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Personal

Im Reiter Personal erhält der User einen Überblick über das für ihn via Berechtigung sichtberechtige Personal (Liste der Mitarbeiter) und eine Liste der im rexx HR existierenden User (Personal mit Userberechtigung im rexx HR Backend).

Dieser Bereich ist einer von vielen Search & List-Bereichen und der User findet sich in der dafür typischen Ansicht, inklusive Aufbau wieder:
  • Filterbereich inklusive Abfragen-Auswahl und für den User freigeschaltete Funktionen
  • Ausgabe-Interface inklusive der durch die Ausgabeliste definierten Spalten
Tipp:

Im System sind bereits elementar wichtige (Standard-)Abfragen angelegt. Sollten diese Ihren Darstellungs- und Ausgabewünschen nicht entsprechen, können Sie sich neue Abfragen definieren. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass die Ausgabefelder und auch die gewählten Kriterien sinnvoll gewählt sind.

Zudem sollten Sie wissen, dass die hier zu verarbeitende Datenmenge entsprechend (negative) Auswirkungen auf die Performance innerhalb des Systems haben kann.

Auch die für Search & List typischen Funktionen finden hier erneut Anwendung:
  • temporäres Verschieben von Spalten via Drag & Drop
  • temporäres Speichern der Abfrage für sich selbst
  • Erstellen neuer individueller Abfragen (Filtersetzung) und Ausgabelisten (Editieren der Augabespalten)
  • Überschreiben von Abfragen je nach Berechtigung, bzw. unwiderrufliches Löschen
  • Übergabe nach Excel, Drucken (Papier und PDF, je nach verfügbarer Drucker am Rechner)
Neues Personal anlegen:
Dies kann entweder per Import (i.d.R. einmalig im Rahmen der Projektierung), manuell, oder aber auch via Schnittstelle aus dem rexx Recruitment (sofern im Einsatz) erfolgen.
Achtung

Um neues Personal anlegen zu können, müssen die hier abgefragten Grunddaten (Org.Tree/Stellen, Personal-Setup, Genehmigungs-Workflows) vorab angelegt und gut bedacht befüllt sein. Erst dann wird die Anlage neuen Personals innerhalb kürzester Zeit und genau nach den eigenen Vorstellungen möglich sein! Über das Headermenü 'Personal' wählen Sie 'Neues Personal', befüllen (mindestens) die Pflichtangaben des Formulars und klicken anschließend auf 'Speichern'.

Das Benutzerprofil bei 'normalem Personal' ist i.d.R. 'Personal Portal'. Bei HR-Mitarbeitern/Führungskräften sind die Portalberechtigungen (vgl. Profil 'Personal Portal') aufgrund ihrer Doppelfunktion als Mitarbeiter und zugleich rexx user im jeweiligen Profil zusätzlich zu hinterlegen.
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BildHinweis!
Vertragserstellung: Prozessseitig gehen wir bei rexx systems davon aus, dass ein Vertrag im ER erstellt und auch von dort an den potentiellen, neuen Mitarbeiter versendet wird. Der unterschriebene Vertrag würde dann im HR gescannt und der Mitarbeiterakte hinzugefügt werden.
Zugang zum ESS Portal

Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, kann das der Zugang zum Portal entweder zum Eintrittsdatum, oder aber auch schon vorab freigeschaltet werden.

Letzteres ist sicherlich sinnvoll, wenn der neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboardings schon sofort Zugriff auf das Portal erhalten soll, um z.B. via Teamquiz sein Team kennenzulernen, oder im Stream die interessanten Company-/Kollegen-News zu lesen, bzw. in den Blogs nach interessanten Themen zu stöbern.

So stellen Sie dies im Setup-Template ein:



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Tipp!

Hinterlegen Sie doch einen Reminder mit angehängten Willkommen-Formschreiben, welches (sinnvollerweise) an die private E-Mailadresse des neuen Miarbeiters geht, sobald er im rexx HR angelegt wurde.

Dieses Formschreiben sollte den Platzhalter ##url_reset_passwort enthalten. Dahinter verbirgt sich eine URL, die direkt zur Eingabe eines neuen Passworts auffordert - der neue Mitarbeiter kann sein Passwort für das Portal ja noch nicht kennen und aus Sicherheitsgründen versendet rexx es an dieser Stelle nicht per Mail. Dieser Reminder könnte zudem gleichzeitig einen definierten Onboarding-Workflow anstoßen, der an die verschiedenen zuständigen Stationen geht (IT, Vorgesetzte, Raumplanung, etc.).

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Neue Filter und Spalten für die Personal Search & List

Für die Personal Search & List werden regelmäßig neue Filter und Spalten konfiguriert, welche hier angesprochen werden.
Nur mein direktes Personal

Der neue Filter bietet Ihnen vier Optionen in Form einer Muliselectbox
  • leere Option
  • Organisation
  • Projekte
  • Kostenstellen
und bewirkt, dass ein Benutzer in der Personalliste, sowie auch im Kalender des rexx HR backends, nur die ihm direkt unterstellten Mitarbeiter und Führungskräfte sieht;

- Direkt unterstellte Mitarbeiter sind die Mitarbeiter, die zu den Org.Einheiten / Projekten / Kostenstellen zugewiesen sind, die der Benutzer leitet.

- Direkt unterstelle Führungskräfte sind die Führungskräfte der Org.Einheiten / Projekte / Kostenstellen der 2. Org.Ebene

im Bezug auf die Org.Einheiten / Projekte / Kostenstellen, die der Benutzer leitet.

Zur Verdeutlichung ein Beispiel:
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Per default ist dieser neue Filter nicht im Einsatz und muß daher in Ihrer Ansicht der Personalliste (Kalenderanpassung analog) ggf. noch aktiviert werden (s.u.: Klick auf das '+'-zeichen und 'Aktivieren'):
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Ø tägliche Sollarbeitszeit (Woche)

Der Filter „Ø tägliche Sollarbeitszeit (Woche)“ ermöglich eine Von-Bis-Filterung nach den durchschnittlichen täglichen Sollarbeitszeiten auf Basis der Wochenstunden, wobei diese Arbeitszeiten als Kommazahl mit bis zu zwei Nachkommastellen angegeben werden kann.

Zusätzlich kann der ebenfalls neue Filter „Arbeitszeitkonfiguration (Gültigkeit)“ in einem bestimmten Zeitraum nach einer gültigen Arbeitszeitkonfiguration suchen. Werden mehrere Arbeitszeitmodelle in dem Suchzeitraum gefunden, so wird immer das erste Modell herangezogen.

Tägliche Stunden

Zur Auswertung von täglichen Arbeitszeitzahlen wurde bei aktiviertem Zeiterfassungsmodul der Search & List-Filter "Tägliche Stunden Reihe" zur Verfügung gestellt. Wird der Filter in die Abfrage eingebunden und ausgefüllt, werden der Liste automatisch entsprechende Spalten hinzugefügt.
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Der Filter besteht aus mehreren Komponenten, die die Anzahl und Art der generierten Spalten beschreiben. Jede Einstellung wird zusammen mit Ihrer Abfrage gespeichert und beim Laden der Abfrage wiederhergestellt.

Die erste Komponente bestimmt die Art der Arbeitszeitzahlen, welche Sie auswerten möchten. Sie können hier derzeit zwischen "Std. Ist" (Die Arbeitszeit, welche dem Arbeitszeitkonto insgesamt gutgeschrieben, bzw. abgezogen wurde) und "Std. Arbeitszeit" (Die reine Arbeitszeit durch die Zeiterfassung - Kommen / Gehen) wählen.

Für jede Auswahl wird eine eigene Spaltenreihe generiert.

Die zweite Komponente legt das Kalenderjahr fest, in welchem die Zeiten erfasst wurden, und von welchem aus die Reihe beginnen soll. Sie können hier das aktuelle oder ein spezifisches Jahr auswählen.

Der genauere Startzeitpunkt der Reihe wird mit der dritten Komponente festgelegt. Sie wählen hier entweder einen Monat aus, oder entscheiden sich für die aktuelle Woche oder den aktuellen Monat, jeweils angewendet auf das zuvor gewählte Kalenderjahr.

Die Länge der Reihe wird von der vierten Komponente bestimmt und kann entweder eine feste Anzahl Tage, oder einen Monat, bzw. eine Woche betrachtet vom Startzeitpunkt aus betragen.

Die letzte Komponente schließlich erlaubt Ihnen das Einfügen einer Summenspalte am Ende einer jeweiligen Reihe, welche die Zahlen der Reihe pro Personal zusammenzählt.
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+/-Spalten für Arbeitsverhältnisse

Für die Search & List in dem Bereich „Personal“ wurde das historische Feld „Arbeitsverhältnis“ dahin gehend erweitert, dass jeweils fünf Spalten für vergangene und zukünftige Arbeitsverhältnisse in das Ausgabeinterface aufgenommen werden können.

Ausgangspunkt ist das aktuelle Arbeitsverhältnis, sodass die fünf vorherigen Arbeitsverhältnisse in den Negativ- und die zukünftigen Arbeitsverhältnisse in den Positivspalten dargestellt werden.

Filter „Organisation Multiselect“

Der Filter „Organisation Multiselect“ wurde für die Search & List-Listen in dem Bereich „Personal“ und „Stellen“ erweitert. Bisher wurden bei der Auswahl von Organisationseinheiten nur Stellen bzw. Personal angezeigt, welches der ausgewählten Organisationseinheit direkt unterstellt war. Mit der Erweiterung kann der Filter durch die Optionen „direkt“ und „alle“ verfeinert werden und ermöglicht eine detailliertere Suche.

Wird der Filter mit der Option „direkt“ konfiguriert, werden nur Stellen oder Mitarbeiter gefiltert, welche der ausgewählten Organisationseinheit direkt unterstellt sind. Diese Einstellung entspricht der ursprünglichen Funktion. Die Option „direkt“ ist standardmäßig vorausgewählt.

Wird der Filter mit der Option „alle“ konfiguriert, werden zusätzlich zu den direkten Stellen- / Personalzuordnungen auch die Zuordnungen der untergeordneten Organisationseinheiten angezeigt.
Filter "Vorgesetzte"

In der Gesprächs- und Personal-Search & List bietet rexx den Filter „Vorgesetzte“, der mit einer Vorschlagssuche verbunden ist, an.

Im Falle der Nutzung des Backend durch Vorgesetzte, welche in der Unternehmenshierarchie weit oben stehen und dementsprechend einige Vorgesetzte unter sich haben, kann folgendes Szenario auftreten:

Ein solcher Vorgesetzte möchte z.B. in der Gesprächsliste standardmäßig nur die Gespräche von den Mitarbeitern sehen, die ihm direkt unterstellt sind. Bisher war es so, dass er in der Vorschlagssuche aber nicht nach sich selbst filtern konnte, wenn er keinen Zugriff auf seine eigene Personalakte besaß (Standardkonfiguration).

Das wurde so angepasst, dass der Vorgesetzte nun im Filter "Vorgesetzte" nach sich selbst filtern kann, auch wenn er keinen Zugriff auf seine Personalakte besitzt (auf die eigene Personalakte kann er jedoch dadurch nach wie vor nicht zugreifen - nur wenn er explizit das Recht auf die eigene Akte erhält).
Hinweis:

Es kann sinnvoll sein, für solche Vorgesetzte in den Systemdaten eine eigene Standardabfragen zu hinterlegen (rexx Bubble > Systemdaten > Standardabfragen), bei denen der Vorgesetzten-Filter vorbelegt ist.

Damit dies generisch funktioniert, wurde eine neue Vorschlags-Option "#User" geschaffen.
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Wird der Vorgesetzten-Filter mit dieser Option vorbelegt, so wird immer auf den aktuell angemeldeten User gefiltert. Diese Option wirkt also als Platzhalter.

Damit kann dann eine Abfrage hinterlegt werden, die automatisch immer auf den jeweilig angemeldeten Vorgesetzten vorgefiltert ist.
Spalte "Urlaubsanspruch Folgejahr"

In der Personal Search & List steht die neue Spalte "Urlaubsanspruch Folgejahr" zur Verfügung.
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So können geänderte Urlaubsansprüche direkt in der Personal Search & List einfach und übersichtlich dargestellt werden.

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