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Benutzerprofile

Über die Vergabe der Rechte steuern Sie den Anwenderzugriff auf die verschiedenen Bereiche, sowie die möglichen Aktivitäten (nur sehen, ändern, löschen) eines jeden Benutzers innerhalb Ihres rexx HR. Die initialen Einstellungen (wie viele verschiedene Profile werden benötigt, wie sollen diese definiert sein) werden im Kick-off Workshop mit Ihrem rexx Consultant definiert und einmalig durch rexx vorgenommen. Danach obliegt die Pflege (und Verantwortung) der Rechtevergabe dem Kunden.

In der Listenübersicht werden sämtliche Profile Ihrer Installation aufgezeigt, sowie die Anzahl der Benutzer, die das jeweilige Profil innehaben. Je nach Modulumfang, Unternehmensgröße und internen Strukturen werden Sie i.d.R. ca. zwischen 5 und 15 Profilen haben. Durch Klick auf die blau verlinkte Anzahl öffnet sich ein Layer, der Sie die zugewiesenen Benutzer einsehen und/oder ändern, d.h. (de-)aktivieren läßt:

Bild

Bei Klick auf die blau verlinkte Profilbezeichnung öffnet sich der Folgereiter 'Profil'.

Natürlich kann die Zuweisung des Benutzerprofils auch direkt in der Personalakte selbst erfolgen.
Mitarbeiterzugriff

Ein essentieller Punkt der umfangreichen Berechtigungslogik in rexx HR ist der Zugriff auf die Mitarbeiterakten. Es gibt verschiedene Wege, Personalakten für Benutzer freizuschalten oder explizit auszublenden. In der Aufgabengruppe 'Personal Zugriff' finden sich dazu folgende Einstellungsmöglichkeiten:
  • Personal anzeigen: Alle anzeigen > Läßt den Benutzer alle Akten (exkl. der eigenen!) einsehen, auch die von ausgeschiedenen Kollegen.
  • Personal anzeigen: Ausgeschiedenes Personal der sichtbaren Org.Einheiten anzeigen > Funktioniert in Ergänzung zu 'Ausgewählte Org.Einheiten' und läßt den User damit auch auf ausgeschiedenes Personal zugreifen, das in der Vergangenheit der freigeschalteten Org.-Einheit angehörte.
  • Personal anzeigen: Ausgewählte Org.Einheiten > Schaltet den Zugriff auf das Personal über deren aktuelle Zugehörigkeit zu bestimmten Org.-einheiten frei, welche durch Setzen auf 'Ja' auswählbar werden.
  • Personal anzeigen: Ausgewählte Personalgruppen*nicht anzeigen > Hiermit werden die Akten bestimmter Kollegen durch deren Zugehörigkeit zu best. Personalgruppe(n) ausgeblendet.
  • Personal anzeigen: Ausgewählte Personalgruppen* anzeigen > Hiermit werden die Akten bestimmter Kollegen durch deren Zugehörigkeit zu best. Personalgruppe(n) eingeblendet.
  • Personal anzeigen: Timemanager-Zuordnung > Hierüber erhält ein User Zugriff auf die Mitarbeiter, für die er als Timemanager im System hinterlegt ist.
  • Personal anzeigen: Wartendes Personal der sichtbaren Org.Einheiten anzeigen > Funktioniert in Ergänzung zu 'Ausgewählte Org.Einheiten' und läßt den User damit auch auf Personal zugreifen, das der freigeschalteten Org.-Einheit künftig angehören wird.
  • Personal anzeigen: Zugriff auf die eigene Akte > Läßt den User die eigene Akte einsehen (in Ergänzung mit dem ersten Recht sieht der User dann tatsächlich alle Akten im System)
*Zu Felderkonfiguration (Personal): Personalgruppen werden über die Systemdaten via 'Felderkonfiguration (Personal)' im Feld 'Personalgruppe' administriert. Über die Stammblatt-Einstellungen kann dabei auch der Bereich, in dem das Feld innerhalb der Mitarbeiterakte angezeigt werden soll, gesteuert werden.
Achtung!

Es gibt zwei Besonderheiten bei den Zugriffsregelungen, wenn der Benutzer als Leiter einer Org.-unit definiert ist:

1.) Durch eine Leitungsfunktion werden dem Benutzer alle Akten der Mitarbeiter, die seiner oder einer untergeordneten Org.-einheit angehören, freigeschaltet. Sofern dieser Auto-Zugriff nicht gewünscht ist, muß die Leitungsfunktion gem. Orgtree entfernt werden. Ein Recht zum Aushebeln der vorbenannten Zugriffsberechtigung bei Leitungfunktion gibt es nicht.

2.) Gemäß aktueller Definition der Userrechte ist es nicht möglich, auf Personalakten anderer Führungspersonen derselben Org.-Einheit zuzugreifen, oder Remindernachrichten untereinander zu erhalten. Umgangen werden kann dies, indem die Leiter als Timemanager des jeweils Anderen gesetzt werden und die entsprechende Berechtigung via 'Personal Zugriff' erhalten (vgl. oben).
Benutzerprofil für Mitarbeiter <> Personaler

Über das Profil 'Personal Portal' definieren Sie den Zugriff der Mitarbeiter innerhalb Ihres ESS Selfservice Portals. Die Berechtigungen orientieren sich hierbei u.a. am Umfang Ihres rexx HR, d.h. den beauftragten Modulen.

Die Benutzer (Personaler) des rexx HR Backends, gleichzeitig ja auch Mitarbeiter im ESS Portal, müssen die Inhalte des Personal Portal-Profiles in ihrem jeweiligen Benutzerprofil ebenfalls innehaben.

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Mapping via Schnittstelle

(Nur bei gleichzeitiger Anwendung des rexx Enterprise Recruitments (rexx ER) 8 relevant!)

Die Mandantenzuordnung für das ER8 kann bereits im HR vorgenommen werden. Dies wird dann beim Benutzerexport aus dem HR5 ins ER8 berücksichtigt. Üblicherweise erbt ein HR Mitarbeiter im rexx die ER8-Mandantenzuweisung (für seine Benutzerrolle im ER) von seiner Orgeinheit. Die entsprechende ER-Mandantenzuweisung ist in der Mitarbeiterakte hinterlegt. Steht ein `*´ hinter dem Feldbezeichner „rexx ER Mandant“ bedeutet dies, dass die Mandantenzuweisung von der Orgunit geerbt wurde.

Screenshot: Ausschnitt aus einer Personalakte

Bild

Auch ist es möglich, in der Mitarbeiterakte in den Mandantenfeldern eine direkte Zuweisung zu einem ER8-Mandanten durchzuführen. Ist beim Mitarbeiter individuell ein ER-Mandant hinterlegt, so hat dies Vorrang gegenüber dem ER-Mandanten seiner Orgeinheit.

Diese individuelle Mandantenzuweisung kann erforderlich sein, wenn sich zwischen den HR Orgunits und den ER-Mandanten absolut kein Bezug herstellen lässt. Generell ist die Zuweisung per Orgunit natürlich wesentlich pflegeleichter, als die Manuelle.

Das Mitarbeiteraktenfeld "User Sync ER" zeigt an, ob/wie ein Mitarbeiter auf ein ER8-Benutzerprofil gemappt ist. Ein Sternchen hinter dem Feldbezeichner "User Sync ER*" bedeutet, dass dieser Mitarbeiter nicht direkt einem ER-Benutzerprofil zugewiesen wurde, sondern dass das ER-Benutzerprofil aus dem Mapping seines HR-Benutzerprofils auf ein ER-Profil vererbt wurde.

Die vorangehend beschriebene Mandantenzuweisung des Benutzerprofils kann ebenfalls in der Personalliste in der Spalte "Benutzerprofil ER" angezeigt werden. Die Spalte zeigt entweder
  • das ER-Profil, das in der Mitarbeiterakte direkt zugeordnet wurde, oder
  • das ER-Profil aus dem Mapping des HR-Profils, oder
  • es bleibt leer, wenn in der Mitarbeiterakte das Feld "User Sync ER" auf "nein" gesetzt wurde oder sonst kein Mapping vorliegt.
Über den Filter "Benutzerprofil ER" läßt sich leicht herausfiltern, welche Mitarbeiter als ER-Benutzer synchronisiert werden.
Tipp!

Mehr zum Datenaustausch (den Schnittstellen) zwischen dem HR5 und dem ER8 finden Sie hier.

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