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FAQ's
Wie funktioniert die Volltextsuche in den Hilfetexten?

--> Lassen Sie zur Erläuterung dieser Funktion die Maus kurz auf dem Info-icon ruhen. Zudem werden hierbei nur Wörter durchsucht, keine Sonderzeichen. D.h. dass z.B. der Begriff "Betrag (bevorzugt)" ohne Klammern eingegeben werden muß, um Texte mit diesem Inhalt zu finden. Achtung! Ein Suchbegriff in Klammern muß mind. zwei Zeichen enthalten, um von der Volltextsuche erkannt zu werden. Somit kann z.B. nicht dezidiert nach Begriffen wie 'Abgeschlossen (A)' oder 'Abgeschlossen (M)' gesucht werden, da der Wert in Klammern zu kurz ist und ignoriert wird.
Warum dauert die Generierung der Gesamtonlinedoku als Druck(vorschau) so lange?

--> Wenn Sie über das Inhaltsverzeichnis via 'Weitere Aktionen' den Druck der Onlinehilfe anstoßen, wird das Dokument on-the-fly für Sie erstellt. D.h. hier hinterliegt kein starres pdf, sondern es wird stets der aktuellste Stand auf Knopfdruck zusammengefasst, was bei über 400 Seiten durchaus um die 20-30 Sekunden dauern kann. In den Browsersettings können Sie für die pdf-Darstellung "Vorschau in Firefox" (je nach Browser, hier eben am Beispiel Firefox), oder "mit Adobe öffnen" wählen - ggf. läuft eine der beiden Optionen anwenderinidividuell etwas besser.

Einzelne Hilfetexte können Sie jeweils via dem entsprechenden Textlayer ausdrucken.
Nutzung via Mobile Clients

--> Die mobile Darstellung bzw. das mobile Handling von rexx sind grundsätzlich möglich und wurden kürzlich nochmals deutlich verbessert. Damit stehen rexx Usern alle wichtigen Grundfunktionen für eine optimierte mobile Nutzung bereit.
Hinweis: Die folgenden Optimierungen gelten nur für WHITESPACE!

Verbessert wurde insbesondere:

> Tabellen sind nun auf schmalen Geräten horizontal scrollbar

> Anhänge von Kommunikationseinträgen öffnen sich in einem neuen Tab, wo der native Viewer des Geräts zur Anzeige genutzt wird

> Kommunikationseinträge passen sich beim Öffnen der Displaybreite an (einige Infos werden dabei ausgeblendet, um die Übersicht zu gewährleisten)
Inwiefern beeinflußt es den per Benutzerprofil gesteuerten Personal Zugriff, wenn ein Benutzer als Leiter einer Org.-unit definiert ist?

--> Durch eine Leitungsfunktion werden dem Benutzer alle Akten der Mitarbeiter, die seiner oder einer untergeordneten Org.-einheit angehören, freigeschaltet. Sofern dieser Auto-Zugriff nicht gewünscht ist, muß die Leitungsfunktion gem. Orgtree entfernt werden.

--> Bei Doppelleitung: Es ist nicht möglich, auf Personalakten anderer Führungspersonen derselben Org.einheit zuzugreifen, oder Remindernachrichten untereinander zu erhalten. (Umgangen werden kann dies, indem die Leiter als Timemanager des jeweils Anderen gesetzt werden und die zusätzliche Berechtigung via 'Personal Zugriff' erhalten).
Welche Rolle spielt ein in der Personalakte hinterlegter Timemanager?

--> Im HR5 ist der Timemanager (manuell setzbar, sowie aus Stelle vererbbar) eines Mitarbeiters nicht automatisch auch Empfänger von dessen Abwesenheitsbuchungen. Der Timemanager kann hier hinterlegt werden, um

a) im Workflow für Abwesenheitsbuchungen als 'Timemanager 1-5' in den Freigabeprozess integriert werden zu können, bzw. um

b) bei Berechtigungen wie "Personal anzeigen: Timemanager-Zuordnung", sowie im ESS Bei "Portal > Kalender Zugriff (Timemanager)" zu fungieren.
Wie ermittelt das System den/die Freigeber von Abwesenheitsanträgen?

--> Im Reiter 'Zeitmanagement' der Personalakte kann über das Headermenü die 'Konfiguration' aufgerufen werden. Hier ist oben rechts i.d.R. ein Workflow zur Freigabe von Abwesenheiten hinterlegt (vererbt aus der Stelle, die der Mitarbeiter innehat, bzw. alternativ direkt/mitarbeiterindividuell zugewiesen). Ist kein Workflow hinterlegt, bzw. kann auch nicht via Orgmanagement/Stellen abgeleitet werden, so geht der Antrag an den/die Fallbackempfänger (vgl. unten).
Was ist ein Fallbackempfänger?

-->Fallbackempfänger können i.d. Systemdaten als Empfänger unzuordbarer Kommunikation hinterlegt werden. So wird sichergestellt, dass z.B. ein Abwesenheits- oder Stammdatenänderungsantrag auch bei fehlender Zuständigkeit im rexx HR nicht verloren geht.
Was ist die Sekretariatsfuntion?

--> Die Sekretariatsfunktion bietet die Möglichkeit, über das Mitarbeiterportal eine Abwesenheitsbuchung für jemand anderen vorzunehmen. Mehr dazu lesen Sie hier.
Was ist der sog. Antrags-Token zur Email-Genehmigung von Workflows?

--> Für die Methodik der E-Mail-Genehmigung wurden nebst den bisherigen "ja/nein" die neuen Optionen "Antrags-Token" und "Antrags-Token ohne Passwort" geschaffen.

Diese Einstellungen bewirken, dass an den Email-Antrags-Reminder ein Link eingefügt wird, welcher im Browser direkt den Antrag öffnet - gewissermaßen in einer Standalone-Umgebung.
rexx empfiehlt ab sofort all seinen Kunden die Methode "Antrags-Token" für E-Mail-Genehmigungen einstellen zu lassen! Hierzu kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Ansprechpartner bei rexx.
Bei Aktivierung des Antrags-Token wird bei den Remindern "Email bei xxxx" (außer 'E-Mail bei rexx Nachrichten') der "Link zum Antrag" angefügt. Damit können nun direkt aus einer E-Mail-Erinnerung heraus Anträge bearbeitet werden! (Mehr dazu hier)
Was ist eine Schlüsselstelle?

--> Ob eine Stelle eine Schlüsselstelle ist oder nicht, läßt sich sowohl in der Stellenakte direkt, als auch über den Orgtree für die Stelle einstellen. Letztlich ist dies ein Merkmal, welches manuell gesetzt werden kann und Auswirkungen auf Filteroptionen, oder auch die Karriereplanung (hier werden i.d.R. nur Pool- und Schlüsselstellen betrachtet) hat.
Benefits: Was ist der Unterschied zwischen 'Betrag' und 'Betrag (bevorzugt)'

--> Die Spalte "Betrag" zeigt die Kosten in Org.währung (Org.management >Organisation > Feldbereich 'Engelt') an, in der Spalte "Betrag (bevorzugt)" rechnet das System den Betrag in die -gemäß my rexx angegebene- bevorzugte Währung um. Kommt in beiden Spalten dieselbe Währung zum Tragen, wird dies natürlich nicht deutlich.
[color= rgb(0, 0, 0)]Warum werden Links in rexx mal als blaue Zeichenkette, mal als Pfeilzeichen Bild dargestellt?[/color]

--> Dies ist in der reinen Anwendungslogik begründet: Wenn der Klick auf das Element benötigt wird, um es inline zu bearbeiten, kann es nicht blau verlinkt sein. Dann kommt das Link-Icon (Pfeilzeichen) zum Einsatz.
Gespräche: Was bedeutet das "(A)", bzw. "(M)" beim Gesprächsstatus "Abgeschlossen"?

--> Der Filter "Gesprächsstatus" zeigt die Optionen "Abgeschlossen (A)" für "Automatisch" (via elekt. Bestätigung durch den Mitarbeiter) und "Abgeschlossen (M)" für "Manuell" (Abschliessen des Gesprächs via Gespräche>Toplevel "Abschließen"), sowie den allg. Status 'Abgeschlossen' an.
Gespräche: Warum kann ich manche Gespräche in der Mitarbeiterakte löschen, andere aber nicht?

--> Abhängig von den Berechtigungen können Gespräche bis zu einem bestimmten Status (incl. oder excl. dem Status 'Abgeschlossen') gelöscht werden. Sobald die Bestätigung vom Mitarbeiter eingeholt wird, wird das Gespräch im Hintergrund als 'Abgeschlossen' betrachtet, weswegen ein Benutzer ohne das Recht, auch abgeschlossene Gespräche löschen zu dürfen, bereits ab diesem Moment (Gesprächsstatus 'Bestätigung anstehend') das Gespräch nicht mehr löschen kann.
Warum sind in den Formschreibentemplates nur Platzhalter und Textbausteine, nicht aber Zeugnisbausteine verfügbar?

-->Zeugnisbausteine stehen Ihnen bei der Erstellung eines mitarbeiterbezogenen Zeugnisschreibens (via Formschreibenliste) zur Verfügung. Im Gegensatz zu Platzhaltern und Textausteinen können zeugnisrelevante Bausteine nicht bei (personenungebundener) Bearbeitung der Formschreibentemplates zugewiesen werden, sondern nur bei konkreter Zeugniserstellung aus einer Personalakte heraus.
Warum kann bei Massenkommunikation (via Korb) ein Formschreiben nicht (immer) ausgedruckt werden?

--> Der Druck eines Massenformschreibens ist nur möglich, wenn beim gewählten Formschreiben als Medium NUR Brief ausgewählt ist - das Versenden einer Massenmail, wenn beim Formschreiben als Medium E-Mail und Brief, oder nur E-Mail ausgewählt ist. Beim direkten Versand via Bewerberakte kann hingegen immer zwischen Druck und E-Mail Versand gewählt werden.
Warum werden beim Zuweisen einer Veranstaltung aus der Umfrageakte heraus nicht alle Veranstaltungen aufgeführt?

--> Hier werden nur Veranstaltungen ohne zugewiesene Umfrage angeboten.
Ich habe eine Veranstaltung (mit zugewiesener Umfrage) kopiert und möchte die Umfrage nun entfernen. Warum speichert rexx die Änderung nicht?

--> Jeder Veranstaltung muß (mind.) eine Umfrage zugewiesen sein. Es kann anstelle der mitkopierten aber eine andere Umfrage gewählt werden. Hinweis: Auch bei einer neu erstellten (nicht kopierten) Veranstaltung wird systemseitig automatisch eine neue Umfrage angelegt und zugewiesen, welche manuell aber jederzeit durch eine andere ersetzt werden kann. Mehr dazu hier (Abschnitt: 'Bei Neuanlage').
Wie können Umfragebögen, die ausgedruckt und außerhalb von rexx befüllt werden, zurück in rexx überführt werden?

--> Für die Zurückführung von z.B. in Papierform ausgefüllten Umfragebögen bietet rexx die Funktion der QR-codes an. Mit QR-codes erstellte Dokumente können so bequem mithilfe des Scanmanagers oder via Mail in das rexx zurückgeführt werden.
Ziele/Prämienberechnung: Warum wird bei einem zu 100% erreichten Ziel und bei 100% Gewichtung bei "Akt. Prämie" nicht die max. hinterlegte Prämie berechnet?

--> Die aktuelle Prämie errechnet sich aus der hinterlegten Prämienmatrix, in welcher definiert ist, wie hoch der Auszahlungs- im Verhältnis zum Erreichungsgrad ist. Bei einem Erreichungsgrad von 100 % kann der Auszahlungsgrad somit auch weniger als 100% betragen.
Wie lautet die Formel für die Berechnung des Skill-Matching?

--> Summe (Zielwert * Gewichtung) / Summe (Istwert * Gewichtung)
Zielwert und Gewichtung beziehen sich jeweils auf die Summe über alle Skills, die bei der Stelle/Skillprofil (bzw allgemein, gegen was gematcht werden soll) hinterlegt sind. Der Istwert kommt aus den Mitarbeiterdaten (üblicherweise Leitung-Ist). Zusätzlich ist das Ergebnis immer 0, wenn bei einem Skill, das als 'KO-Kriterium' definiert ist, der Istwert unter dem Sollwert liegt.
Was ist eine Vertragsphase in rexx?

--> Vertragsphasen sind in rexx dafür da, Wiedereintritte nach einer zeitlichen Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses mit einem vorangehenden Austritt abzubilden. Eine Änderung wie 'Mitarbeiter besetzt künftig andere Stelle' läutet in rexx Logik keine neue Vertragsphase ein. Auch ein Wechsel vom Praktikant/Azubi in ein festes Arbeistverhältnis darf in rexx keine neue Vertragsphase, sondern lediglich einen neuen historischen Record beim "Arbeitsverhältnis" begründen.

Liegt also keine Unterbrechung der Beschäftigung vor, sollte auch keine neue Vertragsphase verwendet werden, denn dies hat viele Nebenwirkungen; z.B. würde so u.a. die Anzahl der Ein-/Austritte künstlich erhöht. Auch erhöht eine inkorrekte Handhabung der Vertragsphasen u.U. die Berechnungen von Resturlauben etc. beim Jahresabschluss.

--> Eine neue Vertragsphase sollte also nur dann angelegt werden, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und erst nach z.B. einem Jahr wieder eintritt, also eine (größere) zeitliche Lücke dazwischen liegt.

--> Bei einem Wiedereintritt werden die Salden aus der vorherigen Vertragsphase bezüglich Zeiterfassung und Abwesenheiten (Stundenüberträge und Resturlaub), wie es bei einem Neueintritt der Fall wäre, genullt.

--> Es ist empfehlenswert bei einem Austritt / Abschluss einer Vertragsphase dafür zu sorgen, dass diese korrekt beendet wird –z.B.: Auszahlung oder Kürzungen bei positiven / negativen Stundensaldo mit den finanziellen Konditionen der ersten Vertragsphase.

--> Sollten aus irgendwelchen Gründen doch Ansprüche aus der vorherigen Vertragsphase in die neue Phase einfließen, so sind diese in der neuen Vertragsphase z.B. via Korrekturbuchungen manuell anzupassen.
Was bewirkt das Recht "Vertretung bei Anträgen (Backend): immer als Vertretung verfügbar"?

(Aufgabengruppe 'Abwesenheitsmanagement')

--> Wenn das Recht bei einem Benutzerprofil aktiv ist, wird die Auswahlliste für die Vertretung beim Erstellen / Bearbeiten einer Abwesenheit im Backend um die Benutzer dieses Profils erweitert. So kann z.B. ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung beim Erfassen eines Beschäftigungsverbotes sich selbst oder einen seiner Kollegen als Vertretung einsetzen.
Wie berechnet sich der Wert für das Skillmatching?

--> Bei dem Skillmatching geht es um den Erreichungsgrad der einzelnen Skills. Dabei kann der Erreichungsgrad maximal 100% erzielen. Ein Skill kann nicht überfüllt werden.

Deshalb wird der minimale Wert aus dem Verhältnis von Mitarbeiter Skillwert (m) zu Zielwert (z) oder 1 verwendet.

min(m/z, 1)

Aus den Erreichungsgraden der einzelnen Skills wird nun das gewichtete Mittel gebildet, um das gesamte Skillmatching abzubilden.

Dabei werden die einzelnen Erreichungsgrade mit der entsprechenden Gewichtung (w) multipliziert und durch die Summe der jeweiligen Skillgewichtungen dividiert.
∑(min(m/z, 1) * w) / ∑w
Ausnahme:

Wird bei einem Skill mit dem KO-Kriterium = ja der Zielwert nicht erreicht, so ist das Gesamtergebnis des Matching Null.
Können die Felder Eintritt, Probezeit, Austritt, Befristung und Austritt Ruhestand in dem Self Service Portal in dem Bereich Stammdaten auch zur weiteren Information angezeigt werden?

Ja, diese Felder können in dem Self Service Portal in dem Bereich Stammdaten angezeigt werden. Dafür muss via "Systemdaten > Felderkonfiguration (Personal) > entsprechendes Feld auswählen" das Attribut "Stammdatenantrag" auf "Nur Anzeigen" gestellt werden. Dann stehen diese Felder ausschließlich nur zur Anzeige bereit und können nicht durch einen Stammdatenantrag bearbeitet werden.
Wie berechnet sich der Wert für die Urlaubsrückstellung?

--> Der Wert berechnet sich aus dem Rückstellungsanspruch (ohne gesetzliche Reduktion). Anhand eines Beispiels soll die Berechnung verdeutlicht werden. Dafür gelten die folgenden Prämissen:
  • der Mitarbeiter ist im Januar in das Unternehmen eingetreten
  • der Mitarbeiter hat einen jährlichen Urlaubsanspruch von 25 Tagen
  • der Mitarbeiter hat bereits 14 Tage Urlaub genommen
  • die Auswertung für die Urlaubsrückstellung findet im 4. Quartal statt
In dem oben genannten Fall gestaltet sich die Berechnung folgendermaßen:

(25 / 12) * (4. Quartal, Anstellung bereits im 1. Quartal, = 12 Monate)

Anschließend wird der in diesem Zeitraum gebuchte Urlaub abgezogen:

25 – 14 = 11 Tage Urlaubsrückstellung

Da bei der Urlaubsrückstellung quartalsweise gerechnet werden kann, kann der aktuelle gesetzliche Urlaubsanspruch nicht berücksichtigt werden. Dieser berechnet sich nämlich monatsweise und nicht quartalsweise.
Was ist die Spaltengrenze für Abfragen?

--> Die Spaltengrenze für Abfragen wird dynamisch (abhängig von den gewählten Spalten) berechnet. Sollten sich zu viele Spalten in der Abfrage befinden, erhalten Sie eine Fehlermeldung 'Datenbankfehler: Bitte wählen Sie weniger Spalten'. Generell wird empfohlen nicht mehr als 30 - 40 Spalten in eine Abfrage aufzunehmen. Dies kann je nach Systemdatenlage und -konfiguration zu Performanceproblemen führen.
Warum können in die Feldgruppe "Befristung" keine weiteren Zusatzfelder aufgenommen werden?

--> Die Feldgruppe "Befristung" ist eine System-Feldgruppe und unterliegt einer eigenen Logik, welche es nicht vorsieht, dass zusätzliche Daten in dieser Feldgruppe über Zusatzfelder erfasst bzw. angezeigt werden.
Wie viele Treffer werden bei einer Suche in den Suchfeldern vorgeschlagen?

--> In den Bereichen „Personal, Organisationseinheiten, Stellen und Job Familie“ werden auf den ersten Blick 15 Treffer vorgeschlagen, allerdings wird bei mehr als 15 Treffern die Erweiterung der Vorschlagsliste durch „“ angeboten. Durch einen Klick auf „“ werden bis zu maximal 100 weitere Treffer nachgeladen. Sollten weitere Treffer vorhanden sein, können diese durch einen erneuten Klick auf „“ nachgeladen werden.

Wird in dem Suchfeld eine Änderung vorgenommen, so werden die angezeigten Treffer wieder auf 15 zurückgesetzt.
Ist ein Mehrfach-Login in den rexx Anwendungen möglich?

--> Grundsätzlich sollte es vermieden werden die rexx Anwendungen parallel in mehreren Browser-Tabs/Browser-Fenstern zur Bearbeitung geöffnet zu haben. Hier kann es zu Datenchaos kommen, wenn wechselnd in den Fenstern/Tabs gearbeitet wird und so eventuell IDs von Datensätzen durcheinander geraten.

--> Sollte es jedoch nicht vermieden werden können in mehreren Fenstern/Tabs parallel arbeiten zu müssen, wird die Verwendung eines anonymen Fensters empfohlen.

--> Damit eine fehlerfreie Datenübergabe gewährleistet werden kann, wurde die Mehrfachanmeldung in Nicht-anonymen Browser Fenstern/Tabs überarbeitet.

--> Meldet sich ein Benutzer parallel in zwei Fenstern/Tabs an, so wird dieser beim Aufruf einer beliebigen Aktion in der rexx Anwendung in dem Ausgangs-Fenster/Tab zwangsweise auf die Login-Seite umgeleitet. Die Sitzung in dem zweiten Fenster/Tab bleibt weiterhin bestehen.

--> Auch der Login von zwei verschiedenen Benutzern in zwei Nicht-anonymen Fenstern/Tabs ist nicht möglich.
Warum werden an unterschiedlichen Stellen im System unterschiedliche FTE-Werte ausgegeben (Berechnung FTE)?

--> In der Personalakte, der Personal Search & List und im Data Warehouse werden für die FTE Berechnung die Stellenbesetzungen eines Mitarbeiters nicht berücksichtigt.

--> Bei der FTE-Wert-Berechnung innerhalb des Organigramm / Org.Tree wird die Stellenbesetzung der Mitarbeiter sehr wohl berücksichtigt.

--> Haben Mitarbeiter also eine Stellenbesetzung abweichend von 100%, so wird der FTE-Wert aus dem Organigramm / Org.Tree von den FTE-Werten an anderer Stelle im System abweichen.

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