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Bewerberbungsimport aus dem ER
Hinweis!

Voraussetzung für dieses Feature ist natürlich der Einsatz des rexx Enterprise Recruitment (ER).

Im Bubblemenü findet sich (bei aktivierter Schnittstelle) in der Kachel 'Aktuelles' der Direktlink „Bewerbungsimport“.

Hier kann ein - zuvor aus dem ER für den Export zum HR vorgesehener - Bewerber als Mitarbeiter in das HR importiert werden.
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Die Tatsache, dass Bewerbungen aus dem ER ins HR importiert werden können, ist für 'rexx Kenner' nichts Neues. Aufgrund der zusätzlichen Informationen aus dem HR, die u.a. beim Stellenantrag oder beim Direktübertrag einer Stelle

an das ER übergeben werden können, wird der Import jetzt aber noch komfortabler:
  • Der Import kennt die zugehörige Stelle, auf die der Bewerber gehört, und belegt sie im Setup vor.
  • Der Import kennt das notwendige Personal-Setup, wenn dieses im zugehörigen Stellenantrag als Feld im Antrag enthalten war (beim Direktübertrag einer Stelle ist dies hingegen nicht möglich).
  • Wird ein Bewerber aus dem ER im HR auf eine Stelle importiert, die mit einer Jobausschreibung im ER verknüpft ist, wird der Prozessstatus der Stelle von „Recruitment laufend“ wieder auf „Kein Prozess“ zurückgesetzt.
Eintrittsdatum: Standardmäßig wird im Personal-Setup beim Anlegen von neuen Personal und auch beim Bewerbungsimport als Eintrittsdatum der nächste Monatserste vorbelegt. Innerhalb der ER Jobakte existiert zudem das Feld „Geplanter Eintritt“, welches auch im HR als Workflow-Zusatzfeld zur Verfügung steht und demzufolge im Rahmen eines Stellenantrags vorbelegt und für den Job an das ER übergeben werden kann.

Das geplante Eintrittsdatum eines Jobs sagt aber nicht unbedingt etwas über den tatsächlichen Eintritt eines neu angeheuerten Bewerbers aus. Ebenso wird die Setup-Vorbelegung beim Bewerbungsimport mit dem nächsten Monatsersten häufig daneben liegen, da mit dem eingestellten Bewerber ein anderes Eintrittsdatum vereinbart wurde.

Um ein konkret vereinbartes Eintrittsdatum aus dem ER in das HR übergeben zu können, gibt es im ER das interne Bewerbungsfeld „Tatsächlicher Eintritt“. Wird hier das vereinbarte Eintrittsdatum eingetragen, erfolgt beim Bewerbungsimport im HR mit diesem Datum die Vorbelegung für das Eintrittsdatum und - falls die Zeiterfassung aktiv ist - auch für „Startdatum Zeiterfassung“.

Manchmal kann es zudem sinnvoll sein, dem Import Notizen mitzugeben. Z.B. wurde mit dem Bewerber vereinbart, dass Umzugskosten erstattet werden. Dies kann in der Bewerbungsakte im „rexx HR Import“ hinterlegt werden:

Diese Notiz wird beim Import im HR dann als zu bestätigender Layer eingeblendet und als zusätzlicher Bereich im Personal-Setup angezeigt.

Bisher war die Liste der verfügbaren Bewerbungen, die in das HR importiert werden können, statisch aufgebaut und es wurden nur wenige Informationen für Personaler angeboten, die den Bewerberimport ausführen sollten.

Nun wurde die Bewerbungsimportfunktion verbessert und die Auswahlliste mit den verfügbaren Bewerbungen auf eine Search & List umgestellt. Die neue Bewerbungsimportliste können Sie über die Kachel "Neu: Personal, Stelle / Bewerbungsimport" aufrufen (zuvor wurde die Liste in einem Layer angezeigt).

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Wenn keine Bewerbungen zum Importieren vorliegen, wird der Benutzer mit einer Meldung im Alert-Layer darauf hingewiesen.
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Die neue Search & List weicht im Vergleich zu anderen Search & List ab. Es wird nur eine öffentliche Standardabfrage angeboten. Das hat zur Folge, dass im Aufbau des Top-Level-Menüs folgende Search & List spezifische Aktionen angezeigt werden:
  • Abfrage speichern
  • Spalten bearbeiten
  • Exportieren nach Excel
  • Drucken

Benutzer, welche berechtigt sind, Standardabfragen zu ändern, können nur die Definition der Standardabfrage ändern. Diese Definition gilt für alle Benutzer des Systems.
Hinweis: Unter „Systemdaten / Standardabfragen“ wurde trotzdem ein neuer Search & List Typ 'Bewerbungsimport' zur Verfügung gestellt und bei allen Benutzerprofilen mit der Standardabfrage verknüpft.
Verfügbare Spalten

In der Search & List Bewerbungsimport stehen folgende Spalten zur Verfügung:
  • Auswahl (Auswahl von Bewerbern, die für den Import übernommen oder abgelehnt werden können)
  • Bewerbung
  • Job
  • Job ID
  • HR Stelle ID
  • alle HR Felder aus Personalakte, die mit ER Feldern gematcht worden sind
  • Personal / User Setup
  • Eintritt (zeigt den Wert, des ER Bewerberfeldes an, dass mit dem HR Feld 'Eintritt' gematcht ist. Liegt kein Matching oder Datum vor, wird immer der erste Tag des nächsten Monats genommen.)
  • Standort
  • Stelle (zeigt die Bezeichnung der HR Stelle an und ist mit der Stellenakte verlinkt)
  • Job Kategorie
  • Karrierelevel
  • Kostenstelle
  • Mandant
  • Sachbearbeitung
  • Fachentscheidung
  • exportiert durch (zeigt den Namen des Benutzers an, der die Bewerbung im ER für den Export markiert hat)
  • exportiert am (Datum und Uhrzeit der Markierung für den Export)

Standort, Job Kategorie, Karrierelevel, Kostenstelle, Mandant, Sachbearbeitung und Fachentscheidung werden aus der ER Stelle gezogen. Sachbearbeitung und Fachentscheidung sind keine Referenzen auf die HR Personalakten. Hier werden Vor- und Nachname des Benutzers aus dem ER übernommen.
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Verfügbare Filter

In der Search & List Bewerbungsimport stehen folgende Filter zur Verfügung:
  • Bewerbung
  • Job
  • HR Stelle-ID
  • Job ID

Übernahme / Ablehnung der Bewerbungen

Das Top-Level-Menü in der Search & List Bewerbungsimport enthält weitere zusätzliche Menüpunkte:
  • Bewerbungsliste aktualisieren
  • Übernehmen
  • Ablehnen

Die Auswahl „Bewerbungsliste aktualisieren“ holt die zu importierenden Bewerbungen aus dem ER System erneut ab. Die Auswahl „Übernehmen“ und „Ablehnen“ werden immer angezeigt, sind aber inaktiv, wenn keine Bewerbung ausgewählt ist. Ein Klick auf „Übernehmen“ führt zum Aufruf des Formulars „Neues Personal“. Ein Klick auf „Ablehnen“ führt dazu, dass die ausgewählte Bewerbung aus der Bewerberliste entfernt wird und das die Menüpunkte „Übernehmen“ und „Ablehnen“ wieder deaktiviert werden.
Felder mappen

Um festzulegen, welche ER Bewerberdaten beim Import in Ihr HR in welche Felder der Personalakte gespeist werden sollen, sind die Feld ID's der ER Felder (> 'Vorgabewerte') in das HR zu übernehmen. Hierfür werden im ER die Feld ID's der betreffenden Felder ermittelt, die per Schnittstelle in das HR5 fließen sollen. Diese ER Feld ID ist dann via 'Felderkonfiguration (Personal)' im HR5 bei den Personaldaten einzutragen.

Außerdem können, bei einem Bewerbungsimport, Zusatzfelder aus dem rexx HR mit Feldern aus dem rexx ER gemappt werden. Hier eine Auflistung, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, um ein dynamisches Feldermapping für den Bewerbungsimport durchzuführen:
  1. Ein entsprechendes Feld im rexx HR unter Systemdaten > Felderkonfiguration (Personal) anlegen (Neues Zusatzfeld anlegen).
  2. Das Feld aus dem rexx HR muss vom gleichen Typ, wie das Feld aus dem rexx ER sein.
  3. rexx ER Feld als Standardfeld konfigurieren und einer Kategorie zuordnen.
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  4. rexx ER Feld ID in dem rexx HR Feld hinterlegen (Systemdaten > Felderkonfiguration (Personal) >Feld auswählen > Feldbereich "Externe Systeme" > rexx ER Bewerbung Import).
  5. Handelt es sich bei dem zu übertragenden Feld bspw. um eine Selectbox, müssen die ID's für die verschiedenen Auswahlwerte aus dem ER Feld, ebenfalls in den Auswahlwerten des rexx HR Feldes hinterlegt werden.
  6. Das rexx HR Feld in einem Personal / User Setup in dem Bereich Zusatzfelder hinterlegen.
  7. Bewerbungsimport starten. Die gemappten Feldwerte (Feldinhalte) werden bereits in der Bewerbungsimport-Maske angezeigt.


Mehr zur Konfiguration der Schnittstelle und grundsätzliches zum Feldermapping erfahren Sie hier.

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