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Workflow


Innerhalb der Workflow-Akte können die hinterlegten Werte eingesehen, bzw. abgeändert oder ergänzt werden.

Bei mehreren Schritten sind diese durch vorangehende dunkelrote Balken erkennbar (s. screenhsot).
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In einem existierenden Worklflow können auch nachträglich Änderungen vorgenommen, bzw. Daten ergänzt werden.

Achtung!

Änderungen wirken sich ausschließlich auf nach der Änderung/Ergänzung erstellte Workflows aus. Sich bereits im Prozess Befindliche werden nicht verändert, sondern müßten bei Bedarf storniert und nach Tätigen der Änderung(en) neu erstellt werden.

Neuen Workflow anlegen


Sie können im rexx HR beliebig viele Workflows definieren (auch pro Workflowtyp).

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Im 1. Schritt legen Sie "nur" die Grunddaten fest, wie z.B. Bezeichnung, Status, Sichtbarkeit im Portal* und hinterlegen den Workflowtypen (Abwesenheit, Stammdaten etc.), der mit dem neuen Workflow bedient werden soll.

*Hinweis: Ein Antrag im/aus dem Backend wird nicht im Portal angezeigt. Nur im Portal ausgelöste Anträge werden (je nach Einstellung) auch dort angezeigt. Die Einstellung "Sichtbar im Portal" bezieht sich somit allein auf Workflows, die im Portal gestartet werden und steuert, ob die folgenden Zwischenschritte eines Antrags für den Antragsteller im Portal sichtbar sind, oder nicht. Damit kann unterbunden werden, dass ein Antragsteller erkennt, wo der Workflow gerade hängt, so dass er z.B. nicht sieht, dass Führungskraft XY sehr lange benötigt, um den Antrag zu bearbeiten.


Die beiden Rubriken 'Zuordnung' und 'Definition' können nach dem ersten Speichern mit entsprechenden Werten befüllt werden.

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"Zuordnung"

Hier kann der User nun diesen Workflow dem bestehenden Personal zuweisen, wenn dies nicht schon durch das Personal / User Setup vorab geschen ist. Zudem können Sie diesen Workflow für gesamte Stellen freigeben und auch bestehendem Personal / User Setups zuweisen.

Vorbenannte drei Angaben sind optional und müssen nicht vorausgewählt werden, da die Zuordnung auch innerhalb der Prozesse (z.B. 'Personal anlegen') erfolgen kann.

"Definition"

Hier kann der User die Genehmigungsschritte (mehrere Schritte möglich, z.B. 2-stufiger Genehmigungsprozess) und Ebenen festlegen. Die Genehmigung kann in Reihe (parallel) oder stufenartig erfolgen.

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> Ist die 'Quelle für Empfänger' ausgewählt, erscheinen die der Quelle zugrunde liegenden möglichen Empfänger zur Auswahl.



> Mögliche Quellen sind Manager, Benutzer, Benutzerprofile, Empfangsgruppen, Vertreter (sh. Abschnitt weiter unten), der Antragsteller selbst, oder auch freie Empfänger (sh. Abschnitt Nicht deterministische Workflows weiter unten).


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Fallback


Bei Hinterlegung eines Fallbacks wird sichergestellt, dass auch bei z.B. Ausscheiden eines Benutzers (Status=inaktiv), der als Freigeber im Workflow hinterlegt ist, der Antrag weitergeleitet wird und nicht bei diesem 'hängenbleibt' (gerade wichtig bei seriellen Reihenfolgen).

Der Fallback kommt also immer dann zum Tragen, wenn kein Empfänger gemäß Workflow-Spezifikation gefunden wird.

Weitere Genehmigungsschritte innerhalb eines Workflows:


Soll ein Workflow (nachträglich) mit mehreren Genehmigungsschritten (2-stufig, mehrstufig..) ausgestattet sein, kann dies im Workflow direkt hinterlegt werden.

Achtung! Eine nachträgliche Änderung betrifft dann ausschließlich neue Anträge - sich bereits im Freigabeprozess Befindliche werden nicht angepaßt, egal ob der erste Freigeber bereits agiert hat(te), oder nicht.

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Erst bei der Definition eines 2. Genehmigungsschrittes kann hinterlegt werden, ob die Genehmigung des 2. Schrittes parallel (gleichzeitig) oder seriell (stufenweise) erfolgen soll. In der 1. Stufe können zwar mehrere Empfänger hinterlegt werden, diese werden jedoch zeitgleich informiert (anders als bei serieller Aktion).

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Ist der weitere Schritt definiert und abgespeichert, erscheint er im Workflow unter dem 1. Schritt in der Rubrik "Definition / Schritte":

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Aufbau der Schritt-Ansicht:


Die Anzeige der im 'Schritt' hinterlegten Informationen erfolgt von oben nach unten (Bsp. siehe oben rote Markierung)!
  1. Bezeichnung => hier: "2. Stufe"
  2. Quelle für Empfänger => hier: "Empfängerruppe"
  3. Empfänger => hier: "Betriebsrat"
  4. Workflow Option => hier: "Ablehnen, Genehmigen"
  5. Modus ("erst" ab 2. Schritt) => hier "Seriell"
Bei den Punkten 2., 3., 4. handelt es sich um Pflichtfelder, die mit Werten befüllt werden müssen (Punkt 5 ist ab einem 2. Workflowschritt Pflicht). Die "Bezeichung" (Punkt 1) ist optional wählbar.


Werden der Modus in Schritt 1 (Anwahl nicht möglich) und die Bezeichnung nicht befüllt, so werden diese auch nicht angezeigt (siehe Schritt 1 oben über der roten Markierung)

Vertretung bei Abwesenheitsanträgen


Es ist nun möglich, einen bei Abwesenheitsanträgen gesetzten Vertreter automatisch in den Workflow des Antrags einzubeziehen. Hierzu kann einem Workflowschritt beim Workflow vom Typ 'Abwesenheit' als Quelle die neue Option 'Vertretung' zugewiesen werden - sh. Screenshot:
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Diese Einstellung bewirkt, dass eine bei einem Abwesenheitsantrag als Vertretung gewählte Person automatisch als Genehmiger dieses Schrittes gezogen wird. Wird keine Vertretung im Antrag gewählt, wird der Workflowschritt ignoriert. Die neue Quelle kann für jeden beliebigen Schritt gewählt werden, sowohl seriell als auch parallel, praktischerweise aber an erster Stelle, um den Vertreter als ersten Genehmiger anzusprechen, so dass dieser sein 'OK' für das ‚Amt‘ der Vertretung geben kann.
Hinweis:

Eine auf diese Art in den Workflow einbezogene Vertretung wird im Folgenden unabhängig der eigenen Benutzerprofileinstellungen zur Behandlung des Antrags und zum Reminderempfang in Bezug auf diesen Antrag im Backend oder per Mail befähigt. In diesem Zuge wird somit u.a. die Benutzerprofilfreigabe für Kontakttypen ignoriert.

In Anträgen involvierte Vertretungen werden auch ohne Backend-zugang als Kommunikationsempfänger hinterlegt, so dass die entsprechenden Reminder greifen können.

Nicht deterministische Workflows



Üblicherweise sind in Unternehmen die Prozesse so definiert, dass immer klar ist, wer wann in den Prozess einbezogen werden muss. Über die gesamte Organisation betrachtet ist dies meist rollenbasiert geregelt, z.B. Vorgesetzte oder bestimmte Funktionsträger (Talent Manager, Personal-Sachbearbeitung, usw.). Dies wird von den rexx Workflows ja bereits sehr flexibel unterstützt. Ebenso können Workflow-Empfänger namentlich definiert werden - das ist dann zwar statisch, aber für einige Organisationen mit geringer Fluktuation und wenigen Workflows eine geeignete Lösung.


Manchmal sind die Prozesse jedoch so variabel und situationsabhängig definiert, dass weder eine rollenbasierte Zuweisung von Empfängern, noch namentliche Empfänger möglich sind.

Für diese Fälle besteht jetzt die Möglichkeit, den Workflow (kurz: WF) bzw. die WF-Steps so zu definieren, dass die nächsten Empfänger vom Antragsteller bzw. Genehmiger selbst festgelegt werden können. Hierfür muss in der WF-Definition bei den Empfängern das neu angebotene "Freie Auswahl" gewählt werden:

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Die Ausführung eines Workflows, bei dem wie oben im Screen im ersten Step die Empfänger auf "Freie Auswahl" gesetzt wurden, sieht dann zum Beispiel so aus:


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Im definierten Schritt erscheint "Nächste Bearbeitung durch *" als Pflichtfeld. Durch Klick auf das kursive "Benutzer-Auswahl" öffnet sich der Benutzerauswahl-Layer mit allen Usern.

Hier kann der antragstellende bzw. antragsbearbeitende User jetzt den oder die nächsten Empfänger des Workflows wählen.



Für die gewählten Empfänger sieht es dann so aus:


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Im Antragsbereich wird unterhalb der Erfassungsdaten gezeigt, wen der Antragsteller als Empfänger gewählt hat (hier: Mia Wyss). Dass im Folgeschritt die Abschnittsüberschrift "Bearbeitung durch gewählte Empfänger" benannt ist, dient nur zur Verdeutlichung - es handelt sich dabei einfach um eine Bemerkung, die für diesen WF-Schritt in der WF-Definition hinterlegt wurde.

Innerhalb eines mehrstufigen WF können für einzelne Steps die Empfänger klassisch rollenbasiert oder persönlich definiert werden, oder eben mit der freien Empfängerauswahl versehen werden. Ein Mix ist problemlos möglich.


Hinweis:

Nicht-deterministische Workflows sind nicht so transparent wie klassische Workflows und sollten daher sparsam eingesetzt werden.


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Verschiedenes/Hinweise


1.) Bei Parallelen Workflow-Schritten gilt:
  • Gibt es mehrere parallele WF-Schritte mit Genehmigen/Ablehnen-Aktion auf derselben WF-Stufe, werden alle Schritte der Stufe genehmigt, sobald nur ein einziger genehmigt wurde. Entsprechend bei Ablehnung. Dies wirkt also genauso, als wenn es nur einen Schritt mit mehreren Empfängern gäbe. Dennoch kann es sinnvoll sein, parallele Schritte einzusetzen, weil so z.B. die Möglichkeit besteht, unterschiedliche Empfangsgruppen je (parallelem) Schritt zu wählen.
  • Parallele WF-Schritte mit Erledigt/Info-Aktion verhalten sich anders: Hier kann und muss jeder Schritt einzeln (unabhängig von der Reihenfolge) bearbeitet werden, um den WF in die nächste Stufe zu treiben.
  • Werden in einer WF-Stufe parallel sowohl Genehmigen/Ablehnen-, als auch Erledigt/Info-Schritte hinterlegt, so führen Genehmigen/Ablehnen immer zur kompletten Beendigung der WF-Stufe. (Achtung: Eine solche Mischkonfiguration auf einer Stufe ist schwer zu durchblicken und sollte daher vermieden werden. Im Grunde entspricht eine solche Mischkonfiguration einem 2-stufigen Szenzario, bei dem in der ersten Stufe Genehmigen/Ablehnen stattfindet und anschließend seriell eine Stufe mit Info/Erledigt folgt.)
  • Die Aktionen "Storno" und "Ablehnen" sind in ihrer Wirkung gleich: Sie beenden den Wokflow. Sie haben lediglich eine unterschiedliche Aussage: Storno bedeutet, das irgendetwas im Prozess nicht passend war, so dass dieser zurückgezogen wurde, während Ablehnen eben die Reaktion eines Genehmigers darstellt.
2.) Bei den Managerrollen ist der 'Vorgesetzte2' der Vorgesetzte von 'Vorgesetzter1' usw. Entsprechend ist der Sachbearbeiter2 der Sachbearbeiter vom Sachbearbeiter1 des Antrags-Mitarbeiters. Sachbearbeiter3 ist der Sachbearbeiter vom Sachbearbeiter2 des Antrags-Mitarbeiters usw.

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