuem Eintritt (in Tagen): Wenn z.B. ein Praktikant oder ein Azubi übernommen wird, wird oft ein Austritt und dann ein neuer Eintritt erfasst - zumindest immer dann, wenn zwischen Austritt Azubi/Praktikant und Eintritt Angestellter/etc. eine zeitliche Lücke liegt. In Konzernen kommt es häufiger zu Ein-/Austritten, weil Mitarbeiter innerhalb des Konzerns die Gesellschaften wechseln. Damit nicht bei jedem (Vertrags-)Wechsel eine Auto-Teilung mit Lesebestätigung ausgelöst wird, kann hier eingestellt werden, dass eine bestimmte zeitliche Lücke zwischen Ein-/Austritt liegen muss, um eine erneute Auto-Teilung auf das Ereignis "Eintritt" auszulösen.
  • Informations- / Lesebestätigung nach Eintritt (in Tagen): Wenn man nicht möchte, dass eine Autoteilung sofort mit Eintritt ausgelöst wird, sondern erst ein paar Tage nachdem sich der neue Kollege aklimatisiert hat, kann hier eine Wartezeit nach Eintritt eingestellt werden.
  • Informations- / Lesebestätigung vor Austritt (in Tagen): Wie zuvor nur bezogen auf das Austrittsereignis. Hier einen Wert zu setzen ist wichtig - insbesondere wenn direkt beim Neu-Anlegen des Mitarbeiters schon ein Austritt erfasst wird (z.B. bei Azubis oder Befristungen). Ist hier kein Wert gesetzt, würde der Mitarbeiter direkt mit Eintritt schon die Austritts-Infos erhalten (z.B. Abgabe Büroschlüssel) - das ist natürlich nicht zielführend.
Über die "Informations-/Lesebestätigung Stream Nachricht bei XXX"-Zeilen können die Texte, sowie ein Teaserbild festgelegt werden, die bei der Autoteilung im Stream erscheinen sollen.
Fixierung von Artikeln und Blogs: "Lesebestätigung"

Über die Lesebestätigung wird erreicht, dass ein so geteilter Artikel/Blog bei den Empfängern oben im Stream fixiert wird. Auch wenn anschleißend neue Posts im Stream des Portalusers erscheinen, wird der mit "Lesebetsätigung" geteilte Inhalt oben im Stream des Mitarbeiters fixiert bleiben - und zwar solange bis der Mitarbeiter einmal auf diesen Artikel klickt, zum Artikel gelenkt wird und damit bestätigt ist, dass er diesen gelesen hat.

Insbesondere im On- und Offboarding ist ein automatisches Teilen von bestimmten Artikeln sinnvoll. Beim Onboarding z.B. ein Artikel über die Zeiterfassung, Dienstwagen- oder andere wichtige betriebliche Regelungen. Dafür kann im Artikel oder für einen gesamten Blog die Auto-Lesebestätigung eingeschaltet werden:

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Hierbei ist das Ereignis zu wählen, bei dem die automatische Teilung inkl. Lesebestätigung ausgelöst werden soll:
Eintritt, Austritt, Lange Abwesenheit.

Zur Feinsteuerung dieser Auto-Lesebestätigung finden sich unter den Systemdaten > Portaleinstellungen einige Konfigurationsmöglichkeiten;
  • So kann hier z.B. eine Max.Dauer für Posts mit Lesebstätigung eingestellt werden, um zu verhindern, dass diese ewig angezeigt werden und der Mitarbeiter bslpw. irgendwann nur noch Posts mit Lesebestätigungen sieht (da diese immer ganz oben stehen).
  • Auch kann eine zeitliche Lücke (in Tagen) zwischen Austritt und neuem Eintritt definiert werden. Wenn z.B. ein Praktikant oder Azubi übernommen und ein Aus-, sowie neuer Eintritt erfasst wird - zumindest immer dann, wenn zwischen Austritt Azubi/Praktikant und Eintritt Angestellter/etc. eine zeitliche Lücke liegt. Damit nun nicht bei jedem (Vertrags-)Wechsel eine Auto-Teilung mit Lesebestätigung ausgelöst wird, läßt sich einstellen, dass ein bestimmte zeiltiche Lücke zwischen Aus-/Eintritt liegen muss, um Auto-Teilungen auf das Ereignis "Eintritt" auszulösen.
  • Informations- / Lesebestätigung nach Eintritt & Informations- / Lesebestätigung vor Austritt (in Tagen):

    Einstellung einer Wartezeit nach Eintritt des neuen Mitarbeiters, bzw. vor Erreichen des Austrittsdatums.

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Das Teamquiz

Das rexx Teamquiz ist eine Funktion im HR5-Mitarbeiterportal, welche unter dem Stichwort „Onboarding“ entwickelt wurde. Das Quiz ist eine tolle Möglichkeit, die Namen und Gesichter der neuen Kollegen (kennen) zu lernen: Sei es ein neuer Mitarbeiter, sei es bei Versetzung in eine neue Abteilung, oder seien es die Kollegen anderer Standorte.

Der Zugriff auf das Teamquiz wird über die Benutzerprofilrechte gesteuert. Über die Einstellung "Teamquizeinladung in Stream vor Versetzung (in Tagen, leer für keine Einladung)" kann ein Mitarbeiter auch schon vor der eigentlichen Versetzung/Eintritt in die neue Org.-unit das Teamquiz spielen, um so am ersten Arbeitstag bereits alle Kollegen 'parat zu haben'.
A) Aktivieren und Konfigurieren des Moduls

Das Teamquiz muss in den Systemdaten > Portaleinstellungen > Teamquiz vom rexx Administrator aktiviert und konfiguriert werden.
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Zunächst ist also "Teamquiz aktiv" auf "Ja" zu setzen.

Damit ein Mitarbeiter Zugriff auf das Spiel erhält, muss in seinem Benutzerprofil das Portalrecht "Teamquiz Spielen (Streameintrag)" aktiviert sein. Ist gewünscht, dass die Mitarbeiter nicht nur bei Eintritt oder Versetzung, sondern dauerhaft Zugriff auf das Quiz haben, ist zusätzlich das Portalrecht "Teamquiz Spielen (Verzeichnis)" zu aktivieren.

Bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters wird das Spiel im Portal-Stream des Mitarbeiters präsentiert. Ebenso erhält ein Mitarbeiter, der die Abteilung wechselt, die Spielaufforderung im Stream. Über die Einstellung "Teamquizeinladung in Stream vor Versetzung..." wird gesteuert, wie viele Tage vor dem Ereignis (also der Versetzung in eine andere Orgeinheit) die Meldung im Portal-Stream des Mitarbeiters erscheint.

Die Stream-Meldung zur Spielaufforderung ist inhaltlich frei konfigurierbar und kann über die o.a. Einstellung "Einladung zur Quizteilnahme" angepasst werden.

Ebenso lässt die Erfolgsmeldung bei Ende des Quiz über die o.a. Einstellung "Meldung beim erfolgreichen Abschluss des Quiz" konfigurieren (mehr dazu weiter unten unter C).

Der "Sticky"-Status steuert, wie lange die Spielaufforderung oben im Stream des Mitarbeiters fixiert ist, wenn er das Spiel nicht erfolgreich zu Ende gebracht hat.
B) Start des Spiels (im Portal)

Die Streammeldung an den Mitarbeiter zum Teamquiz wird also bei Neu-Eintritt oder Versetzung gem. der o.a. Systemeinstellungen ausgelöst.
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Der Spielstart sieht so aus:
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Es werden die Bilder der Kollegen in der neuen Orgeinheit, in die der User eintritt, gezeigt. Verfügt die Orgeinheit des spielenden Mitarbeiters über weniger als 6 Mitarbeiter, werden zu erratende Teammitglieder aus naheliegenden Orgeinheiten angeboten. Dabei sind grundsätzlich nur Mitarbeiter zu erraten, für die ein Foto hinterlegt ist.

Durch Klick kann der Spieler den richtigen Namen wählen. Oben im Fortschrittsbalken wird die Anzahl der richtigen Treffer gezeigt. Die Erfolgsquote zählt die Anzahl der Fehlversuche. Die Links „Mehr Infos“ (bei richtiger Wahl) oder "Wer ist #Vorname #Nachname) bei falscher Wahl, führen auf das Portalprofil desjenigen Mitarbeiters.

Wurden alle Fotos richtig zugeordnet, erscheint die gem. o.a. Systemdaten-Einstellung konfigurierte Erfolgsmeldung:
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Erneutes Spiel: Über die Selectbox hinter „Teamquiz“ kann eine beliebige Orgeinheit gewählt werden, um nun mit anderen Teambildern zu spielen.

Wurde das Spiel erfolgreich zu Ende gespielt, wird der fixierte Streameintrag mit der Spielaufforderung i.d.R. defixiert.

Der Zugang zum Teamquiz ist auch über den Menüpunkt „Verzeichnis“ und dort via Toplevel-Menü (Schwarzer Headerbalken) möglich, sofern das entsprechende Portalrecht (siehe A) auf ja steht, so dass jeder jederzeit mit beliebigen Teams spielen kann.
C) Teamquiz Erfolgsmeldung

Unter "Systemdaten > Portaleinstellungen > Teamquiz_Öffentliche Meldung beim erfolgreichen Abschluss" kann eingestellt werden, ob nach einem erfolgreichen Spiel nicht nur der Spieler selbst sondern auch andere User die Erfolgsmeldung erhalten. Über die Selectbox "Empfänger" wird dann entschieden, ob nur die Mitarbeiter der Org.unit, für die gespielt wurde, die Erfolgsnachricht erhalten, oder ob der Post öffentlich sein soll.

Die Teamquiz-Erfolgsmeldung kann von den Empfängern kommentiert oder als interessant markiert werden. So entsteht gleich ein digitaler Dialog mit den (neuen) Kollegen.
Tipp!

In diesen automatischen Meldungen können sogar Mitarbeiter-Platzhalter verwendet werden.

Ein weiteres tolles Instrument, um neue Leute direkt in das soziale Leben des Unternehmens einzubinden, ist das Onboarding-Interview.

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